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电子文件因其查阅迅速、灵活性强、存储量大的特点，越来越多地被广泛使用。但是与纸质文件相比电子文件归档是更为艰苦细致且难度较大，主要原因是大多数电子文件归档操作者有碍于传统观念．误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作：或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说。