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摘要:物资供应的管理信息系统是实现企业现代化的有效手段之一,对企业的高效运转起着重要作用。本文从物资供应管理信息系统的内容、作用、效果等方面阐述物资供应管理系统在供应管理中的应用。
关键词:物资供应 管理信息系统 盘江股份
■一、盘江股份物资管理信息系统开发的背景
1、 自身发展的需要。盘江精煤股份有限公司年生产煤炭1300多万吨,供应分公司作为采购部门,担负着股份公司下属十几个单位的物资供应。随着股份公司的快速发展,在分公司人员不变的情况下,采购业务量大幅增加,为了及时、迅速、保质保量地供应股份公司生产,建设物资的需求。
2、 长远发展的需要。随着盘江股份的不断快速发展,生产能力的不断扩大,为了最大限度降低物资采购成本,快速、准确采集数据,为领导决策提供依据,必须构建物资信息管理系统。
3、 股份公司现代化、精细化管理的需要。随着网络技术的成熟应用,在当今信息高速发展的时代,公司管理要求精细化、信息要求快速、准确,企业以计算机代替手工操作已成必然,在就使得公司必须建立网络供应管理信息系统。
■二、盘江股份物资管理信息系统的功能模块、业务流程及作用
1、 功能模块。盘江股份物资供应管理信息系统功能模块主要有九大功能模块:(1)供应公司各类报表汇总功能模块,该功能模块下面有五个子模块。分别是①供应公司物资储备增减汇总表,②供应公司物资储备增减汇总明细表,③供应公司材料付款及价差情况表,④各单位领用材料分类表,⑤供应公司材料分类验收付款价差表。(2)计划、合同模块。该功能模块下主要是月度计划,国债资金使用计划,安全、维简资金使用计划以及其它资金使用计划等子功能模块。(3)物资分类功能模块。该功能模块是物资供应管理信息系统的最核心的模块,选用14为数字对所有物资进行统一编码,每一种物资有一个唯一的编码,分别以二位数字对物资进行大类分类。如11是二类机电产品、12是金属材料、13是化建材料、14是设备及配件等等,将近有20大类,这里就不一一列举了。(4)物资入库功能模块。其下也有五个子功能模块。分别是①物资付款通知单,②物资估计入库单,③到货通知单(预开),④冲估计入库单,⑤特殊估价预开单。(5)物资出库功能模块。该模块下也是四个子功能模块。分别是①物资调拨单,②物资调拨单(预开),③物资让售单,④物资让售单(预开)。(6)各业务科室报表功能模块。其下是各业务科室日常工作必须收集、整理的基础性资料,以及各类报表的子功能模块。(7)外接系统功能模块。(8)系统维护功能模块。(9)其他一些应用功能模块,比如数据传输、打印等等一些辅助性功能模块。以上九大功能模块之间是相辅相成,互相依存,他们之间既能独立运行,有互有联系,就是这些功能模块,把我们物资从计划、入库到出库,按照我们的物资编码为基础,以计算机为载体,形成了一整套完整的物资供应管理流程。
2、 业务流程。由于具体业务流程说起来比较复杂,在这就不作累述,现将几点要点做个简单说明:
①业务科在确认供应商送货到库后直接制代储入库单。各矿战领用时直接制代销出库单。
②代销出库单经过统计后生成的分用户出库明细表(托收明细表)在当月结帐日与正储帐一并交财务科办理对矿托收。
③代销出库单在存盘时自动生成代销估价单,但该单据并不入账,只作为当月财务的代储入库和供应商未开票信息的统计。在收到发票后应及时对估价进行冲销。避免二次通知供应商开票。
④验收付款单不进行账面显示,只是作为业务科收到供应商的发票后的凭证和发票一起交财务。
通过以上业务流程,可以看出业务人员在熟悉业务基础上,掌握基本的电脑操作技能,只要轻点手中的鼠标,就能轻松地完成相关业务工作,繁重复杂工作将变得轻松愉快。
3、作用。①实现了办公网络化。物资供应管理系统服务器架设在公司信息中心,各单位的客户端按各自的权限随时可以自由访问服务器,所需信息随时可以查询,大大提高了工作效率。②报表生成自动化。当我们业务人员按照平时业务流程输入各种原始数据后,物资供应管理系统就可以自动采集各种原始数据,自动生产系统软件事先编制好的各种报表,为我们的统计、分析、核算提供准确的依据。③实现了信息资源的共享。内部人员根据权限范围,可以进行相应的查询,了解自己需要的相关数据资料,实现了信息资源的共享化、公开化。④监督审核公开化。从编制计划开始,到物资到货,验收,物资入库,出库,发票入账等全部的过程都在系统的监控之中,各部门之间可以直观地看到自己业务处理情况,完成情况,可以起到相互监督与制约的作用。相关领导可以按照自己权限对自己业务范围内的情况进行全程监督审核。
■三、物资管理信息系统在盘江股份应用中的成效
1、 规范了物资供应工作的流程,物资供应管理信息系统上的相关信息的共享,起到了相互监督与审核的作用,真正使物资供应工作做到公平、公正、公开。
2、 提高了工作效率,节约了人力资源,使物资供应的相关业务人员从繁忙、重复的工作中解脱出来。使以前复杂、费时、费力的各项工作变得简单、省时、省力,使供应管理人员可以腾出更多时间来学习、充电,加强自己综合素质与能力。
■四、结束语
物资管理信息系统给我们的物资供应管理工作带来的是一场变革,在给我们工作带来便利的同时,也会遇到许多新问题。我们在运用物资管理信息系统的时候,要善于总结经验教训,不断完善本企业的物资管理信息系统,通过信息平台的不断完善,不断提高我们的物资采购管理质量和水平,达到降低物资采购成本,提高企业核心竞争力的目的。
(责任编辑:梁天梅)
关键词:物资供应 管理信息系统 盘江股份
■一、盘江股份物资管理信息系统开发的背景
1、 自身发展的需要。盘江精煤股份有限公司年生产煤炭1300多万吨,供应分公司作为采购部门,担负着股份公司下属十几个单位的物资供应。随着股份公司的快速发展,在分公司人员不变的情况下,采购业务量大幅增加,为了及时、迅速、保质保量地供应股份公司生产,建设物资的需求。
2、 长远发展的需要。随着盘江股份的不断快速发展,生产能力的不断扩大,为了最大限度降低物资采购成本,快速、准确采集数据,为领导决策提供依据,必须构建物资信息管理系统。
3、 股份公司现代化、精细化管理的需要。随着网络技术的成熟应用,在当今信息高速发展的时代,公司管理要求精细化、信息要求快速、准确,企业以计算机代替手工操作已成必然,在就使得公司必须建立网络供应管理信息系统。
■二、盘江股份物资管理信息系统的功能模块、业务流程及作用
1、 功能模块。盘江股份物资供应管理信息系统功能模块主要有九大功能模块:(1)供应公司各类报表汇总功能模块,该功能模块下面有五个子模块。分别是①供应公司物资储备增减汇总表,②供应公司物资储备增减汇总明细表,③供应公司材料付款及价差情况表,④各单位领用材料分类表,⑤供应公司材料分类验收付款价差表。(2)计划、合同模块。该功能模块下主要是月度计划,国债资金使用计划,安全、维简资金使用计划以及其它资金使用计划等子功能模块。(3)物资分类功能模块。该功能模块是物资供应管理信息系统的最核心的模块,选用14为数字对所有物资进行统一编码,每一种物资有一个唯一的编码,分别以二位数字对物资进行大类分类。如11是二类机电产品、12是金属材料、13是化建材料、14是设备及配件等等,将近有20大类,这里就不一一列举了。(4)物资入库功能模块。其下也有五个子功能模块。分别是①物资付款通知单,②物资估计入库单,③到货通知单(预开),④冲估计入库单,⑤特殊估价预开单。(5)物资出库功能模块。该模块下也是四个子功能模块。分别是①物资调拨单,②物资调拨单(预开),③物资让售单,④物资让售单(预开)。(6)各业务科室报表功能模块。其下是各业务科室日常工作必须收集、整理的基础性资料,以及各类报表的子功能模块。(7)外接系统功能模块。(8)系统维护功能模块。(9)其他一些应用功能模块,比如数据传输、打印等等一些辅助性功能模块。以上九大功能模块之间是相辅相成,互相依存,他们之间既能独立运行,有互有联系,就是这些功能模块,把我们物资从计划、入库到出库,按照我们的物资编码为基础,以计算机为载体,形成了一整套完整的物资供应管理流程。
2、 业务流程。由于具体业务流程说起来比较复杂,在这就不作累述,现将几点要点做个简单说明:
①业务科在确认供应商送货到库后直接制代储入库单。各矿战领用时直接制代销出库单。
②代销出库单经过统计后生成的分用户出库明细表(托收明细表)在当月结帐日与正储帐一并交财务科办理对矿托收。
③代销出库单在存盘时自动生成代销估价单,但该单据并不入账,只作为当月财务的代储入库和供应商未开票信息的统计。在收到发票后应及时对估价进行冲销。避免二次通知供应商开票。
④验收付款单不进行账面显示,只是作为业务科收到供应商的发票后的凭证和发票一起交财务。
通过以上业务流程,可以看出业务人员在熟悉业务基础上,掌握基本的电脑操作技能,只要轻点手中的鼠标,就能轻松地完成相关业务工作,繁重复杂工作将变得轻松愉快。
3、作用。①实现了办公网络化。物资供应管理系统服务器架设在公司信息中心,各单位的客户端按各自的权限随时可以自由访问服务器,所需信息随时可以查询,大大提高了工作效率。②报表生成自动化。当我们业务人员按照平时业务流程输入各种原始数据后,物资供应管理系统就可以自动采集各种原始数据,自动生产系统软件事先编制好的各种报表,为我们的统计、分析、核算提供准确的依据。③实现了信息资源的共享。内部人员根据权限范围,可以进行相应的查询,了解自己需要的相关数据资料,实现了信息资源的共享化、公开化。④监督审核公开化。从编制计划开始,到物资到货,验收,物资入库,出库,发票入账等全部的过程都在系统的监控之中,各部门之间可以直观地看到自己业务处理情况,完成情况,可以起到相互监督与制约的作用。相关领导可以按照自己权限对自己业务范围内的情况进行全程监督审核。
■三、物资管理信息系统在盘江股份应用中的成效
1、 规范了物资供应工作的流程,物资供应管理信息系统上的相关信息的共享,起到了相互监督与审核的作用,真正使物资供应工作做到公平、公正、公开。
2、 提高了工作效率,节约了人力资源,使物资供应的相关业务人员从繁忙、重复的工作中解脱出来。使以前复杂、费时、费力的各项工作变得简单、省时、省力,使供应管理人员可以腾出更多时间来学习、充电,加强自己综合素质与能力。
■四、结束语
物资管理信息系统给我们的物资供应管理工作带来的是一场变革,在给我们工作带来便利的同时,也会遇到许多新问题。我们在运用物资管理信息系统的时候,要善于总结经验教训,不断完善本企业的物资管理信息系统,通过信息平台的不断完善,不断提高我们的物资采购管理质量和水平,达到降低物资采购成本,提高企业核心竞争力的目的。
(责任编辑:梁天梅)