新形势下疾控中心档案的规范化管理途径分析

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  摘要:疾控中心作为卫生领域的重要组成部分,档案管理是疾控中心最基础的管理工作,对于疾控中心各项工作的有序开展具有非常重要的意义。疾控中心档案是疾病和预防控制工作的第一手资源,同时也是对疾病特征、发病过程和预防程序的真实记录,能够为疾病后期医治提供重要的参考。但一直以来疾控中心对于档案管理工作普遍缺乏重视,这也导致当前疾控中心管理工作较为混乱。在当前新形势下,疾控中心需要加强对档案的规范化管理,并充分的运用信息技术来推动疾控档案信息化的进程,确保疾控档案发挥出其自身的重要价值。
  关键词:疾控中心;档案;规范化管理;问题;途径
  一、疾控中心档案管理中存在的问题
  (一)对档案管理工作重视不足
  疾控中心一直将主要精力放在疾病预防控制方面,对于主要业务的发展十分关注,在实际工作对档案管理工作较为忽视。无论是档案管理人员配置、档案管理设施、档案管理程序及手段等都存在许多不完备的情况,疾控中心档案管理人员存在由其他部门人员兼任的情况,由于工作人员精力有限,因此档案管理工作较为混乱,甚至存在档案资料保存不当损毁的问题,因此需要提高对档案管理工作的重视,认识到档案对于疾控中心发展的重要性。
  (二)疾控档案管理制度不健全
  由于疾控中心档案管理工作涉及的内容较多,部分档案资料的收集和整理还需要其他部分的配合和协助。但由于在疾控中心实际档案管理工作中缺乏完善的档案管理制度,对于档案管理也缺乏规范化和统一性的标准,这就导致档案工作无章可循,再加之部门之间缺乏沟通和交流,这必然会对档案管理工作效率和档案资料的利用效率带来较大的影响。
  (三)档案管理方式落后
  当前部分疾控中心在档案管理工作中还存在使用传统方式管理的情况,这不仅导致疾控中心大量档案资源无法有效整合,而且档案资源无法定期更新,严重限制了档案管理信息化建设,对档案工作的有序开展带来了严重的影响。部分疾控中心即使利用信息技术来进行档案管理,但档案管理信息化还处于较低水平,只是做做表面工作而已,并没有充分的发挥出档案信息化的优势。
  (四)档案信息化建设有待加强
  近年来信息技术的发展,有效的推进了各行各业信息化建设进程。在当前疾控中心档案管理工作也开始重视现代化设备的配备,但档案信息化建设还处于简单的不入阶段,档案信息的实时更新及开发利用都没有落到实处,各部门电子档案由于没有统一的格式,因此难以集成和共享,这为电子档案管理工作带来了较大的难度。再加之疾控中心管理人员信息素养普遍不高,这也对档案信息化建设带来了较大的制约影响。
  二、新形势下加强疾控中心档案规范化管理的途径
  (一)增加对于档案管理工作的重视
  档案管理作为疾控中心现代化发展中的重要内容,目前档案在疾控中心指定决策中虽然还仅仅是一个辅助性角色,但是疾控中心管理人员在制定有关决策时,还是需要将档案内容作为基础。疾控中心管理人员应该逐渐改变对于档案管理工作的观念及认识,帮助档案管理部门改变管理形式,让档案管理工作由原来的简单性信息采集,逐渐转变为现代化的信息管理中,帮助疾控中心决策科学合理性制定。疾控中心管理人员只有正确认识到档案管理工作的重要性,才能够提高档案管理人员工作积极性,在短时间内落实疾控中心档案管理信息化建设。
  (二)利用电子政务办公,提高档案管理服务水平
  针对于当前办公自动化的普及,在疾控中心档案管理工作中,可以充分的利用电子政务办公来创新档案管理模式。即在疾控中心实际档案工作中,需要做好纸质档案与电子档案之间的对接工作,做好电子影音图像资料的保存,并充分的利用互联网技术来推进档案信息资源的共享,实现档案的高效利用。同时疾控中心还要加强对电子档案的安全管理,对电子档案数据进行备份和安全存储,全面提高档案管理和服务水平,使疾控中心档案能够更好的服务于疾控中心的发展。
  (三)根据疾控中心实际情况建立健全档案管理制度
  在当前疾控中心档案管理工作中,各地疾控中心需要针对自身的实际情况来建立健全档案管理制度,并以此来约束,进一步对档案管理工作进行规范,全面提高档案管理工作的效率和质量。这就需要疾控中心要在实际工作制定科学的档案管理责任制度,构建长效的档案管理机制,建立岗位责任制,将具体责任落实到每一个,构建完善的档案管理工作体系。同时还要加强对档案管理人员的管理工作,制定合理的绩效考核和奖罚制度,充分的调动档案管理人员工作的积极性,更好的推动疾控中心档案管理的规范化和标准化。
  (四)全面加强疾控档案信息化建设力度
  信息时代,现代信息技术已在各行业领域获得了广泛应用,这也是档案管理的大势所趋,因此,疾控中心一定要重视档案管理的信息化建设,加大信息化建设力度,构建先进、完善的档案信息化管理体系,最大程度提高档案管理工作效率。这就需要疾控中心加大对档案部门的资金投入,完善档案部门的软硬件设施,配备档案存储设备、刻录机、计算机、硬盘,购置合适的存储软件,以满足疾控中心档案信息化建设的设备需求。同时,要重视档案信息化管理的安全,可购置网络安全防护软件,加强档案的安全管理。此外,为了提高档案部门的服务质量,疾控中心还可配置LED电子显示屏、电子触摸显示屏、特藏档案资料柜、密集架等设施设备,实现档案的现代化管理。
  (五)加强人员培训,打造高水平的管理队伍
  档案管理人员素质的高低直接影响疾控中心档案管理工作的质量,因此,疾控中心一定要重视档案管理人员的培训工作,打造高水平的专业化档案管理队伍。一方面,疾控中心要选聘专业的档案管理人员来充实档案管理队伍,不仅要考察选聘人员的档案专业水平,还需要其掌握一定的信息技术,了解疾控档案资料的特殊性,能够科学化开展档案管理工作。另一方面,应加强对现有档案管理人员的培训工作,通过选派学习、召开经验交流会、举办档案管理知识讲座等来提高档案管理人员的业务素养,使其能正确做好档案的收集、整理、编目、统计、检索、保管等一系列工作,构建专业化的疾控中心档案管理队伍,全面提高档案管理的规范化和实效性。
  三、结束语
  由于疾控中心工作内容具有一定的公益性特点,这也使疾控中心档案管理工作具有极为重要的现实和深远意义。疾控档案是对疾控工作的真实记录,与社会的稳定发展息息相关,因此需要重视疾控中心档案管理工作,充分的运作信息化技術来提高疾控中心档案的信息化水平,进一步完善疾控中心档案管理流程,实现疾控中心档案的规范化管理,推进疾控中心档案工作的现代化发展进程。
  参考文献:
  [1]步尧.疾控中心档案管理工作中存在的问题与应对[J].中国医药科学,2014,18.
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