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［摘 要］ 本文利用Excel，并以财务局域网为依托，实现国库支付方式改革后国库资金支付凭证、国库备查账、国库对账单的电算化，提高了财务人员的工作效率。
［关键词］ 国库集中支付；Excel；财务局域网
［中图分类号］F812.4［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2008)03-0104-03
2007年江西省农业科学院（以下简称我院）对国库集中支付方式进行了改革，将原先13个预算单位零余额账户进行国库资金支付，合并为由一个预算单位零余额账户办理，全院各单位通过填制国库支付委付单交由国库核算机构办理财政授权支付和直接支付。2007年实行政府收支分类改革后，国库集中支付系统中预算指标核算更加明细化，按支出功能科目的项、支出经济分类科目的类、支出项目名称、支出项目类别、指标文件编号、支付方式来列示指标，录入“财政支付凭证”时要选择支出经济分类科目的款项，一个支出经济分类科目的款项就打印一张凭证。为使国库核算机构录入人员能正确录入支付凭证，要求各单位填制委付单时要按国库集中支付系统反映的内容在委付单中完整地注明各项信息，国库核算机构录入人员再根据各单位的委付单在国库集中支付系统中录入。由于支出科目要细分到款项，各预算单位要填制很多的凭证，国库核算部门录入国库集中支付系统的工作量更大，而且还要审核各预算单位是否按下达的用款额度使用。月末按不同的单位、不同的支出功能科目的项、不同的支出经济分类的类、不同的发文文号、不同的支出项目名称、不同的支出类别、不同的支付方式来编制对账单与系统和各单位对账。如果如此复杂的工作通过手工来完成，工作量不但很大而且很容易出现差错。笔者结合我院国库集中支付方式改革实际，谈一谈如何利用Excel强大的功能，并以财务局域网作为依托来实现我院国库支付方式改革后国库资金支付凭证、国库备查账、国库对账单的电算化。
一、建立要进行国库集中支付的工作簿
根据国库支付网络系统的功能分别建立预算指标、用款计划、国库支付文件夹。现主要介绍“国库支付”工作簿如何设置，“国库支付”工作簿按月分设，放在国库支付文件夹中。
二、“国库支付”工作簿的初始化工作
第一步：设置“代码”工作表。为了简化以后“支付申请书”、“计划调整”、“用款计划余额”的录入量，提高准确度，并有利于统一名称、便于准确取数，将政府收支分类的支出功能科目的“项”和支出经济分类科目的“类”和“款”的代码作为录入码，将代码与科目名称建立联系（如图1所示）。功能科目代码设置为7位，不够部分用零填补，如22999其他支出；支出经济分类科目“类”代码为3位；支出经济分类科目款项代码设置为7位，不够部分也用零填补。代码设置位数相同便于以后通过公式能正确检索到名称。
（1）将B列、D列、F列单元格设置为数值型，以便定义的函数公式能自动检索到名称，名称、账号设置为文本型。定义C4公式=IF(ISNA(VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）)，＂＂，VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）))，并向下拖曳复制C4。本公式的作用在于当B列中输入代码时，在本单元格中生成功能科目名称。VLOOKUP函数为查找函数，IF为条件函数，ISNA函数用于判断值是否为错误值“#N/A”（值不存在）。公式中用ISNA结合IF进行错误判断，如果VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）找不到查询的值，则单元格显示为空，否则就执行原来的查询。本表如果出现“#N/A”错误值提示会使“用款计划余额”计算无法进行。其他E列、G列公式设置类同。
（2）将“支出项目类别”、“项目名称”、“文件编号”、“支付类型”列设置下拉箭。在T列列出支出项目类别名称、在U列列出支付类型名称、在V列列出所有的指标文号名称可在下拉箭中选择。设置如下：选中H列，在[数据]/[数据有效性]中[设置]选项卡，[允许]下拉单中选择[序列]，在公式文本框中输入=$T$2:$T$5。J列、L列设置类同。设置完成后可将T、U、V列隐藏，保证支付申请书的完整。
（3）设置“银行已确认或生成支付令”打“√”录入确认。输入“√”要在“数学符号键盘”中选择，为了避免以后录入时键盘转换的麻烦，可将S列设置为输入数字1显示为“√”。方法如下：选中S列，在[格式]/[单元格]，打开[单元格格式]对话框，选取[数值]选项卡，在“分类”列表中选取“自定义”项，在“类型”中输入代码“［＝１］＂√＂；Ｇ／通用格式”。
（4）保护“银行已确认或生成支付令”的业务不被修改。委托办理的支付业务代理银行已确认或直接支付已生成了支付令，证明业务交易已完成。下面的方法可以防止已有确认符号（“√”）的数据被修改。选取B列到R列，打开[数据有效性]对话框，选取［允许］下拉框中的“自定义”，然后在公式文本框中输入公式“=$S=”。
第三步：设置“计划调整”工作表格式和公式。本表用于各单位之间内部指标划转，格式和公式设置类同“计划申请书”（见图3）。
（1）将全院目前在国库集中支付系统中所有的预算指标按以上格式列出，以后财政部门下达的指标加在后面。
（2） “上月结余”为上月“国库支付”工作簿中本表的“本月余额”，除1月份为零，其他月份的“国库支付”工作簿可复制上月的“国库支付”工作簿，将“本月余额”列复制，选用“选择性粘贴”中“数值”粘贴。
（3）“本月到账额度”按国库核算机构下达的“授权支付到账通知书”和“直接支付用款计划通知书”中的数据，按不同功能科目、支出经济分类、支出类别、项目名称、文件编号、支付类型分别录入。
（4）“本月支出”是从“支付申请书”中按相同的功能科目、支出经济分类、项目类别、支付类型汇总，公式设置为M4=SUMPRODUCT((支付申请书!$C$4:支付申请书!$C$500="农业事业机构")*(支付申请书!$E$4:支付申请书!$E$500="工资福利支出")*(支付申请书!$H$4:支付申请书!$H$500="基本支出")*(支付申请书!$J$4:支付申请书!$J$500="赣财农(通)(2007)3号")*(支付申请书!$L$4:支付申请书!$L$500="授权支付")*(支付申请书!$R$4:支付申请书!$R$500)) ，SUMPRODUCT函数是对区域内多条件求和，用“*”为选取条件同时存在时求和。设置公式时“条件”中的名称要注意输入法的半角和全角，文字要与“支付申请书”一致，否则会取不到数据。可以通过代码、下拉箭对此种情况进行防范。
（5）“调整计划增（减）”公式设置为K4= SUMPRODUCT((计划调整!$B$4: 计划调整!$B$500="农业事业机构")*(计划调整!$E$4: 计划调整!$E$500="工资福利支出")*(计划调整!$F$4: 计划调整!$F$500="基本支出")*(计划调整!$I$4: 计划调整!$I$500="赣财农(通)(2007)3号")*(计划调整!$J$4: 计划调整!$J$500="授权支付")*(计划调整!$R$4: 计划调整!$R$500))。此表不能反映调整情况，但在各单位的余额表中可以反映出来。
（6）本月可用额度合计L4=SUM（I4：K4）
（7）“本月余额”N4=L4-M4
第五步：将设置好的“国库支付”工作簿（只含代码、支付申请书、计划调整、用款计划余额工作表）放在网上邻居的共享文档中，每个单位复制一份并重命名为××单位国库支付。
第六步：国库核算机构再将“国库支付”工作簿增加国库核算单位工作表，将“用款计划余额”复制到“机关”的工作表中，并对M列、K列公式中增加一个条件(支付申请书!$A$4:支付申请书!$A$500="机关")和(计划调整!$A$3:计划调整!$A$500="机关")，编制好“机关”工作表后复制到其他单位的工作表，并通过查找/替换单位名称来完成其他单位的设置。这样就可以在“支付申请表”中检索到各单位的支出并计算出各单位的用款计划余额（见图5）。
第七步：国库核算机构在“用款计划余额”各单位工作表录入“本月到账额度”，如果有上月结余也要录入；各单位也在本单位“××单位国库支付”工作簿中录入“本月到账额度”和“上月余额”。这样整个“国库支付”初始化工作就完成了。
三、日常工作
初始化工作完成后，各单位国库支付日常工作变得比较简单。
1. 业务录入工作。单位出纳主要是将单位要进行国库支付的业务录入“支付申请书”，单位录入业务过程中可以向国库集中支付系统及时通过“用款计划余额”查询并掌握各项指标的余额。单位将要办理的业务（原先已办理的隐藏起来）打印两份，单位会计确认盖章后送交国库核算机构。国库核算机构接到单位送来的“支付申请书”后，核对单位在网上邻居共享文档中的“××单位国库支付”并将相关业务复制到“全院国库支付”中的“支付申请书”，再核对“××单位”是否在用款计划内。国库核算机构收集完各单位的“支付申请书”数据，通过数据/筛选后录入国库集中支付系统，送代理银行确认后在各单位送来的“支付申请书”上填写国库支付凭证编号 ，“授权支付”再按“财政资金支付凭证”中的国库编号填上编号，到银行办理成功后，在“银行已确认或生成支付令”列打“√”。直接支付在收到国库核算机构的“直接支付入账通知书”中注明国库生成的支付令号填上，并在“银行已确认或生成支付令”列打“√”。国库核算机构盖章退回一份给单位做账。
2. 月末对账工作。各预算单位出纳通过“用款计划余额”及“支付申请书”与会计账或报表和国库核算机构的对账单对账；国库核算机构通过全院的“用款计划余额”与国库集中支付系统指标对账后再给各单位下发对账单，即“国库支付”工作簿中各单位的工作表。这项工作其实在平常就随着支付业务完成了，月末对账变得简化。
手工方式下，国库支付备查账按不同的功能科目和指标文号分设多栏明细账，再按支出经济分类科目的“类”和“支付类型”设置不同栏次。一些单位由于指标较多，造成登记备查账的困难，在对账时也是很麻烦的。可见，使用Excel能轻松实现“国库支付委付单”和“国库备查簿”、“国库对账单”电算化，提高财务人员的工作效率。
［关键词］ 国库集中支付；Excel；财务局域网
［中图分类号］F812.4［文献标识码］A［文章编号］1673-0194(2008)03-0104-03
2007年江西省农业科学院（以下简称我院）对国库集中支付方式进行了改革，将原先13个预算单位零余额账户进行国库资金支付，合并为由一个预算单位零余额账户办理，全院各单位通过填制国库支付委付单交由国库核算机构办理财政授权支付和直接支付。2007年实行政府收支分类改革后，国库集中支付系统中预算指标核算更加明细化，按支出功能科目的项、支出经济分类科目的类、支出项目名称、支出项目类别、指标文件编号、支付方式来列示指标，录入“财政支付凭证”时要选择支出经济分类科目的款项，一个支出经济分类科目的款项就打印一张凭证。为使国库核算机构录入人员能正确录入支付凭证，要求各单位填制委付单时要按国库集中支付系统反映的内容在委付单中完整地注明各项信息，国库核算机构录入人员再根据各单位的委付单在国库集中支付系统中录入。由于支出科目要细分到款项，各预算单位要填制很多的凭证，国库核算部门录入国库集中支付系统的工作量更大，而且还要审核各预算单位是否按下达的用款额度使用。月末按不同的单位、不同的支出功能科目的项、不同的支出经济分类的类、不同的发文文号、不同的支出项目名称、不同的支出类别、不同的支付方式来编制对账单与系统和各单位对账。如果如此复杂的工作通过手工来完成，工作量不但很大而且很容易出现差错。笔者结合我院国库集中支付方式改革实际，谈一谈如何利用Excel强大的功能，并以财务局域网作为依托来实现我院国库支付方式改革后国库资金支付凭证、国库备查账、国库对账单的电算化。
一、建立要进行国库集中支付的工作簿
根据国库支付网络系统的功能分别建立预算指标、用款计划、国库支付文件夹。现主要介绍“国库支付”工作簿如何设置，“国库支付”工作簿按月分设，放在国库支付文件夹中。
二、“国库支付”工作簿的初始化工作
第一步：设置“代码”工作表。为了简化以后“支付申请书”、“计划调整”、“用款计划余额”的录入量，提高准确度，并有利于统一名称、便于准确取数，将政府收支分类的支出功能科目的“项”和支出经济分类科目的“类”和“款”的代码作为录入码，将代码与科目名称建立联系（如图1所示）。功能科目代码设置为7位，不够部分用零填补，如22999其他支出；支出经济分类科目“类”代码为3位；支出经济分类科目款项代码设置为7位，不够部分也用零填补。代码设置位数相同便于以后通过公式能正确检索到名称。
（1）将B列、D列、F列单元格设置为数值型，以便定义的函数公式能自动检索到名称，名称、账号设置为文本型。定义C4公式=IF(ISNA(VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）)，＂＂，VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）))，并向下拖曳复制C4。本公式的作用在于当B列中输入代码时，在本单元格中生成功能科目名称。VLOOKUP函数为查找函数，IF为条件函数，ISNA函数用于判断值是否为错误值“#N/A”（值不存在）。公式中用ISNA结合IF进行错误判断，如果VLOOKUP（$B4，代码!$A$1：代码!$B$100，2，0）找不到查询的值，则单元格显示为空，否则就执行原来的查询。本表如果出现“#N/A”错误值提示会使“用款计划余额”计算无法进行。其他E列、G列公式设置类同。
（2）将“支出项目类别”、“项目名称”、“文件编号”、“支付类型”列设置下拉箭。在T列列出支出项目类别名称、在U列列出支付类型名称、在V列列出所有的指标文号名称可在下拉箭中选择。设置如下：选中H列，在[数据]/[数据有效性]中[设置]选项卡，[允许]下拉单中选择[序列]，在公式文本框中输入=$T$2:$T$5。J列、L列设置类同。设置完成后可将T、U、V列隐藏，保证支付申请书的完整。
（3）设置“银行已确认或生成支付令”打“√”录入确认。输入“√”要在“数学符号键盘”中选择，为了避免以后录入时键盘转换的麻烦，可将S列设置为输入数字1显示为“√”。方法如下：选中S列，在[格式]/[单元格]，打开[单元格格式]对话框，选取[数值]选项卡，在“分类”列表中选取“自定义”项，在“类型”中输入代码“［＝１］＂√＂；Ｇ／通用格式”。
（4）保护“银行已确认或生成支付令”的业务不被修改。委托办理的支付业务代理银行已确认或直接支付已生成了支付令，证明业务交易已完成。下面的方法可以防止已有确认符号（“√”）的数据被修改。选取B列到R列，打开[数据有效性]对话框，选取［允许］下拉框中的“自定义”，然后在公式文本框中输入公式“=$S=”。
第三步：设置“计划调整”工作表格式和公式。本表用于各单位之间内部指标划转，格式和公式设置类同“计划申请书”（见图3）。
（1）将全院目前在国库集中支付系统中所有的预算指标按以上格式列出，以后财政部门下达的指标加在后面。
（2） “上月结余”为上月“国库支付”工作簿中本表的“本月余额”，除1月份为零，其他月份的“国库支付”工作簿可复制上月的“国库支付”工作簿，将“本月余额”列复制，选用“选择性粘贴”中“数值”粘贴。
（3）“本月到账额度”按国库核算机构下达的“授权支付到账通知书”和“直接支付用款计划通知书”中的数据，按不同功能科目、支出经济分类、支出类别、项目名称、文件编号、支付类型分别录入。
（4）“本月支出”是从“支付申请书”中按相同的功能科目、支出经济分类、项目类别、支付类型汇总，公式设置为M4=SUMPRODUCT((支付申请书!$C$4:支付申请书!$C$500="农业事业机构")*(支付申请书!$E$4:支付申请书!$E$500="工资福利支出")*(支付申请书!$H$4:支付申请书!$H$500="基本支出")*(支付申请书!$J$4:支付申请书!$J$500="赣财农(通)(2007)3号")*(支付申请书!$L$4:支付申请书!$L$500="授权支付")*(支付申请书!$R$4:支付申请书!$R$500)) ，SUMPRODUCT函数是对区域内多条件求和，用“*”为选取条件同时存在时求和。设置公式时“条件”中的名称要注意输入法的半角和全角，文字要与“支付申请书”一致，否则会取不到数据。可以通过代码、下拉箭对此种情况进行防范。
（5）“调整计划增（减）”公式设置为K4= SUMPRODUCT((计划调整!$B$4: 计划调整!$B$500="农业事业机构")*(计划调整!$E$4: 计划调整!$E$500="工资福利支出")*(计划调整!$F$4: 计划调整!$F$500="基本支出")*(计划调整!$I$4: 计划调整!$I$500="赣财农(通)(2007)3号")*(计划调整!$J$4: 计划调整!$J$500="授权支付")*(计划调整!$R$4: 计划调整!$R$500))。此表不能反映调整情况，但在各单位的余额表中可以反映出来。
（6）本月可用额度合计L4=SUM（I4：K4）
（7）“本月余额”N4=L4-M4
第五步：将设置好的“国库支付”工作簿（只含代码、支付申请书、计划调整、用款计划余额工作表）放在网上邻居的共享文档中，每个单位复制一份并重命名为××单位国库支付。
第六步：国库核算机构再将“国库支付”工作簿增加国库核算单位工作表，将“用款计划余额”复制到“机关”的工作表中，并对M列、K列公式中增加一个条件(支付申请书!$A$4:支付申请书!$A$500="机关")和(计划调整!$A$3:计划调整!$A$500="机关")，编制好“机关”工作表后复制到其他单位的工作表，并通过查找/替换单位名称来完成其他单位的设置。这样就可以在“支付申请表”中检索到各单位的支出并计算出各单位的用款计划余额（见图5）。
第七步：国库核算机构在“用款计划余额”各单位工作表录入“本月到账额度”，如果有上月结余也要录入；各单位也在本单位“××单位国库支付”工作簿中录入“本月到账额度”和“上月余额”。这样整个“国库支付”初始化工作就完成了。
三、日常工作
初始化工作完成后，各单位国库支付日常工作变得比较简单。
1. 业务录入工作。单位出纳主要是将单位要进行国库支付的业务录入“支付申请书”，单位录入业务过程中可以向国库集中支付系统及时通过“用款计划余额”查询并掌握各项指标的余额。单位将要办理的业务（原先已办理的隐藏起来）打印两份，单位会计确认盖章后送交国库核算机构。国库核算机构接到单位送来的“支付申请书”后，核对单位在网上邻居共享文档中的“××单位国库支付”并将相关业务复制到“全院国库支付”中的“支付申请书”，再核对“××单位”是否在用款计划内。国库核算机构收集完各单位的“支付申请书”数据，通过数据/筛选后录入国库集中支付系统，送代理银行确认后在各单位送来的“支付申请书”上填写国库支付凭证编号 ，“授权支付”再按“财政资金支付凭证”中的国库编号填上编号，到银行办理成功后，在“银行已确认或生成支付令”列打“√”。直接支付在收到国库核算机构的“直接支付入账通知书”中注明国库生成的支付令号填上，并在“银行已确认或生成支付令”列打“√”。国库核算机构盖章退回一份给单位做账。
2. 月末对账工作。各预算单位出纳通过“用款计划余额”及“支付申请书”与会计账或报表和国库核算机构的对账单对账；国库核算机构通过全院的“用款计划余额”与国库集中支付系统指标对账后再给各单位下发对账单，即“国库支付”工作簿中各单位的工作表。这项工作其实在平常就随着支付业务完成了，月末对账变得简化。
手工方式下，国库支付备查账按不同的功能科目和指标文号分设多栏明细账，再按支出经济分类科目的“类”和“支付类型”设置不同栏次。一些单位由于指标较多，造成登记备查账的困难，在对账时也是很麻烦的。可见，使用Excel能轻松实现“国库支付委付单”和“国库备查簿”、“国库对账单”电算化，提高财务人员的工作效率。