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摘要：中等职业技术教育在国民经济发展和社会主义文化建设中发挥的作用日益提高。本文阐述了新形势下中职院校档案信息化建设是深化职校教育改革的需要，是现代信息技术发展的必然要求。分析了中职院校档案信息化建设中遇到的种种问题，提出了中职院校档案信息化建设的初步构想。
关键词：中职院校；档案信息化；教育
一、档案信息化建设是学校自身发展和信息技术发展的必然要求
档案信息化是指档案管理模式从原来的档案室实物保管转向数字化信息这种主要管理形势并侧重于向社会提供服务为重心的转变过程。职业技术教育历来被西方发达国家重视，中等职业技术教育在国民经济发展和社会主义文化建设中发挥的作用日益提高。和其他学校相比，中职院校显著的特点是学校教科研管理为培养专业人才服务，不仅要有学生的学籍档案，还要对他们的就业情况进行有效建档。这些具有鲜明特色的文本资料所形成的档案是学校历年来开展的各项工作的真实记录，是学校发展历程的真实写照，也是制定学校发展规划不可缺少的依据。档案在社会生活的各个领域中发挥着其他载体所不可替代的积极的服务作用。
首先，中职院校档案信息化建设是深化职业教育改革的需要。近年来，随着改革的强劲推行，职业教育出现了一些新的办学形式、新的教学模式、新的管理结构，档案信息资源的利用速度快，效率高，更新频率加速。其次，档案被利用的范围不断扩大，内容越来越多，查找档案不仅要提供文本档案资料，还要提供各种形式的专题服务。最后，网络技术的发展和电子政务的普及要求档案人员要提升适应现代化信息化技术的要求，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息。
二、中职院校档案信息化建设遇到的主要问题
众所周知，我国的中职院校与全日制普通院校相比发展不平衡，起步晚，在档案馆室的建设中存在不少问题。总体的信息资源建设状况尚存在以下问题。
1.档案信息化对多数中职院校领导而言是个陌生的话题，他们对档案信息这项资源的重要性缺乏足够的认识。他们认为档案管理工作就是建档、管档，这样一来档案信息很难发挥其应有的作用。由于对档案资料的忽视甚至忽略，院校各部门不能积极参与档案资料的收集、利用，更谈不上对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究。
2.档案信息开发和利用的方式、手段不能适应信息技术高速发展的要求。过去学校的档案管理一直以人工收集整理，形成纸质文本，装订成册，入库保管为主。目前，虽然许多中职院校档案室配备了计算机，档案文件目录及有关的资料进入了电子管理的程序。但仅仅限于利用计算机查找档案信息，不具有系统性甚至完整性都不够。另外档案文件不同于普通文件，有些文件是单位的机密文件不能随意泄露，还有些音像文件要求高保真，而且档案信息联网受阻等因素导致信息资源共享常常不能顺畅地进行。时间久了，信息容量急剧膨胀，给查找更新带来不便。
3.专职档案人员缺少，专业素质不高。不少人认为在学校工作中档案管理是人人可做的，甚至可以突击处理，不需要专人负责。所以档案管理人员往往要身兼数职，或半路出家，缺少基本的专业技术、专业人基本理论知识；或只有专业知识而缺乏相关的信息处理的技术。这样一来，档案管理队伍往往成了学校中素质最不能得到保障的，最容易被忽略的群体。即使是专业技术人员，学校对他们的知识和应用技术的更新也不重视。这就使档案管理不适应学校发展和信息社会发展的需求。
三、中职院校档案信息化建设的设想
1.加强认识。在中职院校的档案管理中，档案管理人员要重视自己所从事的工作，要充分认识到档案管理工作在学校工作中的重要地位，因此要不断更新管理观念，重视并有效利用档案资源信息，充分发挥档案在教育教学、学校行政管理、后勤管理中的作用，充分利用档案信息的真实性、连贯性、系统性，为学校中长期发展提供正式有效的事实依据。
2.队伍建设。由于档案管理者的素质存在较大的问题，优化档案管理者的知识结构、能力结构、年龄结构都是档案管理信息化建设中急需要解决的问题。要加强专业培训，使档案工作者的基本知识不断更新，基本技能不断升级，创新能力不断加强，年龄结构更趋合理。努力做到档案管理人员配备专业化、年轻化、科学化。
3.档案管理电子化。要充分利用校园网，收集整理网上已有的重要信息。如学校重大决策、重要会议活动、学生档案数据、学科设置情况等。实现档案查询和检索自动化。学校各部门的档案材料，如照片、录音、录像、文字等要统一以电子文件的形式按规定格式和要求上报。
4.注重特色。中职院校的专业设置行业特色明显，注重技术应用型、实用型人才的培养。因此本校的重点专业、精品课程的特色数据库要重点强化，突出本院校的专业特色。
5.强化安全意识。档案本身具有一定的保密性，档案的安全涉及到学校管理的方方面面，所以要建立档案信息化安全保障体系，在技术层面上防止黑客攻击、窃听篡改等。
总之，档案信息化建设是一项长期而复杂的系统工程，不仅需要专业技术人员不断提升自身素质，同时要求全员参与。高品质的档案信息不仅可以提高教育教学质量及管理效率，还在维护学校权益等方面起着不可替代的作用。
參考文献：
[1]李琳.学校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料，2008，（23）：187.
[2]向泽红.对中职院校档案信息化建设的思考[J].广东交通职业技术学院学报，2007，（3）：120.
关键词：中职院校；档案信息化；教育
一、档案信息化建设是学校自身发展和信息技术发展的必然要求
档案信息化是指档案管理模式从原来的档案室实物保管转向数字化信息这种主要管理形势并侧重于向社会提供服务为重心的转变过程。职业技术教育历来被西方发达国家重视，中等职业技术教育在国民经济发展和社会主义文化建设中发挥的作用日益提高。和其他学校相比，中职院校显著的特点是学校教科研管理为培养专业人才服务，不仅要有学生的学籍档案，还要对他们的就业情况进行有效建档。这些具有鲜明特色的文本资料所形成的档案是学校历年来开展的各项工作的真实记录，是学校发展历程的真实写照，也是制定学校发展规划不可缺少的依据。档案在社会生活的各个领域中发挥着其他载体所不可替代的积极的服务作用。
首先，中职院校档案信息化建设是深化职业教育改革的需要。近年来，随着改革的强劲推行，职业教育出现了一些新的办学形式、新的教学模式、新的管理结构，档案信息资源的利用速度快，效率高，更新频率加速。其次，档案被利用的范围不断扩大，内容越来越多，查找档案不仅要提供文本档案资料，还要提供各种形式的专题服务。最后，网络技术的发展和电子政务的普及要求档案人员要提升适应现代化信息化技术的要求，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息。
二、中职院校档案信息化建设遇到的主要问题
众所周知，我国的中职院校与全日制普通院校相比发展不平衡，起步晚，在档案馆室的建设中存在不少问题。总体的信息资源建设状况尚存在以下问题。
1.档案信息化对多数中职院校领导而言是个陌生的话题，他们对档案信息这项资源的重要性缺乏足够的认识。他们认为档案管理工作就是建档、管档，这样一来档案信息很难发挥其应有的作用。由于对档案资料的忽视甚至忽略，院校各部门不能积极参与档案资料的收集、利用，更谈不上对档案信息化建设进行全面、深入的思考和研究。
2.档案信息开发和利用的方式、手段不能适应信息技术高速发展的要求。过去学校的档案管理一直以人工收集整理，形成纸质文本，装订成册，入库保管为主。目前，虽然许多中职院校档案室配备了计算机，档案文件目录及有关的资料进入了电子管理的程序。但仅仅限于利用计算机查找档案信息，不具有系统性甚至完整性都不够。另外档案文件不同于普通文件，有些文件是单位的机密文件不能随意泄露，还有些音像文件要求高保真，而且档案信息联网受阻等因素导致信息资源共享常常不能顺畅地进行。时间久了，信息容量急剧膨胀，给查找更新带来不便。
3.专职档案人员缺少，专业素质不高。不少人认为在学校工作中档案管理是人人可做的，甚至可以突击处理，不需要专人负责。所以档案管理人员往往要身兼数职，或半路出家，缺少基本的专业技术、专业人基本理论知识；或只有专业知识而缺乏相关的信息处理的技术。这样一来，档案管理队伍往往成了学校中素质最不能得到保障的，最容易被忽略的群体。即使是专业技术人员，学校对他们的知识和应用技术的更新也不重视。这就使档案管理不适应学校发展和信息社会发展的需求。
三、中职院校档案信息化建设的设想
1.加强认识。在中职院校的档案管理中，档案管理人员要重视自己所从事的工作，要充分认识到档案管理工作在学校工作中的重要地位，因此要不断更新管理观念，重视并有效利用档案资源信息，充分发挥档案在教育教学、学校行政管理、后勤管理中的作用，充分利用档案信息的真实性、连贯性、系统性，为学校中长期发展提供正式有效的事实依据。
2.队伍建设。由于档案管理者的素质存在较大的问题，优化档案管理者的知识结构、能力结构、年龄结构都是档案管理信息化建设中急需要解决的问题。要加强专业培训，使档案工作者的基本知识不断更新，基本技能不断升级，创新能力不断加强，年龄结构更趋合理。努力做到档案管理人员配备专业化、年轻化、科学化。
3.档案管理电子化。要充分利用校园网，收集整理网上已有的重要信息。如学校重大决策、重要会议活动、学生档案数据、学科设置情况等。实现档案查询和检索自动化。学校各部门的档案材料，如照片、录音、录像、文字等要统一以电子文件的形式按规定格式和要求上报。
4.注重特色。中职院校的专业设置行业特色明显，注重技术应用型、实用型人才的培养。因此本校的重点专业、精品课程的特色数据库要重点强化，突出本院校的专业特色。
5.强化安全意识。档案本身具有一定的保密性，档案的安全涉及到学校管理的方方面面，所以要建立档案信息化安全保障体系，在技术层面上防止黑客攻击、窃听篡改等。
总之，档案信息化建设是一项长期而复杂的系统工程，不仅需要专业技术人员不断提升自身素质，同时要求全员参与。高品质的档案信息不仅可以提高教育教学质量及管理效率，还在维护学校权益等方面起着不可替代的作用。
參考文献：
[1]李琳.学校档案管理信息化建设策略研究[J].文教资料，2008，（23）：187.
[2]向泽红.对中职院校档案信息化建设的思考[J].广东交通职业技术学院学报，2007，（3）：120.