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摘要:随着会计电算化的应用推广,企业内部控制所面临的环境发生了较大变化。本文通过深入分析会计电算化环境下企业内部控制的变化和特点,针对当前内控制度存在的问题和不足,提出了如何加强会计电算化环境下企业内部控制的方法措施。
关键词:会计电算化环境 内部控制 措施
当前,随着会计电算化广泛的应用推广,节省了大量人力劳动,企业财务管理工作水平显著提高。但是,企业在建立电算化会计系统后,会计核算和会计管理所面临的环境发生了很大变化,因此,顺应会计电算化发展潮流,加强电算化会计环境下的内部控制建设显得尤为重要。
1 会计电算化环境下企业内部控制的变化和特点
所谓内部控制,是指企业为了保护资产完整,保证会计信息质量的真实、可靠,确保有关法律法规和规章制度及单位管理方针政策的贯彻执行和发展战略得以实现,避免或降低各种风险,提高管理效率,为实现企业管理目标,由企业治理层、管理层乃至员工共同自定和实施的一系列控制方法、措施和程序,是一个责权明确、制衡有力、动态改进的管理过程,也是一种有效的管理手段。会计电算化对企业内部控制制度的影响最为显著。突出体现在以下方面:
1.1 控制范围和对象发生了变化 手工记账环境下,企业内部控制的方式主要是人员的内部牵制。实行会计电算化后,使会计部门传统的内部控制措施如人工编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查等控制措施由会计软件来实现,同时随着远程通讯技术的发展,会计信息网上处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。实行会计电算化后,企业的内部控制是由人通过会计软件来实现的,并由计算机自动记录,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分由计算机自动完成,因此,内控范围变成了对人和计算机两者的共同控制。
1.2 加大了控制舞弊、防范利用高科技犯罪的难度 实行会计电算化后,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化环境下发现计算机舞弊和犯罪的难度比手工记账环境下更大。
2 当前会计电算化环境下企业内部控制存在的缺陷
2.1 涉及面广,不易明确职责分工 会计电算化的应用,在方便会计核算的同时,也增加了新的工作内容,如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制,以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等等,工作面广就容易顾此失彼,难以兼顾每一个细节,从而引发风险。
2.2 授权操作无痕迹容易造成风险损失 授权、批准控制是一种常见的内部控制方式,在手工记账环境下,每一笔业务的授权处理都留有签章,其他人员很难越权操作。但实施会计电算化后,某些职业道德缺失人员为了达到个人目的,可利用特殊的授权文件或口令,也可利用职务之便或不按操作规程进行非法操作,进行改动、销毁会计资料活动,从而给企业造成风险损失。
2.3 过度依赖软件而造成麻痹大意 电算化软件程序中包含了内部会计控制功能,这些程序化的内部控制,其有效性取决于应用程序。如果程序发生差错或不起作用,由于人们的依赖性以至长期不被发现,导致在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。
2.4 网络环境容易滋生内控风险 第一,大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截,窃取甚至篡改;第二,网络会计信息系统容易遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻击,一旦发生将可能造成巨大损失;第三,网络环境下无形资产转移难以控制,在网络开放环境下无形资产可能被不知不觉的被他人盗取使用。
3 加强会计电算化环境下内部控制的措施
实行会计电算化后,由于控制方法、对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应会计电算化系统的要求,因此,加强企业内部控制建设十分迫切。基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与计算机相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。
3.1 加强会计电算化环境下的内部控制基础工作。
3.1.1 岗位设置 根据电算化会计系统的业务要求,电算化后的会计岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。其中:基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、系统操作员、系统维护员、审核员、档案管理员等。
3.1.2 权限管理 权限管理包括权限分配和用户名/密码管理两个方面,前者决定相应用户对会计数据具有哪些操作权,而后者则保证了用户和权限的对应关系。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,从而有效防止出现舞弊和欺诈。在权限等级管理中,口令密码必须不定期更换,必须有强烈的保密意识,会计主管对整个系统安全负有主要责任。
3.1.3 岗位轮换制 在保证会计数据安全的前提下,利用强制休假和定期轮岗等措施,建立健全岗位轮换制度,有效加强企业内部控制监督。
3.1.4 建立健全档案管理制度 会计电算化下的档案除了与传统会计下相同的纸制会计资料外,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质,这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现,一般包括:①存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。②采取安全保证措施,备份的磁盘介质应贴上保护标签,存放在安全、洁净、防潮防磁的地方,最好进行双备份或三备份,存储于两个空间位置不同的地方分别保管。③对保存的磁盘介质要定期进行检查和复制,防止磁性介质损坏而使会计资料丢失。④对于磁盘介质原则上不予外借,如有必要,可采取复制的办法借出。如果原件借出,必须严格进行登记并告之其使用办法,收回时应严格检查存储内容的完整性及安全性。
3.2 加强计算机软、硬件与网络系统安全的控制 软件方面,应注意及时对软件进行升级补漏或更改控制参数,将错误存在时间控制在最短。硬件方面,关键性的硬件设备应采用双系统备份。网络系统安全方面,必须对用户进行权限和密码设置,只有被授权的用户才能在系统中进行相应操作;对重要的操作日志进行记录,包括操作时间、方式、查询和修改的数据等,以便在出现问题时及时对相关人员进行核查;建立网络安全“防火墙”,及时更新病毒库;未经授权,禁止用户自行安装或卸载软件,尤其是数据库系统软件的安装,防止利用数据库系统打开账套数据库进行非法篡改。
3.3 加强内部审计监督 内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。內部审计必须包括以下几个方面:①对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;②审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;③监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;④对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
总之,在会计电算化环境下,加强企业内部控制建设,是企业发展的重要保证。企业只有根据形势发展,适时调整内部控制制度,才能更好地监督和管理电算化环境下的会计工作。
关键词:会计电算化环境 内部控制 措施
当前,随着会计电算化广泛的应用推广,节省了大量人力劳动,企业财务管理工作水平显著提高。但是,企业在建立电算化会计系统后,会计核算和会计管理所面临的环境发生了很大变化,因此,顺应会计电算化发展潮流,加强电算化会计环境下的内部控制建设显得尤为重要。
1 会计电算化环境下企业内部控制的变化和特点
所谓内部控制,是指企业为了保护资产完整,保证会计信息质量的真实、可靠,确保有关法律法规和规章制度及单位管理方针政策的贯彻执行和发展战略得以实现,避免或降低各种风险,提高管理效率,为实现企业管理目标,由企业治理层、管理层乃至员工共同自定和实施的一系列控制方法、措施和程序,是一个责权明确、制衡有力、动态改进的管理过程,也是一种有效的管理手段。会计电算化对企业内部控制制度的影响最为显著。突出体现在以下方面:
1.1 控制范围和对象发生了变化 手工记账环境下,企业内部控制的方式主要是人员的内部牵制。实行会计电算化后,使会计部门传统的内部控制措施如人工编制科目汇总表、凭证汇总表,试算平衡的检查等控制措施由会计软件来实现,同时随着远程通讯技术的发展,会计信息网上处理成为可能,业务事项可以在远离企业的某个终端机上瞬间完成数据处理工作。实行会计电算化后,企业的内部控制是由人通过会计软件来实现的,并由计算机自动记录,原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分由计算机自动完成,因此,内控范围变成了对人和计算机两者的共同控制。
1.2 加大了控制舞弊、防范利用高科技犯罪的难度 实行会计电算化后,未经授权的人员有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件,复制、伪造、销毁企业重要的数据,储存在计算机磁性媒介上的数据容易被篡改,因此,计算机犯罪具有很大的隐蔽性和危害性,会计电算化环境下发现计算机舞弊和犯罪的难度比手工记账环境下更大。
2 当前会计电算化环境下企业内部控制存在的缺陷
2.1 涉及面广,不易明确职责分工 会计电算化的应用,在方便会计核算的同时,也增加了新的工作内容,如计算机硬件及软件分析、编程、维护人员与计算机操作人员内部控制,以及计算机机内及磁盘内会计信息安全保护、计算机病毒防治、计算机操作管理、系统管理员和系统维护人员的岗位责任制度等等,工作面广就容易顾此失彼,难以兼顾每一个细节,从而引发风险。
2.2 授权操作无痕迹容易造成风险损失 授权、批准控制是一种常见的内部控制方式,在手工记账环境下,每一笔业务的授权处理都留有签章,其他人员很难越权操作。但实施会计电算化后,某些职业道德缺失人员为了达到个人目的,可利用特殊的授权文件或口令,也可利用职务之便或不按操作规程进行非法操作,进行改动、销毁会计资料活动,从而给企业造成风险损失。
2.3 过度依赖软件而造成麻痹大意 电算化软件程序中包含了内部会计控制功能,这些程序化的内部控制,其有效性取决于应用程序。如果程序发生差错或不起作用,由于人们的依赖性以至长期不被发现,导致在特定方面发生错误或违规行为的可能性较大。
2.4 网络环境容易滋生内控风险 第一,大量会计信息通过网络通信线路传输,有可能被非法拦截,窃取甚至篡改;第二,网络会计信息系统容易遭受“病毒”入侵或“黑客”的攻击,一旦发生将可能造成巨大损失;第三,网络环境下无形资产转移难以控制,在网络开放环境下无形资产可能被不知不觉的被他人盗取使用。
3 加强会计电算化环境下内部控制的措施
实行会计电算化后,由于控制方法、对象等方面的变化,企业原有的内部控制制度已不能适应会计电算化系统的要求,因此,加强企业内部控制建设十分迫切。基本思路为:坚持明确分工、相互独立、互相牵制、相互制约的安全管理原则,建立系统的人工与计算机相结合的控制机制,使会计电算化运行的每一个过程都处于严密控制之中。
3.1 加强会计电算化环境下的内部控制基础工作。
3.1.1 岗位设置 根据电算化会计系统的业务要求,电算化后的会计岗位分为基本会计岗位和电算化会计岗位。其中:基本会计岗位包括会计主管、出纳、会计核算、稽核、会计档案管理等;电算化会计岗位包括电算化主管、系统管理员、系统操作员、系统维护员、审核员、档案管理员等。
3.1.2 权限管理 权限管理包括权限分配和用户名/密码管理两个方面,前者决定相应用户对会计数据具有哪些操作权,而后者则保证了用户和权限的对应关系。在分工时,应做到相互牵制、相互制约,职权分离,从而有效防止出现舞弊和欺诈。在权限等级管理中,口令密码必须不定期更换,必须有强烈的保密意识,会计主管对整个系统安全负有主要责任。
3.1.3 岗位轮换制 在保证会计数据安全的前提下,利用强制休假和定期轮岗等措施,建立健全岗位轮换制度,有效加强企业内部控制监督。
3.1.4 建立健全档案管理制度 会计电算化下的档案除了与传统会计下相同的纸制会计资料外,还包括存储会计资料和程式的光盘及其他存储介质,这些档案的管理与纸制档案的管理有很多特殊的要求,为防止发生损害,应通过制定与实施相应的档案管理制度来实现,一般包括:①存档的手续必须有会计主管和系统管理员的签章才能存档保管。②采取安全保证措施,备份的磁盘介质应贴上保护标签,存放在安全、洁净、防潮防磁的地方,最好进行双备份或三备份,存储于两个空间位置不同的地方分别保管。③对保存的磁盘介质要定期进行检查和复制,防止磁性介质损坏而使会计资料丢失。④对于磁盘介质原则上不予外借,如有必要,可采取复制的办法借出。如果原件借出,必须严格进行登记并告之其使用办法,收回时应严格检查存储内容的完整性及安全性。
3.2 加强计算机软、硬件与网络系统安全的控制 软件方面,应注意及时对软件进行升级补漏或更改控制参数,将错误存在时间控制在最短。硬件方面,关键性的硬件设备应采用双系统备份。网络系统安全方面,必须对用户进行权限和密码设置,只有被授权的用户才能在系统中进行相应操作;对重要的操作日志进行记录,包括操作时间、方式、查询和修改的数据等,以便在出现问题时及时对相关人员进行核查;建立网络安全“防火墙”,及时更新病毒库;未经授权,禁止用户自行安装或卸载软件,尤其是数据库系统软件的安装,防止利用数据库系统打开账套数据库进行非法篡改。
3.3 加强内部审计监督 内部审计既是企业内部控制系统的重要组成部分,也是强化内部会计监督的制度安排。在会计电算化中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。內部审计必须包括以下几个方面:①对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确,是否遵照《会计法》及有关法律、法规的规定,审核签字是否符合公司内控制度、凭证附件是否规范完整;②审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;③监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;④对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞。
总之,在会计电算化环境下,加强企业内部控制建设,是企业发展的重要保证。企业只有根据形势发展,适时调整内部控制制度,才能更好地监督和管理电算化环境下的会计工作。