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摘 要：档案信息是现在信息社会的重要基础，对经济发展、科学创新、社会进步作用日益突出，档案信息的持续利用显得尤其重要。但公安档案由于年代久、种类多、数量多等原因，档案管理方式及利用手段长期处于传统模式，公安档案的存放压力、档案的使用效率等不能满足现在社会发展需求，推进公安档案数字化化建设是解决问题的有效手段，本文分析了公安档案数字化的必要性和解决方案及产生的新问题。
关键词：公安档案;数字化;保护;应用
目前，公安档案已经实现部分档案前端信息入库数字化，但更多历史久远、使用率较低的档案还以纸质档案为主体，未完成数字化的转换，为适应信息社会的需要，提高档案利用率，纸质档案全部数字化是迫在眉睫的工程。实现档案数字化可以优化馆藏结构，实现档案资源的有效使用和共享，还节约存储空间，有效保护原始档案。
一、公安档案数字化的重要性
1.老旧档案保护问题
一、老档案的自然损耗。很多公安的市区派出所有较长历史，有户籍、出生、婚姻、迁移、死亡等多种材料，这些档案是十几年甚至几十年前的老档案，由于经历时间较长、加之过去保管手段落后等原因，已经处于非常“危险”（字迹模糊、纸质发黄破碎）的状况，如不及时加以“挽救”，很可能造成档案彻底消失。二、老档案的人为损坏。随着行政区划的变化，档案材料可能经过多次转移、拆分，每次的转移拆分都不可避免对档案产生损耗，甚至在转移过程中发生遗失。有时部分查阅人直接对老档案原始材料的直接利用，也会加速老档案的损坏程度。档案在利用中的取放、复印都对档案造成一定的破坏。原始档案具有的唯一性决定，如果遇到这些自然或人为的损伤，将造成无法挽回的损失。
2.档案利用问题
一、由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，有时查阅人有效信息量较少，这些客观条件增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。二、公安档案更由于其特殊性，查阅条件更为苛刻，不仅查阅流程繁琐，更不允许查阅人借走档案，只能现场查阅，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。三、档案数字化后，为进一步全区、全市甚至全国档案信息联网提供了条件，可以减少查阅人员反复奔波的可能性，提高查阅效率。
二、公安档案数字化中遇到的问题
1.档案数字化标准问题
档案数字化的目的不仅仅是保护这些老旧档案，也是为了使这些平日束之高阁的“死档案”活起来，随着“一网通办”的东风渐进，数字化的档案能被更广泛更深入的利用，为达到这一目的，档案数字化工作在数字化工作一开始就要制定标准化规定。举例来说，经过档案部门近些年的研究与实践，对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法，以图像形式存储。但是图像格式有多种形式，如tif、pda、jpg等，选用具体何种图像存储模式，还需要更详细的规定。档案数字化是档案信息化管理的第一步，构建纸质档案分类存储、数据档案云端一体化存储，这样才能为底层数据共通打下基础，为下一步数据共享、异地查阅提供可能。
2.公安档案数字化过程中的安全问题
以某派出所為例，自90年初成立至今，共形成各类档案5余万卷，条目级数据10余万条，原文数据50多万页，如此大的档案数字化工作，光靠派出所原有的档案工作人员，远无法达到数字化工作要求，因此需要聘请外来档案数字化服务公司，实现档案数字化项目推进。如何实现公安档案数字化过程中的绝对安全，实现数字化过程中的全流程监控，就是需要我们解决的问题。
三、公安档案数字化的解决方案
1.制定统一标准规范
依据国家档案局出台的《纸质档案数字化规范》，结合公安工作的自身特点，制定相应的档案数字化指导方案，在全市甚至全国范围内研发统一的档案数字化管理系统。该系统应包含文书、专业、科技、声像、实物、人员档案等信息采集、查询和利用，以及数字化扫描、图像处理、图像比对、信息上传等功能，并且具有较强的自主创新功能，能将传统的条目级著录、检索与原文管理有机结合起来，实现在线著录、条目检索、原文查阅、原文打印“一条龙”。为下一步的档案管理、利用提供条件。
2.全程控制，系统防范，确保档案信息完全可控
公安档案的保密性，决定档案信息的安全性是档案数字化建设的重中之重，因此需要多策并举，构筑人防技防相结合，制度措施相呼应的防护体系。一是制度保障。依据《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》、《档案服务外包工作规范》、《机关档案管理规定》等相关规定，制定档案信息化工作管理制度和工作职责，规章制度涵盖整个数字化工作全流程，工作职责细化到个人，确保责任到人，责任落实到位。二是人员管理。与参与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议，以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。参与数字化工作的人员“裸进裸出”，手机、相机、优盘、包具等设备不准带入现场。档案每日搬离、搬回库房的过程，必须由档案专业人员完成，确保每日档案进出库数量一致，不留档案在外过夜。三是流程监控。成立安全检查小组，不定期进入现场安全检查，随时进行档案信息库的抽查工作，及时对信息安全软件进行升级。四是技术监管。实行每台电脑专人专用，设置密钥保护，防止互相随意登录，确保万无一失。五是校验工作。因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量，需要专业知识充足，经验丰富的工作人员进行校验工作，以防发生如漏扫、扫出来的文件页面不美观、文件档号命名有误等问题。
四、档案数字化工作的主要成效
档案的生命力在于开发利用。上海市公安局根据档案数字化积累的工作经验，已经做到档案随接受、随数字、随利用，确保新接收档案直接前端录入数字化并上传系统利用，实现档案快速投入服务实战工作。通过不同级别的授权，实现全市公安系统内部可远距离快速准确传送、下载、复制、查阅信息，社会公众查询、咨询、业务办理等功能呢，实现档案利用的远程服务，节约查阅档案时间，节省人力成本，调高档案应用效能。 1.提高档案服务实战的效率
推进档案数字化工作，改进档案服务实战的模式。一方面，节约了库房调档和接待查档时间，现在工作入职、重大事件安保人员政审等等，都需要短时间大批量查档，通过档案数字化系统，直接下载打印，不需要从库房调取原件复印，调档时间从原来的每卷次约20分钟缩短为5分钟，原有库房调取档案模式需要专业档案人员配合工作，专业档案人员人数有限，排队查档导致查档效率低，也牵制档案工作人员大量工作时间。实现数字化后，窗口接待工作人员即可完成查档工作，既解放专业档案人员，也能加大接待查档效率。另一方面，档案利用者节约了到档案馆查阅的时间。通过网络计算机管理的数字化档案进行查找，实现“一条龙”服务，使用户更加便捷、准确地查找到自家需要的档案，不受时间和空间的限制。
2.提高了档案查全率和查准率
上海市公安局档案系统实现全市所有分县局、所有派出所信息全覆盖，盘活了全局档案资源，实现了多层级、多渠道的档案信息利用开发。例如，2017年初张某某来派出所开具无犯罪记录证明时，被告知有犯罪前科，但其本人表示无此情况，后所民警通过查阅市公安档案馆保存的案件数字档案，发现重要线索，经多方查证，张某某被人冒用了身份证件。最终确定了案犯的真实身份，为张某某恢复了名誉。
3.提高对档案的有效保护
在对档案进行数字化加工过程中，同时也是对陈旧档案的一次有效修缮保护。档案消毒、数量清点、档案裱糊等附加功能也能对档案起到保护作用。在数字化处理并制作数字档案后，日常提供利用和交流的主要是数字档案，这样就可以把原件妥善地保存起来，从而有效延长原件的保存时间，防止因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭到毁灭性的破坏，较好地解决了保护与利用之间的矛盾。
五、进一步加强档案数字化工作的思考
近年来，公安档案数字化工作有了长足发展，取得了明显进步，但仍然存在一些不足。主要表现在：一、数字档案的利用还不规范，规范的公安档案查借阅规定未出台。二、数字档案服务公安实战方面做得不够，档案工作与业务工作衔接不紧，与其他业务系统信息共享不够等。对此，公安需要进一步加强和深化档案数字化建设应用，健全档案管理工作规范，推进各级公安机关档案信息共享，进一步提高档案为公安工作服务的水平。
（一）要确保数字档案的法律地位。数字档案法律效力的实现是一种必然的法律趋势。但数字档案的易变性、信息与载体之间的可分离性，造成了人们对数字档案存在着天然的不确定性。在数字档案的输入、存储、传输和提供利用过程中存在信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，使数字档案容易失真，因而难以成为合法的证据。因此，在实践档案数字化工作的过程中，必须通过严格管理措施、技术措施和科学监控手段，加以判别和实现数字档案的真实性和有效性。要实行前端控制和全过程管理，形成一个“无缝管理系统”，坚决杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。档案管理部门在提供档案利用服务时，应当通过加盖档案利用章的形式来保证数字档案的法律效力。
（二）要健全档案管理工作机制。一方面，针对数字档案的查档利用不规范，适应新形势需要的公安档案查借阅规定未出台，特别是广大社会民众查档规定未细化等亟待解决的问题，抓紧制订新的公安档案查借阅管理规定，确保档案利用程序合法化、正规化，广大档案工作人员在档案利用开放中可以有章可行，照章辦事，避免在档案利用中出现矛盾纠纷，实现档案利用最大化。另一方面，现在主要针对的是纸质档案的数字化应用，针对音频、视频等重要异质备份保管和挂网利用等工作还没真正开展起来，数字档案服务公安实战方面做得不够、应用不广泛，以及与业务工作衔接不紧、与其他业务系统信息共享不够等诸多问题，档案部门要加强统筹协调、积极推进，深化档案数字化建设应用，以适应新形势、新任务提出的新要求。
（三）积极推动“一网通办”深入化建设。通过建设标准统一的公安档案基础数据资源池和规范统一的应用平台，去实现更高层级的数据利用共享交流。要按照数字化的档案信息资源、规范化的档案信息管理、网络化的档案信息共享的基本要求建设。现阶段，主要是推广全市性的公安档案信息中心建设项目，建设标准统一的市局、区分局、派出所档案资源池一体，将全市各级公安机关的档案信息纳入到整个公安档案信息中心系统，形成“市局—分局—派出所”三级档案信息资源网;通过授权，在全市各级公安机关档案管理部门开展档案利用服务，形成覆盖全市各级公安机关的公安档案信息服务平台。希望通过建设档案大数据库建设的深入推荐，满足经济社会发展和民生进一步需求，最终实现全国公安档案信息联网全覆盖、全利用，为公安工作、民生服务的根本目标。
参考文献
[1]张秀红，纸质档案数字化重点问题探讨[J].科技资讯，2012（05）
[2]李红宙，浅谈纸质档案数字化.http：//www.docin.com/p-1615323275.html
关键词：公安档案;数字化;保护;应用
目前，公安档案已经实现部分档案前端信息入库数字化，但更多历史久远、使用率较低的档案还以纸质档案为主体，未完成数字化的转换，为适应信息社会的需要，提高档案利用率，纸质档案全部数字化是迫在眉睫的工程。实现档案数字化可以优化馆藏结构，实现档案资源的有效使用和共享，还节约存储空间，有效保护原始档案。
一、公安档案数字化的重要性
1.老旧档案保护问题
一、老档案的自然损耗。很多公安的市区派出所有较长历史，有户籍、出生、婚姻、迁移、死亡等多种材料，这些档案是十几年甚至几十年前的老档案，由于经历时间较长、加之过去保管手段落后等原因，已经处于非常“危险”（字迹模糊、纸质发黄破碎）的状况，如不及时加以“挽救”，很可能造成档案彻底消失。二、老档案的人为损坏。随着行政区划的变化，档案材料可能经过多次转移、拆分，每次的转移拆分都不可避免对档案产生损耗，甚至在转移过程中发生遗失。有时部分查阅人直接对老档案原始材料的直接利用，也会加速老档案的损坏程度。档案在利用中的取放、复印都对档案造成一定的破坏。原始档案具有的唯一性决定，如果遇到这些自然或人为的损伤，将造成无法挽回的损失。
2.档案利用问题
一、由于传统档案数量的庞大，传统档案查询工作被动性的现状，有时查阅人有效信息量较少，这些客观条件增加了档案管理利用的难度，已影响到档案信息服务的效率和档案价值的挖掘。二、公安档案更由于其特殊性，查阅条件更为苛刻，不仅查阅流程繁琐，更不允许查阅人借走档案，只能现场查阅，这样不仅使档案工作效率降低，而且还会存在损坏原始档案可能性。三、档案数字化后，为进一步全区、全市甚至全国档案信息联网提供了条件，可以减少查阅人员反复奔波的可能性，提高查阅效率。
二、公安档案数字化中遇到的问题
1.档案数字化标准问题
档案数字化的目的不仅仅是保护这些老旧档案，也是为了使这些平日束之高阁的“死档案”活起来，随着“一网通办”的东风渐进，数字化的档案能被更广泛更深入的利用，为达到这一目的，档案数字化工作在数字化工作一开始就要制定标准化规定。举例来说，经过档案部门近些年的研究与实践，对纸质档案的数字化加工一般采用的是直接扫描的方法，以图像形式存储。但是图像格式有多种形式，如tif、pda、jpg等，选用具体何种图像存储模式，还需要更详细的规定。档案数字化是档案信息化管理的第一步，构建纸质档案分类存储、数据档案云端一体化存储，这样才能为底层数据共通打下基础，为下一步数据共享、异地查阅提供可能。
2.公安档案数字化过程中的安全问题
以某派出所為例，自90年初成立至今，共形成各类档案5余万卷，条目级数据10余万条，原文数据50多万页，如此大的档案数字化工作，光靠派出所原有的档案工作人员，远无法达到数字化工作要求，因此需要聘请外来档案数字化服务公司，实现档案数字化项目推进。如何实现公安档案数字化过程中的绝对安全，实现数字化过程中的全流程监控，就是需要我们解决的问题。
三、公安档案数字化的解决方案
1.制定统一标准规范
依据国家档案局出台的《纸质档案数字化规范》，结合公安工作的自身特点，制定相应的档案数字化指导方案，在全市甚至全国范围内研发统一的档案数字化管理系统。该系统应包含文书、专业、科技、声像、实物、人员档案等信息采集、查询和利用，以及数字化扫描、图像处理、图像比对、信息上传等功能，并且具有较强的自主创新功能，能将传统的条目级著录、检索与原文管理有机结合起来，实现在线著录、条目检索、原文查阅、原文打印“一条龙”。为下一步的档案管理、利用提供条件。
2.全程控制，系统防范，确保档案信息完全可控
公安档案的保密性，决定档案信息的安全性是档案数字化建设的重中之重，因此需要多策并举，构筑人防技防相结合，制度措施相呼应的防护体系。一是制度保障。依据《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》、《档案服务外包工作规范》、《机关档案管理规定》等相关规定，制定档案信息化工作管理制度和工作职责，规章制度涵盖整个数字化工作全流程，工作职责细化到个人，确保责任到人，责任落实到位。二是人员管理。与参与数字化加工专业公司签署文本形式的质量协议，以此为数字化加工过程中出现质量问题提供解决问题的依据文件。参与数字化工作的人员“裸进裸出”，手机、相机、优盘、包具等设备不准带入现场。档案每日搬离、搬回库房的过程，必须由档案专业人员完成，确保每日档案进出库数量一致，不留档案在外过夜。三是流程监控。成立安全检查小组，不定期进入现场安全检查，随时进行档案信息库的抽查工作，及时对信息安全软件进行升级。四是技术监管。实行每台电脑专人专用，设置密钥保护，防止互相随意登录，确保万无一失。五是校验工作。因为校验工作将直接影响到纸质档案数字化加工的质量，需要专业知识充足，经验丰富的工作人员进行校验工作，以防发生如漏扫、扫出来的文件页面不美观、文件档号命名有误等问题。
四、档案数字化工作的主要成效
档案的生命力在于开发利用。上海市公安局根据档案数字化积累的工作经验，已经做到档案随接受、随数字、随利用，确保新接收档案直接前端录入数字化并上传系统利用，实现档案快速投入服务实战工作。通过不同级别的授权，实现全市公安系统内部可远距离快速准确传送、下载、复制、查阅信息，社会公众查询、咨询、业务办理等功能呢，实现档案利用的远程服务，节约查阅档案时间，节省人力成本，调高档案应用效能。 1.提高档案服务实战的效率
推进档案数字化工作，改进档案服务实战的模式。一方面，节约了库房调档和接待查档时间，现在工作入职、重大事件安保人员政审等等，都需要短时间大批量查档，通过档案数字化系统，直接下载打印，不需要从库房调取原件复印，调档时间从原来的每卷次约20分钟缩短为5分钟，原有库房调取档案模式需要专业档案人员配合工作，专业档案人员人数有限，排队查档导致查档效率低，也牵制档案工作人员大量工作时间。实现数字化后，窗口接待工作人员即可完成查档工作，既解放专业档案人员，也能加大接待查档效率。另一方面，档案利用者节约了到档案馆查阅的时间。通过网络计算机管理的数字化档案进行查找，实现“一条龙”服务，使用户更加便捷、准确地查找到自家需要的档案，不受时间和空间的限制。
2.提高了档案查全率和查准率
上海市公安局档案系统实现全市所有分县局、所有派出所信息全覆盖，盘活了全局档案资源，实现了多层级、多渠道的档案信息利用开发。例如，2017年初张某某来派出所开具无犯罪记录证明时，被告知有犯罪前科，但其本人表示无此情况，后所民警通过查阅市公安档案馆保存的案件数字档案，发现重要线索，经多方查证，张某某被人冒用了身份证件。最终确定了案犯的真实身份，为张某某恢复了名誉。
3.提高对档案的有效保护
在对档案进行数字化加工过程中，同时也是对陈旧档案的一次有效修缮保护。档案消毒、数量清点、档案裱糊等附加功能也能对档案起到保护作用。在数字化处理并制作数字档案后，日常提供利用和交流的主要是数字档案，这样就可以把原件妥善地保存起来，从而有效延长原件的保存时间，防止因长期翻阅造成字迹模糊或破损，甚至是在出现天灾人祸的情况下遭到毁灭性的破坏，较好地解决了保护与利用之间的矛盾。
五、进一步加强档案数字化工作的思考
近年来，公安档案数字化工作有了长足发展，取得了明显进步，但仍然存在一些不足。主要表现在：一、数字档案的利用还不规范，规范的公安档案查借阅规定未出台。二、数字档案服务公安实战方面做得不够，档案工作与业务工作衔接不紧，与其他业务系统信息共享不够等。对此，公安需要进一步加强和深化档案数字化建设应用，健全档案管理工作规范，推进各级公安机关档案信息共享，进一步提高档案为公安工作服务的水平。
（一）要确保数字档案的法律地位。数字档案法律效力的实现是一种必然的法律趋势。但数字档案的易变性、信息与载体之间的可分离性，造成了人们对数字档案存在着天然的不确定性。在数字档案的输入、存储、传输和提供利用过程中存在信息失控、污染、干扰、丢失、窃取、病毒侵犯、人为破坏等不安全因素，使数字档案容易失真，因而难以成为合法的证据。因此，在实践档案数字化工作的过程中，必须通过严格管理措施、技术措施和科学监控手段，加以判别和实现数字档案的真实性和有效性。要实行前端控制和全过程管理，形成一个“无缝管理系统”，坚决杜绝在数字化处理过程中出现人为破坏、更改或信息失控、丢失等情况，保障数字档案的真实与完整。档案管理部门在提供档案利用服务时，应当通过加盖档案利用章的形式来保证数字档案的法律效力。
（二）要健全档案管理工作机制。一方面，针对数字档案的查档利用不规范，适应新形势需要的公安档案查借阅规定未出台，特别是广大社会民众查档规定未细化等亟待解决的问题，抓紧制订新的公安档案查借阅管理规定，确保档案利用程序合法化、正规化，广大档案工作人员在档案利用开放中可以有章可行，照章辦事，避免在档案利用中出现矛盾纠纷，实现档案利用最大化。另一方面，现在主要针对的是纸质档案的数字化应用，针对音频、视频等重要异质备份保管和挂网利用等工作还没真正开展起来，数字档案服务公安实战方面做得不够、应用不广泛，以及与业务工作衔接不紧、与其他业务系统信息共享不够等诸多问题，档案部门要加强统筹协调、积极推进，深化档案数字化建设应用，以适应新形势、新任务提出的新要求。
（三）积极推动“一网通办”深入化建设。通过建设标准统一的公安档案基础数据资源池和规范统一的应用平台，去实现更高层级的数据利用共享交流。要按照数字化的档案信息资源、规范化的档案信息管理、网络化的档案信息共享的基本要求建设。现阶段，主要是推广全市性的公安档案信息中心建设项目，建设标准统一的市局、区分局、派出所档案资源池一体，将全市各级公安机关的档案信息纳入到整个公安档案信息中心系统，形成“市局—分局—派出所”三级档案信息资源网;通过授权，在全市各级公安机关档案管理部门开展档案利用服务，形成覆盖全市各级公安机关的公安档案信息服务平台。希望通过建设档案大数据库建设的深入推荐，满足经济社会发展和民生进一步需求，最终实现全国公安档案信息联网全覆盖、全利用，为公安工作、民生服务的根本目标。
参考文献
[1]张秀红，纸质档案数字化重点问题探讨[J].科技资讯，2012（05）
[2]李红宙，浅谈纸质档案数字化.http：//www.docin.com/p-1615323275.html