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摘要：信息化是该时代的特征，与此相关的档案管理的信息化，已是科学管理的重要手段，较传统管理具有巨大的发展潜能和优势，但在实施档案信息化管理的过程中，存在着一些突出问题，有针对性的对其加以研究和解决，发挥其有效的功能，以更好的服务于经济社会发展，有着极其重要的理论和现实意义。
关键词：档案信息化；管理；问题及对策
中图分类号：G270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）021-0000-02
“档案这一载体是惟一民族的和传统的”。[1]档案管理就是将大量的分散零乱、本孤质杂等状况的历史资料集，通过干预将其转化为集中系统、广泛、专指优质、方便人使用的便捷资料，它对于纪录历史，造福人民、服务社会，继承过去传承文明有着极重要的意义。随着信息化的普及，档案管理也开始由非独立系统到独立系统、由经验管理到科学管理、由简单手工管理到复杂计算机信息化管理、由封闭系统到开放系统而发展。
一、档案管理及其信息化的内涵及特点
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。为了提高档案管理技术水平，利用现代化信息技术平台，对于档案管理面临大量分散零乱、本孤质杂等复杂的历史材料，综合各因素，使其系统化、信息化，并建立档案管理与服务的基本系统，以实现社会化服务，即档案信息管理化。档案信息化管理是应现代信息技术迅速发展而产生的，它是社会发展的强有力的支撑，也是对传统档案管理的继承和发展，具有自身的特点和有势。档案管理信息化具有四个突出特点。第一，提高了档案资源和信息的利用效能。第二，能实现档案的快速检索，并保证其精确度。第三，多媒体应用性。将以往的档案信息记录的单一性，转化为一体内容的复合性多媒体计算机将图、文、音、视频等不同媒体的信息，转化在同一文件上，达到完美的效果。第四，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。[2]上述档案信息化的一些特性，决定了在其管理中会遇到一些突出问题，必须对其认真研究，总结规律加以应对。
二、目前档案信息化管理存在的主要问题
当前，档案信息化管理存在的问题较多，但主要问题有以下几点：
（一）观念落后重视不够。在过去，主要是以手工为主进行整理存档，即传统的档案管理。在现代化信息技术飞速发展的今天，虽然档案管理也有一些改变，但由于传统档案管理理念有其固有的惯性，较难改变。要彻底转变业已固化的传统理念，确实需要下一番功夫。当下，传统档案管理思想上的固化主要表现为“重保管而轻利用，为保管而保管”的状况；“靠、等、要”，“不讲求经济和社会效益”，“安于现状”等陈旧思想和落后观念依旧；“你查我调”，“闭架借阅”的落后方式较普遍存在。另外由于认识上的不足，造成对信息化管理工作的重视程度不够，因而信息化建设较严重滞后。许多单位存在“档案信息化管理只是走个过场”的认识。因此，在信息社会迅猛发展，各种信息发展日新月异的情况下，档案管理者要充分认识档案信息化管理的重要性和必要性，认识档案信息化管理对于提高管理功率效，减少其工作强度的重要性。为了更好地服务经济社会的发展要求，使得档案管理能够应对新问题、适应新情况，必须改变旧的思想观念，树立开放观念和创新意识。不断在实践中推动档案信息化管理向全面化，科学化方向发展。
（二）现代网络的普及，档案管理的信息化使档案的保密性、安全性受到挑战。现代化网络的普及信息化的不断发展，实现了各个领域的互联互通，它在给人们带来极大方便的同时，也会给信息安全等带来极大地挑战。由于互联网技术上的不完善，以及现实生活中不法分子的存在，因而，包括档案信息化管理领域在内的保密性与安全性，已经受到极大挑战。由于技术上的不完善，不能有效的对网络信息的管控，档案信息化管理面临着黑客的恶意攻击，电脑病毒的侵害，信息的窃取，因此档案安全、保密性也受到极大挑战。另外，由于档案管理部门自身的原因，造成不必要的损失。比如，由于档案管理者没有认识到档案安全保密的重要性，缺乏安全保密意识，随意发表一些没有经过检测与审查的信息，结果遭到黑客的侵扰，病毒的侵袭，造成本部门保密档案的泄露既损害。所以作为档案管理者，一定要具备足够的防范意识，加强科学性操作，确保信息安全。
（三）档案信息化管理任务繁重。量大、分散、零乱、本孤、质杂是各行业档案管理部门一个共同面对的问题。随时间推移，案卷数量剧增，庞杂的内容也在不断积聚，案卷时间跨度越长，任务则越重。为了克服以上突出问题，就要利用现代信息技术，将其进行有效的信息化技术整理。然而，要对现存文书，资料等进行规范的数字化技术处理，任务的繁重可想而知。同时，由于受传统档案管理的影响，在推进档案信息化管理中，收效甚微，因此，要深刻认识档案信息化管理的重要性，惟其难，方要进行改革。唯有攻坚克难，才能使以后的档案管理步入正常的轨道，走向科学化、便捷化。
（四）缺少除旧布新的资金，档案信息化管理步履维艰。随着数字化信息化的不断发展，档案管理的科学化及服务的便捷化，信息的数字网络化，信息获得的瞬即化，已成为档案管理发展的方向。为适应时代的要求，档案管理要除旧布新，就要求对设备不断更新和技术的提高。因此，需要投入大量的财力、人力、物力。但由于资金来源单一，单靠政府有限的拨款，不能满足技术设备等不断更新的要求，资金短缺，也成为档案信息化管理拓展的一个显著的约因素。面对以上不利因素，需积极找对策、促进发展，是档案信息化管理的当务之急。
三、档案信息化管理中应采取的对策
要克服不利因素，加快档案信息化管理的发展，必须采取有针对性的措施：
（一）面向开放的市场，更新思想观念
要打破旧有的“管理、服务”两张皮等习惯做法，树立开放服务意识和不断开拓、创新的思想，使得档案管理回归其本质的规定性——提供优质便捷档案信息，服务于经济社会的发展。另外，改变经营思路，变被动为主动，多方联系拓宽服务渠道，面向社会，改善服务方式和功能，要有超前意识，服务于潜在的信息需求者，具备顶层设计的本领，积极作为，打破時空限制，为社会提供快捷，便利的信息服务，为扩大服务信息，不断寻求出路，加强馆际交流，互通有无，向社会及同行推销宣传自己独有的馆藏内容。 （二）特色经营，有偿服务
信息数字化、全球信息化的时代，信息就是价值。随着信息技术的不断普及，以及信息产业的飞速发展，信息在社会各项事业的发展中，日益凸显出其独有的价值。特色经营，不断提供优质、快捷的有独特价值的信息服务，已成为经济社会发展的迫切需求。为了繁荣和发展档案事业，不断提高档案信息的利用质量和水平，把档案信息资源蕴含的隐性生产力，转化为现行的显性生产力，使档案管理朝着良性循环方向发展。以适当付费的方式，发展特色服务，以便筹措资金，改善经营状况，提高职工福利，以便调动工作者的积极性创造性，并不断吸引相关的优秀人才，服务于档案管理，这种良性经营模式，不仅能够了解社会的信息需求方向，也加大了信息反馈力度。这种有偿特色服务的方式，可以不断增强自身的“造血”功能，以壮大自己。
（三）严格监制严防隐患
海量的公开信息的共享、快捷瞬即的服务，是档案管理应具备的特性。然而，共享和安全是一把雙刃剑，在恶意病毒流行和网络黑客猖獗的背景下，如何解决这对矛盾，是一个极大的挑战。为此，有必要建立系统有效的监管体系。在电子档案的管理过程中，严格安全措施，加强各个环节信息的监管，坚决杜绝隐患。为此，要做到以下几点：第一，建立责任倒查制度。从电子文件的制作，到硬件管理都要强化责任意识。做到有权就有责，权责分明，失职必究责。对所管事项终生负责。第二，严格硬件管理。硬件管理是信息畅通、安全、有效的重要保障。为了有效的提供优质、便捷的档案信息服务，要不断优化计算机设备和电子文件的保管的环境和设备，加强存储介质管理，预防不测的发生。同时采取有力、有效措施，严防病毒的侵袭和黑客的攻击。另外为确保信息数据库在传输、存储过程中的稳定性和安全有效性，要不断对相关硬件设施加以更新。
（四）依法管理规范运行
无规矩不成方圆。档案信息化管理要想规范、有序、优质高效的运行必须有严格的法制保障。档案信息化作为信息时代的产物，在其发展完善的过程中，新问题、新矛盾将会不断出现，为了有效的应对来自社会领域一些预想不到的困难和挑战，制定相关的法律规则。
（五）加强档案信息化管理的专业队伍建设
档案信息化管理是一项专业性很强综合素质和管理能力要求很高的工作，没有一支职业道德好，专业能力强、知识水平高，政治、经济、法律、社会、人文等综合知识水平过硬的人才队伍，则很难应对大数据时代的档案管理工作，因此，建立一支多层次的复合型的高素质的档案管理队伍。以应对时代和实际的挑战势在必行。
参考文献：
[1]王保国.21世纪档案馆担当着什么[J].山西档案，2001（1）：14
[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（5）：105
作者简介：朱慧伟（1967-），女，汉族，安徽阜阳人，阜阳市水资源管理处，馆员，研究方向：档案管理。
关键词：档案信息化；管理；问题及对策
中图分类号：G270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2016）021-0000-02
“档案这一载体是惟一民族的和传统的”。[1]档案管理就是将大量的分散零乱、本孤质杂等状况的历史资料集，通过干预将其转化为集中系统、广泛、专指优质、方便人使用的便捷资料，它对于纪录历史，造福人民、服务社会，继承过去传承文明有着极重要的意义。随着信息化的普及，档案管理也开始由非独立系统到独立系统、由经验管理到科学管理、由简单手工管理到复杂计算机信息化管理、由封闭系统到开放系统而发展。
一、档案管理及其信息化的内涵及特点
档案管理亦称档案工作。是档案馆（室）直接对档案实体和档案信息进行管理，并提供利用服务的各项业务工作的总称，也是国家档案事业最基本的组成部分。为了提高档案管理技术水平，利用现代化信息技术平台，对于档案管理面临大量分散零乱、本孤质杂等复杂的历史材料，综合各因素，使其系统化、信息化，并建立档案管理与服务的基本系统，以实现社会化服务，即档案信息管理化。档案信息化管理是应现代信息技术迅速发展而产生的，它是社会发展的强有力的支撑，也是对传统档案管理的继承和发展，具有自身的特点和有势。档案管理信息化具有四个突出特点。第一，提高了档案资源和信息的利用效能。第二，能实现档案的快速检索，并保证其精确度。第三，多媒体应用性。将以往的档案信息记录的单一性，转化为一体内容的复合性多媒体计算机将图、文、音、视频等不同媒体的信息，转化在同一文件上，达到完美的效果。第四，具有速度快、系统性强、效率高、保存时间长、资源共享、便于检索和利用等优越性。[2]上述档案信息化的一些特性，决定了在其管理中会遇到一些突出问题，必须对其认真研究，总结规律加以应对。
二、目前档案信息化管理存在的主要问题
当前，档案信息化管理存在的问题较多，但主要问题有以下几点：
（一）观念落后重视不够。在过去，主要是以手工为主进行整理存档，即传统的档案管理。在现代化信息技术飞速发展的今天，虽然档案管理也有一些改变，但由于传统档案管理理念有其固有的惯性，较难改变。要彻底转变业已固化的传统理念，确实需要下一番功夫。当下，传统档案管理思想上的固化主要表现为“重保管而轻利用，为保管而保管”的状况；“靠、等、要”，“不讲求经济和社会效益”，“安于现状”等陈旧思想和落后观念依旧；“你查我调”，“闭架借阅”的落后方式较普遍存在。另外由于认识上的不足，造成对信息化管理工作的重视程度不够，因而信息化建设较严重滞后。许多单位存在“档案信息化管理只是走个过场”的认识。因此，在信息社会迅猛发展，各种信息发展日新月异的情况下，档案管理者要充分认识档案信息化管理的重要性和必要性，认识档案信息化管理对于提高管理功率效，减少其工作强度的重要性。为了更好地服务经济社会的发展要求，使得档案管理能够应对新问题、适应新情况，必须改变旧的思想观念，树立开放观念和创新意识。不断在实践中推动档案信息化管理向全面化，科学化方向发展。
（二）现代网络的普及，档案管理的信息化使档案的保密性、安全性受到挑战。现代化网络的普及信息化的不断发展，实现了各个领域的互联互通，它在给人们带来极大方便的同时，也会给信息安全等带来极大地挑战。由于互联网技术上的不完善，以及现实生活中不法分子的存在，因而，包括档案信息化管理领域在内的保密性与安全性，已经受到极大挑战。由于技术上的不完善，不能有效的对网络信息的管控，档案信息化管理面临着黑客的恶意攻击，电脑病毒的侵害，信息的窃取，因此档案安全、保密性也受到极大挑战。另外，由于档案管理部门自身的原因，造成不必要的损失。比如，由于档案管理者没有认识到档案安全保密的重要性，缺乏安全保密意识，随意发表一些没有经过检测与审查的信息，结果遭到黑客的侵扰，病毒的侵袭，造成本部门保密档案的泄露既损害。所以作为档案管理者，一定要具备足够的防范意识，加强科学性操作，确保信息安全。
（三）档案信息化管理任务繁重。量大、分散、零乱、本孤、质杂是各行业档案管理部门一个共同面对的问题。随时间推移，案卷数量剧增，庞杂的内容也在不断积聚，案卷时间跨度越长，任务则越重。为了克服以上突出问题，就要利用现代信息技术，将其进行有效的信息化技术整理。然而，要对现存文书，资料等进行规范的数字化技术处理，任务的繁重可想而知。同时，由于受传统档案管理的影响，在推进档案信息化管理中，收效甚微，因此，要深刻认识档案信息化管理的重要性，惟其难，方要进行改革。唯有攻坚克难，才能使以后的档案管理步入正常的轨道，走向科学化、便捷化。
（四）缺少除旧布新的资金，档案信息化管理步履维艰。随着数字化信息化的不断发展，档案管理的科学化及服务的便捷化，信息的数字网络化，信息获得的瞬即化，已成为档案管理发展的方向。为适应时代的要求，档案管理要除旧布新，就要求对设备不断更新和技术的提高。因此，需要投入大量的财力、人力、物力。但由于资金来源单一，单靠政府有限的拨款，不能满足技术设备等不断更新的要求，资金短缺，也成为档案信息化管理拓展的一个显著的约因素。面对以上不利因素，需积极找对策、促进发展，是档案信息化管理的当务之急。
三、档案信息化管理中应采取的对策
要克服不利因素，加快档案信息化管理的发展，必须采取有针对性的措施：
（一）面向开放的市场，更新思想观念
要打破旧有的“管理、服务”两张皮等习惯做法，树立开放服务意识和不断开拓、创新的思想，使得档案管理回归其本质的规定性——提供优质便捷档案信息，服务于经济社会的发展。另外，改变经营思路，变被动为主动，多方联系拓宽服务渠道，面向社会，改善服务方式和功能，要有超前意识，服务于潜在的信息需求者，具备顶层设计的本领，积极作为，打破時空限制，为社会提供快捷，便利的信息服务，为扩大服务信息，不断寻求出路，加强馆际交流，互通有无，向社会及同行推销宣传自己独有的馆藏内容。 （二）特色经营，有偿服务
信息数字化、全球信息化的时代，信息就是价值。随着信息技术的不断普及，以及信息产业的飞速发展，信息在社会各项事业的发展中，日益凸显出其独有的价值。特色经营，不断提供优质、快捷的有独特价值的信息服务，已成为经济社会发展的迫切需求。为了繁荣和发展档案事业，不断提高档案信息的利用质量和水平，把档案信息资源蕴含的隐性生产力，转化为现行的显性生产力，使档案管理朝着良性循环方向发展。以适当付费的方式，发展特色服务，以便筹措资金，改善经营状况，提高职工福利，以便调动工作者的积极性创造性，并不断吸引相关的优秀人才，服务于档案管理，这种良性经营模式，不仅能够了解社会的信息需求方向，也加大了信息反馈力度。这种有偿特色服务的方式，可以不断增强自身的“造血”功能，以壮大自己。
（三）严格监制严防隐患
海量的公开信息的共享、快捷瞬即的服务，是档案管理应具备的特性。然而，共享和安全是一把雙刃剑，在恶意病毒流行和网络黑客猖獗的背景下，如何解决这对矛盾，是一个极大的挑战。为此，有必要建立系统有效的监管体系。在电子档案的管理过程中，严格安全措施，加强各个环节信息的监管，坚决杜绝隐患。为此，要做到以下几点：第一，建立责任倒查制度。从电子文件的制作，到硬件管理都要强化责任意识。做到有权就有责，权责分明，失职必究责。对所管事项终生负责。第二，严格硬件管理。硬件管理是信息畅通、安全、有效的重要保障。为了有效的提供优质、便捷的档案信息服务，要不断优化计算机设备和电子文件的保管的环境和设备，加强存储介质管理，预防不测的发生。同时采取有力、有效措施，严防病毒的侵袭和黑客的攻击。另外为确保信息数据库在传输、存储过程中的稳定性和安全有效性，要不断对相关硬件设施加以更新。
（四）依法管理规范运行
无规矩不成方圆。档案信息化管理要想规范、有序、优质高效的运行必须有严格的法制保障。档案信息化作为信息时代的产物，在其发展完善的过程中，新问题、新矛盾将会不断出现，为了有效的应对来自社会领域一些预想不到的困难和挑战，制定相关的法律规则。
（五）加强档案信息化管理的专业队伍建设
档案信息化管理是一项专业性很强综合素质和管理能力要求很高的工作，没有一支职业道德好，专业能力强、知识水平高，政治、经济、法律、社会、人文等综合知识水平过硬的人才队伍，则很难应对大数据时代的档案管理工作，因此，建立一支多层次的复合型的高素质的档案管理队伍。以应对时代和实际的挑战势在必行。
参考文献：
[1]王保国.21世纪档案馆担当着什么[J].山西档案，2001（1）：14
[2]张记铭.浅析档案管理现代化[J].黑龙江对外经贸，2010（5）：105
作者简介：朱慧伟（1967-），女，汉族，安徽阜阳人，阜阳市水资源管理处，馆员，研究方向：档案管理。