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摘 要：随着信息技术的飞速发展，为了规范工作流程，提高办公效率，加快信息化建设的步伐，实现管理工作的信息化、科学化，全面提升管理水平，无论是政府还是企事业单位，都迫切需要建立一套办公自动化系统（OA）。实施知识管理是企事业单位适应社会发展的需要，也是信息化建设的目标。将OA与知识管理结合起来，构建以知识管理为核心的OA系统就成为新一代办公自动化的发展趋势，两者的结合使知识管理找到了发挥其作用的载体，也使办公自动化发生了质的飞跃。
关键词：知识管理;办公自动化系统
1 引言
在信息化技术引入之前，国内企事业单位在执行其行政管理职能的时候，往往都是采用人与人进行直接的交流，或者通过纸质文件进行相关任务的分配与管理，而这样的管理方式，在一定程度上造成了很大的人力资源的浪费，同时在很大程度上也造成了相关部门办公效率十分低下。在另外一个方面，对于系统文件的管理方面，相對纸质文件来说，采用电子文档的格式则更加容易存储，同时不会占用很大的空间就能够把很大的文件进行系统的保存起来，也不需要再担心纸质文件在保存过程中出现的破损或者受潮之类的问题。同时发展现代化的企业办公管理模式。本文依托企业行政办公管理的实际需求，针对管理流程中存在的问题，围绕着信息集成共享、加强信息跟踪、提高管理效率，企业行政办公自动化管理系统，实现个人办公模块、公文管理模块、综合行政管理模块和系统管理模块。通过应用企业行政办公自动化管理系统，搭建企业办公信息化平台，可以使管理流程更加透明，各类管理信息和文件快速在企业内部中进行共享，帮助企业管理人员进行决策分析，为企业的信息化推广提供了有利条件。
经历了两代办公自动化系统，现如今大部分企事业用的都是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，不再视办公为简单的文件处理和单一的行政事务，而是依托WEB2.0、RSS等新技术和管理理念，围绕组织的最终目标，以知识节点、关键字、TAG等元数据为抓手，借助短信猫等各种设备，将组织在发展过程中产生的各种信息有机的整合起来，使系统内的资源更合理更富有生机和活力，更易利用和更有价值。
第三代办公自动化系统不仅注重模拟和实现工作流的自动化，而且注重模拟和实现工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。因此，基于知识管理而设计出的行政办公系统更能满足学院对信息快速、准确处理的要求。提高相关人员对信息数据的掌握程度和处理能力，提高对教育教学动态的敏感度和易感度。进而不断提高学院的管理和协作能力，以增强学院的竞争力。
2 整体设计
本项目将采用计划利用问卷调查和个别访谈的方式，了解大家对办公系统的实际需求和优化意见，计划采用JSP + Struts + Hibernate + SQL Server2005 + 硬件设备（短信猫）实现基于知识管理的办公自动化管理系统的设计，将依照功能模块化、操作WEB化、管理分层化、内容节点化、整体智能化的设计思路，采用面向对象和分层开发的模式不断推进设计工作。
2.1设计分析
1、文档保存和教职工自我提高的需要。一些可以开发利用的电子文档散落在工作人员的电脑中，需要集中存放，便于统一全文检索，以利于新员工或有需求的员工自我提高。例如授课计划、教学大纲、部门工作计划、部门总结、课研课题文档、优秀教学PPT等。
2、数据同步和统一的需要。一些数据因为各部门系统独立工作，缺少统一的数据库，导致数据更新不同步，需要建立统一的数据库。例如人事变动情况集中掌握在人事处手中，而图书馆、工会很难及时掌握，不利于工作开展。
3、工作连贯开展的需要。由于各方面的原因，我院工作人员流动性比较大，很多工作因为人员的变动而延误、耽误，甚至荒废，带来许多不必要的损失和麻烦。主要是因为岗位的交接导致一些关键材料、资料、档案的“遗失”。而大部分遗失的材料并非真正遗失，而是因为岗位接手人不熟悉前任的文档管理方式，不能及时找到所需资料。
4、学院所有系统的集成。学院教职工要查工资，得进财务系统，收邮件，得进邮件系统……，集成至一个门户中，只要用自己的用户名和密码登录，即可查询所有相关信息。例如：工资查询、收邮件、教务系统、科研分查询、校园黄页、网络报修等等。
5、简化审批手续的需要。部门人拟稿，领导审核通过后转发至下个领导处，下个领导签完意见再转发，直至转发至档案室最终归档。省去了挨个找领导签字的麻烦。简化了发文的手续。
2.2 研究内容
1、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的可行性研究;
2、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的设计模式和实现方式研究;
3、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的使用效果及优化方案研究
2.3 实现目标
1、分析出我院行政办公对自动化管理系统的实际需求;
2、设计出符合我院实际需求的基于知识管理的行政办公自动化管理系统;
3、积累相关的实验数据，为系统的不断优化和升级提供依据;
4、为学院的行政办公提供了一个更为方便的管理平台，提高个人办公的工作效率，进而提高整个学院的办公效率。
3 设计原则
开放性原则：系统要为将来的扩展留有余地，随着用户的需求增加，系统应能不断扩大功能。因此，系统设计应贯彻模块化思想，底层模块采用变量传递方法，提高程序灵活性、可读性和编程效率，同时使用动态数据库控制，使系统具有高度灵活性和可维护性。
实用性原则：系统设计要密切结合学院的管理需求，真正解决实际问题。要充分考虑各级管理者的需求，方便使用，建立友好的人机界面。
先进性原则：系统设计应尽量采用当今技术的发展的新思想、新方法和新工具。 可靠性原则：系统的每一步設计都要考虑可靠性措施。数据的采集、传输和存取要采取质量把关，访问要有保护措施，每个用户都要有自己独立的用户名和口令。
4.总结与展望
企业办公自动化系统的设计与实现，使信息流转、信息发布、查询和维护更加方便。办公自动化在我国的发展前景：
4.1 标准化设计
可以让用户简单的操作系统。
4.2 提高网络化程度
可以让企业更好的发展，让用户可以实现无区域办公。
4.3 多功能协作
在为用户提供方便的同时，还可以提高办公效率。
5结束语
对于一个学院而言，它不仅包括教学，还包括行政方面具体的办公过程，还包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。基于知识管理的行政办公自动化管理系统就是通过应用软件为事业单位或行政部门的日常办公、协作提供支撑的平台。是事业单位或行政部门应用软件体系的重要组成部分，它的建设具有针对性，达到文档自动化管理、处理信息及时传递，学院内部各个系统都统一集成至一个门户入口，。办公自动化可以给单位带来一些直接或间接的经济效益。无纸化办公降低了办公成本。日常往来的函件、传真等可以通过本系统发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张等开支。单位推出文印制度、公告制度等，一律都通过信息传输，不再进行复印。例如：笔记本电脑申请购买，经过办公自动化系统流转，由需求员工提出要购买的电脑品牌，规格型号等信息，经过审核通过后，直接进入采购流程，由此可以节省以往线下审批造成的费用，而且提高了效率，更加方便了用户。
办公自动化系统促使组织机构扁平化，降低管理成本，提高工作人员的能动性。随着单位不断向各领域延伸，公司内的结构和员工数量也会跟着增加。这就要求增加机构、补给人才，从而管理层需要增大管理的幅度。想要解决这个矛盾，就得具有自己的企业办公自动化系统，加快单位的信息化进程。系统里的工作流转减少了中间层次，缩短了上下层的距离，不但可以提高信息传递的速度，还可以提高领导决策的效率，促进上下级之间的沟通。随着中间层次的减少，增大员工工作职位的挑战性，迫使各部门工作人员自身技能的提升，促使人才的自我成长。
参考文献
[1] 邵丽萍 .网页编程技术与实例[M]. 人民邮电出版社，2002.
[2] 宣小平 . ASP数据库系统开发实例导航[M]. 人民邮电出版社，2003.
[3] 崔仕臣.中央政府与地方政府之间关系探析 [J] .广西民族大学学报（哲学社会科学版），2007，（6）.
[4] 宁骚.公共政策学[M].北京：高等教育出版社，2003：109
[5] 康丽丽. 以纵向博弈视角解读中央政策执行阻滞[J]，天水行政学院学报，2007，（5）.
[6] 方忠、张华荣.三层互动：中央政府与地方政府的正和博弈[J]. 成都行政学院学报，2005，（1）.
[7] 董志强.身边的博弈[Z].机械工业出版社，2007：38
[8] 塞缪尔·亨廷顿：《变革社会中的政治秩序》，李盛平、杨玉生译.北京：华夏出版社，1988：24-25.
[9] 毛寿龙.“囚犯的难题”与“地方主义的泥沼”-中央与地方关系的再思考.[J].行政论坛，1996，（3）.
关键词：知识管理;办公自动化系统
1 引言
在信息化技术引入之前，国内企事业单位在执行其行政管理职能的时候，往往都是采用人与人进行直接的交流，或者通过纸质文件进行相关任务的分配与管理，而这样的管理方式，在一定程度上造成了很大的人力资源的浪费，同时在很大程度上也造成了相关部门办公效率十分低下。在另外一个方面，对于系统文件的管理方面，相對纸质文件来说，采用电子文档的格式则更加容易存储，同时不会占用很大的空间就能够把很大的文件进行系统的保存起来，也不需要再担心纸质文件在保存过程中出现的破损或者受潮之类的问题。同时发展现代化的企业办公管理模式。本文依托企业行政办公管理的实际需求，针对管理流程中存在的问题，围绕着信息集成共享、加强信息跟踪、提高管理效率，企业行政办公自动化管理系统，实现个人办公模块、公文管理模块、综合行政管理模块和系统管理模块。通过应用企业行政办公自动化管理系统，搭建企业办公信息化平台，可以使管理流程更加透明，各类管理信息和文件快速在企业内部中进行共享，帮助企业管理人员进行决策分析，为企业的信息化推广提供了有利条件。
经历了两代办公自动化系统，现如今大部分企事业用的都是以知识管理为核心的第三代办公自动化系统，不再视办公为简单的文件处理和单一的行政事务，而是依托WEB2.0、RSS等新技术和管理理念，围绕组织的最终目标，以知识节点、关键字、TAG等元数据为抓手，借助短信猫等各种设备，将组织在发展过程中产生的各种信息有机的整合起来，使系统内的资源更合理更富有生机和活力，更易利用和更有价值。
第三代办公自动化系统不仅注重模拟和实现工作流的自动化，而且注重模拟和实现工作流中每一个单元和每一个工作人员运用知识的过程。因此，基于知识管理而设计出的行政办公系统更能满足学院对信息快速、准确处理的要求。提高相关人员对信息数据的掌握程度和处理能力，提高对教育教学动态的敏感度和易感度。进而不断提高学院的管理和协作能力，以增强学院的竞争力。
2 整体设计
本项目将采用计划利用问卷调查和个别访谈的方式，了解大家对办公系统的实际需求和优化意见，计划采用JSP + Struts + Hibernate + SQL Server2005 + 硬件设备（短信猫）实现基于知识管理的办公自动化管理系统的设计，将依照功能模块化、操作WEB化、管理分层化、内容节点化、整体智能化的设计思路，采用面向对象和分层开发的模式不断推进设计工作。
2.1设计分析
1、文档保存和教职工自我提高的需要。一些可以开发利用的电子文档散落在工作人员的电脑中，需要集中存放，便于统一全文检索，以利于新员工或有需求的员工自我提高。例如授课计划、教学大纲、部门工作计划、部门总结、课研课题文档、优秀教学PPT等。
2、数据同步和统一的需要。一些数据因为各部门系统独立工作，缺少统一的数据库，导致数据更新不同步，需要建立统一的数据库。例如人事变动情况集中掌握在人事处手中，而图书馆、工会很难及时掌握，不利于工作开展。
3、工作连贯开展的需要。由于各方面的原因，我院工作人员流动性比较大，很多工作因为人员的变动而延误、耽误，甚至荒废，带来许多不必要的损失和麻烦。主要是因为岗位的交接导致一些关键材料、资料、档案的“遗失”。而大部分遗失的材料并非真正遗失，而是因为岗位接手人不熟悉前任的文档管理方式，不能及时找到所需资料。
4、学院所有系统的集成。学院教职工要查工资，得进财务系统，收邮件，得进邮件系统……，集成至一个门户中，只要用自己的用户名和密码登录，即可查询所有相关信息。例如：工资查询、收邮件、教务系统、科研分查询、校园黄页、网络报修等等。
5、简化审批手续的需要。部门人拟稿，领导审核通过后转发至下个领导处，下个领导签完意见再转发，直至转发至档案室最终归档。省去了挨个找领导签字的麻烦。简化了发文的手续。
2.2 研究内容
1、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的可行性研究;
2、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的设计模式和实现方式研究;
3、基于知识管理的行政办公自动化管理系统的使用效果及优化方案研究
2.3 实现目标
1、分析出我院行政办公对自动化管理系统的实际需求;
2、设计出符合我院实际需求的基于知识管理的行政办公自动化管理系统;
3、积累相关的实验数据，为系统的不断优化和升级提供依据;
4、为学院的行政办公提供了一个更为方便的管理平台，提高个人办公的工作效率，进而提高整个学院的办公效率。
3 设计原则
开放性原则：系统要为将来的扩展留有余地，随着用户的需求增加，系统应能不断扩大功能。因此，系统设计应贯彻模块化思想，底层模块采用变量传递方法，提高程序灵活性、可读性和编程效率，同时使用动态数据库控制，使系统具有高度灵活性和可维护性。
实用性原则：系统设计要密切结合学院的管理需求，真正解决实际问题。要充分考虑各级管理者的需求，方便使用，建立友好的人机界面。
先进性原则：系统设计应尽量采用当今技术的发展的新思想、新方法和新工具。 可靠性原则：系统的每一步設计都要考虑可靠性措施。数据的采集、传输和存取要采取质量把关，访问要有保护措施，每个用户都要有自己独立的用户名和口令。
4.总结与展望
企业办公自动化系统的设计与实现，使信息流转、信息发布、查询和维护更加方便。办公自动化在我国的发展前景：
4.1 标准化设计
可以让用户简单的操作系统。
4.2 提高网络化程度
可以让企业更好的发展，让用户可以实现无区域办公。
4.3 多功能协作
在为用户提供方便的同时，还可以提高办公效率。
5结束语
对于一个学院而言，它不仅包括教学，还包括行政方面具体的办公过程，还包括财务、人力资源等专项管理，而且同时有着大量的日常办公工作，有着大量不同职位、不同部门间的协同工作。基于知识管理的行政办公自动化管理系统就是通过应用软件为事业单位或行政部门的日常办公、协作提供支撑的平台。是事业单位或行政部门应用软件体系的重要组成部分，它的建设具有针对性，达到文档自动化管理、处理信息及时传递，学院内部各个系统都统一集成至一个门户入口，。办公自动化可以给单位带来一些直接或间接的经济效益。无纸化办公降低了办公成本。日常往来的函件、传真等可以通过本系统发送，既提高了传递速度，又节省了复印纸张等开支。单位推出文印制度、公告制度等，一律都通过信息传输，不再进行复印。例如：笔记本电脑申请购买，经过办公自动化系统流转，由需求员工提出要购买的电脑品牌，规格型号等信息，经过审核通过后，直接进入采购流程，由此可以节省以往线下审批造成的费用，而且提高了效率，更加方便了用户。
办公自动化系统促使组织机构扁平化，降低管理成本，提高工作人员的能动性。随着单位不断向各领域延伸，公司内的结构和员工数量也会跟着增加。这就要求增加机构、补给人才，从而管理层需要增大管理的幅度。想要解决这个矛盾，就得具有自己的企业办公自动化系统，加快单位的信息化进程。系统里的工作流转减少了中间层次，缩短了上下层的距离，不但可以提高信息传递的速度，还可以提高领导决策的效率，促进上下级之间的沟通。随着中间层次的减少，增大员工工作职位的挑战性，迫使各部门工作人员自身技能的提升，促使人才的自我成长。
参考文献
[1] 邵丽萍 .网页编程技术与实例[M]. 人民邮电出版社，2002.
[2] 宣小平 . ASP数据库系统开发实例导航[M]. 人民邮电出版社，2003.
[3] 崔仕臣.中央政府与地方政府之间关系探析 [J] .广西民族大学学报（哲学社会科学版），2007，（6）.
[4] 宁骚.公共政策学[M].北京：高等教育出版社，2003：109
[5] 康丽丽. 以纵向博弈视角解读中央政策执行阻滞[J]，天水行政学院学报，2007，（5）.
[6] 方忠、张华荣.三层互动：中央政府与地方政府的正和博弈[J]. 成都行政学院学报，2005，（1）.
[7] 董志强.身边的博弈[Z].机械工业出版社，2007：38
[8] 塞缪尔·亨廷顿：《变革社会中的政治秩序》，李盛平、杨玉生译.北京：华夏出版社，1988：24-25.
[9] 毛寿龙.“囚犯的难题”与“地方主义的泥沼”-中央与地方关系的再思考.[J].行政论坛，1996，（3）.