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摘 要： 高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，管理中的保密工作至为重要。加强高校档案保密工作不仅具有较强的战略意义，而且有利于给人才提供公平竞争的环境，是高校维护档案安全的基本保障。高校档案管理工作需要严格的保密措施，必须加强制度建设，提高档案管理人员的政治和业务素质，完善监督体系，明确监督职责，确立回避制度，建立健全保密工作责任制。
关键词： 高校档案 保密工作 重要性 保密措施
高校档案是衡量个人业绩的重要标志，因此，做好高校档案的保密工作，是推进高校档案事业持续、健康发展的基本保障，也是促进高校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。做好高校档案的保密工作，不仅具有较强的战略意义，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养，而且有利于给人才营造公平竞争的环境，是高校维护档案安全的基本保障。
一、高校档案保密工作的重要性
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案馆是收集和管理高校教学、科研财富，传播档案信息，为教学、科研提供原始凭证，维护历史真实面貌的重要基地。近年来，作为高校档案部门，尤其是综合性大学的档案馆每年都收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的科研项目、学术论文和上级文件等，其中有不少涉及国家的政治、经济、重点科研项目及军事等方面的保密内容。因此，做好高校档案的保密工作至关重要。
1.高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。
我国《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”可见，高校档案管理工作至关重要，高校档案保密工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。加强高校档案保密工作，一方面，有利于推动高校的教育体制改革和科学研究事业的发展，从国家角度来看，不少资料涉及国家的政治、经济、军事方面机密；从个人的角度来看，这些资料都涉及知识产权问题，因此，对其必须重点保护。另一方面，高等学校是知识生产、传播和应用的专门机构，有许多重点学科、重大项目的研究与开发，涉及国防军工、科技公关、公共安全等重点项目，这些科学技术含量较高的档案记述和反映了科学技术研究活动的全部过程和具体成果，一旦丢失或失密，将会给整个科学研究造成不可低估的重大损失。保密工作关系到党和国家的安全，关系到经济建设和社会发展的大局。保密工作做得不好，会直接影响到改革开放和社会主义现代化建设的进程。
2.加强高校档案保密义务，有利于给人才提供公平竞争的环境。
高校学生档案是高校针对学生在校期间的表现，客观、真实地记载学生学习活动的原始资料。从学生档案上可以充分了解到学生在校期间思想、政治、学习等方面的点点滴滴，从而判断学生素质优劣的最佳凭证。因此，高校档案是他人了解学生综合素质最直接、最客观的记载。正是基于这样的重要性，高校档案管理工作必须要采取高度的保密措施，确保档案安全。因为高校档案管理和保密工作一旦出现失误，将很可能导致他人篡改学生信息，从而不利于公平竞争。从这种意义上而言，采取严格的保密措施，有利于给人才提供公平的竞争环境。
3.加强高校档案保密工作是维护档案安全的基本保障。
档案安全是高校档案管理工作的重中之重，加强高校档案保密工作则是维护档案安全的基本保障。因为，档案安全与否，在管理工作中加强对档案的保密义务是关键，档案保密工作到位，则是对档案安全的基本保障，反之，就可能存在潜在的隐患，导致档案管理工作出现疏漏，最终影响到档案安全。
基于高校档案管理工作中保密工作的重要性，我认为，高校档案作为国家机密的一部分，具有较强的政治意义，因此，在日常工作中，档案管理人员应高度重视档案保密工作，恪尽职守、尽职尽责，采取一系列切实可行的措施予以严格保密。只有这样，才能保证高校档案的安全和真实性。
二、加强高校档案保密工作的主要措施
档案管理是高校档案部门的一项重要基础性工作，与保密工作有着密切的关系。因此，要在科学管理的基础上，切实做好保密工作，以保证档案实体和档案信息的安全。只有管好档案，才能用好档案。在档案开放过程中，保密工作显得尤为突出。我认为，加强高校档案保密工作，需采取如下措施。
1.加强档案库房的管理。
档案库房的管理，是档案安全保密的重点。档案库房的建设，从档案保密的角度来看，按照国家的有关规定，应单独建设，不宜设在机关办公楼内，或是将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定负责人，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止入内。
2.提高档案管理人员的政治和业务素质。
高校档案管理关系到国家和民族的人才战略，高校档案管理工作者对档案的安全负有直接责任，必须具备较高政治、业务和文化素质，还要有较强的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。我国《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”高校档案管理工作人员必须具有较高的政治素质，即以国家和民族高度负责的态度，恪尽职守，严格保密。严格遵守档案法规、保密法规是对管理人员的基本要求。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作。档案管理人员要有高度的政治责任心，工作认真踏实；要树立严格的法律法规观念，以维护档案的完整性与安全性，为高校教学和科研的发展提供准确完整的信息服务为己任。为此，要经常性对档案管理人员进行培训、学习，不断提高其综合素质和管理水平。引导档案工作人员与全体教职员工了解相关法律法规，明确各自权利和义务及相关法律责任，增强他们在开发利用档案中的保密意识，确保档案安全和完整。档案管理人员是档案开发利用的执行者和落实者，对档案的开发利用和保密工作负有直接责任，必须具备较高的政治觉悟和业务能力。一是要把做好档案的开发利用和保密工作上升到政治的高度，通过组织政治学习对他们进行教育，提高他们的政治觉悟。二是要采取派出去、请进来等方法，请专家进行专业讲座，送档案管理人员出去参加进修深造、培训及参观学习，努力提高他们的业务素质，增强他们的保密意识。三是要从档案管理人员自身发展角度出发，替他们着想，在职务升迁、学历提升等方面为他们开绿灯，注重提高他们的思想素质与业务素质，调动他们的工作积极性。
3.完善档案管理人员的监督体系，明确监督职责。
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既利用档案，又保证档案的完整与安全。我国《高等学校档案管理办法》第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”我认为，档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，又是档案保管工作的目的，更是档案保密工作的重要保证。它能及时发现并制止档案利用过程中出现的不利于档案保密的各种不良行为，为档案的利用、档案的完整与安全打下坚实的基础。首先要加强涉密档案调阅管理，对没有上级主管领导批示的涉密档案，任何人都无权调阅。调阅完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查找原因，进行补救。要对查阅者明确阅览须知和有关规定，做好监督工作，以减少和杜绝不良习惯的查阅者对档案资料的损坏。对因渎职造成档案泄密或造成不良后果者，追究相应的责任。其次要加大检查的力度，可采取专项检查、综合检查、突击性检查等多种形式的检查方法，对档案开发利用过程中的每一个步骤、每一个环节进行检查和督促，加大监管的力度，严格查处违法违纪行为，督促档案管理人员和档案利用者做好保密工作，确保保密工作在开发利用过程中落到实处。在档案利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，有条件的高校对档案馆（室）还可以安装摄像监视器。档案管理人员还要做到嘴勤、眼勤、手勤，要在利用者离去之前，仔细检查被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，以防档案的损坏和丢失。
4.确立回避制度。
以往高校档案管理工作中难免遇到工作人员同时管理自己及与自己有亲密关系的人的档案，在此情况下，很难保证工作人员严格遵守保密义务，致使管理人员难以恪尽职守，篡改、泄密事件时有发生。鉴于此，我认为，高校档案管理工作中应确立回避制度，即当档案工作人员遇到自己或与自己有亲密关系人员的档案时，要求其回避，而将这些档案交由与本人无利害关系的其他人员或机构管理。鉴于高校档案管理工作的实际，建议高校设立档案管理委员会，当出现上述情况时，将档案工作人员及与其有亲密关系人员的档案交由学校档案管理委员会管理。
5.建立健全保密工作责任制。
在以往的档案保密工作中，由于没有建立和健全一套切实可行的责任追究制，在高校档案管理工作中出现了许多重大的渎职事件，给相关工作带来了不可估量的损失。而对失职的管理人员，由于没有建立保密工作责任制，往往对其渎职行为视而不见，其直接助长了档案管理人员的渎职行为。我国《高等学校档案管理办法》第四十条规定：“有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。”从上述规定来看，我国《高等学校档案管理办法》对高校档案的直接负责人和其他责任人的违法行为课以较重的责任。档案直接责任人如果违反上述规定，将受到处分甚至依法追究刑事责任。就高校档案管理工作者来说，其对档案的安全负有直接责任，必须具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，进一步加强业务基本功训练，包括熟悉掌握计算机应用技能，严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。落实责任制，科学管理，确保档案管理万无一失。
综上，高校档案管理工作人员的保密工作至关重要，需采取严格有效的措施予以保障。正确处理好档案保密工作对高校教育事业的发展具有重要的意义，应从做好档案开发利用过程中的监管和提高管理人员素质等方面入手，加强制度建设，完善监督体系，明确监督职责，制定回避制度及建立健全保密工作责任制，正确处理好档案利用与保密之间的关系，从而保证档案工作的顺利开展，为高校发展和社会主义经济建设服务。
参考文献：
［1］闫廷均.档案工作中的保密措施.北京档案，2006，9.
［2］于鲁霞，闫莉书.对高校档案保密工作的几点思考.兰台世界，2006，8.
［3］朱政.新时期档案资源的开放利用与保密.甘肃农业，2005，10.
［4］钱芳青.浅议档案利用与档案保密.广东行政学院学报，2003，15.
［5］倪军.加强档案保密工作的几点思考.浙江档案，2006，3.
［6］许建新，罗胜男.高校档案开发利用中的保密工作浅议.湖南广播电视大学学报，2008，2.
［7］温宏.浅谈档案管理工作的保密性.科技信息，2008，25.
［8］魏菊芳.浅谈档案管理中的保密工作.中国档案，2006，12.
关键词： 高校档案 保密工作 重要性 保密措施
高校档案是衡量个人业绩的重要标志，因此，做好高校档案的保密工作，是推进高校档案事业持续、健康发展的基本保障，也是促进高校教育体制改革和教育事业稳定发展的重要保证。做好高校档案的保密工作，不仅具有较强的战略意义，有利于处理好保密与利用的关系，促进人才培养，而且有利于给人才营造公平竞争的环境，是高校维护档案安全的基本保障。
一、高校档案保密工作的重要性
高等学校档案，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。高校档案馆是收集和管理高校教学、科研财富，传播档案信息，为教学、科研提供原始凭证，维护历史真实面貌的重要基地。近年来，作为高校档案部门，尤其是综合性大学的档案馆每年都收入大量的、具有很高的学术研究和科技开发价值的科研项目、学术论文和上级文件等，其中有不少涉及国家的政治、经济、重点科研项目及军事等方面的保密内容。因此，做好高校档案的保密工作至关重要。
1.高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。
我国《高等学校档案管理办法》第三条规定：“高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”可见，高校档案管理工作至关重要，高校档案保密工作是高等学校重要的基础性工作，具有较强的战略意义。加强高校档案保密工作，一方面，有利于推动高校的教育体制改革和科学研究事业的发展，从国家角度来看，不少资料涉及国家的政治、经济、军事方面机密；从个人的角度来看，这些资料都涉及知识产权问题，因此，对其必须重点保护。另一方面，高等学校是知识生产、传播和应用的专门机构，有许多重点学科、重大项目的研究与开发，涉及国防军工、科技公关、公共安全等重点项目，这些科学技术含量较高的档案记述和反映了科学技术研究活动的全部过程和具体成果，一旦丢失或失密，将会给整个科学研究造成不可低估的重大损失。保密工作关系到党和国家的安全，关系到经济建设和社会发展的大局。保密工作做得不好，会直接影响到改革开放和社会主义现代化建设的进程。
2.加强高校档案保密义务，有利于给人才提供公平竞争的环境。
高校学生档案是高校针对学生在校期间的表现，客观、真实地记载学生学习活动的原始资料。从学生档案上可以充分了解到学生在校期间思想、政治、学习等方面的点点滴滴，从而判断学生素质优劣的最佳凭证。因此，高校档案是他人了解学生综合素质最直接、最客观的记载。正是基于这样的重要性，高校档案管理工作必须要采取高度的保密措施，确保档案安全。因为高校档案管理和保密工作一旦出现失误，将很可能导致他人篡改学生信息，从而不利于公平竞争。从这种意义上而言，采取严格的保密措施，有利于给人才提供公平的竞争环境。
3.加强高校档案保密工作是维护档案安全的基本保障。
档案安全是高校档案管理工作的重中之重，加强高校档案保密工作则是维护档案安全的基本保障。因为，档案安全与否，在管理工作中加强对档案的保密义务是关键，档案保密工作到位，则是对档案安全的基本保障，反之，就可能存在潜在的隐患，导致档案管理工作出现疏漏，最终影响到档案安全。
基于高校档案管理工作中保密工作的重要性，我认为，高校档案作为国家机密的一部分，具有较强的政治意义，因此，在日常工作中，档案管理人员应高度重视档案保密工作，恪尽职守、尽职尽责，采取一系列切实可行的措施予以严格保密。只有这样，才能保证高校档案的安全和真实性。
二、加强高校档案保密工作的主要措施
档案管理是高校档案部门的一项重要基础性工作，与保密工作有着密切的关系。因此，要在科学管理的基础上，切实做好保密工作，以保证档案实体和档案信息的安全。只有管好档案，才能用好档案。在档案开放过程中，保密工作显得尤为突出。我认为，加强高校档案保密工作，需采取如下措施。
1.加强档案库房的管理。
档案库房的管理，是档案安全保密的重点。档案库房的建设，从档案保密的角度来看，按照国家的有关规定，应单独建设，不宜设在机关办公楼内，或是将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应专门加固，以防盗窃还应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。档案库房应指定负责人，制定严格的库房管理制度，无关人员禁止入内。
2.提高档案管理人员的政治和业务素质。
高校档案管理关系到国家和民族的人才战略，高校档案管理工作者对档案的安全负有直接责任，必须具备较高政治、业务和文化素质，还要有较强的工作能力和观察能力，善于做利用者的工作，能独立处理利用中出现的一般问题。我国《高等学校档案管理办法》第十一条规定：“高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。”高校档案管理工作人员必须具有较高的政治素质，即以国家和民族高度负责的态度，恪尽职守，严格保密。严格遵守档案法规、保密法规是对管理人员的基本要求。档案保管工作的任务是艰巨的，也是光荣的，这是一项重要的基础工作。档案管理人员要有高度的政治责任心，工作认真踏实；要树立严格的法律法规观念，以维护档案的完整性与安全性，为高校教学和科研的发展提供准确完整的信息服务为己任。为此，要经常性对档案管理人员进行培训、学习，不断提高其综合素质和管理水平。引导档案工作人员与全体教职员工了解相关法律法规，明确各自权利和义务及相关法律责任，增强他们在开发利用档案中的保密意识，确保档案安全和完整。档案管理人员是档案开发利用的执行者和落实者，对档案的开发利用和保密工作负有直接责任，必须具备较高的政治觉悟和业务能力。一是要把做好档案的开发利用和保密工作上升到政治的高度，通过组织政治学习对他们进行教育，提高他们的政治觉悟。二是要采取派出去、请进来等方法，请专家进行专业讲座，送档案管理人员出去参加进修深造、培训及参观学习，努力提高他们的业务素质，增强他们的保密意识。三是要从档案管理人员自身发展角度出发，替他们着想，在职务升迁、学历提升等方面为他们开绿灯，注重提高他们的思想素质与业务素质，调动他们的工作积极性。
3.完善档案管理人员的监督体系，明确监督职责。
档案利用监督是做好档案利用过程中保密工作的一项重要措施，它能有效地发现并制止纠正档案利用过程中不利于档案保密的各种不良行为，从而做到既利用档案，又保证档案的完整与安全。我国《高等学校档案管理办法》第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。”我认为，档案管理人员的职责，就是要维护档案的完整与安全。这既是档案保管工作的基本任务，又是档案保管工作的目的，更是档案保密工作的重要保证。它能及时发现并制止档案利用过程中出现的不利于档案保密的各种不良行为，为档案的利用、档案的完整与安全打下坚实的基础。首先要加强涉密档案调阅管理，对没有上级主管领导批示的涉密档案，任何人都无权调阅。调阅完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查找原因，进行补救。要对查阅者明确阅览须知和有关规定，做好监督工作，以减少和杜绝不良习惯的查阅者对档案资料的损坏。对因渎职造成档案泄密或造成不良后果者，追究相应的责任。其次要加大检查的力度，可采取专项检查、综合检查、突击性检查等多种形式的检查方法，对档案开发利用过程中的每一个步骤、每一个环节进行检查和督促，加大监管的力度，严格查处违法违纪行为，督促档案管理人员和档案利用者做好保密工作，确保保密工作在开发利用过程中落到实处。在档案利用中，要根据不同利用对象的不同目的，掌握其心理和思想动机，加强重点监护，有条件的高校对档案馆（室）还可以安装摄像监视器。档案管理人员还要做到嘴勤、眼勤、手勤，要在利用者离去之前，仔细检查被利用过的案卷和文件，发现问题及时查处，以防档案的损坏和丢失。
4.确立回避制度。
以往高校档案管理工作中难免遇到工作人员同时管理自己及与自己有亲密关系的人的档案，在此情况下，很难保证工作人员严格遵守保密义务，致使管理人员难以恪尽职守，篡改、泄密事件时有发生。鉴于此，我认为，高校档案管理工作中应确立回避制度，即当档案工作人员遇到自己或与自己有亲密关系人员的档案时，要求其回避，而将这些档案交由与本人无利害关系的其他人员或机构管理。鉴于高校档案管理工作的实际，建议高校设立档案管理委员会，当出现上述情况时，将档案工作人员及与其有亲密关系人员的档案交由学校档案管理委员会管理。
5.建立健全保密工作责任制。
在以往的档案保密工作中，由于没有建立和健全一套切实可行的责任追究制，在高校档案管理工作中出现了许多重大的渎职事件，给相关工作带来了不可估量的损失。而对失职的管理人员，由于没有建立保密工作责任制，往往对其渎职行为视而不见，其直接助长了档案管理人员的渎职行为。我国《高等学校档案管理办法》第四十条规定：“有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；（三）涂改、伪造档案的；（四）擅自出卖、赠送、交换档案的；（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的；（六）其他违反档案法律法规的行为。”从上述规定来看，我国《高等学校档案管理办法》对高校档案的直接负责人和其他责任人的违法行为课以较重的责任。档案直接责任人如果违反上述规定，将受到处分甚至依法追究刑事责任。就高校档案管理工作者来说，其对档案的安全负有直接责任，必须具备专业知识，熟悉所保管的档案内容，熟悉档案法规，进一步加强业务基本功训练，包括熟悉掌握计算机应用技能，严禁涂改、圈划、抽取、折叠、撤换档案。落实责任制，科学管理，确保档案管理万无一失。
综上，高校档案管理工作人员的保密工作至关重要，需采取严格有效的措施予以保障。正确处理好档案保密工作对高校教育事业的发展具有重要的意义，应从做好档案开发利用过程中的监管和提高管理人员素质等方面入手，加强制度建设，完善监督体系，明确监督职责，制定回避制度及建立健全保密工作责任制，正确处理好档案利用与保密之间的关系，从而保证档案工作的顺利开展，为高校发展和社会主义经济建设服务。
参考文献：
［1］闫廷均.档案工作中的保密措施.北京档案，2006，9.
［2］于鲁霞，闫莉书.对高校档案保密工作的几点思考.兰台世界，2006，8.
［3］朱政.新时期档案资源的开放利用与保密.甘肃农业，2005，10.
［4］钱芳青.浅议档案利用与档案保密.广东行政学院学报，2003，15.
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［8］魏菊芳.浅谈档案管理中的保密工作.中国档案，2006，12.