档案是人类各种社会活动的直接记录，它是机关、组织、企事业单位和个人在从事社会管理活动中形成的具有保存价值的文件材料。在档案的形成过程中，整文归档是档案工作的基础，也是最前沿的工作，只有整文归档工作的顺利进行，才会使整个单位的档案工作能够有序的进行。因此，我们应当重视整文归档工作，及时收集日常工作中形成的、办理完毕的文件材料，做到随办随归、妥善管理和归档。通过近几年对整文归档工作的实践和了解，如果重视文件资料的平时积累，把好“七关”，即签阅关、登记关、收集关、检查关、整理关、录入关以及保存关，就有利于归档文件的齐全完整，又能使年终的整理归档工作变得十分轻松。
　　1签阅关
　　在日常的档案整理归档中，分为上级部门或平级部门的来文和单位内部的下发文。对于来文，根据需要要附上《文件处理笺》，所有的来文都由办公室提出初步意见和处理方案，供领导批办参考。由主要领导进行批示后，交由具体承办部门进行落实，并将处理结果进行简要的注明。这里需要注意的是，批办意见要明确、具体、简洁，前后一致，并规范地书写在《文件处理笺》的批示栏内，同时，指示人以及承办人的姓名与日期都要写清楚。有了这些，一份完整的来文才能归档。
　　对于单位内部的下发文，领导的签阅是对文稿的最后审定，要清楚的签注批示意见、姓名、日期等。公文签发后，公文的草稿即为定稿，公文即可据此生效。
　　在整文归档时，要仔细地检查签阅内容的完整性，同时也要注意不能使用“三色笔”，以保持档案的完整性。
　　2登记关
　　收发文件的登记是文件来往的必经关口。对市政府及市城建委的来文、外单位的来文以及内部文件等均逐件登记，登记的内容一般包括收发文顺序号、收发文日期、来文、发文机关、来文和发文字号、来文和发文标题或摘要、份数 、承办单位、承办人等项目。上级部门的文件经领导签批处理完后，及时进行登记归档；单位内部的文件从加盖印章开始就进行登记，做到每一份文件都清清楚楚，有据可查。
　　3收集关
　　及时收集是确保归档文件齐全完整的关键。这里所说的文件的收集必须是办理完毕的文件材料，并且是有查考利用价值的。根据国家档案局的有关规定，重份文件；无查考、利用价值的事务性、临时性公文；未经领导审阅、签发的未生效的文件；公文起草人为撰写公文而收集的素材公文；与本单位工作活动无关的抄关类公文都可以不用归档。
　　整文归档工作一般按年度进行，但在近几年的档案整理过程中，发现这项工作不一定要等到每年年终才开始着手。要重视平时的收集，对办理完毕、属于归档范围的文件材料，可以采取办完一件收集一件的方法，特别是公文，每份文件的正件与附件、印件与定稿件、请示与批复、转发文件与原件等要完整成一套；对于单位的文书档案来说，从留存的文件开始就装入三角袋，标明页数和日期，及时形成归档文件，这样就使文件在最开始就保持它的完整性。如果不及时归档，很多文件就会丢失，有时就不能全面地反映一个单位的活动。在我们的日常工作中会遇到一些需要去查阅以前档案的情况，比如，一条道路路灯的改建，需要了解这条道路路灯以前的地下管线的分布，如果以前的档案整理过程中没有将分布图或特殊地说明及时归档，就会影响到工程的施工进度，也大大降低了档案的利用价值。因此，把好整文归档的收集关是衡量档案工作的重要标准。
　　4检查关
　　对收集起来的各种文件材料，进行认真检查也是十分必要的。一是要检查文件的有效性。同一事由的文件是否办理完毕，从主要领导的签批到具体办事人的签字都要在文件的处理件中反映出来；单位的自行文件也要按程序进行签阅和处理，才能形成有效的文件。二是要检查文件资料的完整性。检查原文件材料及其处理结果资料是否完整。例如，一些上级部门的来文，需要单位作出答复的或提出意见的，原文和报告必须同时归档；单位的发文是否有底稿，底稿是否有领导签发，成文年、月、日是否完整，文件的落款日期是否与领导最后签批时间一致。三是要检查从上级下发的催要材料的通知、函，单位上报的各种专题材料和一次性报表是否齐全。把好检查关，对于提高档案质量，保证归档文件的齐全，避免归档文件的重复和遗漏，都有积极作用。
　　5整理关
　　在整文归档过程中，整理是一个相对独立的工作环节。不经过整理，任何档案都无法进行有效的保管，更无法进行有效的利用。它是档案收集以后提供利用发挥作用的前提条件之一，通过档案的整理，可以进一步了解和检查档案收集工作的质量。在我们的日常档案收集整理过程中，严格按照《湖北省归档文件整理实施细则》和新修订的“三合一”制度要求，遵循“归档文件整理应当遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”的原则，对各种门类和载体的档案进行了科学分类整理。如：来文、信息简报、综合考核通报、安全生产统计等，每月定期分门别类存放整理，这些文件就可以遵循“随办随归”方法，到了年底自然形成卷。其它留存的文书档案则按照单位的《“三合一”制度》的内容，准备出党群类、行政类、业务类的档案盒，随时进行分类，一个月向档案室进行归档；档案员再根据10年、30年与永久的期限，再次进行初步分类。把好了这一关，会使整个整文归档工作变得轻松。
　　6录入关
　　随着信息时代的不断发展，档案管理以手工管理为主的传统手段正在向利用现代先进技术手段和方式、方法过渡。档案信息的检索利用网络化，极大地提高了档案管理的应用水平和利用质量，为档案的电子信息化铺平了道路。从这个角度来讲，把原始档案的录入关口也是十分重要的。档案的全文扫描是一项十分繁重的工作，将现有的文件扫描成图片存入电脑，与数据库进行挂接，从而使整个室藏档案文档一体化，提高了档案检索速度。在档案利用上，我们想查阅的内容可以直接在电脑里找到，不用去库房进行一一查看，省时省力。把好这一关口，既节省大量人力和时间，给我们档案利用工作带来方便，又提高了工作效率。
　　7保存关
　　档案在社会活动中不断产生，但随着时间的推移，受各种因素的影响，它又处在不断损毁的过程中，我们就应该尽可能最大限度地延长档案的寿命。档案保存要贯彻“以防为主，防治结合”的原则。要有适宜保存档案的库房和切实可行的档案“八防”（防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温，防虫蛀、防鼠咬）措施。为了科学地管好档案，需要对档案室的各个库房及库内的柜、架进行编号，有利于正确反映档案的存贮位置，便于日常管理和提供利用。
　　以上只是在整文归档过程中的一点肤浅认识，通过做好基础性的整理归档工作，把好整文归档的各个关口，相信档案工作将不再是繁琐的事情。