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【摘要】文章论述了档案业务指导工作的重要性，从多方面阐述了加强业务指导工作的方式和基本做法，并指出了不断提高业务指导水平的主要途径。
【关键词】加强 业务指导提高管理水平
Abstract This article discusses the importance of operational guidance files from the fields to strengthen operational guidance explains how and basic approach, and pointed out the increasing level of operational guidance the main way.Key words strengthen operational guidance to improve management level
中图分类号：F279.23 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
业务指导，是城建档案馆（室）一项重要的业务工作，它关系进库档案质量的好坏，关系城建档案业务工作的深入开展和城建档案事业的发展，关系城建档案管理工作的落实。因此，加强业务指导工作，是各馆（室）的神圣职责和义不容辞的任务。各馆（室）应该想方设法，配备足够的力量，深入开展好业务指导工作。
一、深刻认识业务指导工作的重要性
1、正确进行接收前档案业务指导，是做好库藏档案工作的前提和基础。城建档案馆（室）所接收保管的是城建档案，所谓城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。这一定义告诉我们，城建档案的文件材料，是与城市建设的进展和工程项目的进度同步产生的，而绝不能靠事后的回忆来记述。它还告诉我们，所有的文件材料，必须是规划、建设及其管理活动记录和第一手资料，而不是事后另行编写、复印、复制、间接的第二、第三手资料。同时，它还告诉我们，所有需要签署、签字的文件材料，都必须在该项活动完成的同时，完成签署和签字。这些复杂的具体的要求，非城建档案专业人员，是很难把握的。特别是一些新手或工地兼职档案员，既便是经过短期培训，也很难能够搞得清清楚楚。如若再加上工程施工中的变动，需要补充完善的资料，把握起来就更难了。如果在档案形成过程中，连相关的文件材料都收集不齐全，那就无法保证入库档案的质量，同样也会影响到档案的生命力和档案的利用价值。未雨绸缪，防患未然，就需要城建档案馆（室）加强业务指导，把城建档案形成过程中的文件材料这一最基础的工作扎扎实实做好。只有把好档案形成过程中的收集关，把文件材料收集准确、齐全、完整，才能为丰富馆（室）藏，为其它各项业务工作的开展，奠定良好的基础。
2、开展业务指导，是加强城建档案管理和不断提高管理水平的需要。城建档案管理部门，是政府的职能部门，它对形成城建档案的单位具有监督、检查、指导权。这是由城建档案的特点所决定的，因为城建档案专业性强，专业技术多样，涉及的范围比较广，档案的内容比较复杂。如果没有馆（室）的专业技术指导和管理，档案的齐全、准确、系统、完整和按时上交就无法保证。也正是因应这一客观形势的需要，所以城建档案馆（室）的组织结构才形成与城建档案管理处二合一（一套班子两块牌子）。实践也充分证明，只有这种机构形式，才能适应业务指导和加强管理，才能更加有利于城建档案工作的深入开展。另外，我们也应该看到，城建档案工作涉及各单位、各家各户，如何提高全民的城建档案意识，也是城建档案馆（室）和城建档案管理部门不可忽視的重要工作。尤其是当前，城镇化建设的快速推进，产生大量的城镇建设档案，不大力加强城建档案业务指导，提高城建档案管理水平，依法建档依法管档就很难得到贯彻落实。因此，在新形势下，城建档案馆（室）的监督、检查、指导职能只能加强，不能削弱。
二、采用多种形式积极开展业务指导
1、认真抓好现场业务指导。现场业务指导，是指到建设单位和建设单位的施工现场，对专、兼职档案管理员，实施的业务指导工作。主旨，是如何做好建设工程文件材料的收集、归档、整理和保管工作。现场业务指导，大体可分为三个阶段，即前期、中期和后期。前期业务指导，是指在办理规划许可证副本，到档案馆（室）签订档案报送责任书时，对建设单位的相关人员进行的业务指导。这个阶段也叫工程准备阶段，是在建设项目开工前，形成的工程立项、审批、征地、勘察、测绘、设计、招投标、开工审批等工程前期文件材料。工程前期文件材料的收集，是工程档案管理的重要环节，加之当时建设单位的施工组织机构不健全或相关人员对收集档案文件材料不熟练，这个时期的业务指导，不但要细心，而且要具体，签订的档案报送责任书目录应该详尽。
中期业务指导，是指在建设工程使用过程中进行的业务指导。这个时候不管是建设单位还是施工方，不管是专职还是兼职，档案管理员已经明确，馆（室）业务指导人员应该经常深入施工现场，对建设方、施工方的档案人员和技术人员进行业务指导，使他们履行职责，明确义务，熟悉收集方法和收集档案文件材料的内容。对施工过程中出现特殊情况的处置 也要讲清楚，如施工过程中发生的设计变更，在文件材料和竣工图纸上都必须如实反映，否则就不全、不完整。
后期业务指导，是指工程完工后，馆（室）业务指导人员进行档案预验收和参加竣工验收中对档案文件材料的查验和审核。业务指导人员应有高度负责的精神，认真审核每一份每一页文件材料，看是否齐全，完整、真实，特别是要审核竣工图的编制是否准确反映了工程实际，是否达到了送交入库的要求。对于不符合规范要求的文件材料，一定要提出整改方案，限期责令整改。
2、对重点工程重点指导。由于重点工程具有影响力，往往建设项目规模大，建设周期长，涉及面比较广 ，参建的施工队伍也比较多，特别是有些重点工程建设组织机构不固定，往往临时设立，人员从多个单位抽调，中途变动比较大，工程一旦结束，人走摊子散，想找人都找不到。馆（室）档案业务指导人员，要充分认识重点工程项目建设的这一特点，从一开始就紧紧盯住，勤跑多去 ，把业务指导工作做在前面，工程进度的每个阶段都过细地做好跟踪服务，在必要的情况下可以增加人力，或请馆（室）领导出面做好沟通协调工作。总之，重点工程要重点跟踪指导和服务，确保有价值的重点工程档案齐全、完整、及时地被接收入库。
3、采用各种形式开展业务指导。城建档案馆（室）由于受编制的限制，业务指导人员不可能配备很充足，往往人少，要指导的单位和建设工程比较多，存在着顾不过来的现象。因此，馆（室）必须采取有效措施，开辟多种途径，展开业务指导。
利用会议进行业务指导。每年馆（室）都要召开一定的会议，传达上级精神，部署工作，进行工作总结，表彰奖励等。这些会议，是最好的业务工作指导。因此，各单位都要充分利用会议的机会 ，把业务工作的具体精神贯彻下去，讲明要求，提出具体的落实意见。会议一般有单位的分管领导参加，贯彻业务技术要求，会更有利于抓落实。
开展培训进行业务指导。举办培训班，是学习贯彻上级有关新的业务技术规范，对下集中进行业务指导的大好时机。因此，馆(室)应该严密组织，选好教员，认真组织备课，提高教学质量，抓紧学习时间，力争在短期内使大家学到更多的东西，提升原有业务水平。学习班应有适当的投入，确保每位学员都有纸质教材，以便带回去进一步理解消化。
以检查评比的方式进行业务指导。检查评比，形式活泼，促进作用大，有利于在面上进行普及和推广。检查评比时，应统一思想、统一评比标准，检查评比中，对发现的问题要及时展开讨论，现场示范纠正，把业务指导、坚持标准贯穿于检查评比的全过程。通过检查评比，真正达到相互促进，共同提高。
用电话、网络的形式进行业务指导。业务指导人员应与被指导单位、被指导人员建立网络联系方式，在不能实施面对面业务指导时，可以通过电话、网络进行指导。用现代化的联系方式进行业务指导，不但省时省力省费用，而且来得快，解决问题及时，在当前形势下应大力提倡。但运用这种方式不能搞一刀切，应视双方是否具备条件，成熟的可立即实施，尚不具备的要积极创造条件，力求早一点解决。
利用行文进行业务指导。遇有重要的工作，往往采用行文的方式，对下进行业务工作指导。这种方式容易引起重视，有利于工作向纵深推进。只是行文不易太多，文件要简练、具体，便于实际操作。
三、不断提高业务指导能力和水平
1、努力提高自身素质。业务指导人员比较辛苦，需要经常深入施工现场，顶烈日冒严寒，比他人多跑路，因此必须具备吃苦耐劳的思想和高度的事业心及强烈的责任感。在工作上，不能与其他同志搞攀比；在业务上，必须精益求精，既要熟练掌握业务指导的范围和具体内容，同时还必须通晓城建档案馆（室）的各项业务工作及城建档案的各项法律法规。俗话讲“打铁先要锤头硬”，业务指导人员只有自身业务能力水平强，才能在业务指导工作中如鱼得水。
2、因地制宜，因材施教。指导他人，首先应该了解他人，清楚其薄弱环节，才能有针对性地采取措施，缺什么补什么，恰到好处。因此，业务指導人员必须深入调查，善于了解人，根据被指导单位、被指导人员的具体情况，采取灵活的指导方式，因地制宜，因材施教。长期从事业务指导工作，必须善于总结，从专业性、实践性、信息化、研究性的角度，充分认识业务指导工作的特点，理出清晰的工作思路、工作规律和工作经验，不断提升指导能力和水平，真正胜任各种场合下的业务指导工作。
3、不断提高口语表达能力。实施业务指导，是人与人进行交流，是用语言进行交谈。让对方听清楚你的语言，明白你所表达的意思，这既是业务指导的最终目的，也是一门语言交流的艺术。因此，为了提高指导效果，业务指导人员还必须加强语言的修养和锻炼，不断提高口语表达能力，进行交流时，尽量用普通话，吐词清楚，表达意思言简义赅，易于对方接受。
【关键词】加强 业务指导提高管理水平
Abstract This article discusses the importance of operational guidance files from the fields to strengthen operational guidance explains how and basic approach, and pointed out the increasing level of operational guidance the main way.Key words strengthen operational guidance to improve management level
中图分类号：F279.23 文献标识码：A文章编号：2095-2104（2013）
业务指导，是城建档案馆（室）一项重要的业务工作，它关系进库档案质量的好坏，关系城建档案业务工作的深入开展和城建档案事业的发展，关系城建档案管理工作的落实。因此，加强业务指导工作，是各馆（室）的神圣职责和义不容辞的任务。各馆（室）应该想方设法，配备足够的力量，深入开展好业务指导工作。
一、深刻认识业务指导工作的重要性
1、正确进行接收前档案业务指导，是做好库藏档案工作的前提和基础。城建档案馆（室）所接收保管的是城建档案，所谓城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。这一定义告诉我们，城建档案的文件材料，是与城市建设的进展和工程项目的进度同步产生的，而绝不能靠事后的回忆来记述。它还告诉我们，所有的文件材料，必须是规划、建设及其管理活动记录和第一手资料，而不是事后另行编写、复印、复制、间接的第二、第三手资料。同时，它还告诉我们，所有需要签署、签字的文件材料，都必须在该项活动完成的同时，完成签署和签字。这些复杂的具体的要求，非城建档案专业人员，是很难把握的。特别是一些新手或工地兼职档案员，既便是经过短期培训，也很难能够搞得清清楚楚。如若再加上工程施工中的变动，需要补充完善的资料，把握起来就更难了。如果在档案形成过程中，连相关的文件材料都收集不齐全，那就无法保证入库档案的质量，同样也会影响到档案的生命力和档案的利用价值。未雨绸缪，防患未然，就需要城建档案馆（室）加强业务指导，把城建档案形成过程中的文件材料这一最基础的工作扎扎实实做好。只有把好档案形成过程中的收集关，把文件材料收集准确、齐全、完整，才能为丰富馆（室）藏，为其它各项业务工作的开展，奠定良好的基础。
2、开展业务指导，是加强城建档案管理和不断提高管理水平的需要。城建档案管理部门，是政府的职能部门，它对形成城建档案的单位具有监督、检查、指导权。这是由城建档案的特点所决定的，因为城建档案专业性强，专业技术多样，涉及的范围比较广，档案的内容比较复杂。如果没有馆（室）的专业技术指导和管理，档案的齐全、准确、系统、完整和按时上交就无法保证。也正是因应这一客观形势的需要，所以城建档案馆（室）的组织结构才形成与城建档案管理处二合一（一套班子两块牌子）。实践也充分证明，只有这种机构形式，才能适应业务指导和加强管理，才能更加有利于城建档案工作的深入开展。另外，我们也应该看到，城建档案工作涉及各单位、各家各户，如何提高全民的城建档案意识，也是城建档案馆（室）和城建档案管理部门不可忽視的重要工作。尤其是当前，城镇化建设的快速推进，产生大量的城镇建设档案，不大力加强城建档案业务指导，提高城建档案管理水平，依法建档依法管档就很难得到贯彻落实。因此，在新形势下，城建档案馆（室）的监督、检查、指导职能只能加强，不能削弱。
二、采用多种形式积极开展业务指导
1、认真抓好现场业务指导。现场业务指导，是指到建设单位和建设单位的施工现场，对专、兼职档案管理员，实施的业务指导工作。主旨，是如何做好建设工程文件材料的收集、归档、整理和保管工作。现场业务指导，大体可分为三个阶段，即前期、中期和后期。前期业务指导，是指在办理规划许可证副本，到档案馆（室）签订档案报送责任书时，对建设单位的相关人员进行的业务指导。这个阶段也叫工程准备阶段，是在建设项目开工前，形成的工程立项、审批、征地、勘察、测绘、设计、招投标、开工审批等工程前期文件材料。工程前期文件材料的收集，是工程档案管理的重要环节，加之当时建设单位的施工组织机构不健全或相关人员对收集档案文件材料不熟练，这个时期的业务指导，不但要细心，而且要具体，签订的档案报送责任书目录应该详尽。
中期业务指导，是指在建设工程使用过程中进行的业务指导。这个时候不管是建设单位还是施工方，不管是专职还是兼职，档案管理员已经明确，馆（室）业务指导人员应该经常深入施工现场，对建设方、施工方的档案人员和技术人员进行业务指导，使他们履行职责，明确义务，熟悉收集方法和收集档案文件材料的内容。对施工过程中出现特殊情况的处置 也要讲清楚，如施工过程中发生的设计变更，在文件材料和竣工图纸上都必须如实反映，否则就不全、不完整。
后期业务指导，是指工程完工后，馆（室）业务指导人员进行档案预验收和参加竣工验收中对档案文件材料的查验和审核。业务指导人员应有高度负责的精神，认真审核每一份每一页文件材料，看是否齐全，完整、真实，特别是要审核竣工图的编制是否准确反映了工程实际，是否达到了送交入库的要求。对于不符合规范要求的文件材料，一定要提出整改方案，限期责令整改。
2、对重点工程重点指导。由于重点工程具有影响力，往往建设项目规模大，建设周期长，涉及面比较广 ，参建的施工队伍也比较多，特别是有些重点工程建设组织机构不固定，往往临时设立，人员从多个单位抽调，中途变动比较大，工程一旦结束，人走摊子散，想找人都找不到。馆（室）档案业务指导人员，要充分认识重点工程项目建设的这一特点，从一开始就紧紧盯住，勤跑多去 ，把业务指导工作做在前面，工程进度的每个阶段都过细地做好跟踪服务，在必要的情况下可以增加人力，或请馆（室）领导出面做好沟通协调工作。总之，重点工程要重点跟踪指导和服务，确保有价值的重点工程档案齐全、完整、及时地被接收入库。
3、采用各种形式开展业务指导。城建档案馆（室）由于受编制的限制，业务指导人员不可能配备很充足，往往人少，要指导的单位和建设工程比较多，存在着顾不过来的现象。因此，馆（室）必须采取有效措施，开辟多种途径，展开业务指导。
利用会议进行业务指导。每年馆（室）都要召开一定的会议，传达上级精神，部署工作，进行工作总结，表彰奖励等。这些会议，是最好的业务工作指导。因此，各单位都要充分利用会议的机会 ，把业务工作的具体精神贯彻下去，讲明要求，提出具体的落实意见。会议一般有单位的分管领导参加，贯彻业务技术要求，会更有利于抓落实。
开展培训进行业务指导。举办培训班，是学习贯彻上级有关新的业务技术规范，对下集中进行业务指导的大好时机。因此，馆(室)应该严密组织，选好教员，认真组织备课，提高教学质量，抓紧学习时间，力争在短期内使大家学到更多的东西，提升原有业务水平。学习班应有适当的投入，确保每位学员都有纸质教材，以便带回去进一步理解消化。
以检查评比的方式进行业务指导。检查评比，形式活泼，促进作用大，有利于在面上进行普及和推广。检查评比时，应统一思想、统一评比标准，检查评比中，对发现的问题要及时展开讨论，现场示范纠正，把业务指导、坚持标准贯穿于检查评比的全过程。通过检查评比，真正达到相互促进，共同提高。
用电话、网络的形式进行业务指导。业务指导人员应与被指导单位、被指导人员建立网络联系方式，在不能实施面对面业务指导时，可以通过电话、网络进行指导。用现代化的联系方式进行业务指导，不但省时省力省费用，而且来得快，解决问题及时，在当前形势下应大力提倡。但运用这种方式不能搞一刀切，应视双方是否具备条件，成熟的可立即实施，尚不具备的要积极创造条件，力求早一点解决。
利用行文进行业务指导。遇有重要的工作，往往采用行文的方式，对下进行业务工作指导。这种方式容易引起重视，有利于工作向纵深推进。只是行文不易太多，文件要简练、具体，便于实际操作。
三、不断提高业务指导能力和水平
1、努力提高自身素质。业务指导人员比较辛苦，需要经常深入施工现场，顶烈日冒严寒，比他人多跑路，因此必须具备吃苦耐劳的思想和高度的事业心及强烈的责任感。在工作上，不能与其他同志搞攀比；在业务上，必须精益求精，既要熟练掌握业务指导的范围和具体内容，同时还必须通晓城建档案馆（室）的各项业务工作及城建档案的各项法律法规。俗话讲“打铁先要锤头硬”，业务指导人员只有自身业务能力水平强，才能在业务指导工作中如鱼得水。
2、因地制宜，因材施教。指导他人，首先应该了解他人，清楚其薄弱环节，才能有针对性地采取措施，缺什么补什么，恰到好处。因此，业务指導人员必须深入调查，善于了解人，根据被指导单位、被指导人员的具体情况，采取灵活的指导方式，因地制宜，因材施教。长期从事业务指导工作，必须善于总结，从专业性、实践性、信息化、研究性的角度，充分认识业务指导工作的特点，理出清晰的工作思路、工作规律和工作经验，不断提升指导能力和水平，真正胜任各种场合下的业务指导工作。
3、不断提高口语表达能力。实施业务指导，是人与人进行交流，是用语言进行交谈。让对方听清楚你的语言，明白你所表达的意思，这既是业务指导的最终目的，也是一门语言交流的艺术。因此，为了提高指导效果，业务指导人员还必须加强语言的修养和锻炼，不断提高口语表达能力，进行交流时，尽量用普通话，吐词清楚，表达意思言简义赅，易于对方接受。