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[摘 要]企业为节约成本、提高档案管理水平，将全部或者部分档案管理工作交由社会上提供档案专业服务的组织和个人来完成，使企业档案管理社会化的特征日趋显著，其具体形式表现为企业档案业务外包。文章对企业档案管理社会化问题进行分析，以供参考。
[关键词]企业档案；管理；社会化问题
中图分类号：G271；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）13-0066-01
1 前言
现代企业的创新发展在很大程度上得益于各项工作的改进和提升，在国家“以信息化带动工业化”发展战略全面推进的背景之下，以信息科技为抓手推动企业档案管理工作的创新是有效释放企业管理活力和提高信息利用率的必然选择。档案信息化建设实现了档案管理工作与现代信息技术的融合与嫁接，对传统的档案管理工作的流程、模式、手段、途径和效率进行了彻底的革新与转变，以档案信息化建设为凭借扭转了企业的整体发展格局，强化了信息社会和网络社会下企业的生存能力和竞争能力，使得企业档案信息资源以前所未有的力量颠覆了企业发展的面貌，企业信息资源的开发、利用与企业的决策、管理直接挂钩，企业的办公方式、发展格局产生了革命性的变革。
2 企业档案建设的现状
国家提出“以信息化带动工业化”的发展战略之后，我国的档案信息化建设在稳步摸索前进，成就与问题并存，问题作为改进方向的向导更应受到应有的关注和重视。从取得的当前成就来看，我国各地的档案信息化建设已经在全国范围内推广，在国家档案局龙头的带动下，全国约40个省级档案部门的档案信息网站的建设开始逐步推广，并且在各地政府部门的监督下获得了极大发展。大中小型企业积极拥护档案信息化建设的新潮流，并结合企业的实际情况开始摸着石头过河，着重加强了对档案信息处理体系的建设，传统档案管理模式基本已被打破，以计算机处理技术为依托的计算机信息网络管理模式逐渐显露头角。而且各个不同级别、不同区域的档案馆之间已经建立了局域网和广域网档案信息共享系统，档案管理的数字化工作有了很大进展。其次，全国范围内的档案的信息化建设环境有所改善，硬件和软件两个衡量与评价指标正越来越规范，相关的档案管理部门开始划拨大量经费来建设专门的局域网络及档案馆室，并且开辟了档案信息网站。从应用软件方面来看，針对档案管理的数据库体系建设也比较完备，查询目录系统、数据录入系统、馆藏目录系统、多媒体数据库系统等都已经投放使用。在这一过程中也培养了一批素质较好的信息化管理人才队伍，但是其专业技能还有待改进。
而目前在档案信息化建设过程中所表现出来的突出问题依然亟待解决。首先，当前的档案信息化建设格局存在着不平衡倾向。企业发展规模作为企业档案信息化建设的物质环境直接影响了企业档案信息化建设的进度和质量。大型企业的档案信息化建设步伐快，处于队伍中的领先位置；小企业则因自身内力不足等原因成效缓慢，甚至还未开始建设。其次，缺乏相应的建设规范标准。国家目前所出台的关于档案信息化建设的相关规范标准不够具体，可操作性较差还有待完善。规范制度的力量在国家管理比较薄弱的地区并不明显，所以档案信息数字化进程出现了地区差异。因为缺乏统一的管理标准，所以档案的保存、传递、利用工作陷入了混乱和各自为政的现象中。此外在领导层层面也出现了企业领导忽视档案信息化建设工作而导致经费不到位的状况。企业进行档案信息化建设必备的物质条件是建设经费，这直接与企业领导对档案信息化建设工作的重视程度有关，而由于企业管理人员的短视行为，没有抓住时代潮流，所以在资金支持以及设备更新上会因为经费的缺乏而出现很多漏洞和不足。而且信息安全问题是与档案信息电子化过程相伴随而衍生出的一个突出问题，一旦档案受到病毒和黑客的入侵，由档案信息泄露而引起的问题将是毁灭性的。
3 实现企业档案管理社会化的良好对策
3.1 构建完善、合理的质量监督体系
首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。
3.2 加强档案行政部门的宏观调控力度
为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。
3.3 强化集中统一管理
企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。
4 结束语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
参考文献
[1] 高宝梅.探究企业档案管理社会化问题[J].办公室业务，2016，（17）：95.
[2] 王丽华.探讨企业档案管理的社会化问题[J].黑龙江交通科技，2012，35（05）：120.
[关键词]企业档案；管理；社会化问题
中图分类号：G271；G275.9 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）13-0066-01
1 前言
现代企业的创新发展在很大程度上得益于各项工作的改进和提升，在国家“以信息化带动工业化”发展战略全面推进的背景之下，以信息科技为抓手推动企业档案管理工作的创新是有效释放企业管理活力和提高信息利用率的必然选择。档案信息化建设实现了档案管理工作与现代信息技术的融合与嫁接，对传统的档案管理工作的流程、模式、手段、途径和效率进行了彻底的革新与转变，以档案信息化建设为凭借扭转了企业的整体发展格局，强化了信息社会和网络社会下企业的生存能力和竞争能力，使得企业档案信息资源以前所未有的力量颠覆了企业发展的面貌，企业信息资源的开发、利用与企业的决策、管理直接挂钩，企业的办公方式、发展格局产生了革命性的变革。
2 企业档案建设的现状
国家提出“以信息化带动工业化”的发展战略之后，我国的档案信息化建设在稳步摸索前进，成就与问题并存，问题作为改进方向的向导更应受到应有的关注和重视。从取得的当前成就来看，我国各地的档案信息化建设已经在全国范围内推广，在国家档案局龙头的带动下，全国约40个省级档案部门的档案信息网站的建设开始逐步推广，并且在各地政府部门的监督下获得了极大发展。大中小型企业积极拥护档案信息化建设的新潮流，并结合企业的实际情况开始摸着石头过河，着重加强了对档案信息处理体系的建设，传统档案管理模式基本已被打破，以计算机处理技术为依托的计算机信息网络管理模式逐渐显露头角。而且各个不同级别、不同区域的档案馆之间已经建立了局域网和广域网档案信息共享系统，档案管理的数字化工作有了很大进展。其次，全国范围内的档案的信息化建设环境有所改善，硬件和软件两个衡量与评价指标正越来越规范，相关的档案管理部门开始划拨大量经费来建设专门的局域网络及档案馆室，并且开辟了档案信息网站。从应用软件方面来看，針对档案管理的数据库体系建设也比较完备，查询目录系统、数据录入系统、馆藏目录系统、多媒体数据库系统等都已经投放使用。在这一过程中也培养了一批素质较好的信息化管理人才队伍，但是其专业技能还有待改进。
而目前在档案信息化建设过程中所表现出来的突出问题依然亟待解决。首先，当前的档案信息化建设格局存在着不平衡倾向。企业发展规模作为企业档案信息化建设的物质环境直接影响了企业档案信息化建设的进度和质量。大型企业的档案信息化建设步伐快，处于队伍中的领先位置；小企业则因自身内力不足等原因成效缓慢，甚至还未开始建设。其次，缺乏相应的建设规范标准。国家目前所出台的关于档案信息化建设的相关规范标准不够具体，可操作性较差还有待完善。规范制度的力量在国家管理比较薄弱的地区并不明显，所以档案信息数字化进程出现了地区差异。因为缺乏统一的管理标准，所以档案的保存、传递、利用工作陷入了混乱和各自为政的现象中。此外在领导层层面也出现了企业领导忽视档案信息化建设工作而导致经费不到位的状况。企业进行档案信息化建设必备的物质条件是建设经费，这直接与企业领导对档案信息化建设工作的重视程度有关，而由于企业管理人员的短视行为，没有抓住时代潮流，所以在资金支持以及设备更新上会因为经费的缺乏而出现很多漏洞和不足。而且信息安全问题是与档案信息电子化过程相伴随而衍生出的一个突出问题，一旦档案受到病毒和黑客的入侵，由档案信息泄露而引起的问题将是毁灭性的。
3 实现企业档案管理社会化的良好对策
3.1 构建完善、合理的质量监督体系
首先，相关档案行政管理部门要对档案管理中介机构进行必要的监管，要对其工作制定必须遵守的规则与规章，并审查其执业资质，同时还要注重强化与工商管理部门，以及相关中介监督管理机构的合作，对档案管理中介机构进行注册与登记，使其工作符合政策法规的要求。其次，企业也要从各个方面监督档案管理中介机构的工作，要与中介机构签订合理的安全保密协议，并明确规定双方的责任与义务，从而进一步提高中介机构的责任意识与安全管理意识。再次，档案管理中介机构也要加强自身的监督工作，除了制定严格的工作规范外，还要实施科学的档案登记制度，严化档案的出入机制，确保企业档案实现更加安全、高效的管理。
3.2 加强档案行政部门的宏观调控力度
为了在更大程度上提高企业档案社会化管理的水平，相关人员需要结合实际加强档案行政部门的宏观调控力度，为各项档案管理工作的顺利开展奠定扎实的基础。具体来说，其一，在强化政策研究与立法工作方面，各地各级的档案行政管理部门要考虑当地的实际发展情况，制定更为可行的行政规章或法规，地方的档案法规应对档案管理中介机构的从业资质、经营范围、工作人员素质、档案行政机关监督，以及管理标准等进行明确规定，尽可能地增强宏观调控的力度。其二，档案行政部门可以考虑尝试成立监察小组，定期或者不定期地深入档案管理中介机构的日常工作中，以“微服私访”的形式，真正了解中介机构的实际工作情况，对于发现的问题，要及时督促其进行整改与完善，并给予其必要的政策扶持与帮助，从而使中介机构的工作符合相关要求，为企业档案管理的社会化提供更多的活力。其三，在强化立法与政策研究方面，各地各级的档案行政管理部门还要结合不同中介管理机构的实际情况，对其内部的运行状态进行网络化的实时监督，确保中介机构的工作流程与管理标准等符合相关要求，清晰地把握与了解中介机构的规模以及问题，从而在一定程度上弱化，直至避免无序竞争等不良现象，促使我国企业档案管理社会化早日实现更加科学化的市场发展目标。
3.3 强化集中统一管理
企业要想进一步推动档案管理的社会化，就要重视对档案进行集中统一管理工作，从而为档案管理的社会化提供保障。传统意义上的企业档案管理是由企业内部相应机构负责的，会根据员工的文化程度、工作级别等对档案进行划分，这样的管理手段很容易使档案管理工作出现混乱、无序的现象，不利于档案管理水平的提高。而企业档案管理实现社会化后，可以更好地实现集中统一管理，在更大程度上提高档案管理质量。因此，企业在把档案管理工作交给中介机构负责的过程中，要关注档案集中统一管理的实时情况，并要设置专门的机构与人员，对各类档案进行检查与归类，确保提供给中介机构的档案能够更加规范、准确，为档案管理社会化水平的提高，做好强有力的铺垫。另外，由于有时对人事档案的疏忽，企业员工在入职以后，档案还保存在自己手中，致使企业不能对其进行统一管理，从而出现弃档或者档案流失的不良现象。
4 结束语
企业档案作为企业发展与进步的重要记载，是重要的分析与参考资料，能够为企业的健康、可持续发展提供必要的依据。企业档案管理的社会化，不论是对提高企业档案管理水平，还是促进企业发展等方面，都具有不可替代的重要意义。为顺利推进企业档案管理的社会化进程，企业及其他专业机构，需要从管理与技术等不同方面出发，逐步将企业档案由企业自身负责，转化为社会专业机构托管，进一步提高企业档案管理的专业性、时代化。
参考文献
[1] 高宝梅.探究企业档案管理社会化问题[J].办公室业务，2016，（17）：95.
[2] 王丽华.探讨企业档案管理的社会化问题[J].黑龙江交通科技，2012，35（05）：120.