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【摘 要】 本文主要围绕着采购项目档案管理工作展开了分析，分析了采购项目档案管理工作对于规范采购行为的一些具体的作用和意义，同时分析了如何更好的规范采购项目档案管理工作，提出了一些对策。
【关键词】 采购；档案管理；采购行为
一、前言
采购项目档案管理工作至关重要，做好了采购项目档案管理工作，能够提升采购工作的完整性和有效性，更好的规范采购行为，提升采购的效果，确保采购顺利进行。
二、采购项目档案管理
采购项目一般是指企业所有通过招标或非招标形式购买产品或服务的经营活动。而在采购项目活动中直接形成的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原如记录称为采购项目文件。
经过鉴定、整理并归档的采购项目文件形成采购项目档案，而采购项目的档案管理就是在这基础上的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等活动。
三、确定采购档案管理要点和内容
做好企业的采购档案管理工作，具體要做好如下几点工作：
（一）明确采购项目档案管理职能管理部门和负责部门：负责对采购项目档案进行集中统一管理，负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定，定期对档案管理人员进行档案管理业务培训。
（二）明确采购项目档案归档的内容：采购项目档案必须是能准确、真实和完整地反映采购活动的文字资料或音像资料。包括：采购启动过程文件、评审过程文件、成交过程文件、响应性文件等根据归档内容，按照项目档案管理的要求，清楚地罗列在所编辑的采购档案目录之中，同时，明晰保管理期限。按招标及非招标形式制作成《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，以便进行事前准备，事中收集，事后监督及管理。
（三）确定档案保管场所：应设立专门的档案库房作为采购项目档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，具备防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠）和防盗等要求，温湿度符合各类载体保管要求，实行专人管理，定期检查；档案库房柜架应摆放有序，并统一编号；档案库房楼面需计算出合理的荷载。
（四）明确档案借查阅权限：根据权限，内部各员工可以查询与权限相一致的档案信息资料。外单位员工需凭有效证明经批准后查阅档案信息资料。同时，做好后续跟踪工作，要求利用档案的人员填写档案利用效果登记表，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。
（五）档案鉴定、销毁和统计：根据已经制定的《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，由相关部门成立档案鉴定小组，对档案进行鉴定鉴定、销毁工作提出鉴定意见。同时，建立档案统计台帐，对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。
四、采购档案管理对规范采购行为的作用
采购档案不仅能完整的呈现出各单位的采购活动和组织发展的历史画面，还能为采购需求预测、控制和决策提供依据，同时也是防范风险，减少法律责任的重要保证。
（一）采购档案管理是采购活动的真实记录。
项目采购承办部门主要是通过公开、公平、公正的采购活动来体现资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护采购人和采购参与者的合法权益。采购档案是否系统、完整、真实地记录了采购活动的全过程，直接反映了采购工作质量的高低。它为采购人提供了真实可靠的原始资料。
（二）采购档案管理为采购需求预测、采购的控制与决策提供依据。
采购业务部门及企业的的管理决策人员可以方便对历史采购档案资料进行查询、参考和利用完善的采购档案为采购行为进行合理的分析，依据其做出正确的科学的决策。另一方面采购档案还是采购从业人员的学习、研究、总结、提高工作水平的参考书。
（三）采购档案管理是防范风险、减少法律责任的重要保证。
符合规定的完整的采购项目档案，不仅对规范采购业务人员工作方面起到了重要作用，而且在防范风险方面也发挥了关键作用。目前在采购活动中，对采购机构操作程序、评标过程提出的质疑投诉甚至诉讼案件大量出现。在构成法律责任的要件中，根本一条就是必须有损害事实存在，并能证明这种损害是由采购代理机构的过失造成的。由此采购项目档案能够为采购承办人员免除法律责任，保护其正当权益。
五、加强采购档案管理对规范采购行为的措施
采购项目档案是反映采购活动过程及各项决策的记录。采购项目档案管理工作应顺应时代的发展需要，通过科学、合理的手段，实现档案的高效、安全管理。
（一）健全采购项目档案管理体系：采购项目档案管理必须依据国家相关法律法规执行，做到科学、合理、合法。同时，企业还可根据自身的特点和行业发展规律，制定一套具有本企业特色的行之有效的档案管理体系，档案管理人员与采购人员之间需建立一个合理的沟通渠道，在日常的工作实践中，及时发现并解决问题，通过不断的总结经验，在完善企业的采购档案管理体系同时促进采购质量的提升。
（二）采用先进的档案管理方式：建立一个信息化的档案管理平台，通过与采购平台对接来加强档案管理工作，让档案信息管理平台能高效采集采购平台的信息，做到资源共享，实现管理平台之间的平滑过渡与高效对接。利用档案管理平台的待办事宜或待交接工作事宜提醒来促进采购人员及时合法合规的提交采购资料文件。同时，需与时俱进，为电子化采购预留合理的接口与扩容方式。
（三）提升档案的使用效率：长期以来，在我国档案保管和利用方面，普遍存在着重保轻用、利用不足的问题，档案资源基本处于半封闭状态，档案服务工作的配套性不强，因此，要提升档案的使用效率，利用档案的真实性这一功能，主动向利用档案的使用人员提供所需的相关资料与统计数据，分析采购工作存在的问题，采购工作量的分布情况，对采购工作进行科学有效的预测，让档案管理既重保又重用。 （四）加强培训，有效监督：对于档案管理工作人员和采购工作人员，需进行定期有针对性的培训，通过专家授课，学习观摩、专业技能培训等活动来提升员工的职业技能和安全意识。同时，在日常管理中，要加强对员工的监督，通过制定的规章制度，来有效的约束采购相关人员按照采购档案管理的要求认真的做好每一次采购工作。
六、采购档案管理日常管理方式：
通过上述的措施，将有效的提高采购档案的规范性，同时，要求采购从业人员及管理人员，按照事前准备、事中收集、事后监管的方式对采购档案管理工作日常化。
（一）事前准备，就是要在采购项目开始之前，明确哪些文件资料是需要归档管理的，如何分类并明确档案的保管期。一方面，有利于采购承办人员对负责的項目所需的归档文件的收集和整理，另一方面，有利于规范采购承办人员的采购行为，有了明晰的清单后，采购承办人员可以按步骤按清单开列的内容，对项目进行采购。同时，在辅予合法规范的采购标准模板，将使采购更加的规范合理，提高采购的效率。
（二）事中收集，就是采购承办人员根据制定的《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，分阶段做好资料的收集工作，在哪一个过程需要收集什么样的资料，在哪个过程需要整理提交什么样的资料，做到心中有数，降低采购过程中产生的人为风险和管理风险。
（三）事后监管：目前各级招投标监管部门对招投标活动的监督方式主要是事后监管，检查重点就是采购项目原始档案。同时对采购人而言，完整妥善地保存项目档案，为接受监督检查（处理投诉纠纷、进行统计分析、总结经验教训以及制定内部管理政策等工作）提供了重要的客观依据。
七、结束语
综上所述，采购档案管理工作对于提升采购管理的效果和规范采购行为很有效用，所以，今后必须要更加重视采购档案管理工作，提升档案管理工作的水准，充分利用采购档案管理来规范和提升采购行为及活动。
参考文献：
[1]刘俊.高校采购档案管理初探[J].湖北档案，2010，08：28.
[2]陶庆芳.采购档案管理工作是采购过程的见证[J].中国采购，2012，Z2：89.
[3]王亚军.浅议采购档案的规范化管理[J].中国采购，2012，37：4.
[4]杨鹏.民办高校采购档案规范化管理探析[J].商，2013，27.
【关键词】 采购；档案管理；采购行为
一、前言
采购项目档案管理工作至关重要，做好了采购项目档案管理工作，能够提升采购工作的完整性和有效性，更好的规范采购行为，提升采购的效果，确保采购顺利进行。
二、采购项目档案管理
采购项目一般是指企业所有通过招标或非招标形式购买产品或服务的经营活动。而在采购项目活动中直接形成的各种文字、数字、符号、图表、声像等各种不同载体的原如记录称为采购项目文件。
经过鉴定、整理并归档的采购项目文件形成采购项目档案，而采购项目的档案管理就是在这基础上的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等活动。
三、确定采购档案管理要点和内容
做好企业的采购档案管理工作，具體要做好如下几点工作：
（一）明确采购项目档案管理职能管理部门和负责部门：负责对采购项目档案进行集中统一管理，负责贯彻执行有关档案法律法规和上级有关政策、标准、规定，定期对档案管理人员进行档案管理业务培训。
（二）明确采购项目档案归档的内容：采购项目档案必须是能准确、真实和完整地反映采购活动的文字资料或音像资料。包括：采购启动过程文件、评审过程文件、成交过程文件、响应性文件等根据归档内容，按照项目档案管理的要求，清楚地罗列在所编辑的采购档案目录之中，同时，明晰保管理期限。按招标及非招标形式制作成《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，以便进行事前准备，事中收集，事后监督及管理。
（三）确定档案保管场所：应设立专门的档案库房作为采购项目档案的保管场所，档案库房应符合有关规定，具备防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物（霉、虫、鼠）和防盗等要求，温湿度符合各类载体保管要求，实行专人管理，定期检查；档案库房柜架应摆放有序，并统一编号；档案库房楼面需计算出合理的荷载。
（四）明确档案借查阅权限：根据权限，内部各员工可以查询与权限相一致的档案信息资料。外单位员工需凭有效证明经批准后查阅档案信息资料。同时，做好后续跟踪工作，要求利用档案的人员填写档案利用效果登记表，主动提供档案利用效果，及时反馈档案利用信息。
（五）档案鉴定、销毁和统计：根据已经制定的《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，由相关部门成立档案鉴定小组，对档案进行鉴定鉴定、销毁工作提出鉴定意见。同时，建立档案统计台帐，对档案的收进、移出和案卷利用数量等情况，及时准确地进行统计。
四、采购档案管理对规范采购行为的作用
采购档案不仅能完整的呈现出各单位的采购活动和组织发展的历史画面，还能为采购需求预测、控制和决策提供依据，同时也是防范风险，减少法律责任的重要保证。
（一）采购档案管理是采购活动的真实记录。
项目采购承办部门主要是通过公开、公平、公正的采购活动来体现资金的使用效益，维护国家利益和社会公共利益，保护采购人和采购参与者的合法权益。采购档案是否系统、完整、真实地记录了采购活动的全过程，直接反映了采购工作质量的高低。它为采购人提供了真实可靠的原始资料。
（二）采购档案管理为采购需求预测、采购的控制与决策提供依据。
采购业务部门及企业的的管理决策人员可以方便对历史采购档案资料进行查询、参考和利用完善的采购档案为采购行为进行合理的分析，依据其做出正确的科学的决策。另一方面采购档案还是采购从业人员的学习、研究、总结、提高工作水平的参考书。
（三）采购档案管理是防范风险、减少法律责任的重要保证。
符合规定的完整的采购项目档案，不仅对规范采购业务人员工作方面起到了重要作用，而且在防范风险方面也发挥了关键作用。目前在采购活动中，对采购机构操作程序、评标过程提出的质疑投诉甚至诉讼案件大量出现。在构成法律责任的要件中，根本一条就是必须有损害事实存在，并能证明这种损害是由采购代理机构的过失造成的。由此采购项目档案能够为采购承办人员免除法律责任，保护其正当权益。
五、加强采购档案管理对规范采购行为的措施
采购项目档案是反映采购活动过程及各项决策的记录。采购项目档案管理工作应顺应时代的发展需要，通过科学、合理的手段，实现档案的高效、安全管理。
（一）健全采购项目档案管理体系：采购项目档案管理必须依据国家相关法律法规执行，做到科学、合理、合法。同时，企业还可根据自身的特点和行业发展规律，制定一套具有本企业特色的行之有效的档案管理体系，档案管理人员与采购人员之间需建立一个合理的沟通渠道，在日常的工作实践中，及时发现并解决问题，通过不断的总结经验，在完善企业的采购档案管理体系同时促进采购质量的提升。
（二）采用先进的档案管理方式：建立一个信息化的档案管理平台，通过与采购平台对接来加强档案管理工作，让档案信息管理平台能高效采集采购平台的信息，做到资源共享，实现管理平台之间的平滑过渡与高效对接。利用档案管理平台的待办事宜或待交接工作事宜提醒来促进采购人员及时合法合规的提交采购资料文件。同时，需与时俱进，为电子化采购预留合理的接口与扩容方式。
（三）提升档案的使用效率：长期以来，在我国档案保管和利用方面，普遍存在着重保轻用、利用不足的问题，档案资源基本处于半封闭状态，档案服务工作的配套性不强，因此，要提升档案的使用效率，利用档案的真实性这一功能，主动向利用档案的使用人员提供所需的相关资料与统计数据，分析采购工作存在的问题，采购工作量的分布情况，对采购工作进行科学有效的预测，让档案管理既重保又重用。 （四）加强培训，有效监督：对于档案管理工作人员和采购工作人员，需进行定期有针对性的培训，通过专家授课，学习观摩、专业技能培训等活动来提升员工的职业技能和安全意识。同时，在日常管理中，要加强对员工的监督，通过制定的规章制度，来有效的约束采购相关人员按照采购档案管理的要求认真的做好每一次采购工作。
六、采购档案管理日常管理方式：
通过上述的措施，将有效的提高采购档案的规范性，同时，要求采购从业人员及管理人员，按照事前准备、事中收集、事后监管的方式对采购档案管理工作日常化。
（一）事前准备，就是要在采购项目开始之前，明确哪些文件资料是需要归档管理的，如何分类并明确档案的保管期。一方面，有利于采购承办人员对负责的項目所需的归档文件的收集和整理，另一方面，有利于规范采购承办人员的采购行为，有了明晰的清单后，采购承办人员可以按步骤按清单开列的内容，对项目进行采购。同时，在辅予合法规范的采购标准模板，将使采购更加的规范合理，提高采购的效率。
（二）事中收集，就是采购承办人员根据制定的《采购项目文件归档范围、分类、保管期限参照表》，分阶段做好资料的收集工作，在哪一个过程需要收集什么样的资料，在哪个过程需要整理提交什么样的资料，做到心中有数，降低采购过程中产生的人为风险和管理风险。
（三）事后监管：目前各级招投标监管部门对招投标活动的监督方式主要是事后监管，检查重点就是采购项目原始档案。同时对采购人而言，完整妥善地保存项目档案，为接受监督检查（处理投诉纠纷、进行统计分析、总结经验教训以及制定内部管理政策等工作）提供了重要的客观依据。
七、结束语
综上所述，采购档案管理工作对于提升采购管理的效果和规范采购行为很有效用，所以，今后必须要更加重视采购档案管理工作，提升档案管理工作的水准，充分利用采购档案管理来规范和提升采购行为及活动。
参考文献：
[1]刘俊.高校采购档案管理初探[J].湖北档案，2010，08：28.
[2]陶庆芳.采购档案管理工作是采购过程的见证[J].中国采购，2012，Z2：89.
[3]王亚军.浅议采购档案的规范化管理[J].中国采购，2012，37：4.
[4]杨鹏.民办高校采购档案规范化管理探析[J].商，2013，27.