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对于财务人员．熟练掌握Microsoft office的一些操作技巧也是非常有用的。特别是对Excel这样强大的电子表格软件，驾驭好了，可以帮你节省大量的数据演算时间，继前两期我们向行政助理人员介绍了Excel中一些数据快速导入技巧后，这期咱们就来帮财务人员了解一些数据演算/分析处理方面的方法。
你遇到过这样的困扰吗?
作为一名财务工作者，在每天使用Excel跟各种数据打交道的时候，你是不是经常遇到这样的问题：
1.面对庞大的数据。怎么快速得到你最需要的分析结果呢?
2.在进行数据排序或者筛选的时候，总是得不到自己想要的结果，那该怎么办?
3.在处理复杂的数据时，经常需要使用求和、计数等函数，而已令你“谈函数色变”。即使是通过函数计算出来了结果，但还需要复制到别的表格中去，不但操作麻烦，还容易出错!
接下来的内容将帮助你了解：
Excel中最强大的数据分析工具－－“数据透视表”的使用方法。
数据透视表——Excel中最强大的分析工具
什么是数据透视表?
数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总，记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法，即建立数据透视表。
数据透视表的使用方法和技巧
以图1中的这样一个大的数据表格为例，这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格，在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息，非常的详细。那么面对这样一张表格，我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢?
1.有明确的目标
首先，在使用数据透视表之前，我们要明确一点，那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果，很多人都觉得透视表好，但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是，没有明确的目标。例如：在如图1所示的表格中，我想从中分析出来，在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?
2.正确的分析思路
其实，使用数据透视表分析数据，大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类，然后，再汇总的一个过程。那么，我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。
3.数据透视表的使用方法
1 在图1这样的Excel表格中，单击［数据］｜［数据透视表和数据透视图］命令，如图2所示。
2 在单击［数据透视表和数据透视图］按钮以后，出现了一个［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1］，如图3所示，直接单击［下一步］按钮，在出现的［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2］中(如图4所示)，选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话，数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击［下一步］按钮，在出现的［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3］中(如图5所示)，我们可以选择让生成的透视表是在［现有的工作表］中，还是在［新建的工作表］上。当然，大部分时候我们都会选择在［新建的工作表］上，因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成，这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后，单击［完成］按钮。这时，就生成了一个新的工作表，这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表，如图6所示。
3 在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到［数据透视表］工具栏和［数据透视表字段列表］。单击［数据透视表］工具栏中的最右边的按钮，就可以打开或者关闭［数据透视表字段列表］。从［数据透视表字段列表］中，我们可以看到，出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域，最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”，旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么，在具体制作数据透视表的时候，只需要将［数据透视表字段列表］中的，一些字段通过鼠标拖到相对应的蓝色线条区域中的字段处就好了。
4 可能这时候你还在纳闷，什么样的字段要拖至页字段中?什么样的字段拖至行字段中或者列字段中吧?其实，这很简单，还记得我在前面分析思路中所说的，数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”这样的工作，在透视表中，很明显中间的一块最大的区域“请将数据项拖至此处”，这块区域是放数据的，也就是我们所说的“汇总”项，旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。
在我们分析目标中我已明确说明了，我要分析的是：在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?在这个分析目标中，“年份”、“销售人”、“货主地区”，这些都是“分类”项，而“销售总额”则是“汇总”项。
通过分析，我们很快就可以把透视表做好，首先，先放置“分类”项，在［数据透视表字段列表］中，将［货主地区］字段拖至“页字段”上，将［销售人］字段拖至“列字段”上。将［订购日期］字段拖至“行字段”上，拖放完“分类”项以后，最后就放置“汇总”项，在［数据透视表字段列表］中，将［总价］字段拖至中间最大的区域“数据项”中，这样一个数据透视表就初步制作完成了，如图7所示。
5 透视表大体出来了以后，我们就要去想办法得到我们想要的分析结果了，按照我们分析的目的，我们只需要看到“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售业绩，那么，单击透视表中［销售人］字段旁边的下拉箭头，就留下“金士鹏”和“孙林”，把其他人名前面的勾都去掉(如图8所示)。单击［货主地区］字段旁边的下拉箭头，选择“华北”地区，如图9所示。
6 到现在我们已经把［销售人］和［货主地区］都选择好了，就差年份了，我们的目的是要看“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?显然对［订购日期］字段直接单击旁边的下拉箭头去筛选是没有办法直接筛选出年份的，那我们如何得到年份这样信息呢?将鼠标定位在［订购日期］字段上，单击右键。选择［组及显示明细数据］｜［组合］命令，如图10所示，在弹出的［分组］对话框的［步长］区域内选择［年］，然后［确定］(如图11所示)。这样就把［订购日期］字段按照年份给筛选出来了。然后，再单击字段旁边的下拉箭头，选择“1997年”。这样我们所要求的分析结果就出来了，如图12所示。
7 经过上述6步，我们就通过透视表很快地得到了我们所想要的分析结果。试想如果这个工作你还在使用传统的，筛选或者排序的方式去做的话，那工作量是多么大，透视表不仅可以很快地透过对字段的拖放得到想要的分析结果，而且，还可以在已有的透视表中继续做更加复杂的分析。
比如：如图12所示，我现在已经得到了，1997年华北地区“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售总额，但是，我还想了解，1997年中，他们两个人到底具体的是销售了哪些产品，怎么办呢?很简单，直接把［产品名称］字段从数据透视表字段列表中拖至“行字段”上，跟［订购日期］字段放在一起，马上你就能看到两个人具体销售的产品是什么了(如图13所示)，是不是很方便?如果此时你不想看到［产品名称］这些详细的数据，就直接用鼠标将［产品名称］字段拖到表格外面就OK了(此时鼠标拖动的字段边上将显示红色小叉)。
作者：计算机世界大学office讲师
通过上面的方法．你一定了解到，原来数据透视表并不是一个很难的工具。只要会用并且用好它，透视表将能够帮助我们解决很多日常工作中的很多的分析问题。
你遇到过这样的困扰吗?
作为一名财务工作者，在每天使用Excel跟各种数据打交道的时候，你是不是经常遇到这样的问题：
1.面对庞大的数据。怎么快速得到你最需要的分析结果呢?
2.在进行数据排序或者筛选的时候，总是得不到自己想要的结果，那该怎么办?
3.在处理复杂的数据时，经常需要使用求和、计数等函数，而已令你“谈函数色变”。即使是通过函数计算出来了结果，但还需要复制到别的表格中去，不但操作麻烦，还容易出错!
接下来的内容将帮助你了解：
Excel中最强大的数据分析工具－－“数据透视表”的使用方法。
数据透视表——Excel中最强大的分析工具
什么是数据透视表?
数据透视表是一种在Excel中对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格。数据透视表能帮助用户分析、组织数据。利用它可以很快地从不同角度对数据进行分类、汇总，记录数量众多、以流水账形式记录、结构复杂的工作表。为了将其中的一些内在规律显现出来，可将工作表重新组合并添加算法，即建立数据透视表。
数据透视表的使用方法和技巧
以图1中的这样一个大的数据表格为例，这张表格是某一家公司的在1996年到1998年的产品销售的详细表格，在表格中间有包括“销售人”、“货主地区”、“货主城市”、“订购日期”、“产品名称”、“单价”、“总价”等信息，非常的详细。那么面对这样一张表格，我们如何使用数据透视表来进行数据的分析呢?
1.有明确的目标
首先，在使用数据透视表之前，我们要明确一点，那就是我们要从这样的一张数据表格中得到什么样的分析结果，很多人都觉得透视表好，但是始终都觉得很难驾驭它的一个很重要的原因就是，没有明确的目标。例如：在如图1所示的表格中，我想从中分析出来，在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?
2.正确的分析思路
其实，使用数据透视表分析数据，大家只要掌握四个字就能很好地使用了。这四个字就是“分类”和“汇总”。透视表帮助我们做的就是把相关的数据进行分类，然后，再汇总的一个过程。那么，我们接下来就通过具体的操作来带大家体会了解一下。
3.数据透视表的使用方法
1 在图1这样的Excel表格中，单击［数据］｜［数据透视表和数据透视图］命令，如图2所示。
2 在单击［数据透视表和数据透视图］按钮以后，出现了一个［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之1］，如图3所示，直接单击［下一步］按钮，在出现的［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之2］中(如图4所示)，选择数据表格区域(如果把单元格定位在数据区域中的话，数据透视表将会自动的把数据区域选中)。单击［下一步］按钮，在出现的［数据透视表和数据透视图向导－3步骤之3］中(如图5所示)，我们可以选择让生成的透视表是在［现有的工作表］中，还是在［新建的工作表］上。当然，大部分时候我们都会选择在［新建的工作表］上，因为透视表的一大特点就是能够在新的工作表中生成，这是有别于“筛选”和“分类汇总”的。然后，单击［完成］按钮。这时，就生成了一个新的工作表，这是一个初始的还没有进行分析的数据透视表，如图6所示。
3 在新生成工作表中(如图6所示)。我们能看到［数据透视表］工具栏和［数据透视表字段列表］。单击［数据透视表］工具栏中的最右边的按钮，就可以打开或者关闭［数据透视表字段列表］。从［数据透视表字段列表］中，我们可以看到，出现的字段都是Excel数据表格中的表头部分的字段。在数据透视表中我们能看到几个用蓝色线条划分出来的区域，最上面的叫“将页字段拖至此处”页字段下面是“将列字段拖至此处”，旁边的叫“将行字段拖至此处”。中间一块区域叫做“将数据项拖至此处”如图6所示。那么，在具体制作数据透视表的时候，只需要将［数据透视表字段列表］中的，一些字段通过鼠标拖到相对应的蓝色线条区域中的字段处就好了。
4 可能这时候你还在纳闷，什么样的字段要拖至页字段中?什么样的字段拖至行字段中或者列字段中吧?其实，这很简单，还记得我在前面分析思路中所说的，数据透视表其实就是做“分类”和“汇总”这样的工作，在透视表中，很明显中间的一块最大的区域“请将数据项拖至此处”，这块区域是放数据的，也就是我们所说的“汇总”项，旁边的那些页字段、列字段、行字段中自然就是放置各个“分类”项的了。
在我们分析目标中我已明确说明了，我要分析的是：在“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?在这个分析目标中，“年份”、“销售人”、“货主地区”，这些都是“分类”项，而“销售总额”则是“汇总”项。
通过分析，我们很快就可以把透视表做好，首先，先放置“分类”项，在［数据透视表字段列表］中，将［货主地区］字段拖至“页字段”上，将［销售人］字段拖至“列字段”上。将［订购日期］字段拖至“行字段”上，拖放完“分类”项以后，最后就放置“汇总”项，在［数据透视表字段列表］中，将［总价］字段拖至中间最大的区域“数据项”中，这样一个数据透视表就初步制作完成了，如图7所示。
5 透视表大体出来了以后，我们就要去想办法得到我们想要的分析结果了，按照我们分析的目的，我们只需要看到“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售业绩，那么，单击透视表中［销售人］字段旁边的下拉箭头，就留下“金士鹏”和“孙林”，把其他人名前面的勾都去掉(如图8所示)。单击［货主地区］字段旁边的下拉箭头，选择“华北”地区，如图9所示。
6 到现在我们已经把［销售人］和［货主地区］都选择好了，就差年份了，我们的目的是要看“1997年”销售人为“金士鹏”和“孙林”这两个人，他们在货主地区为“华北”的这个地区的年销售总额为多少?显然对［订购日期］字段直接单击旁边的下拉箭头去筛选是没有办法直接筛选出年份的，那我们如何得到年份这样信息呢?将鼠标定位在［订购日期］字段上，单击右键。选择［组及显示明细数据］｜［组合］命令，如图10所示，在弹出的［分组］对话框的［步长］区域内选择［年］，然后［确定］(如图11所示)。这样就把［订购日期］字段按照年份给筛选出来了。然后，再单击字段旁边的下拉箭头，选择“1997年”。这样我们所要求的分析结果就出来了，如图12所示。
7 经过上述6步，我们就通过透视表很快地得到了我们所想要的分析结果。试想如果这个工作你还在使用传统的，筛选或者排序的方式去做的话，那工作量是多么大，透视表不仅可以很快地透过对字段的拖放得到想要的分析结果，而且，还可以在已有的透视表中继续做更加复杂的分析。
比如：如图12所示，我现在已经得到了，1997年华北地区“金士鹏”和“孙林”这两个人的销售总额，但是，我还想了解，1997年中，他们两个人到底具体的是销售了哪些产品，怎么办呢?很简单，直接把［产品名称］字段从数据透视表字段列表中拖至“行字段”上，跟［订购日期］字段放在一起，马上你就能看到两个人具体销售的产品是什么了(如图13所示)，是不是很方便?如果此时你不想看到［产品名称］这些详细的数据，就直接用鼠标将［产品名称］字段拖到表格外面就OK了(此时鼠标拖动的字段边上将显示红色小叉)。
作者：计算机世界大学office讲师
通过上面的方法．你一定了解到，原来数据透视表并不是一个很难的工具。只要会用并且用好它，透视表将能够帮助我们解决很多日常工作中的很多的分析问题。