[摘要] 随着国际化竞争的日益激烈,世界上许多先进企业都已开始走上外包路线,将一些无法创造营业额或无法提供向高级发展机会等项目外包出去。可以说,外包已成为现代企业市场竞争的重要手段,而外包成功与否取决于其外包时采用的手段与策略。本文着重于如何对人力资源管理外包准备阶段、执行阶段、结束阶段等操作流程当中的风险进行识别,进而提出了人力资源管理外包风险的防范对策。
　　[关键词] 人力资源管理 外包 流程风险 识别
　　
　　随着国际化竞争的日益激烈,世界上许多先进企业都已走上了外包之路,将一些无法创造营业额或无法提供向上发展机会等项目外包出去。可以说,外包已成为当前企业市场竞争中的重要手段,而外包成功与否取决于其外包时采用的手段与策略。人力资源管理外包,是指将企业内部人力资源部承担的工作职能,包括人员招聘、工资发放、薪酬方案设计、保险福利管理、员工培训与开发等,通过招标的方式,签约付费委托给专业从事相关服务的外包商的做法。风险无处不在。人力资源管理外包当然也存在着一定的风险。控制风险在于事先防范。风险识别无疑是人力资源管理外包风险控制至关重要的环节。
　　1.外包准备阶段的风险识别
　　外包准备阶段要求人力资源管理人员学习掌握丰富的人力资源管理外包理论知识,并且做详细的总结、分析,结合自身企业的人力资源现状,做出决定将哪些人力资源管理职能外包。这一阶段的风险做一下几个方面分析:
　　 第一,人力资源管理外包规划不合理,目标不明确。各个企业对于人力资源管理部分职能外包的目的不完全相同,但是有两点是共性的就是节约人力资源达到减低成本;其二就是将事物性人力资源部门转换为战略性部门。如果没有根据自身企业的发展情况,制定出合理的战略规划,盲目采用“拿来主义”目标不明确,动机不清晰,追求管理的时尚,使外包失去意义,反而增加了企业营运成本。
　　 第二,外包的动机与外包项目的选择不一致。外包项目的选择是外包决策过程中的重要环节。在明确外包动机基础上对外包项目进行选择,可降低企业人力资源管理成本。许多中小企业在做外包决策过程中,未结合外包动机,在选择外包项目时出现将原本由自己做成本更低的业务外包出去,违背了降低人力资源管理成本的初衷,造成动机与决策的相违背。
　　 第三,信息不对称。企业与外包商之间是委托与代理关系,造成双方的信息对称。正是由于信息的不对称,所以就更易产生风险。主要风险为逆向选择风险和道德风险两种。外包商为了能够争取到更多的业务,有可能提供不充分或虚假的信息给外包企业。同时,企业必须通过花费更多成本去掌握外包商的真实资信和技术水平。
　　 第四,缺乏与企业员工的沟通。人力资源管理部分职能外包,不管是对企业还是对员工来讲都是一次变革。与其他业务外包相比,人力资源外包对员工的影响是最大的。因此,外包确定后,企业就必须预先做好员工的思想沟通和企业内部宣传,并且取得员工的认同和支持。如果得不到员工的支持,员工的工作积极性会受到严重的影响,且会对人力资源外包产生抵触。员工的抵触情绪会使企业内部发生矛盾和冲击,影响企业的生产经营和发展。
　　 第五,相关法规建设不完善,重要信息缺少有效保护。企业对外提供人力资源外包时,须向外包商提供相关的资料。这对公司内部资料的保密存在一定的风险。外包商可以通过外包的方式获得公司提供的资料,对公司岗位设置、描述及技能需求进行全面了解,进而更深层次的了解公司人力资源管理的信息,其中难免会包含企业的商业机密。在我国目前尚未对外包行业制定相关法律来规范市场的情况下,企业的商业机密则依赖于外包商的信誉。如果碰到信誉不好的外包商,在利益的诱惑下极有可能对竞争对手泄露商业机密。这样将使公司失去人力资源的竞争优势,对公司造成巨大的人才损失。
　　2.外包执行阶段的风险识别
　　确定外包服务内容后,下一步就是选择外包服务商。根据外包内容明确权利和责任后,确立其双方关系。一旦外包服务合同签订后,外包企业就要将外包服务职能移交给外包商。外包企业就开始转入对外包商的绩效考核评估、沟通、协调。这阶段存在以下几个方面问题:
　　 第一,选择外包商。首要的是要选择一家优质、适合外包商。但是由于双方信息不对称的存在,造成外包企业没有准确的掌握外包商的真正资信情况。许多外包商重视外部的宣传,造成形象与实力相差较大,或者外包企業在评估机制出现问题,没有掌握真正的信息,错误的选择了外包服务商,给企业造成巨大的损失。
　　 第二,双方的文化融合。企业文化建设和融合影响着企业整体战斗力影响着企业的发展,人力资源管理部门又是建设企业文化的重要部门之一。如果把企业文化相关的人力资源管理职能外包,就必须要求外包服务商了解外包企业的文化。业务外包涉及到双方企业文化的融合。如果双方企业文化差异较大或者企业文化传递失真,导致企业形象的冲突、冲击,进而使人力资源管理外包的失败。
　　 第三,外包合约的商谈与签订。外包企业在商务合同谈判时,需要外包企业掌握丰富的外包理论知识,否则就处于不利地位。如果外包企业不想在外包业务上花费巨大精力和时间,会使外包企业在签订供需合同时,就只根据外包商提供项目和条款进行草率商谈,或者没有根据实际业务的需求对合同细节协商,就签订了外包合约。由此可能造成外包服务的质量下降甚至失效。
　　 第四,外包过程中权利、责任的分担。虽然人力资源管理部分职能外包,但是外包并不能使企业完全脱离。同样外包企业还是需要承担相应的责任和履行管理权利。同样外包商承担了外包企业的部分人力资源管理职能,所以外包商业要在规定的合同协议内承担责任、权力、义务。随着双方合作的深入,双方的利益、责任、权力与实际合同中规定存在差距。责权不清晰使外包工作职能不能正常运行,给合作双方造成损失。
　　 第五,丧失学习新技术、新知识的能力。当企业将人力资源管理职能外包后,短期内企业可能会取得竞争优势,获得利益,但是随着企业的成长,在新领域的开拓和未来核心能力构建方面因外包而丧失拓展的机会。比如与企业生产经营存在密切关系的,同时又属于人力资源管理工作之一的员工技能培训。员工技能水平与素质的高低直接影响企业的生产经营水平。如若外包给其他专业公司,企业将失去内部学习与提升的机会。同时人力资源管理职能外包,势必改变企业内部人力资源管理人员的职责,由原先的直接管理转变为协调外包服务。工作职责的改变将影响管理人员对人力资源管理理论的关注与实践,导致企业失去该项职能发展的机会。倘若突然出现外包活动的终止,将对企业独立开展人力资源管理造成巨大影响。
　　 第六,对环境变化反应迟缓。人力资源管理的重要作用之一就是及时的掌握外部环境并且找寻和发现外部机会、机遇,根据公司业务发展制定出不同的战略部署。部分人力资源管理职能外包势必需要外包企业和外包商进行长期的沟通协调。由于沟通和协调需要花费时间,造成信息的传达和吸收失误和失真,使其企业对外部环境的变化反应不及时,给合作双方造成不必要的损失。
　　 第七,潜在的高额成本支出。人力资源管理部分业务预算进行外包后,需要花费大量的时间、精力辅导和帮助优质、合格的外包商,了解企业的企业文化及企业其它方面的需求,促使外包商能够制定针对性适合外包企业的服务方案。同样由于外包企业与外包商处于合作、供需关系,就必须花费大量的精力协调外包商的关系,促使其外包商稳定。协助、辅导、协调外包商就必须花费一定的成本。
　　3.外包结束阶段的风险识别
　　在通常情况下,随着外包合同的到期,企业会根据合同期内承包的效果做出以下选择:根据该外包商在合同期内所履行职责的情况来选择放弃外包或者更换新的外包商,或者,在合同期内企业获得了较好的利益,因而选择与原外包单位继续合作或者扩展外包业务的范围。单纯的放弃或退出外包也无法避免外包所潜在的风险,主要体现在以下几点:
　　(1)因工作交接存在的弊端加大企业对人力资源管理的难度
　　外包合同结束后,如果企业放弃外包或者重新选择新的外包单位,都要面临严重的人员流失问题。这一阶段对企业的生产是很不利的。企业要重新配备相关的技术人才、车辆、仪器等,要重新培养新的管理人才,重新将原外包的业务纳入企业的营销价值链当中。
　　(2)合同到期后,原合作单位不履行该尽的义务
　　外包合同到期后,原合作单位要将其所承包的项目交还给企业。在移交的同时,为了不中断生产,部分工作没有办法交接清楚,会导致当前的生产项目的责任谁来承担得问题。如果在外包合同中没有明确交接过程因工作延续而产生的责任的承担问题,导致交接工作无法有序的进行,同样会给企业带来管理上的混乱。
　　总之,企业在考虑和选择将人力资源管理业务实行外包时,务必要对企业自身的情况、当前外包市场的情况、外包商的具体情况(包括执行能力、信誉、职业道德、品行等)等要有一个翔实的了解,并针对以上所要了解的情况做一份科学、真实、有效的相关报告,以此来作为评估或选择的依据。切不可仅评一己之意或盲目跟风将企业掷入风险之中。这样将有可能给企业带来更多的本可避免的风险与问题。