去库存难点:应收账款管理四宗罪应对策略

来源 :中国机械·装备制造 | 被引量 : 0次 | 上传用户:shizex
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  企业如何去库存是个重要课题。为提升产品销售量,很多企业采取赊销手段让利于客户,使得应收账款增多、坏账增加,现金的回流速度降低,甚至出现资金链断裂的现象。
  D公司是一家规模化的制造型企业,致力于数控机床领域,至今已稳步发展了十几年。在行业激烈的竞争角逐中,D公司不断扩大自己的生产规模和销售规模,销售记录不断被打破,应收账款增速也大幅度上涨,长账龄的应收账款比重加大,回收速度减慢。种种迹象表明D公司的应收账款管理已经存在严重的问题,成为企业经营之“罪”。
  一 宗罪管理责任不明确
  D公司市场部门和财务部门对应收账款都有交集,但责任的界定却并不是很明确。市场部门主要负责争取客户资源,和客户对接签订合同,并在财务人员要求其催收欠款时负责跟踪欠款回收,但不负主要责任。
  财务部门主要负责会计核算,比如,对应收账款的确认和计量、分析应收账款账龄、核销已发生的坏账、确认最终应收账款账面余额等。发现长账龄欠款时及时提醒并协助销售人员追收欠款。财务部门更多的是关注事后管理,即在应收账款产生之后对应收账款账面的单纯计量,这种管理具有严重的滞后性,无法起到防止和控制的作用。
  另外,应收账款日常定期对账也是非常必要的,定期对账不能落实可能造成客户延迟还款,如果金额出现差错而不能及时发现改正,也会对最终回收欠款产生不利影响。公司财务部门有权利对市场部门签订的合同进行审核,但实际中,财务人员并不会去看销售合同具体内容,只是在合同上加盖公司财务章,并不能起到有效监督作用。
  解决策略:明确管理职责
  公司目前的组织结构没有信用管理部门,可以在目前的机构设置基础上将客户信用管理暂时放在市场系统中,为了跟市场总部区分开,可以在市场系统下设立二级部门——信用部。
  各自主要职责
  市场部
  (1)确保销售合同中的权利与义务条款符合法律规定以及公司要求,同时核对金额,查看是否有重大事项的遗漏;
  (2)在合同撕亍过程中,进行全面跟踪,看双方是否按照合同要求严格执行;
  (3)收集客户信息,建立并备份客户档案,调查客户资信情况;
  (4)根据客户资信情况制定相对应的信用政策;
  (5)对客户信用科学评分根据评分对客户信用划分等级,不同等级制定不同的信用额度,综合评估客户,并进行后续跟踪;
  (6)在需要通过法律途径回收账款时,提交有关合同文件配合相关工作。
  财务部
  (1)负责应收账款的计量核算,对应收账款的账面价值监控;
  (2)负责在规定时间内对应收款项和坏账进行综合分析并向上级汇报;
  (3)当坏账发生时对坏账做财务处理;
  (4)定期与客户核对金额,留存备份沟通文件、电话记录和函证资料等;
  (5)配合其他部门相关管理工作尤其是市场部的催收工作;
  (6)负责问题账款案件的诉讼工作。
  市场部
  (1)搜集客户基本信息以及调查其资信情况,采集客户市场信息及时向公司反馈,搭建基于客户的市场信息库并做相应的维护工作;
  (2)整理和采集客户债权债务的相关信息资料并备份;
  (3)负责应收账款的回收工作;
  (4)严格按照合同要求实施,将未按时还款或者逾期时间过长的客户情况汇报给公司,并提出处理建议;
  (5)在需要通过法律途径回收账款时,提交合同等相关文件配合诉讼工作。
  销售部
  (1)与客户签订合同,和客户沟通权利与义务的界定;
  (2)及时更新客户资料库,将信息反馈给公司;
  (3)按时回收应收账款,并监督和维护;
  (4)应收账款有不良情况时立刻反馈至财务部,发现客户经营情况恶化时丑速向信用部反映;
  (5)解决客户账款问题.负责搜集诉讼的有关客户资料;
  (6)整理收集并备份客户的债权债务相关资料。
  二宗罪 催收制度不合理
  首先,催收人员不明确。D公司没有明确规定,应收账款的事后追回是由销售人员还是财务人员负责,一般情况下是销售人员负责,但是公司并没有制定完整的催收程序,也没有采取措施保障欠款收回。
  其次,没有妥善保管催收凭证。在催收客户归还账款时需要出示相关收据,凭证丢失或信息不完善,很有可能就会成为客户拒绝还款的理由。D公司经常出现因为工作人员失误发票在传递中遗失的情况,也出现过因为长时间滞留票据忘记挂账的状况。
  最后,催收方式不正确。针对不同的情况应该采取不同的催收方式,但D公司并没有明确规定催收方式,当销售人员催收失败时也并没有专门的催账机构及法律诉讼来催收。
  解决策略:加强事后催收账款
  当客户没有按时还款时,催收人员需要及时催收,但也要讲究催收技巧,催收程序步骤要清晰,这样才能提高效率。针对客户的不同情况,催收的方式也不一样:客户信用正常没有违约记录的,采用一般催款方式:客户恶意延期还款的,就采用强制催款方式。针对客户反映的强烈程度,D公司可分别采取以下方法催收。
  1.对接的销售人员催收。销售人员上门催收是一般的催收方式,多用于客户还款时间逾期不长的情况。采取这种方法的原因有两点:一是客户在下订单和签合同时一直都与当时的对接人员洽谈,由该工作人员上门催收账款更容易被客户接受。二是对接的销售人员是当事人之一,对自己接手的工作比较熟悉,对之前谈的条件也比较了解,能夠直接进入主题,和客户沟通时不会因为信息不对称而招致反感。
  2.信用部门催收。对接销售人员没有催收成功时,公司信用部应出面解决。信管部是调查客户资信情况的部门,对客户各方面了解得比较全面,容易找到客户的优缺点,必要时可以找到客户的弱点作为换取条件,从而追回货款。这种方式风险比对接销售人员催收的风险大。   3.借助专门的要账机构。在正常的催款没有结果时可以考虑相对强硬的手段,通过支付佣金的方式依靠要账机构要账。这种方式成本高,建议在欠款金额比较大而且有较大把握收回欠款的情况下采用,并尽量减少开支。
  4.法律诉讼。诉讼是强制手段,这种方法优点在于追回欠款的几率大,但是成本也比较高,而且采用法律途径还款的客户基本都是经营出现问题,确实没有资金还款的。所以诉讼之前信管部门要对客户做深入的调查,如果对方确实已经无力偿还可以放弃起诉。
  总之,加强应收账款管理对机床企业的进一步发展具有重要意义。广大机床企业应不断完善应收账款管理机制,加快对货款的回收力度,盘活企业现金流,使企业步入良性可持续发展的轨道。
  三宗罪 合同管理制度不完善
  按照公司规定,销售人员要与客户签订销售合同。但是其公司并没有制定完善的合同制度,也没有严格按照合同执行,销售人员经常会降低标准,甚至不签订销售合同,公司的合法权益也就失去了法律保障。一旦客户没有及时还款或者没有偿还能力,公司只能将这笔账作为坏账来处理,最终由于合同制度不完善带来的风险全部转嫁给了D公司承担。
  举个例子,D公司规定对于先发货后收款的业务,增值税专用发票开票的前提是必须拿到汇款单。但日常工作中很多客户会要求先开具增值税发票。销售人员为了维持与客户的关系经常提前开票,而其销售合同中并未增设相关保护条款。客户一看没有了约束条件就会延长还款时间,造成该笔账款长期留在账面上成为坏账。
  解决策略:完善合同管理制度
  1.制定标准版本合同。首先应将结算方式、信用条件、还款日期等列入销售合同,并在格式上要求符合规范的署名,且明确规定惩罚措施、违约责任、违约赔偿金,以及合同发生变更时货款的回收时间和方式等。然后交给公司的信用部,由相关法律人员进行审核,不合理的地方退回修改,反复改正之后确定最终的合同版本,作为公司的标准合同来执行。客户认为有不合理或者侵犯客户合法权益时,可以向公司提出申请重新审核。
  2.结算条款和方式。不同结算方式的主体不一样,存在的信用风险也不一样,公司要尽量选择利于自己的结算方式。因此在合同中要明确规定采用哪种结算方式来偿还账款,但是也要具备一定的灵活性原则。例如,在合同中规定某客户的结算方式为银行汇票,按照规定不能改变,客户应严格按照合同要求执行。但是在出现特殊情况致使客户银行汇票付款有困难时,可以向信用部门反应,经过核实,可允许客户改变结算方式。另外需核查客户是否有不良记录在案,判断其是否有恶意拖延时间的嫌疑。
  3.存档、跟踪管理。在销售合同签订完成后,将合同交给信用部审核,审核通过后将原件留在信用部存档,销售人员保管备份合同。信用部及时跟踪合同的执行情况,按照合同中规定的购买方义务要求来监督,把生成法律效力的文字作为监督标准,并安排专门人员负责,将合同中规定的约束条款录入客户信用管理系统中,用于及时了解客户还款情况。同时将该部分信息同步传输到客户相对应的应收账款系统中。若客户还款超过规定时间系统就会做出提示,便于跟踪了解客户的支付情况和执行情况等。
  4.惩罚、保护措施。应在合同条款中明确指出违约后果,用法律保护企业的合法权益。比如,明确指出违反规定结算日期应当承担的后果:条约规定客户被允许的付款时间是60天,现金或者银行汇款方式支付。如果在这个规定时间内客户没有按时还款,超过30天仍未收到款项,公司会以催款函的形式通知客户,并规定在从超过付款之日第一天起,每天按照欠款金额的0.2%缴纳滞纳金。通知客户后仍未还款的,则采取诉讼权利,通过法律途径实施追索权。由于向法院起诉需要一定的诉讼成本,要结合欠款金额的大小综合考虑是否诉讼,但是合同条款里必须要加入该项条款,以警示客户明确违约责任。
  四宗罪 员工专业素质低及考核误区
  D公司的财务人员、销售人员、行政人员基本都是大专学历以下公司的应收账款管理主要就依靠这些人员。而应收账款管理需要很强的专业性,他们又有自己的本职工作需要投入大量精力,故而很難将应收账款管理工作做好。因此,员工素质不高也是D公司应收账款持续增多、坏账增加的原因之一。
  其次,销售人员的考核激励制度和应收账款的回收质量有着密切关系,考核激励制度不应仅将销售额作为考核指标,应收账款回收金额也是考核因素。而D公司的考核体系更多的是注重销售额完成的情况,销售人员的工资直接与完成的任务量有关,没有达到业绩标准要扣工资甚至免职,对于应收账款回收金额、应收账款周转率等指标则没有考核。这就造成销售人员盲目销售导致应收账款过多。
  解决策略:针对性培训并完善绩效考核
  为了使D公司市场部、财务部、信用部的所有员工都了解应收账款管理的相关知识,可以对其进行业务培训,而且要有针对性的培训。比如,针对市场部的销售员和信用部人员进行货款催收技巧的培训,有针对性的培训能够节省时间和劳动成本,也能让员工高效率掌握知识,为业务的进展提供科学依据。另—方面,要提升工作人员在销售和收款环节对票据和发票的判断能力,避免低级错误带来不必要的风险。
  对销售人员的考核机制需加上应收账款回收金额、应收账款周转率等相关指标。但是考核指标要控制在合理范围内,不能过度依赖应收账款相关指标,如果难度系数太大,反而会打消员工追回货款的积极性,应该在保证企业完成绩效目标的前提下使员工利益最大化。
  可以将激励与考核机制设置为:按应收账款账龄或者应收账款逾期天数为标准来计算,把账龄分为不同的区间,再结合公司应收账款金额的具体情况和公司薪酬的状况来设计相应的比例,在不同的区间按不同的比例扣除薪酬。该措施是为了引导与应收账款管理相关的部门正确合理运用信用管理,将信用额度控制在合理范围内,从而降低企业发生坏账的风险,实现公司利益最大化。
  覆膜设备商康得新:巨额应收账款令公司经营承压   薛彦文
  6月1日,康得新股票跌停。自此以后,公司不断发布各式公告,包括与大型央企签订协议、筹划重大资产重组、發行股份购买资产等,最终结果就是——公司股票一直停牌至今。
  康得新近日发布公告称,因受到国际政治环境因素影响,对之前公布的重大资产重组方案(以不低于22亿美元现金收购一家海外高分子材料平台企业)进行调整,调整后的方案尚不能确定是否构成重大资产重组。公告还称,公司股票将于8月27日起继续停牌。
  上市公司长期持续停牌,会使投资者交易权严重受损。事实上,深交所曾对康得新的停牌下发过多份关注函,要求公司缩短停牌时间,维护投资者正常交易权利。 康得新成立于2001年,公司主要从事预涂膜及覆膜等机械设备的开发、生产及销售。2010年,公司在深交所上市。
  上市后,康得新业绩增长迅猛。2010年,公司总营收为5 24亿,同比增长51.41%:净利润为7009.25万,涨幅为51.51%。
  此后几年,公司业绩表现都很亮眼。据统计,十年时间(2008年—2017年),康得新总营收由2.6亿增长到117.89亿;净利润则由2861万,猛增到24.74亿,涨幅高达85,47倍。图1为康得新历年总营收与净利润走势。
  此外,康得新业绩的爆发式增长并不是通过外延式并购实现的,而主要是以内生性成长为主。
  在此背景下公司股价不断上涨。2010年—2017年底,其股价涨幅高达20倍以上;成为A股名副其实的白马股。
  然而,今年上半年,康得新业绩突然大幅减速。据财报,2018年上半年,公司总营收为72.41亿,同比增长19.18%:净利润为15.13亿,增幅为20.58%。而在今年一季度时,其营收与净利润增速还都在30%以上。
  更值得关注的是,康得新经营性现金流的大幅减少。今年上半年,其经营活动产生的现金流量净额为6.35亿,与上年同期相比,暴跌63.86%。康得新称,经营活动产生的现金流量净额比上期大幅减少,主要是由于公司此前为了抢占市场和客户,放宽了客户的信用期,2017年上半年正常收回,导致该年基数较高所致。
  不过,从财报来看,康得新今年上半年很可能也存在着放宽客户信用期的行为。截至2018年6月底,公司应收账款为64.33亿,与2017年底相比,涨幅为45.9%;这一数字远高于同期营收增速。图2为康得新历年应收账款走势。
  而康得新放宽客户信用期的行为,正使其风险日益暴露。今年上半年,康得新资产减值损失为1.35亿,而上年同期为-2540万(减值损失转回),康得新称,资产减值损失主要是由于公司应收账款增加,坏账准备计提所致。支出大涨五成,巨额货币资金曾遭监管问询。
  业绩下滑与巨额应收账款使公司偿债能力承压。据财报,截至2018年6月底,公司账面货币资金为167.81亿,占总资产的比例为45.74%。然而,同期,公司有息负债(短期借款+长期借款+应付债券)却高达110.84亿。上半年,康得新利息支出3.67亿,与上年同期的2.34亿相比,大涨56.89%。
  截至2018年6月底,公司第一大股东康得集团(康得投资集团持股24.05%)已将77733 76万股股份质押,占其所持股数的91.29%。今年8月,康得新再次发布公告称,康得集团又质押了公司部分股票,质押率已进一步上升。
  持续停牌已对康得新产生了负面影响,穆迪将康得新公司评级由Ba3下调至Bl。
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