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【摘 要】电大开放教育已经进行了14年之久，其规模、质量和效益有目共睹，但其成绩归档问题鲜有提及，本文试从成绩归档分析入手，探讨电大开放教育学生成绩归档如何适应现代社会的发展。
【关键词】电大；开放教育；成绩；归档
学生从报名入学开始，历经每学期的学习、考试，取得课程成绩通过几个学期的学习，最终修完教学计划规定课程，取得相关学分，获得教学计划规定的毕业最低学分即可毕业。在这其中，每个学期考试后的成绩归档就显得尤为突出，它最终衡量的是学生成绩是否符合要求，能否顺利通过毕业审核以及毕业后归入学生个人学业档案等方面的成绩是否客观、真实、有效，是我们日常工作不容忽视的一项重要工作。
一、学生成绩涉及的要素
（1）形成学生成绩的有机构成。学生成绩并不仅仅只是传统意义上的试卷卷面成绩，学生成绩一般是根据几个部分的成绩加权计算得来，并且不同性质的课程，一般各个部分的权重也会有区别，从宽泛的角度，课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等。当然，在一些课程中，还包括学生参与网上活动、分组讨论、社会实践报告等等。（2）学生成绩原始依据的保管。严格说来，既然课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等，并且其中最重要的一般是终结性考试试卷，那么，作为最终成绩的有机组成部分，不管是平时作业、考勤记录还是终结性考试试卷都应该作为成绩档案予以归档，否则，一旦在成绩认定上有所异议或者日后需要查询，则应该做到有据可依、有案可查，而不是简单理解上的只要保管好试卷即可这么简单。
二、现阶段学生成绩保管流程
（1）有关原始成绩的归集。既然课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等，那么，在我们的管理流程中，一般将学生成绩分为几个大的模块，并且将不同模块根据管理权限分配给相应的管理者，由不同的管理者根据要求将相应的模块成绩进行输入，最后由课程总评成绩管理者对不同的模块进行加权计算，就得出学生的成绩。相应地，有关原始资料一般也由不同的管理者负责整理归档、备查。（2）有关成绩的发布。现在成绩一般通过电子形式发布，但是根据管理需要，通常是每学期考试结束，试卷评阅完毕，有关成绩参与加权计算的相关项目录入完毕后，进行成绩合成，再将成绩以班级为单位进行打印后下发，通常是用专用套打纸张打印一式三套，加盖成绩专用章后保管，省校、市州电大及县市电大分校（教学点）各一套，各自作为档案进行保管。（3）学生毕业审核及成绩处理。打印保管的一般是按照学期下发的成绩表，如果归集到一起并与教学计划进行核对，就可以判定学生是否达到毕业要求，申请学位者，还需参照学位申请标准，通常，这些成绩在学生毕业以后就很少涉及，绝大部分都作为永久档案进行保管。但仍有极少部分学生由于各种原因未按期毕业，还需要利用这些档案。
三、现行管理模式下存在的一些问题
（1）轻原始证据留存，重结果管理。打印出来进行保管的成绩表实质上是总评成绩，而形成总评成绩的各分项资料的保管则处于一种边缘状态，除试卷保留一段时间以外，其余资料的保管处于失控状态，虽有保管要求，但因各种原因，实际上是没有进行具体监控，而试卷本身的保管，其形势亦不容乐观，主要原因在于如果长期保管，保管场所是一个老大难问题。其结果是，往往保存不了几年，就因场地问题而不得不处理掉了，既不严肃，也不规范。（2）电子化形势下的隐患。现行的成绩保管除纸质成绩表外，更多的是依赖电子数据形式，但是，一个无法回避的问题是，一旦数据服务器出问题，所带来的后果就极有可能是灾难性的，比如黑客入侵、病毒感染及硬件故障等，因此，数据安全尤其是电子状态的成绩数据就显得尤为重要。另一方面，由于电子信息技术的迅猛发展，电子形式储存的数据信息，有可能由于操作系统及应用软件不断升级、变革等原因，导致无法使用。
四、应对之策
（1）强化原始资料保管。纵然最终成绩是由不同的部分组成且由不同的责任者负责，那么，就应该建立具体的原始材料归档体制，如：试卷保管应该说是最难解决的问题，我们应该创新思维，充分利用现代科技带来的便利，可以考虑对阅卷形式进行改革，即采取电子阅卷的形式，将所有试卷一次性扫描下来后进行评阅，既提高了评阅效率，也强化了总分的准确性，更主要的是，可以将电子化的扫描件刻录成光盘等永久保存。极大地节约了试卷保管的空间，也方便查询。（2）提高成绩档案利用率。过去，学生成绩单只是作为学生是否完成课程学习的一种衡量手段进行了利用，没有充分发挥其应有的作用，比如，有关课程的试卷分析估计就会不准确，因为我们还是利用原始的试卷分析模式，如果采用电子阅卷形式，则不仅每道题的阅卷过程可以统计，更重要的是每道题甚至每个得分点的相关情况均可以得到充分的展现，成绩资料就可以为以后的教学服务发挥更大的作用。将所有成绩汇总起来，又可以分析每个专业所涉及课程的成绩分布，即，学生该专业相关课程的掌握情况，这些资料的利用又可以指导我们今后在学科、专业建设上有的放矢，有所作为。另一方面，成绩档案还可以作为学生个人有关能力分析的参照，通过不同阶段的成绩分析，可以得到有关学生个人在那些方面有特长，在那些方面做的还不够好，这样就会为学生个人职业发展提供有益的支持，当然，这些功能的发挥，还需要多方努力，设计出实用的分析系统。（3）探索成绩归档新标准。我们应该以创新思维，积极探索成绩归档新标准，如，与其投资建立保管试卷的仓库，还不如将其转化为投资购置电子阅卷设备及人员培训，在成绩归档上摸索电子信息形势下的新型成绩归档模式，充分利用现代信息技术为我们带来的便利、清洁、简便、高效。另一方面，也可以从考试方面进行改革，更多利用现代技术水平下的新型模式进行考试，改变传统的、单一纸质考试模式，更多利用机考、网考等等，既利于学生的日常学习，也利于考试的组织与实施，还可以实现印刷、运送以及保管等方面的成本节约，在试卷评阅方面也可以实现逐步智能化，自动化，是一举多得的明智之举，其归档也相应的比传统模式要简单得多。（4）加强技术创新。在新形势下，我们应当充分利用现代科技，革新传统的纸质档案单一管理模式，逐步实现归档电子化，利用上的远程化，即不必如过去那样，为查询某个档案要不惜千里迢迢、舟车劳顿，到达目的地还需要人工查找，极不便利，而应该逐步实现成绩档案的电子化，既包括其最终成绩，也包括相关的原始依据，形成完整的数據链，真正实现成绩档案与学生其他档案一起，构成一个完整、统一的整体，并且是以无纸化的形式展现，能够通过一定的远程终端进行查询。当然，在这一点上，还有待于进一步进行探讨和完善。
有关成绩归档问题不是简单的装订、整理，其有关工作涉及方方面面，既有来源制约，更有国家法律、规章等方面的要求，我们应该在成绩归档和教学、考试组织与实施方面实现良性互动，真正实现相互促进、相互作用，开创成绩归档与有关工作顺利实施的双赢局面。
【关键词】电大；开放教育；成绩；归档
学生从报名入学开始，历经每学期的学习、考试，取得课程成绩通过几个学期的学习，最终修完教学计划规定课程，取得相关学分，获得教学计划规定的毕业最低学分即可毕业。在这其中，每个学期考试后的成绩归档就显得尤为突出，它最终衡量的是学生成绩是否符合要求，能否顺利通过毕业审核以及毕业后归入学生个人学业档案等方面的成绩是否客观、真实、有效，是我们日常工作不容忽视的一项重要工作。
一、学生成绩涉及的要素
（1）形成学生成绩的有机构成。学生成绩并不仅仅只是传统意义上的试卷卷面成绩，学生成绩一般是根据几个部分的成绩加权计算得来，并且不同性质的课程，一般各个部分的权重也会有区别，从宽泛的角度，课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等。当然，在一些课程中，还包括学生参与网上活动、分组讨论、社会实践报告等等。（2）学生成绩原始依据的保管。严格说来，既然课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等，并且其中最重要的一般是终结性考试试卷，那么，作为最终成绩的有机组成部分，不管是平时作业、考勤记录还是终结性考试试卷都应该作为成绩档案予以归档，否则，一旦在成绩认定上有所异议或者日后需要查询，则应该做到有据可依、有案可查，而不是简单理解上的只要保管好试卷即可这么简单。
二、现阶段学生成绩保管流程
（1）有关原始成绩的归集。既然课程总评成绩一般包括平时作业、考勤、终结性考试试卷卷面成绩等等，那么，在我们的管理流程中，一般将学生成绩分为几个大的模块，并且将不同模块根据管理权限分配给相应的管理者，由不同的管理者根据要求将相应的模块成绩进行输入，最后由课程总评成绩管理者对不同的模块进行加权计算，就得出学生的成绩。相应地，有关原始资料一般也由不同的管理者负责整理归档、备查。（2）有关成绩的发布。现在成绩一般通过电子形式发布，但是根据管理需要，通常是每学期考试结束，试卷评阅完毕，有关成绩参与加权计算的相关项目录入完毕后，进行成绩合成，再将成绩以班级为单位进行打印后下发，通常是用专用套打纸张打印一式三套，加盖成绩专用章后保管，省校、市州电大及县市电大分校（教学点）各一套，各自作为档案进行保管。（3）学生毕业审核及成绩处理。打印保管的一般是按照学期下发的成绩表，如果归集到一起并与教学计划进行核对，就可以判定学生是否达到毕业要求，申请学位者，还需参照学位申请标准，通常，这些成绩在学生毕业以后就很少涉及，绝大部分都作为永久档案进行保管。但仍有极少部分学生由于各种原因未按期毕业，还需要利用这些档案。
三、现行管理模式下存在的一些问题
（1）轻原始证据留存，重结果管理。打印出来进行保管的成绩表实质上是总评成绩，而形成总评成绩的各分项资料的保管则处于一种边缘状态，除试卷保留一段时间以外，其余资料的保管处于失控状态，虽有保管要求，但因各种原因，实际上是没有进行具体监控，而试卷本身的保管，其形势亦不容乐观，主要原因在于如果长期保管，保管场所是一个老大难问题。其结果是，往往保存不了几年，就因场地问题而不得不处理掉了，既不严肃，也不规范。（2）电子化形势下的隐患。现行的成绩保管除纸质成绩表外，更多的是依赖电子数据形式，但是，一个无法回避的问题是，一旦数据服务器出问题，所带来的后果就极有可能是灾难性的，比如黑客入侵、病毒感染及硬件故障等，因此，数据安全尤其是电子状态的成绩数据就显得尤为重要。另一方面，由于电子信息技术的迅猛发展，电子形式储存的数据信息，有可能由于操作系统及应用软件不断升级、变革等原因，导致无法使用。
四、应对之策
（1）强化原始资料保管。纵然最终成绩是由不同的部分组成且由不同的责任者负责，那么，就应该建立具体的原始材料归档体制，如：试卷保管应该说是最难解决的问题，我们应该创新思维，充分利用现代科技带来的便利，可以考虑对阅卷形式进行改革，即采取电子阅卷的形式，将所有试卷一次性扫描下来后进行评阅，既提高了评阅效率，也强化了总分的准确性，更主要的是，可以将电子化的扫描件刻录成光盘等永久保存。极大地节约了试卷保管的空间，也方便查询。（2）提高成绩档案利用率。过去，学生成绩单只是作为学生是否完成课程学习的一种衡量手段进行了利用，没有充分发挥其应有的作用，比如，有关课程的试卷分析估计就会不准确，因为我们还是利用原始的试卷分析模式，如果采用电子阅卷形式，则不仅每道题的阅卷过程可以统计，更重要的是每道题甚至每个得分点的相关情况均可以得到充分的展现，成绩资料就可以为以后的教学服务发挥更大的作用。将所有成绩汇总起来，又可以分析每个专业所涉及课程的成绩分布，即，学生该专业相关课程的掌握情况，这些资料的利用又可以指导我们今后在学科、专业建设上有的放矢，有所作为。另一方面，成绩档案还可以作为学生个人有关能力分析的参照，通过不同阶段的成绩分析，可以得到有关学生个人在那些方面有特长，在那些方面做的还不够好，这样就会为学生个人职业发展提供有益的支持，当然，这些功能的发挥，还需要多方努力，设计出实用的分析系统。（3）探索成绩归档新标准。我们应该以创新思维，积极探索成绩归档新标准，如，与其投资建立保管试卷的仓库，还不如将其转化为投资购置电子阅卷设备及人员培训，在成绩归档上摸索电子信息形势下的新型成绩归档模式，充分利用现代信息技术为我们带来的便利、清洁、简便、高效。另一方面，也可以从考试方面进行改革，更多利用现代技术水平下的新型模式进行考试，改变传统的、单一纸质考试模式，更多利用机考、网考等等，既利于学生的日常学习，也利于考试的组织与实施，还可以实现印刷、运送以及保管等方面的成本节约，在试卷评阅方面也可以实现逐步智能化，自动化，是一举多得的明智之举，其归档也相应的比传统模式要简单得多。（4）加强技术创新。在新形势下，我们应当充分利用现代科技，革新传统的纸质档案单一管理模式，逐步实现归档电子化，利用上的远程化，即不必如过去那样，为查询某个档案要不惜千里迢迢、舟车劳顿，到达目的地还需要人工查找，极不便利，而应该逐步实现成绩档案的电子化，既包括其最终成绩，也包括相关的原始依据，形成完整的数據链，真正实现成绩档案与学生其他档案一起，构成一个完整、统一的整体，并且是以无纸化的形式展现，能够通过一定的远程终端进行查询。当然，在这一点上，还有待于进一步进行探讨和完善。
有关成绩归档问题不是简单的装订、整理，其有关工作涉及方方面面，既有来源制约，更有国家法律、规章等方面的要求，我们应该在成绩归档和教学、考试组织与实施方面实现良性互动，真正实现相互促进、相互作用，开创成绩归档与有关工作顺利实施的双赢局面。