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摘 要:学校暂付款属于学校公共财政资金的一种占用形式,加强暂付款管理,是加强学校流动资金管理的重要内容,也是学校加强国有资产管理的重要组成部分,有着十分重要的意义。
关键词:高校;暂付款;制度建设
1 高校暂付款的含义和性质
高校的暂付款是学校暂时垫付给校内外有关单位或个人的各种款项,如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款、医药费借款、暂时垫付的购置仪器设备借款、房屋维修借款、基建借款及各种周转金、备用金等款项。暂付款是高校的资产。高校在支付不具备报销列支条件(如材料、设备尚未验收,发票单据不完整等)的款项时,就会形成暂付款,暂付款在大多数情况下,最终会转化为高校的各类支出。
2 高校暂付款的现状
(1)财务管理制度不健全。部分高校缺乏针对暂付款的管理办法,有的有相关管理办法但无配套措施或措施执行难度大,无法真正贯彻执行,致使一些借款人长期借款不还,前账不清,后账又借;有的借款人已经离校,仍有借款未报销结账;有的则因审批制度不健全,手续不完备,导致借款人、经办人不清,还款责任不清。
(2)借款人缺乏及时报销结账的意识。由于高校规模大,借款人也多,而且很多借款人专注于教学与科学研究,对相关财务规定不了解,再加上宣传不够,没有形成自觉及时报销结账的氛围。
(3)职能部门间缺乏沟通。由于有的借款和报销结账业务需要职能部门审核签署意见,例如出国人员借款需外事部门或人事部门批准同意,职工医药费的报销需要医院管理部门的意见,仪器设备的购置借款和报销需招标部门和设备管理部门的意见,有时部门间缺乏沟通,审批流程、手续不科学,给暂付款管理带来很多不便。
(4)财务部门催还手段单一,缺乏制约措施。目前高校财务部门仍以发放催还单和电话催还为主,浪费人力、物力,效果也不好。对于借款长期不还的,也没有很好的制约措施。
3 暂付款管理的原则
(1)预算控制原则。暂付款必须有经费预算或有经费来源,无预算、无经费来源的不予办理借款。(2)专款专用原则。从各项目经费中办理的暂付款,必须专款专用,不得挪作他用或公款私用。(3)“前款不清,后款不借”原则。暂付款应及时按期报销结算,严格按照“一事一借,一事一清”的要求办理,对前帐不清者,不予办理新的借款。(4)“谁借谁还”原则。谁是借款人,谁就负责核销、归还借款。(5)及时清理原则。暂付款应及时进行清理,严格控制暂付款的借款总额和占用时间。
4 加强暂付款管理的措施
(1)加强制度建设,注重措施保障。高校加强暂付款管理,首先要先进行制度建设,形成适合本校实际情况的暂付款管理办法,规定借款的范围、各类借款的审批程序、报销结账的流程、手续;明确批准人、借款人和经办人所承担的还款责任和义务;为了便于操作,应当对借款期限加以规定,例如对于教职工出差旅费借款,可规定应在返校后15个工作日内办理报帐核销手续,购置设备借款应在设备验收入库15个工作日内办理报账核销手续等。对于无正当理由、逾期不报销结账的暂付款,应制定相应的措施,促使借款人归还借款,可采取暂时暂停借款项目经费的使用,对于经多次催报无效的,可暂停经办人和审批人负责的其他项目经费的使用,或扣发借款人工资用于偿还借款。
(2)加强与职能部门的沟通,有效堵塞漏洞。职能部门应根据学校的实际情况和部门职责范围,确定行之有效的审批、审查流程,各部门在职责范围内完成自己的相关手续,财务部门根据审批意见决定受理不受理借款业务,将可能形成坏账的业务事前加以控制。对于超出借款期限的暂付款,职能部门也有义务对借款人进行催报。
(3)严格按财务原则审核,控制暂付款发生额。财务部门在办理借款业务时,要审核手续是否完备、借款用途是否真实。借款时要审核是否因公借款,杜绝公款私用,借款金额是否合理,避免多借私用,借款是否是学校规定范围内的借款事项;还款销账时要审核是否按借款用途使用,有无挪作他用。
(4)加强日常的催报工作,定期进行清理。财务部门要对日常催报给与充分认识,形成催报制度,责任到人,利用各种方式提示责任人还款报销,对于发生金额较大的暂付款要追踪了解其情况。另一方面,财务部门在日常工作中也要加强暂付款管理制度的宣传,使借款人了解相关规定,明确自己还款结账的义务,形成自觉及时还款结账的意识,逐步实现由催还到自觉还的转变。财务部门应定期对长期挂账的暂付款进行清理,对于借款人原因长期不还的,要严格按暂付款管理相关规定进行处理。对有特殊原因,确实无法正常销账的,应分清责任,根据金额大小报学校或上级主管部门审批后进行核销处理。
(5)扩展计算机技术在暂付款管理方面的应用,提高管理效益。首先,可根据需要对某个项目或者借款人的累计借款额进行限定性设置,使财务核算系统在借款时就给出提示信息,将暂付款的管理提前到借款发生时,提高管理的有效性。其次,将财务系统与学校校园卡、校园网连接,实现资源共享。再次,应加强财务系统暂付款的统计功能,使财务系统能够从不同的角度、不同的侧重点和不同的借款类别灵活方便的提供暂付款情况分析,以便领导能及时掌握暂付款的整体情况。
关键词:高校;暂付款;制度建设
1 高校暂付款的含义和性质
高校的暂付款是学校暂时垫付给校内外有关单位或个人的各种款项,如暂时垫付给职工因公出差的差旅费借款、医药费借款、暂时垫付的购置仪器设备借款、房屋维修借款、基建借款及各种周转金、备用金等款项。暂付款是高校的资产。高校在支付不具备报销列支条件(如材料、设备尚未验收,发票单据不完整等)的款项时,就会形成暂付款,暂付款在大多数情况下,最终会转化为高校的各类支出。
2 高校暂付款的现状
(1)财务管理制度不健全。部分高校缺乏针对暂付款的管理办法,有的有相关管理办法但无配套措施或措施执行难度大,无法真正贯彻执行,致使一些借款人长期借款不还,前账不清,后账又借;有的借款人已经离校,仍有借款未报销结账;有的则因审批制度不健全,手续不完备,导致借款人、经办人不清,还款责任不清。
(2)借款人缺乏及时报销结账的意识。由于高校规模大,借款人也多,而且很多借款人专注于教学与科学研究,对相关财务规定不了解,再加上宣传不够,没有形成自觉及时报销结账的氛围。
(3)职能部门间缺乏沟通。由于有的借款和报销结账业务需要职能部门审核签署意见,例如出国人员借款需外事部门或人事部门批准同意,职工医药费的报销需要医院管理部门的意见,仪器设备的购置借款和报销需招标部门和设备管理部门的意见,有时部门间缺乏沟通,审批流程、手续不科学,给暂付款管理带来很多不便。
(4)财务部门催还手段单一,缺乏制约措施。目前高校财务部门仍以发放催还单和电话催还为主,浪费人力、物力,效果也不好。对于借款长期不还的,也没有很好的制约措施。
3 暂付款管理的原则
(1)预算控制原则。暂付款必须有经费预算或有经费来源,无预算、无经费来源的不予办理借款。(2)专款专用原则。从各项目经费中办理的暂付款,必须专款专用,不得挪作他用或公款私用。(3)“前款不清,后款不借”原则。暂付款应及时按期报销结算,严格按照“一事一借,一事一清”的要求办理,对前帐不清者,不予办理新的借款。(4)“谁借谁还”原则。谁是借款人,谁就负责核销、归还借款。(5)及时清理原则。暂付款应及时进行清理,严格控制暂付款的借款总额和占用时间。
4 加强暂付款管理的措施
(1)加强制度建设,注重措施保障。高校加强暂付款管理,首先要先进行制度建设,形成适合本校实际情况的暂付款管理办法,规定借款的范围、各类借款的审批程序、报销结账的流程、手续;明确批准人、借款人和经办人所承担的还款责任和义务;为了便于操作,应当对借款期限加以规定,例如对于教职工出差旅费借款,可规定应在返校后15个工作日内办理报帐核销手续,购置设备借款应在设备验收入库15个工作日内办理报账核销手续等。对于无正当理由、逾期不报销结账的暂付款,应制定相应的措施,促使借款人归还借款,可采取暂时暂停借款项目经费的使用,对于经多次催报无效的,可暂停经办人和审批人负责的其他项目经费的使用,或扣发借款人工资用于偿还借款。
(2)加强与职能部门的沟通,有效堵塞漏洞。职能部门应根据学校的实际情况和部门职责范围,确定行之有效的审批、审查流程,各部门在职责范围内完成自己的相关手续,财务部门根据审批意见决定受理不受理借款业务,将可能形成坏账的业务事前加以控制。对于超出借款期限的暂付款,职能部门也有义务对借款人进行催报。
(3)严格按财务原则审核,控制暂付款发生额。财务部门在办理借款业务时,要审核手续是否完备、借款用途是否真实。借款时要审核是否因公借款,杜绝公款私用,借款金额是否合理,避免多借私用,借款是否是学校规定范围内的借款事项;还款销账时要审核是否按借款用途使用,有无挪作他用。
(4)加强日常的催报工作,定期进行清理。财务部门要对日常催报给与充分认识,形成催报制度,责任到人,利用各种方式提示责任人还款报销,对于发生金额较大的暂付款要追踪了解其情况。另一方面,财务部门在日常工作中也要加强暂付款管理制度的宣传,使借款人了解相关规定,明确自己还款结账的义务,形成自觉及时还款结账的意识,逐步实现由催还到自觉还的转变。财务部门应定期对长期挂账的暂付款进行清理,对于借款人原因长期不还的,要严格按暂付款管理相关规定进行处理。对有特殊原因,确实无法正常销账的,应分清责任,根据金额大小报学校或上级主管部门审批后进行核销处理。
(5)扩展计算机技术在暂付款管理方面的应用,提高管理效益。首先,可根据需要对某个项目或者借款人的累计借款额进行限定性设置,使财务核算系统在借款时就给出提示信息,将暂付款的管理提前到借款发生时,提高管理的有效性。其次,将财务系统与学校校园卡、校园网连接,实现资源共享。再次,应加强财务系统暂付款的统计功能,使财务系统能够从不同的角度、不同的侧重点和不同的借款类别灵活方便的提供暂付款情况分析,以便领导能及时掌握暂付款的整体情况。