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摘 要 高职院校人才培养水平评估工作是教育部对职业院校进行宏观管理、监控和指导的重要举措，对高职院校的健康持续发展具有重要促进作用。而高职院校档案工作是人才水平评估工作的基础。通过分析人才培养水平评估工作的各项要求，对如何做好高职院校档案工作提出具体看法。
关键词 人才培养水平评估；高职院校；档案管理
中图分类号：G717 文献标识码：B 文章编号：1671-489X(2012)09-0092-03
From Talents Evaluation Importance of Archives Management in Higher Vocational Colleges//Liu Meiping
Abstract Higher vocational college talents evaluation is ministry of education of the occupation college undertakes macroscopically managing, monitoring and guidance of the important initiatives, the healthy and sustainable development of higher vocational colleges plays an important role in promoting. The archives work in higher vocational colleges is the talent level evaluation based. In this paper, through the analysis of the talents evaluation requirements, how to do a good job of archives work in higher vocational colleges offered specific opinion.
Key words talent evaluation; higher vocational colleges; file management
Author’s address Baotou Light Industry Vocational and Technical College, Baotou, Inner Mongolia, China 014035
为了促进高职高专的持续、健康发展，教育部从2004年起正式启动高职高专院校人才培养水平评估工作。包头轻工职业技术学院于2007年11月接受了教育部高职高专院校人才培养工作水平评估（以下简称“人才培养水平评估”），并取得“优秀”成绩，这与学院的档案工作密不可分。在人才培养水平评估体系中，每个指标都需要大量的佐证材料予以论证，而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好评估工作的基础。在人才培养水平评估工作中，档案作为史料最具有说服力，只有档案材料完整、齐全，才能帮助评估专家了解学校的历史发展进程，进行客观、公正、全面的评价，否则评估就会成为无源之水，无本之木。
1 档案在人才培养水平评估工作中所起的作用
高校档案是“高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料”。档案工作是高校的一项重要基础工作，是衡量高校教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要尺度；也是高校各项活动中历史面貌的真实记录，它原样地保留了形成者的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章，以及当时形成的照片、录像或原声录音，是形成者的原稿、原作、原声、原貌，是高校的宝贵信息资源。这些历史记录可以作为历史真迹的证明，作为考查、争辩和处理问题的依据，为评估专家组了解过去、研究问题、预测未来、科学决策发挥了十分重要的作用。
高职院校人才培养水平评估是根据一定的教育、教学目标和标准，通过系统地收集学校教育的主要信息，准确地反映实际情况，对学校办学水平和教育质量进行客观的估价。在人才培养水平评估工作中，专家组对学校的了解信息主要来源于两个方面：一是查阅由学校提供的各项指标的主要信息的原始材料；二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集有关的信息。但要在短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识和了解，主要还是要依赖于查阅档案信息资料。因此，完整、准确、系统的档案资料是搞好人才培养水平评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都要凭借大量的档案材料进行分析，才能做出客观科学的评价。
2 在人才培养水平评估中发现档案管理存在的问题
多数高职院校成立的时间都不是太长，档案管理的水平参差不齐，管理制度不够健全完善，而人才培养水平评估不仅是对档案的利用，也是对档案工作的一次检查。高职院校档案部门大多都能提供上级教育主管部门的文件材料和学院校级管理方面文件，但要提供教学和其他方面的文件材料可能就会有些困难。因为，高职院校大多采用《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》进行档案管理，划分为永久和长期保管的档案资料才移交学院档案室保管，而划分为短期保管的档案资料归形成部门保管。如教师的授课计划、任课安排、工作量核算、课堂教学材料、课程进度表、学生实习工作计划、实习报告、社会调查及总结、期末考试试卷及成绩分析等，这些资料均由系或教务处保存，不向学院档案部门移交。而从评估工作来看，这些档案正是学院教学活动的重要记录，在评估资料中占有重要地位，不少院校的这部分档案管理却长期疏于控制和检查。
从教学管理部门看，对这些档案的前身——教学文件的形成有管理不到位的情况，很多教学文件的规范性很差，不仅文件的格式、项目和内容未做到统一规定，而且对工作情况也没有给予足够的重视，致使后来形成的档案不规范、不完整；从档案部门看，多年来，由于这些档案不需要向学校档案部门归档，而高职院校的档案部门通常只是院办公室的办事窗口，没有权力去监督和检查别的部门的档案工作情况，加之档案部门人手少，更缺少对部门档案工作的业务指导；而从实际负责归档的人员看，各系负责这项工作的人员绝大部分时间都花在系部教务日常工作中，兼职档案员只是挂着一个虚名，其实无暇整理档案，而且他们中不少人缺乏档案工作知识，所以档案整理的质量受到很大影响。因此，实际上在很多高职院校这部分档案是长期处于放任自流的状态，而在人才培养水平评估工作中这部分教学档案资料是重要的评估佐证材料。
3 人才培养水平评估和高职院校档案工作密不可分
“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的二十字方针体现在学校迎评的整个过程中，同样也体现在档案管理的整个过程中。
3.1 人才培养水平评估推动高职院校档案工作的科学化、制度化和规范化建设
高职院校档案来源广泛、门类众多，是反映一所学校教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，是实施人才培养水平评估中能够获取的最基本、最准确、最真实的信息。以档案为依据的人才培养水平评估工作，既依赖于档案的完整、系统、准确，同时又推动档案工作的建设。通过人才培养水平评估，可以发现档案工作的各个环节是否符合质量标准和管理标准，如果未达到标准或标准不健全，可以采取相应措施完善档案的工作程序和管理制度，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，从而提高档案工作质量和科学管理水平，充分发挥档案应有的作用。
3.2 人才培养水平评估优化了校级档案，完善了系级档案的建设
按照人才培养水平评估指标体系对教学档案的要求，结合工作实际对档案部门归档范围进行适当调整，扩大系、部二级档案归档内容，建立系、部二级档案保管单位，形成以学院档案室为一级，各系、部档案为二级的教学档案管理体系。学院档案部门要做好系、部档案的监督指导工作，有能力的学校还可以定期对系、部档案工作进行检查、考核，奖优罚劣，促进系、部二级档案管理工作，为教育部每五年一轮的人才培养水平评估工作的顺利进行打下坚实的基础。
3.3 人才培养水平评估加快高职院校档案信息化进程
人才培养水平评估是对高职院校全方位的检查，需要在较短的时间内向评估专家提供大量的关于教学、科研、管理等方面的凭证材料。受评学校如果还是使用传统的管理和服务模式，就不能进行快捷高效的检索和及时调阅各类档案，这将影响评估专家的正常工作。因此，高职院校档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化发展的步伐，把档案管理从实物管理向信息管理转变；使档案承载的信息从静态向动态转变，使高职院校档案部门的服务方式从封闭、被动向开放、主动转变；使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息结构，加快实现高职院校档案的信息化、数字化和网络化，不断提高高职院校档案管理效率，促进高职院校档案工作的快速发展，为高职院校人才培养水平评估工作的信息化、网络化提前做好准备。
4 解决高职院校档案管理与利用问题的途径
4.1 强化档案意识，规范档案管理
每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
4.2 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
4.3 合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。为此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。
4.4 确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
确定档案工作目标，是由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里之所以强调合并高校档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目标，即明确了档案工作的发展总方向，一则可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，二则可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确了档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。为此，合并高校要根据确定的新目标，完善各种配套管理措施，并要注重调查研究，不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。当今机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。因此，合并高校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。
参考文献
[1]教育部高等教育司.高职高专院校人才培养工作水平评估[M].北京:人民邮电出版社,2004.
[2]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案管理[J].浙江档案,2004(1):30.
[3]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].成都:四川科学技术出版社,1994.
[4]沈蕾.教学评估工作对高校档案工作的影响[J].北京档案,2006(12).
[5]陈蓉,罗迎芬.从学历学位清查中谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报,2006,12(2):235-236.
[6]张晓莉;档案管理工作的现代化[EB/OL].http://www.ccclw.cn/szkj/class/?322.html.
关键词 人才培养水平评估；高职院校；档案管理
中图分类号：G717 文献标识码：B 文章编号：1671-489X(2012)09-0092-03
From Talents Evaluation Importance of Archives Management in Higher Vocational Colleges//Liu Meiping
Abstract Higher vocational college talents evaluation is ministry of education of the occupation college undertakes macroscopically managing, monitoring and guidance of the important initiatives, the healthy and sustainable development of higher vocational colleges plays an important role in promoting. The archives work in higher vocational colleges is the talent level evaluation based. In this paper, through the analysis of the talents evaluation requirements, how to do a good job of archives work in higher vocational colleges offered specific opinion.
Key words talent evaluation; higher vocational colleges; file management
Author’s address Baotou Light Industry Vocational and Technical College, Baotou, Inner Mongolia, China 014035
为了促进高职高专的持续、健康发展，教育部从2004年起正式启动高职高专院校人才培养水平评估工作。包头轻工职业技术学院于2007年11月接受了教育部高职高专院校人才培养工作水平评估（以下简称“人才培养水平评估”），并取得“优秀”成绩，这与学院的档案工作密不可分。在人才培养水平评估体系中，每个指标都需要大量的佐证材料予以论证，而这些佐证材料大多是由原始档案或以原始档案为基础进行加工过的二次文献组成。因此，完整、准确、系统地收集高校档案是搞好评估工作的基础。在人才培养水平评估工作中，档案作为史料最具有说服力，只有档案材料完整、齐全，才能帮助评估专家了解学校的历史发展进程，进行客观、公正、全面的评价，否则评估就会成为无源之水，无本之木。
1 档案在人才培养水平评估工作中所起的作用
高校档案是“高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料”。档案工作是高校的一项重要基础工作，是衡量高校教育教学质量、科研学术水平和管理水平的重要尺度；也是高校各项活动中历史面貌的真实记录，它原样地保留了形成者的亲笔手稿、领导签署、机关和个人的印章，以及当时形成的照片、录像或原声录音，是形成者的原稿、原作、原声、原貌，是高校的宝贵信息资源。这些历史记录可以作为历史真迹的证明，作为考查、争辩和处理问题的依据，为评估专家组了解过去、研究问题、预测未来、科学决策发挥了十分重要的作用。
高职院校人才培养水平评估是根据一定的教育、教学目标和标准，通过系统地收集学校教育的主要信息，准确地反映实际情况，对学校办学水平和教育质量进行客观的估价。在人才培养水平评估工作中，专家组对学校的了解信息主要来源于两个方面：一是查阅由学校提供的各项指标的主要信息的原始材料；二是通过问卷调查、听取汇报、个别访谈等形式收集有关的信息。但要在短短的几天时间里对一所学校有一个全面的认识和了解，主要还是要依赖于查阅档案信息资料。因此，完整、准确、系统的档案资料是搞好人才培养水平评估的基础。无论评估工作程序、组织机构、指标体系如何确定，最终都要凭借大量的档案材料进行分析，才能做出客观科学的评价。
2 在人才培养水平评估中发现档案管理存在的问题
多数高职院校成立的时间都不是太长，档案管理的水平参差不齐，管理制度不够健全完善，而人才培养水平评估不仅是对档案的利用，也是对档案工作的一次检查。高职院校档案部门大多都能提供上级教育主管部门的文件材料和学院校级管理方面文件，但要提供教学和其他方面的文件材料可能就会有些困难。因为，高职院校大多采用《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》进行档案管理，划分为永久和长期保管的档案资料才移交学院档案室保管，而划分为短期保管的档案资料归形成部门保管。如教师的授课计划、任课安排、工作量核算、课堂教学材料、课程进度表、学生实习工作计划、实习报告、社会调查及总结、期末考试试卷及成绩分析等，这些资料均由系或教务处保存，不向学院档案部门移交。而从评估工作来看，这些档案正是学院教学活动的重要记录，在评估资料中占有重要地位，不少院校的这部分档案管理却长期疏于控制和检查。
从教学管理部门看，对这些档案的前身——教学文件的形成有管理不到位的情况，很多教学文件的规范性很差，不仅文件的格式、项目和内容未做到统一规定，而且对工作情况也没有给予足够的重视，致使后来形成的档案不规范、不完整；从档案部门看，多年来，由于这些档案不需要向学校档案部门归档，而高职院校的档案部门通常只是院办公室的办事窗口，没有权力去监督和检查别的部门的档案工作情况，加之档案部门人手少，更缺少对部门档案工作的业务指导；而从实际负责归档的人员看，各系负责这项工作的人员绝大部分时间都花在系部教务日常工作中，兼职档案员只是挂着一个虚名，其实无暇整理档案，而且他们中不少人缺乏档案工作知识，所以档案整理的质量受到很大影响。因此，实际上在很多高职院校这部分档案是长期处于放任自流的状态，而在人才培养水平评估工作中这部分教学档案资料是重要的评估佐证材料。
3 人才培养水平评估和高职院校档案工作密不可分
“以评促建、以评促改、以评促管、评建结合、重在建设”的二十字方针体现在学校迎评的整个过程中，同样也体现在档案管理的整个过程中。
3.1 人才培养水平评估推动高职院校档案工作的科学化、制度化和规范化建设
高职院校档案来源广泛、门类众多，是反映一所学校教育教学秩序、规模、质量、效益等方面的重要背景资料，是实施人才培养水平评估中能够获取的最基本、最准确、最真实的信息。以档案为依据的人才培养水平评估工作，既依赖于档案的完整、系统、准确，同时又推动档案工作的建设。通过人才培养水平评估，可以发现档案工作的各个环节是否符合质量标准和管理标准，如果未达到标准或标准不健全，可以采取相应措施完善档案的工作程序和管理制度，使档案工作的每一个环节和每一个方面都有规范化的要求，从而提高档案工作质量和科学管理水平，充分发挥档案应有的作用。
3.2 人才培养水平评估优化了校级档案，完善了系级档案的建设
按照人才培养水平评估指标体系对教学档案的要求，结合工作实际对档案部门归档范围进行适当调整，扩大系、部二级档案归档内容，建立系、部二级档案保管单位，形成以学院档案室为一级，各系、部档案为二级的教学档案管理体系。学院档案部门要做好系、部档案的监督指导工作，有能力的学校还可以定期对系、部档案工作进行检查、考核，奖优罚劣，促进系、部二级档案管理工作，为教育部每五年一轮的人才培养水平评估工作的顺利进行打下坚实的基础。
3.3 人才培养水平评估加快高职院校档案信息化进程
人才培养水平评估是对高职院校全方位的检查，需要在较短的时间内向评估专家提供大量的关于教学、科研、管理等方面的凭证材料。受评学校如果还是使用传统的管理和服务模式，就不能进行快捷高效的检索和及时调阅各类档案，这将影响评估专家的正常工作。因此，高职院校档案部门要转变思想观念，调整工作思路，跟上信息化、网络化发展的步伐，把档案管理从实物管理向信息管理转变；使档案承载的信息从静态向动态转变，使高职院校档案部门的服务方式从封闭、被动向开放、主动转变；使档案信息的产生、传递、存储与利用形成一个全面、完整、合理的网络信息结构，加快实现高职院校档案的信息化、数字化和网络化，不断提高高职院校档案管理效率，促进高职院校档案工作的快速发展，为高职院校人才培养水平评估工作的信息化、网络化提前做好准备。
4 解决高职院校档案管理与利用问题的途径
4.1 强化档案意识，规范档案管理
每位教职工都必须按照《档案法》的要求，维护档案的完整与安全，从而使并校前散存于各部门或个人手中的一些有重要保存价值的文件材料及时归档。同时，要针对并校前各校档案管理方式、方法不尽相同的问题，及时调研，确定整齐划一的档案管理方法，便于档案的集中保管、利用，以形成档案工作的良性循环。
4.2 加强规章制度建设，提高档案管理的现代化水平
建立健全一套完整科学的档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴别制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料，对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压，客观真正地反映事实。顺应时代的发展，增加资金投入，严格执行现代化管理标准，注重信息的准确性、唯一性，做到划分准确、排列有序、条目清楚、查找便捷。
4.3 合理配备档案管理人员，加强档案工作队伍建设
建设一支忠诚事业、业务精良、结构合理的档案工作队伍，是档案工作摆脱困境的重要保障。为此，首先要建设好档案馆（室）队伍，确保一定数量的专职档案人员，并力求这支专职档案工作队伍在年龄结构、专业结构、业务水平等方面比较合理，便于发挥整体效应；其次要整体推进，大力加强档案网络建设，发挥各部门兼职档案领导和兼职档案员的作用。实践证明，档案工作涉及学校各个方面，仅靠档案部门单枪匹马，无疑是杯水车薪。只有建立稳定的校区档案工作网络，同时采取定性与定量相结合的工作方法及相应的激励措施，提高兼职档案员的工作积极性，才能增强档案工作的向心力。
4.4 确定档案工作目标，使档案工作开展有的放矢
确定档案工作目标，是由于合并高校层次较前相对提高，并校后应根据变化了的新形势，制定新的工作目标和发展战略，使档案工作围绕新目标有的放矢地开展。这里之所以强调合并高校档案工作要实现目标化，一方面是明确了档案工作目标，即明确了档案工作的发展总方向，一则可以根据总目标，不断消除偏离目标的因素，二则可以通过局部优化，使日常具体工作的开展有利于促进总目标的实现；另一方面，明确了档案工作目标，便于加强日常管理，有利于调动档案工作人员的主动性，增强竞争性。为此，合并高校要根据确定的新目标，完善各种配套管理措施，并要注重调查研究，不断总结并完善档案工作中一些根本性的问题，促进档案工作的开展。当今机遇和挑战并存，若不能及时把握机遇，发展的希望便会失之交臂。因此，合并高校档案工作应面对改革的新形势，立足并校后的现实状况，采取有效措施，促进档案工作新的发展。
参考文献
[1]教育部高等教育司.高职高专院校人才培养工作水平评估[M].北京:人民邮电出版社,2004.
[2]刘淑霞.浅谈合并高校干部人事档案管理[J].浙江档案,2004(1):30.
[3]国家教委办公厅.高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范[S].成都:四川科学技术出版社,1994.
[4]沈蕾.教学评估工作对高校档案工作的影响[J].北京档案,2006(12).
[5]陈蓉,罗迎芬.从学历学位清查中谈高校干部人事档案的管理利用问题与对策[J].湖南环境生物职业技术学院学报,2006,12(2):235-236.
[6]张晓莉;档案管理工作的现代化[EB/OL].http://www.ccclw.cn/szkj/class/?322.html.