论文部分内容阅读
摘 要：人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。本文对高职院校人事档案信息化建设进行SWOT分析，提出SO、ST、WO、WT四项策略，将高职院校内部人事档案信息化管理和国家标准、社会要求紧密结合，融合发展，充分实现人事档案信息的价值。
关键词：人事档案;高职院校;信息化建设;SWOT分析法
一、前言
人事档案与个人合法权益紧密联系、息息相关，在关键时刻还能发挥法律效力，保障个人的合法权益不受侵犯。同时，人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。本文作者于2020年9月发表了《高职院校人事档案信息化建设环境分析——以广西交通职业技术学院为例》一文，对高职院校人事档案信息化建设环境进行了研究和分析，为更好地促进人事档案信息化建设工作的开展，本文继续以广西交通职业技术学院为例，通过前文的总结，运用SWOT分析法提出解决策略。
二、高职院校人事档案信息化建设的策略
SWOT分析法是企业常用的一种战略分析方法。通过前文对高职院校（以广西交通职业技术学院为例）人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁的分析，深入了解高职院校目前的各种环境因素，形成SO、ST、WO、WT四个方面的策略，从而构建SWOT矩阵（见表2-1），积极推动高职院校的信息化建设。
（1） 应用信息技术提升人事档案信息质量服务
高职院校在进行人事档案信息化建设过程中，可以充分应用现代信息技术，提升人事档案服务的质量。
广西交通职业技术学院主要通过在信息存储、监控等方面运用现代信息技术，为学校发展和教职工提供优质服务。首先，在信息存储方面，学校引入了人事档案管理系统，将在职教职工相关信息录入系统，同时，同步更新新入档材料及新入职教职工的档案信息，使档案信息管理与学校人事工作同步开展，使人事档案服务质量得到快速提升。第二，运用现代信息技术手段，对人事档案实行有效监管。在库房、办公室和阅档室前门、后门安装了摄像头，校内值班人员对其实行24小时监控，档案工作人员还可以在手机上进行远程监控，确保了人事档案安全;同时，安排巡查人员巡查人事档案库房、办公室和阅档室，保安实行24小时值班制度，确保通信联络和信息渠道畅通，出现紧急突发情况，第一时间收到反馈并进行妥善处置应对。通过运用信息技术手段，使学校人事档案逐渐实现管理的现代化和规范化，并提升了人事档案服务的质量。
（2）激励工作人员担当作为，推动人事档案数字化建设
自2018年《干部档案工作条例》施行以来，中央组织部加强了对人事数字档案的管理要求，部分单位已实现了人事档案数字化建设。高职院校由于教职工人数较多，在职教职工人数一般都在500人以上，加上退休职工、已故职工档案数，高职院校管理的人事档案卷数基本都达到一千卷或更多。如此大的工作量，人事档案工作人员的综合素质在数字化建设工作起着关键的作用。因此，高职院校档案要激励人事档案工作人员担当作为，充分运用国家政策推动人事档案数字化建设。
广西交通职业技术学院目前管理的人事档案将近一千卷。新条例的颁布，对人事档案工作人员的计算机水平、文件处理能力、信息采集等方面都提出了更高的要求。人事档案工作者如果止步不前，仍是以前“看摊守摊”的思维模式，将无法适应信息时代对档案工作的要求，也无法开展人事档案数字化建设工作。因此，广西交通职业技术学院加大了对人事档案工作人员的培训，转变工作人员以往被动的工作思路，激励他们主动担当作为，认真学习前沿的人事档案管理技术，努力提升自身综合素质。此外，学校鼓励人事档案工作人员积极申报档案科研项目，为他们畅通职称晋升通道，提高专业技术能力，挖掘人事档案利用者的潜在的需求信息，提升高职院校人事档案服务水平和服务效果，为学校的人事档案信息化建设作出积极的贡献。
（3）推动人事档案系统化管理满足信息需求
高职院校人事档案，为高职院校人才培养、职称申报、科学研究、组织任免等方面做出了较大的贡献。随着高职院校组织人事工作及教职工对人事档案信息需求的增加，高职院校的人事档案管理也要随之改变。人事档案信息需求与高职院校人事档案系统化管理密切相关。
廣西交通职业技术学院积极推动人事档案系统化管理以满足组织人事和教职工的档案信息需求。系统化管理包含档案接收、整理、数据统计、查借阅服务等内容。特别是档案材料的收集、统计和档案利用情况统计，收集、统计工作直接影响档案信息服务，而档案利用情况又反过来可以助推档案收集，扩大收集的范围以提供更好的服务。为了充分开发和利用人事档案信息价值，广西交通职业技术学院建立并完善人事档案材料接收（见表2-2）和档案利用的数据统计（见表2-3）。
年份 事业单位工作人员工资变动表 年度考核表 岗位聘用变动表 增人计划卡 首次岗位聘用登记表 聘用合同 解聘材料 学籍档案材料 教师资格认定申请表 先进工作者推荐表 优秀党委工作者、优秀共产党员 其他奖励材料 职称批文和材料 干部任免审批表、考察材料等 双师型教师证书复印件 履历表 退休金表及材料 体检表 处分材料 其他材料 合计
通过分析材料接收统计表，可以了解到每年相关材料的大概收集时间并形成计划表，制定《广西交通职业技术学院人事档案收集归档规定》，及时联系、督促有关职能部门和教职工移交相关材料，为档案数字化扫描阶段奠定基础。在表2-2中，通过对利用方式、内容、类别及范围的研究，解析组织或教职工需要的核查内容，为人事档案信息采集及系统的深入开发、利用提供充分的信息要素。通过数据信息统计表，推动人事档案系统化的管理，满足利用者的人事档案信息需求，提升人事档案服务质量。 2.优势——威胁（ST）策略
（1）建立健全人事档案信息安全相关法律法规
人事档案安全，是档案的工作底线，也是档案工作者的重要的政治任务。因此，国家建立健全人事档案信息安全相关法律法规就显得尤为重要。人事档案安全包含纸质档案安全、设备安全、数字档案及信息安全等。在制度制定过程中，要全面评估纸质档案和数字档案可能会面临的风险及风险等级，采取有效的预防措施规避风险;同时，注意增加监控设备及监管措施，明确责任部门的监督职责及监督要求。在实施过程中，高职院校需与责任部门签订《人事档案安全责任状》，将责任细化至个人，可以有效防止档案泄密或档案安全事故的發生。
广西交通职业技术学院高度重视人事档案安全工作，把档案安全列入重要议事日程。每年根据学校春季、秋季《关于开展安全大检查工作的通知》要求，对库房、办公室、阅档案和人事档案信息的安全隐患进行排查，发现问题及时上报;严格按照安全管理规定规范管理人事档案，以强烈的政治责任感和历史使命感确保人事档案及人事档案信息的安全。
（2）加强宣传，维护档案相对人的合法权益
人事档案相对人的档案意识，直接影响到档案利用及档案材料的收集等。因此，高职院校人事档案主管部门可以通过校园宣传栏、学校微信公众号、校园网等平台，广泛宣传人事档案管理政策、收集范围、档案利用注意事项等内容，形成教职工与档案管理部门的良好互动，强化档案收集的完整性，提高数字档案利用效率和信息利用价值。
广西交通职业技术学院主要通过校内网、宣传栏向广大教职工宣传人事档案知识，每年发布人事档案材料收集归档通知，形成全员关注、共建、互动的管理模式，保证收集的材料真实、有效，切实维护档案相对人的合法权益。
3.劣势——机遇（WO）策略
（1）推进人事档案信息化标准建设
人事档案涉及的面较广，档案又具备一定的法律效力，因此，国家在进行人事档案信息化标准建设的时候，需统筹规划，机关、事业单位、国有企业、个人代表等多方参与，结合各自领域的工作实际，整合各方资源，构建业务协同、共同发展的行业标准，明确人事数字档案安全管理要求、网络信息共建共享的原则与建设标准等。
高职院校根据国家人事档案信息化标准，积极启动建设方案，协调全校各职能部门和全体教职工的力量，共同推进人事档案信息化建设。广西交通职业技术学院对标人事档案信息化标准建设要求，认真采集档案信息，调整系统档案数据，加强与相关部门的联动，尽快实行人事数字档案，推动该项工作步入新的历史发展阶段。
（2）建立统一的人事数字档案管理系统
国家档案主管部门通过调查、研究，逐步在全国推行统一、规范的人事档案信息管理系统。在系统的设计过程中，要结合全国档案审核全覆盖通知要求，明确信息采集要素，实现信息的跨表链接，简化系统操作程序，加大信息异地办理的安全管理和服务有效性，使信息化建设标准行之有效、便捷利民。
加强高职院校人事档案管理部门之间的交流与合作，实现资源的共建共享，通过统一的人事数字档案管理系统，共同研究人事档案信息化建设中存在的问题，寻求档案最佳解决策略，突破纸质档案向数字档案转化的安全风险难关，共筑高职院校人事档案安全管理体系。广西交通职业技术学院将结合人事档案管理实际情况，运用国家统一的人事数字档案管理系统，全面盘活学校人事档案信息资源，开发深层次的信息价值，同时加强与其他高职院校的沟通交流，充分发挥人事档案在学校教学工作中的作用和地位，提升人事档案服务效能。
（3）加大对信息化建设专项资金的投入
人事档案信息化建设工作量非常大，在人、财、物方面需要大量的投入。档案信息化建设是建立在人事档案规范化整理的基础上才能开展，没有前者的支撑，人事数字档案工作便无从开展，人事档案信息采集也困难重重，甚至会出现信息失真的现象。而要开展好人事档案信息化建设，就必须要加大对该项工作专项资金的投入力度。
首先要加大对宣传工作的资金投入，形成全校自上而下学习人事档案信息化的氛围，使教职工形成一种档案共识，认同信息化建设，从而在行动上支持该项工作的开展。其次，加大对人事档案信息化建设硬件设施的资金投入，从国家的层面规避人事数字档案和信息资源存储的安全风险。第三，要加大对人事档案队伍培养的资金投入。人事档案工作专业性很强，涉及的知识面很广，对工作人员的综合素质要求较高。作为一线工作人员，直接影响着人事档案的整理质量和服务水平。因此，高职院校要加大对人事档案工作人员的专业培训，制定措施激励工组人员不忘初心，担当作为，提高服务意识，深入开发利用人事档案信息资源，为高职院校的发展贡献力量。
广西交通职业技术学院高度重视人事档案信息化建设，并加强了人事档案信息化建设的顶层设计，以“价值和服务”为信息化建设的核心内容，将信息采集内容与校企合作、师资建设、智慧校园建设等结合起来，加大对人事档案信息化建设专项资金的投入，在信息安全的前提下满足档案相对人的个性化服务，站在人事档案相对人的角度思考档案利用价值的实现。
4.劣势——威胁（WT）策略
（1）营造依法治校氛围，创造良好的档案管理环境
依法治校，是推进依法治国基本方略的必然要求和必然选择。在高职院校营造依法治校氛围，不仅有利用于学校全面推进学生的素质教育，保障学生、教职工的合法权益，而且有利于行政管理部门进一步转变职能，严格按照规定办事，规范、有效解决教育教学和管理过程中出现的问题和矛盾，维护校园的稳定。
广西交通职业技术学院高度重视依法治校工作，并且将依法治校融入了学校发展的全过程，坚持以章程为核心，建立健全学校各类规章制度，用制度管人，以流程管事，被评为“自治区依法治校示范校”。在人事档案管理方面，根据中央组织部2018年11月发布的《干部人事档案工作条例》新规定，学校人事处起草《广西交通职业技术学院人事档案管理办法》并通过审议，于2019年6月3日开始施行。该办法的施行，理顺了单位与单位、部门与部门、部门与个人之间的查借阅及材料收集等关系，加强了双方的互动与联系，确保了档案材料的及时入库和利用的高效性，使学校的人事档案管理不断规范化、制度化、程序化和科学化，创造了一个良好的档案管理环境，有力地推动了人事档案信息化建设工作的开展。 （2） 整合信息资源形成“智慧档案信息库”
高职院校在进行人事档案信息采集时，除了基本的“三龄两历一身份”外，还要注意采集每个职称的获取时间和级别、入校时间、身份证号、年度考核结果等信息。此外，结合今年中组部在全国开展的人事档案审核全覆盖工作内容，在系统设计过程中，可以将相关信息进行链接，根据数字档案录入有关内容后，能直接生成人事档案审核表，快速完成审核工作。整个档案信息系统俨然就是一个“智慧档案信息库”，能根据利用者的需求快速提取相关信息，智慧完成信息检索命令。广西交通职业技术学院虽然目前还没有人事数字管理系统，但是基础的“智慧信息库”已经建成，并能满足日常的查档需求。
三、结语
人事档案与个人合法权益紧密联系、息息相关，在关键时刻还能发挥法律效力，保障个人的合法权益不受侵犯。同时，人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。通过对人事档案信息化建设的SWOT分析，深入了解目前的优势和内部管理存在的问题，借助外力，充分发挥学校、组织和社会的作用，以及档案相对人的能動性，从国家层面统一信息化标准和信息化管理系统，降低人事档案相关设备及管理系统的费用，从而实现以较低的成本规范开展高职院校人事档案信息化建设，获取最佳运行成果。
参考文献：
[1]马起龙.大数据影响下基于SWOT分析的医院档案管理研究[J].工作指导，2019
[2]吴晓威.基于SWOT分析的大数据环境下档案用户研究[J].兰台世界，2018
[3]蒋碧蓉.基于SWOT模型的新时期档案管理探究[J].兰台内外，2019
[4]亢云洁.大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设[J].科技视界，2018
[5]唐诗佳.大数据时代高校人事档案管理的价值与优化对策[J].城建档案，2018
[6]周莹莹.新时期高校人事档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2018
[7]李兴春，马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2018
[8]周蕾.高校干部人事档案科学管理之路——信息化建设[J].经贸实践，2017
[9]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017
（作者单位：广西交通职业技术学院）
关键词：人事档案;高职院校;信息化建设;SWOT分析法
一、前言
人事档案与个人合法权益紧密联系、息息相关，在关键时刻还能发挥法律效力，保障个人的合法权益不受侵犯。同时，人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。本文作者于2020年9月发表了《高职院校人事档案信息化建设环境分析——以广西交通职业技术学院为例》一文，对高职院校人事档案信息化建设环境进行了研究和分析，为更好地促进人事档案信息化建设工作的开展，本文继续以广西交通职业技术学院为例，通过前文的总结，运用SWOT分析法提出解决策略。
二、高职院校人事档案信息化建设的策略
SWOT分析法是企业常用的一种战略分析方法。通过前文对高职院校（以广西交通职业技术学院为例）人事档案信息化建设的优势、劣势、机会和威胁的分析，深入了解高职院校目前的各种环境因素，形成SO、ST、WO、WT四个方面的策略，从而构建SWOT矩阵（见表2-1），积极推动高职院校的信息化建设。
（1） 应用信息技术提升人事档案信息质量服务
高职院校在进行人事档案信息化建设过程中，可以充分应用现代信息技术，提升人事档案服务的质量。
广西交通职业技术学院主要通过在信息存储、监控等方面运用现代信息技术，为学校发展和教职工提供优质服务。首先，在信息存储方面，学校引入了人事档案管理系统，将在职教职工相关信息录入系统，同时，同步更新新入档材料及新入职教职工的档案信息，使档案信息管理与学校人事工作同步开展，使人事档案服务质量得到快速提升。第二，运用现代信息技术手段，对人事档案实行有效监管。在库房、办公室和阅档室前门、后门安装了摄像头，校内值班人员对其实行24小时监控，档案工作人员还可以在手机上进行远程监控，确保了人事档案安全;同时，安排巡查人员巡查人事档案库房、办公室和阅档室，保安实行24小时值班制度，确保通信联络和信息渠道畅通，出现紧急突发情况，第一时间收到反馈并进行妥善处置应对。通过运用信息技术手段，使学校人事档案逐渐实现管理的现代化和规范化，并提升了人事档案服务的质量。
（2）激励工作人员担当作为，推动人事档案数字化建设
自2018年《干部档案工作条例》施行以来，中央组织部加强了对人事数字档案的管理要求，部分单位已实现了人事档案数字化建设。高职院校由于教职工人数较多，在职教职工人数一般都在500人以上，加上退休职工、已故职工档案数，高职院校管理的人事档案卷数基本都达到一千卷或更多。如此大的工作量，人事档案工作人员的综合素质在数字化建设工作起着关键的作用。因此，高职院校档案要激励人事档案工作人员担当作为，充分运用国家政策推动人事档案数字化建设。
广西交通职业技术学院目前管理的人事档案将近一千卷。新条例的颁布，对人事档案工作人员的计算机水平、文件处理能力、信息采集等方面都提出了更高的要求。人事档案工作者如果止步不前，仍是以前“看摊守摊”的思维模式，将无法适应信息时代对档案工作的要求，也无法开展人事档案数字化建设工作。因此，广西交通职业技术学院加大了对人事档案工作人员的培训，转变工作人员以往被动的工作思路，激励他们主动担当作为，认真学习前沿的人事档案管理技术，努力提升自身综合素质。此外，学校鼓励人事档案工作人员积极申报档案科研项目，为他们畅通职称晋升通道，提高专业技术能力，挖掘人事档案利用者的潜在的需求信息，提升高职院校人事档案服务水平和服务效果，为学校的人事档案信息化建设作出积极的贡献。
（3）推动人事档案系统化管理满足信息需求
高职院校人事档案，为高职院校人才培养、职称申报、科学研究、组织任免等方面做出了较大的贡献。随着高职院校组织人事工作及教职工对人事档案信息需求的增加，高职院校的人事档案管理也要随之改变。人事档案信息需求与高职院校人事档案系统化管理密切相关。
廣西交通职业技术学院积极推动人事档案系统化管理以满足组织人事和教职工的档案信息需求。系统化管理包含档案接收、整理、数据统计、查借阅服务等内容。特别是档案材料的收集、统计和档案利用情况统计，收集、统计工作直接影响档案信息服务，而档案利用情况又反过来可以助推档案收集，扩大收集的范围以提供更好的服务。为了充分开发和利用人事档案信息价值，广西交通职业技术学院建立并完善人事档案材料接收（见表2-2）和档案利用的数据统计（见表2-3）。
年份 事业单位工作人员工资变动表 年度考核表 岗位聘用变动表 增人计划卡 首次岗位聘用登记表 聘用合同 解聘材料 学籍档案材料 教师资格认定申请表 先进工作者推荐表 优秀党委工作者、优秀共产党员 其他奖励材料 职称批文和材料 干部任免审批表、考察材料等 双师型教师证书复印件 履历表 退休金表及材料 体检表 处分材料 其他材料 合计
通过分析材料接收统计表，可以了解到每年相关材料的大概收集时间并形成计划表，制定《广西交通职业技术学院人事档案收集归档规定》，及时联系、督促有关职能部门和教职工移交相关材料，为档案数字化扫描阶段奠定基础。在表2-2中，通过对利用方式、内容、类别及范围的研究，解析组织或教职工需要的核查内容，为人事档案信息采集及系统的深入开发、利用提供充分的信息要素。通过数据信息统计表，推动人事档案系统化的管理，满足利用者的人事档案信息需求，提升人事档案服务质量。 2.优势——威胁（ST）策略
（1）建立健全人事档案信息安全相关法律法规
人事档案安全，是档案的工作底线，也是档案工作者的重要的政治任务。因此，国家建立健全人事档案信息安全相关法律法规就显得尤为重要。人事档案安全包含纸质档案安全、设备安全、数字档案及信息安全等。在制度制定过程中，要全面评估纸质档案和数字档案可能会面临的风险及风险等级，采取有效的预防措施规避风险;同时，注意增加监控设备及监管措施，明确责任部门的监督职责及监督要求。在实施过程中，高职院校需与责任部门签订《人事档案安全责任状》，将责任细化至个人，可以有效防止档案泄密或档案安全事故的發生。
广西交通职业技术学院高度重视人事档案安全工作，把档案安全列入重要议事日程。每年根据学校春季、秋季《关于开展安全大检查工作的通知》要求，对库房、办公室、阅档案和人事档案信息的安全隐患进行排查，发现问题及时上报;严格按照安全管理规定规范管理人事档案，以强烈的政治责任感和历史使命感确保人事档案及人事档案信息的安全。
（2）加强宣传，维护档案相对人的合法权益
人事档案相对人的档案意识，直接影响到档案利用及档案材料的收集等。因此，高职院校人事档案主管部门可以通过校园宣传栏、学校微信公众号、校园网等平台，广泛宣传人事档案管理政策、收集范围、档案利用注意事项等内容，形成教职工与档案管理部门的良好互动，强化档案收集的完整性，提高数字档案利用效率和信息利用价值。
广西交通职业技术学院主要通过校内网、宣传栏向广大教职工宣传人事档案知识，每年发布人事档案材料收集归档通知，形成全员关注、共建、互动的管理模式，保证收集的材料真实、有效，切实维护档案相对人的合法权益。
3.劣势——机遇（WO）策略
（1）推进人事档案信息化标准建设
人事档案涉及的面较广，档案又具备一定的法律效力，因此，国家在进行人事档案信息化标准建设的时候，需统筹规划，机关、事业单位、国有企业、个人代表等多方参与，结合各自领域的工作实际，整合各方资源，构建业务协同、共同发展的行业标准，明确人事数字档案安全管理要求、网络信息共建共享的原则与建设标准等。
高职院校根据国家人事档案信息化标准，积极启动建设方案，协调全校各职能部门和全体教职工的力量，共同推进人事档案信息化建设。广西交通职业技术学院对标人事档案信息化标准建设要求，认真采集档案信息，调整系统档案数据，加强与相关部门的联动，尽快实行人事数字档案，推动该项工作步入新的历史发展阶段。
（2）建立统一的人事数字档案管理系统
国家档案主管部门通过调查、研究，逐步在全国推行统一、规范的人事档案信息管理系统。在系统的设计过程中，要结合全国档案审核全覆盖通知要求，明确信息采集要素，实现信息的跨表链接，简化系统操作程序，加大信息异地办理的安全管理和服务有效性，使信息化建设标准行之有效、便捷利民。
加强高职院校人事档案管理部门之间的交流与合作，实现资源的共建共享，通过统一的人事数字档案管理系统，共同研究人事档案信息化建设中存在的问题，寻求档案最佳解决策略，突破纸质档案向数字档案转化的安全风险难关，共筑高职院校人事档案安全管理体系。广西交通职业技术学院将结合人事档案管理实际情况，运用国家统一的人事数字档案管理系统，全面盘活学校人事档案信息资源，开发深层次的信息价值，同时加强与其他高职院校的沟通交流，充分发挥人事档案在学校教学工作中的作用和地位，提升人事档案服务效能。
（3）加大对信息化建设专项资金的投入
人事档案信息化建设工作量非常大，在人、财、物方面需要大量的投入。档案信息化建设是建立在人事档案规范化整理的基础上才能开展，没有前者的支撑，人事数字档案工作便无从开展，人事档案信息采集也困难重重，甚至会出现信息失真的现象。而要开展好人事档案信息化建设，就必须要加大对该项工作专项资金的投入力度。
首先要加大对宣传工作的资金投入，形成全校自上而下学习人事档案信息化的氛围，使教职工形成一种档案共识，认同信息化建设，从而在行动上支持该项工作的开展。其次，加大对人事档案信息化建设硬件设施的资金投入，从国家的层面规避人事数字档案和信息资源存储的安全风险。第三，要加大对人事档案队伍培养的资金投入。人事档案工作专业性很强，涉及的知识面很广，对工作人员的综合素质要求较高。作为一线工作人员，直接影响着人事档案的整理质量和服务水平。因此，高职院校要加大对人事档案工作人员的专业培训，制定措施激励工组人员不忘初心，担当作为，提高服务意识，深入开发利用人事档案信息资源，为高职院校的发展贡献力量。
广西交通职业技术学院高度重视人事档案信息化建设，并加强了人事档案信息化建设的顶层设计，以“价值和服务”为信息化建设的核心内容，将信息采集内容与校企合作、师资建设、智慧校园建设等结合起来，加大对人事档案信息化建设专项资金的投入，在信息安全的前提下满足档案相对人的个性化服务，站在人事档案相对人的角度思考档案利用价值的实现。
4.劣势——威胁（WT）策略
（1）营造依法治校氛围，创造良好的档案管理环境
依法治校，是推进依法治国基本方略的必然要求和必然选择。在高职院校营造依法治校氛围，不仅有利用于学校全面推进学生的素质教育，保障学生、教职工的合法权益，而且有利于行政管理部门进一步转变职能，严格按照规定办事，规范、有效解决教育教学和管理过程中出现的问题和矛盾，维护校园的稳定。
广西交通职业技术学院高度重视依法治校工作，并且将依法治校融入了学校发展的全过程，坚持以章程为核心，建立健全学校各类规章制度，用制度管人，以流程管事，被评为“自治区依法治校示范校”。在人事档案管理方面，根据中央组织部2018年11月发布的《干部人事档案工作条例》新规定，学校人事处起草《广西交通职业技术学院人事档案管理办法》并通过审议，于2019年6月3日开始施行。该办法的施行，理顺了单位与单位、部门与部门、部门与个人之间的查借阅及材料收集等关系，加强了双方的互动与联系，确保了档案材料的及时入库和利用的高效性，使学校的人事档案管理不断规范化、制度化、程序化和科学化，创造了一个良好的档案管理环境，有力地推动了人事档案信息化建设工作的开展。 （2） 整合信息资源形成“智慧档案信息库”
高职院校在进行人事档案信息采集时，除了基本的“三龄两历一身份”外，还要注意采集每个职称的获取时间和级别、入校时间、身份证号、年度考核结果等信息。此外，结合今年中组部在全国开展的人事档案审核全覆盖工作内容，在系统设计过程中，可以将相关信息进行链接，根据数字档案录入有关内容后，能直接生成人事档案审核表，快速完成审核工作。整个档案信息系统俨然就是一个“智慧档案信息库”，能根据利用者的需求快速提取相关信息，智慧完成信息检索命令。广西交通职业技术学院虽然目前还没有人事数字管理系统，但是基础的“智慧信息库”已经建成，并能满足日常的查档需求。
三、结语
人事档案与个人合法权益紧密联系、息息相关，在关键时刻还能发挥法律效力，保障个人的合法权益不受侵犯。同时，人事档案作为高职院校组织、人事部门选拔人才、考核干部、师资队伍建设等方面的重要参考资料，为高职院校人力资源开发与管理发挥着重要的作用。通过对人事档案信息化建设的SWOT分析，深入了解目前的优势和内部管理存在的问题，借助外力，充分发挥学校、组织和社会的作用，以及档案相对人的能動性，从国家层面统一信息化标准和信息化管理系统，降低人事档案相关设备及管理系统的费用，从而实现以较低的成本规范开展高职院校人事档案信息化建设，获取最佳运行成果。
参考文献：
[1]马起龙.大数据影响下基于SWOT分析的医院档案管理研究[J].工作指导，2019
[2]吴晓威.基于SWOT分析的大数据环境下档案用户研究[J].兰台世界，2018
[3]蒋碧蓉.基于SWOT模型的新时期档案管理探究[J].兰台内外，2019
[4]亢云洁.大数据时代背景下高校人事档案的信息化建设[J].科技视界，2018
[5]唐诗佳.大数据时代高校人事档案管理的价值与优化对策[J].城建档案，2018
[6]周莹莹.新时期高校人事档案管理信息化建设思考[J].办公室业务，2018
[7]李兴春，马雁.高校人事档案管理存在的问题及优化策略[J].重庆文理学院学报（社会科学版），2018
[8]周蕾.高校干部人事档案科学管理之路——信息化建设[J].经贸实践，2017
[9]任南竹.大数据时代下的高校人事档案管理信息化建设探讨[J].劳动保障世界，2017
（作者单位：广西交通职业技术学院）