ERP项目高层大力支持的冰火两重天

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  本文通过两个案例介绍了高层支持对ERP项目的影响。ERP项目实施需要高层的大力支持,但在推进ERP项目实施的过程中需要使对力。从本文的两个案例中可以看到同样的支持,有不同的项目结果。
  
  把项目往“冰窖”里推
  
  G公司在2009年完成了全集团的信息资源规划,并于当年启动了ERP项目实施的工作,公司的董事长兼总裁H总挂帅担任ERP项目小组组长,希望能把ERP项目做成功。
  H总在做ERP项目之前,了解到在企业管理与信息化管理领域做得最好的同行企业是L集团。因此H总花重金从L集团请来资深IT人士J担任CIO,并表示G公司的ERP系统一定要达到L集团的应用水平才算成功。H总把ERP项目交给了L集团的ERP软件供应商来完成。
  之后,ERP软件方的顾问通过与各个部门进行业务交流,参照L集团的组织架構分工、业务流程、管理体系等进行业务流程梳理,并基于G公司的情况做了调整,在方案初步确定之后向H总汇报,汇报过程中H总问的最多的是:“L集团是这么做的吗?”当H总知道方案中许多内容基于G公司做了调整,与L集团的应用现状相差较远时,H总发火了:“请你们来是为了实现我们公司的管理提升,我们想学习L集团的先进管理经验,现在的方案只是基于G公司需求的,那我们要你们来做什么呢?按照L集团的方案给我们再做一遍。”
  而此时CIO J总也认同H总的想法,他认为系统在L集团的许多运作已经很成熟,可以移植到G公司,而且软件也是现成的,项目的实施风险较小。但ERP软件方的顾问则担心:L集团的系统运行了超过5年,业务流程与系统的匹配度非常高,而且各业务部门人员对系统的掌握程度也非常高,L集团已经到了ERP系统应用的高级阶段;而G公司处于ERP系统应用的起始阶段,还谈不上初级阶段,如果一开始就按L集团的标准的话,公司的组织架构、人员素质和管理制度都难以支撑,系统上线的风险非常大。
  针对这点,ERP软件方顾问想改变H总的想法,但H总坚信只要自己参与,肯定能把系统推上线。在H总的催促之下,方案只能按照L集团的系统重新构建。
  由于方案中涉及大量的组织分工与G公司不同,G公司要重新进行组织分工,划分岗位职责,同时需要重新整理总部与区域公司的职权关系。H总照搬L集团的模式,相应的组织分工调整难以推行:调整太大,公司的元老们觉的H总趁上ERP系统之机限制各分公司的权力,因此,抵触心理极大;原本许多分公司的职能部门要收回到总部,但缺乏相应的人才积累;现在各分公司没有统一的管理规范。
  为了梳理业务流程与职责,ERP系统迟迟不能上线。几经折腾之后,H总也觉得ERP项目推行起来太难,就把它放一边了,ERP项目进入“冰封”状态。
  H总心有不甘:自己花了这么大的精力来推进ERP项目,为什么不见效呢?他咨询了他的EMBA老师Y——行业内有名的信息化专家。Y老师听了H总的陈述后告诉H总:“你是把ERP项目当成‘一把手’工程了,但你缺一个重要的‘军师’——能够给你出谋划策的高级参谋,导致你期望值太高,发力的方向错了。原本应该是软件方和你的CIO给你相应的建议,可是你的一腔热情导致你忽视了项目风险。”
  Y老师接着说:“ERP系统的一个特点就是由浅入深、逐渐深化。当年,华为任正非提出来的‘先僵化,后固化,再优化’其实也是代表了信息系统建设的三个阶段。你一上来就优化,动作太大,难怪公司上下对ERP都惧而远之。”
  
  犹如冬天里的一把火
  
  在项目工作周会上,我方项目小组与客户方项目小组有明显的分歧,原因是:目前系统已经实现了75%的需求,但还有25%没有实现,客户方的一位副总裁A非要实现了这25%的需求才让系统上线。而我方认为这个需求明显与之前双方确认的方案不符,而且这个设想在客户方难以执行,实现的风险极大。
  因为本次的项目周会需要处理这个争议,客户方副总裁A一再要求按照他的想法展开实施工作。为了取得支持,把客户方的总裁Y(公司一把手)请到会议现场,以便取得支持并按他的思路拍板。
  Y总裁问:“之前双方是怎么约定的?之前软件方和你们也做了这么多工作,为什么现在才说没有实现?那这25%对于系统应用来说,能带来什么价值?软件方为什么认为这些不能做呢?”
  我方的项目经理说:“关于这25%的需求,我们在做需求调研时有记录,在调研访谈纪要与调研报告中都有体现。但在方案设计阶段,与A总以及Y总裁进行了充分的沟通,大家一致认为实现这部分内容的风险很高,因此在方案中把这块略掉了,而且A总也同意采用我们的方案。”
  Y总裁说:“这25%的功能对现在全国各地分公司很重要吗?这套管控的方法按我们现在的管理水平能达到吗?”
  我方的项目经理说:“经过我们的前期调研,这25%的功能在各地分公司是用不了的,现在我们的管理思路是……(省略2000字)。所以A总的思路应该是一个比较超前的思路,我方判断如果要执行这个管理思路与方法的话,咱们公司的管理精细化程度暂时还不足以支撑,这也是之前与A总达到共识的。”
  A总:“这套思路是比较新,但是趋势。执行的问题我认为只要软件能够实现,就一定可以执行下去。”
  Y总裁:“软件系统做到现在,我们的主要目标是什么?我们是要快速应用起来,快速见效!而不是贪大求全、做到尽善尽美。管理无止境,软件也同样无止境,要认识到这个规律。这25%如果不影响我们现在的业务,那我们当前的任务就是把系统用起来,这是我的最终决定。”
  到此,这个争议解决了。Y总裁决定系统按时上线,其他可以作为项目的二期内容。我方项目经理回来之后跟我眉飞色舞地陈述了这个处理过程,我突然有了一个很深的感慨:作为ERP项目实施的项目经理,如果在一个项目实施过程中,得到客户一把手的支持,是多少重要的一件事。在这个故事中,Y总裁对于企业信息化与企业管理的认识非常理性。他认识到管理无止境,管理软件也无止境;充分认识项目的首要目标;清晰公平地界定了问题的责任方,难能可贵。
  
  结论
  
  为什么同样是公司的高层,却得到了截然不同的结果?究其原因,ERP项目的实施是要讲究方法和科学的,所以需要专业顾问来完成,公司高层要善于借助专业顾问来完成这些工作,而不要自己一推到底。
  ERP项目实施要学标杆,但企业要基于企业管理情况展开,不能一味贪大求全,“多走一步是先进,多走三步就是先烈”,在学会跑步之前,还是要先学会怎么走。
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