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0 引言
随着当前人们对电子文件认识的不断深化以及电子文件管理的不断扩展，电子文件管理的重要性也越来越突出。但当前我国对电子文件管理中核心概念认识的随意性比较大、概念上存在着比较模糊的缺陷，导致电子文件认识上存在使用不统一、使用混乱以及使用不规范的现象，严重阻碍电子文件管理的交流与发展。因此，笔者认为，在当前背景下，对“电子文件”的概念、“电子文件管理”的概念以及“电子文件管理系统”的概念等电子文件管理的相关核心概念进行探讨具有非常重要的实际意义。
1“电子文件”的概念
电子文件也叫“数字文件”“机读文件”“数字文档”“计算机文档”等，当前我国关于电子文件的概念的表述如下显示：
①电子文件指的是国家机构、社会组织以及个人在处理相关事务、履行法定职责的过程中，通过计算机来完成各种形式的信息记录的形成、办理以及传输、存储。
②电子文件指的是在数字设备的环境中，将文件通过数码的形式在磁盘、光盘以及磁带等载体上存储，在数字设备上进行文字的阅读、处理以及传送。
③电子文件指的是机关、团体以及企事业单位及其他的单位组织通过计算机以及其他的电子设备来对文字、图像、视频、音频等信息的记录进行办理、传输与存储。
④电子文件指的通过代码的形式来将信息记录于磁盘、光盘、磁带，且依赖于计算机的系统来将文件在通信网络上进行存储和传输。
综合各电子文件概念的相关概述，对电子文件的完整概述表达如下：电子文件指的是机关、团体、企事业单位等相关的组织与个人在履行法定职责或者处理相关的事务的过程中，通过计算机以及其他电子设备的形成、利用、办理和存储，通过通信网络来进行各种形式的信息记录的交换与传输。
2“电子文件管理”的概念
当前国外对“电子文件管理”的相关表述为：根据文件管理的方法与原理，通过计算机软件和设备来对电子信息系统的电子文件进行相应的电子化管理。而我国对“电子文件管理”的表述主要强调覆盖电子文件管理的整体过程，表述为：电子文件管理主要指的是对电子文件生命周期的整个过程进行有效的控制与管理。在这个过程中需要对以下两点进行重点的掌握：
①对电子文件的整体运动进行全面的理解。电子文件的运动主要可以分为形成、交换、办理、归档、移交以及利用、传输、处置等，我国对“电子文件管理”的概念的阐述可以更好地说明电子文件的跨时空运动的特点。
②对电子文件生命周期进行重点的强调。对电子文件生命周期进行重点的强调是电子文件管理的基础，电子文件的生命周期的整体过程包括“电子文件的形成、电子文件的处理、电子文件的最终处置。”
③对电子文件管理的法规进行深入的理解。在我国当前的《电子文件管理暂行办法》中，电子文件的运动主要是分为“形成与办理、归档和移交以及保管和利用”等几个基本的阶段，在对《电子文件管理暂行办法》进行深入了解的基础上，我们将电子文件的管理明确的分为交换、传输以及处置三个主要的环节。
3 “电子文件管理系统”的概念
在当前办公自动化系统以及业务系统的环境下，“电子文件管理系统”主要分为以下两种：“电子文件处理系统”“电子文件归档管理系统”，具体的概念表述如下显示：
3.1“电子文件处理系统”的相关概念
结合相关的理论背景以及我国电子文件处理的现状，“电子文件处理系统”一般表述为机关以及相关的企事业单位用来形成、办理、传输以及交换的计算机信息系统，主要注重的是电子文件的版本固定、业务流传以及现行的效力，主要包括的是办公自动化系统以及各种业务系统。具体来说，对“电子文件处理系统”解析如下：
①用来支持创建、使用以及维护电子文档的自动化系统，目的主要是提高相关组织的工作流程。
②根据相关的政策与程序，并结合相应的自动化技术，将以数字格式存储的信息通过软件进行适当的分配、存储、检索以及使用。
③电子文件处理系统主要是由硬件、软件以及策略、流程组成，可以有效实现电子文件的起草、分发以及追踪。
3.2“电子文件归档管理系统”的相关概念
“电子文件归档管理系统”的概念表述为“为了满足相关的企业、机关等组织对电子文件实行管理的需要而设计的计算机管理系统，以实现业务处理过程中对具有价值的文件实行捕获、维护以及保存。”
①这种计算机管理系统建立在信息数据库与局域网络的基础上，可以对电子文件的录入、审核以及数字化加工等相关的流程进行管理，以实现纸质化档案向数字化管理的转变。
②这个管理系统的功能包括文件使用者以及档案工作者；政策声明、用户指南以及其他相关的文件；专门资料与文件系统的控制与记录；相关的责任分配、权力授予以及程序和做法；系统所必需的硬件、软件以及其他的设备和工具。
4 结语
由以上可以看到，随着信息技术的不断进步以及办公自动化水平的不断提高，电子文件管理的重要性也越来越突出。笔者认为，当前我国电子文件管理的进一步发展，需要我们进一步加强对“电子文件”“电子文件管理”等相关概念的认识，进一步完善“电子文件处理系统”“电子文件归档管理系统”等相关系统的建设，以促进我国电子文件管理的进一步发展。
【参考文献】
［1］朱上林，刘翠红.数字化档案系统中多媒体技术的应用[J].安徽建筑，2010（02）.
［2］徐明友.电子文件形成中的安全管理[J].安徽商贸职业技术学院学报（社会科学版），2010（02）.
［3］王玉超.浅谈电子文件管理中存在的问题[J].安徽文学（下半月），2010（12）.
［4］董中印.浅谈电子文档的原始性和真实性及法律证据作用[J].安徽卫生职业技术学院学报，2009（02）.
随着当前人们对电子文件认识的不断深化以及电子文件管理的不断扩展，电子文件管理的重要性也越来越突出。但当前我国对电子文件管理中核心概念认识的随意性比较大、概念上存在着比较模糊的缺陷，导致电子文件认识上存在使用不统一、使用混乱以及使用不规范的现象，严重阻碍电子文件管理的交流与发展。因此，笔者认为，在当前背景下，对“电子文件”的概念、“电子文件管理”的概念以及“电子文件管理系统”的概念等电子文件管理的相关核心概念进行探讨具有非常重要的实际意义。
1“电子文件”的概念
电子文件也叫“数字文件”“机读文件”“数字文档”“计算机文档”等，当前我国关于电子文件的概念的表述如下显示：
①电子文件指的是国家机构、社会组织以及个人在处理相关事务、履行法定职责的过程中，通过计算机来完成各种形式的信息记录的形成、办理以及传输、存储。
②电子文件指的是在数字设备的环境中，将文件通过数码的形式在磁盘、光盘以及磁带等载体上存储，在数字设备上进行文字的阅读、处理以及传送。
③电子文件指的是机关、团体以及企事业单位及其他的单位组织通过计算机以及其他的电子设备来对文字、图像、视频、音频等信息的记录进行办理、传输与存储。
④电子文件指的通过代码的形式来将信息记录于磁盘、光盘、磁带，且依赖于计算机的系统来将文件在通信网络上进行存储和传输。
综合各电子文件概念的相关概述，对电子文件的完整概述表达如下：电子文件指的是机关、团体、企事业单位等相关的组织与个人在履行法定职责或者处理相关的事务的过程中，通过计算机以及其他电子设备的形成、利用、办理和存储，通过通信网络来进行各种形式的信息记录的交换与传输。
2“电子文件管理”的概念
当前国外对“电子文件管理”的相关表述为：根据文件管理的方法与原理，通过计算机软件和设备来对电子信息系统的电子文件进行相应的电子化管理。而我国对“电子文件管理”的表述主要强调覆盖电子文件管理的整体过程，表述为：电子文件管理主要指的是对电子文件生命周期的整个过程进行有效的控制与管理。在这个过程中需要对以下两点进行重点的掌握：
①对电子文件的整体运动进行全面的理解。电子文件的运动主要可以分为形成、交换、办理、归档、移交以及利用、传输、处置等，我国对“电子文件管理”的概念的阐述可以更好地说明电子文件的跨时空运动的特点。
②对电子文件生命周期进行重点的强调。对电子文件生命周期进行重点的强调是电子文件管理的基础，电子文件的生命周期的整体过程包括“电子文件的形成、电子文件的处理、电子文件的最终处置。”
③对电子文件管理的法规进行深入的理解。在我国当前的《电子文件管理暂行办法》中，电子文件的运动主要是分为“形成与办理、归档和移交以及保管和利用”等几个基本的阶段，在对《电子文件管理暂行办法》进行深入了解的基础上，我们将电子文件的管理明确的分为交换、传输以及处置三个主要的环节。
3 “电子文件管理系统”的概念
在当前办公自动化系统以及业务系统的环境下，“电子文件管理系统”主要分为以下两种：“电子文件处理系统”“电子文件归档管理系统”，具体的概念表述如下显示：
3.1“电子文件处理系统”的相关概念
结合相关的理论背景以及我国电子文件处理的现状，“电子文件处理系统”一般表述为机关以及相关的企事业单位用来形成、办理、传输以及交换的计算机信息系统，主要注重的是电子文件的版本固定、业务流传以及现行的效力，主要包括的是办公自动化系统以及各种业务系统。具体来说，对“电子文件处理系统”解析如下：
①用来支持创建、使用以及维护电子文档的自动化系统，目的主要是提高相关组织的工作流程。
②根据相关的政策与程序，并结合相应的自动化技术，将以数字格式存储的信息通过软件进行适当的分配、存储、检索以及使用。
③电子文件处理系统主要是由硬件、软件以及策略、流程组成，可以有效实现电子文件的起草、分发以及追踪。
3.2“电子文件归档管理系统”的相关概念
“电子文件归档管理系统”的概念表述为“为了满足相关的企业、机关等组织对电子文件实行管理的需要而设计的计算机管理系统，以实现业务处理过程中对具有价值的文件实行捕获、维护以及保存。”
①这种计算机管理系统建立在信息数据库与局域网络的基础上，可以对电子文件的录入、审核以及数字化加工等相关的流程进行管理，以实现纸质化档案向数字化管理的转变。
②这个管理系统的功能包括文件使用者以及档案工作者；政策声明、用户指南以及其他相关的文件；专门资料与文件系统的控制与记录；相关的责任分配、权力授予以及程序和做法；系统所必需的硬件、软件以及其他的设备和工具。
4 结语
由以上可以看到，随着信息技术的不断进步以及办公自动化水平的不断提高，电子文件管理的重要性也越来越突出。笔者认为，当前我国电子文件管理的进一步发展，需要我们进一步加强对“电子文件”“电子文件管理”等相关概念的认识，进一步完善“电子文件处理系统”“电子文件归档管理系统”等相关系统的建设，以促进我国电子文件管理的进一步发展。
【参考文献】
［1］朱上林，刘翠红.数字化档案系统中多媒体技术的应用[J].安徽建筑，2010（02）.
［2］徐明友.电子文件形成中的安全管理[J].安徽商贸职业技术学院学报（社会科学版），2010（02）.
［3］王玉超.浅谈电子文件管理中存在的问题[J].安徽文学（下半月），2010（12）.
［4］董中印.浅谈电子文档的原始性和真实性及法律证据作用[J].安徽卫生职业技术学院学报，2009（02）.