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摘 要: 实施档案规范化管理对于高校具有十分重要的现实意义和深远的历史意义。文章提出要实现高校档案规范化管理,必须强化档案意识、争取领导支持、提高人员素质、加强制度建设等几个环节的工作。
关键词: 高校档案工作 规范化管理 环节
高校档案工作是教育事业发展的有机组成部分,是维护学校历史真实面貌的一项重要的基础性工作。实施档案规范化管理,有利于更好地促进学校教育、教学等各项管理工作的规范化,有利于提高学校工作效率和质量,有利于维护高校档案的完整与安全。要实现高校档案规范化管理,必须抓好以下几个环节。
一、强化档案意识是实现高校档案规范化管理的思想基础
无论规模大小的高校,都有党政管理、教学科研、基建、会计等,必然形成档案材料。高校内部组织机构层峰式的管理体制使高校档案来源具有分散性的特点。职能部门是高校中条块分工、独自活动的基本单位。文件材料的形成、积累在部门,立卷归档工作在部门,实现档案材料标准化和规范化的基础也在部门。职能部门文件材料产生过程是随机的、分散的。立卷时要使分散形成的文件转化为完整系统的档案,该归档的都归档,该进馆的都进馆,是一项十分具体、十分细致的工作。这就要求各职能部门的领导及兼职档案人员具有强烈的档案意识、高度的责任感。
高校档案是高校历史的真实记录。它集中反映高校发展的具体过程,反映高校发展过程中在管理、教育、教学、科研等所取得的正反两方面经验,对进一步搞好高校的改革和发展具有重要的作用。思想是行动的先导,从高校各级干部到教职工,每个人都要充分认识档案的重要性和作用,不断增强档案意识,以主人翁的态度,以对历史、对未来负责的高度责任感,认真做好本职范围内的档案工作,这样才能保证档案整体水平的提高,实现档案规范化管理。档案工作运作周期长、效益的滞后性等特点,使档案意识的增强具有一定的难度,因而必须充分运用政治学习、广播、专栏、网络等形式,广泛、持久、深入宣传《档案法》和国家教委第27号令,才能不断增强广大干部、教职工的档案意识。
二、争取领导的支持是实现高校档案规范化管理的前提
要实现档案工作的规范化管理,离开学校领导的关心和支持是不可能的。这是由档案工作自身的要求决定的。档案工作作为一种物资载体,其保管具有时限性强的特点,因而它既需要有政治、业务素质高和身体健康的档案工作人员,又需要必要的资金和物质条件作保证,否则,不仅不能实现规范化管理,反而连日常的档案工作也难以开展。
江泽民同志指出:“档案工作是各项事业发展的一个重要基础,这个基础不牢固,将来我们要负责历史责任的。”所以,学校党委、行政特别是分管领导,要把档案工作作为学校的一项重要工作,作为党的事业的一个重要组成部份摆在应有的位置,列入议事日程。要主动了解档案部门排扰解难,在政治、职务、职称、住房、子女就业、福利待遇等问题上要与其他部门一视同仁对待,在人员编制、档案经费、设备配置上有所倾斜,要形成自觉协助和关心档案工作的良好风气,以便档案部门开展正常的业务工作,为高校档案事业的发展创造必要的外部环境和条件。
三、档案人员的素质是实现高校档案规范化管理的关键
档案工作是一项科学性、技术性很强的工作,从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研等每个环节都具有一套科学的原则和方法,来不得半点马虎,半点应付。档案工作的经验总结,档案的开发利用,档案的编研、档案理论随着社会主义市场经济体制的不断完善和发展的研究,都要求档案工作者具有较高的理论修养。档案工作者不具备这两方面的能力是不可能做好档案工作的。
档案工作是一项服务性的工作,这是档案工作的性质所决定的。档案工作是各项事业的基础性工作,是一项收集、积累资料和传递信息、服务于社会各项事业的重要工作。档案工作的服务性特点,要求档案工作者具有热爱档案专业,忠于职守、埋头苦干的精神,具有讲究职业道德、爱岗敬业,全心全意为人民服务的思想,具有强烈的事业心和历史责任感。以对学校负责、对人民负责、对历史负责、对子孙后代负责的态度去收集齐全完整的归档材料,提高案卷质量,以维护历史的真实面貌。
档案是国家的宝贵财富。管好用好档案是档案工作的目的。在社会主义市场经济的新形势下,档案工作具有范围宽、内容新、要求高、服务面广的特点,对档案工作者的素质提出了更高的要求。档案工作者要不断地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平建设有中国特色的社会主义的理论,用科学理论武装头脑,指导档案工作。要努力学习档案专业知识,管理科学知识,把自己变成业务内行和复合型人才,在看起来平凡不起眼的工作中扎实细致、一丝不苟地工作,对学校的历史负责,对学校的现实和未来负责。
四、制度建设是实现高校档案规范化管理的保证
认识是实现高校档案规范化管理的先导,制度则是实现高校档案规范化管理的可靠的保证。所谓档案管理制度,就是根据《档案法》及其《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定,结合学校的实际情况建立的收集、整理、归档、保管一整套科学管理方法。我们应通过贯彻实施档案管理制度使人们的思想、行动规范到制度上来;使高校的档案管理符合《档案法》和国家规定的要求;使以法治档具体化、规范化;使档案业务建设的各个环节科学化、标准化、正规化。
为使高校档案工作逐步走向正规化、标准化、规范化,我们必须建立健全各项切实可行的规章制度。诸如建立岗位责任制度和档案管理网络制度,把档案工作列入单位工作计划,纳入分管领导和有关人员的职责范围,做到档案工作与其它工作同布置、同检查、同总结、同奖惩。建立文件材料收集制度、文件归档制度、立卷归档制度,使收集范围明确、组卷标准统一、保持保量按时归档。建立保密制度、利用制度、借阅制度,以明确档案利用范围、查阅手续、保密规定,确保档案材料的安全与完整,严守党的机密。总之,只有建立健全科学的档案管理制度,用制度的强制性和执行制度的严肃性来规范档案,才能保证实现高校档案的规范化管理。
参考文献:
[1]王庆云,苗壮.现代档案管理学[M]青岛出版社,2002.
[2]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》 促进高等学校档案工作科学发展.http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473.htm,2008-9-26.
关键词: 高校档案工作 规范化管理 环节
高校档案工作是教育事业发展的有机组成部分,是维护学校历史真实面貌的一项重要的基础性工作。实施档案规范化管理,有利于更好地促进学校教育、教学等各项管理工作的规范化,有利于提高学校工作效率和质量,有利于维护高校档案的完整与安全。要实现高校档案规范化管理,必须抓好以下几个环节。
一、强化档案意识是实现高校档案规范化管理的思想基础
无论规模大小的高校,都有党政管理、教学科研、基建、会计等,必然形成档案材料。高校内部组织机构层峰式的管理体制使高校档案来源具有分散性的特点。职能部门是高校中条块分工、独自活动的基本单位。文件材料的形成、积累在部门,立卷归档工作在部门,实现档案材料标准化和规范化的基础也在部门。职能部门文件材料产生过程是随机的、分散的。立卷时要使分散形成的文件转化为完整系统的档案,该归档的都归档,该进馆的都进馆,是一项十分具体、十分细致的工作。这就要求各职能部门的领导及兼职档案人员具有强烈的档案意识、高度的责任感。
高校档案是高校历史的真实记录。它集中反映高校发展的具体过程,反映高校发展过程中在管理、教育、教学、科研等所取得的正反两方面经验,对进一步搞好高校的改革和发展具有重要的作用。思想是行动的先导,从高校各级干部到教职工,每个人都要充分认识档案的重要性和作用,不断增强档案意识,以主人翁的态度,以对历史、对未来负责的高度责任感,认真做好本职范围内的档案工作,这样才能保证档案整体水平的提高,实现档案规范化管理。档案工作运作周期长、效益的滞后性等特点,使档案意识的增强具有一定的难度,因而必须充分运用政治学习、广播、专栏、网络等形式,广泛、持久、深入宣传《档案法》和国家教委第27号令,才能不断增强广大干部、教职工的档案意识。
二、争取领导的支持是实现高校档案规范化管理的前提
要实现档案工作的规范化管理,离开学校领导的关心和支持是不可能的。这是由档案工作自身的要求决定的。档案工作作为一种物资载体,其保管具有时限性强的特点,因而它既需要有政治、业务素质高和身体健康的档案工作人员,又需要必要的资金和物质条件作保证,否则,不仅不能实现规范化管理,反而连日常的档案工作也难以开展。
江泽民同志指出:“档案工作是各项事业发展的一个重要基础,这个基础不牢固,将来我们要负责历史责任的。”所以,学校党委、行政特别是分管领导,要把档案工作作为学校的一项重要工作,作为党的事业的一个重要组成部份摆在应有的位置,列入议事日程。要主动了解档案部门排扰解难,在政治、职务、职称、住房、子女就业、福利待遇等问题上要与其他部门一视同仁对待,在人员编制、档案经费、设备配置上有所倾斜,要形成自觉协助和关心档案工作的良好风气,以便档案部门开展正常的业务工作,为高校档案事业的发展创造必要的外部环境和条件。
三、档案人员的素质是实现高校档案规范化管理的关键
档案工作是一项科学性、技术性很强的工作,从档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研等每个环节都具有一套科学的原则和方法,来不得半点马虎,半点应付。档案工作的经验总结,档案的开发利用,档案的编研、档案理论随着社会主义市场经济体制的不断完善和发展的研究,都要求档案工作者具有较高的理论修养。档案工作者不具备这两方面的能力是不可能做好档案工作的。
档案工作是一项服务性的工作,这是档案工作的性质所决定的。档案工作是各项事业的基础性工作,是一项收集、积累资料和传递信息、服务于社会各项事业的重要工作。档案工作的服务性特点,要求档案工作者具有热爱档案专业,忠于职守、埋头苦干的精神,具有讲究职业道德、爱岗敬业,全心全意为人民服务的思想,具有强烈的事业心和历史责任感。以对学校负责、对人民负责、对历史负责、对子孙后代负责的态度去收集齐全完整的归档材料,提高案卷质量,以维护历史的真实面貌。
档案是国家的宝贵财富。管好用好档案是档案工作的目的。在社会主义市场经济的新形势下,档案工作具有范围宽、内容新、要求高、服务面广的特点,对档案工作者的素质提出了更高的要求。档案工作者要不断地学习马列主义、毛泽东思想、邓小平建设有中国特色的社会主义的理论,用科学理论武装头脑,指导档案工作。要努力学习档案专业知识,管理科学知识,把自己变成业务内行和复合型人才,在看起来平凡不起眼的工作中扎实细致、一丝不苟地工作,对学校的历史负责,对学校的现实和未来负责。
四、制度建设是实现高校档案规范化管理的保证
认识是实现高校档案规范化管理的先导,制度则是实现高校档案规范化管理的可靠的保证。所谓档案管理制度,就是根据《档案法》及其《档案法实施办法》、《高等学校档案管理办法》等有关规定,结合学校的实际情况建立的收集、整理、归档、保管一整套科学管理方法。我们应通过贯彻实施档案管理制度使人们的思想、行动规范到制度上来;使高校的档案管理符合《档案法》和国家规定的要求;使以法治档具体化、规范化;使档案业务建设的各个环节科学化、标准化、正规化。
为使高校档案工作逐步走向正规化、标准化、规范化,我们必须建立健全各项切实可行的规章制度。诸如建立岗位责任制度和档案管理网络制度,把档案工作列入单位工作计划,纳入分管领导和有关人员的职责范围,做到档案工作与其它工作同布置、同检查、同总结、同奖惩。建立文件材料收集制度、文件归档制度、立卷归档制度,使收集范围明确、组卷标准统一、保持保量按时归档。建立保密制度、利用制度、借阅制度,以明确档案利用范围、查阅手续、保密规定,确保档案材料的安全与完整,严守党的机密。总之,只有建立健全科学的档案管理制度,用制度的强制性和执行制度的严肃性来规范档案,才能保证实现高校档案的规范化管理。
参考文献:
[1]王庆云,苗壮.现代档案管理学[M]青岛出版社,2002.
[2]牟阳春.学习贯彻《高等学校档案管理办法》 促进高等学校档案工作科学发展.http://www.jyb.cn/cm/jycm/beijing/zgjyb/3b/t20080926_197473.htm,2008-9-26.