快速反应改装李宁王国

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  “怎么才能让各个部门给我的报表快一点?现在期货订单这么多,还时不时临时插单,怎么能让我們的业务部门反应快一点?”穿着李宁服装的广东李宁体育发展有限公司(以下简称李宁广发)副总经理梁永根问同样一身李宁运动装的营运中心经理王顺福。
  李宁广发是李宁集团旗下的第一家公司,目前是李宁牌服装的最大生产基地之一。李宁广发人经常说这里是李宁公司的发源地。因为1990年,李宁有限公司在广东三水起步。
  李宁广发的信息化之路起步得比较早,早在1998年,就开始单机应用财务系统;1999年,应用了丽晶PMC(物料管理)系统、丽晶MAS营销系统;2000年,应用了香港FMS工票系统,但梁永根并不满意。
  
  需求调研:慢,就是最大的问题
  
  随着企业的发展,信息共享、快速应变越来越关键。但是在李宁广发,问题却依然存在。
  业务环节反应慢
  不仅是梁永根不满意,营销中心业务三课的李卫也不满意。李卫是跟客户打交道的,经常要下销售订单,进行供应商管理、价格管理、发货管理、提供报表等。但往往是客户提出一个需求,例如订购1000套某款式的服装,李卫不能马上知道有没有库存,有多少库存,现有的库存是否已经有其他销售占用了,因此他就不能马上回复客户多少天能够交货。他只能让仓库人员现查库存,通常都需要1~2天的时间。但只查库存,并不能知道这些库存有没有被销售了,李卫还必须打开业务人员共享的一个文件夹,查看里面所有的业务订单。在这白花花的一大堆订单中,李卫要去检索都有谁对同一批服装下了订单。这些工作都做完之后,如果没有库存了,就让采购人员去采购;有足够库存,就开始计划供货周期。在这种情况下,计划供货周期就对个人的经验要求很高,因为还要预估材料来货的周期。
  
  计划部门下单慢
  
  业务部把一切工作都做好后,就要下订单了,生产订单直接交给生产计划部,做计划的张振杰也有一肚子苦水。计划分为跟单组、采购组和物控组。跟单组要根据BOM(Bill of Materials,物料清单)计算需要多少料。物料采购是手工计算的,需要建一个非常庞大的Excel表,根据BOM计算出每一单的用量。每一件衣服,除了主面料外,很多衣服的领口、袖口、肩膀、腰处的面料、颜色都是不同的,这就需要辅面料。除了面料以外,还有拉链、袋扣、纽扣、弹力绳等辅料。除了主料、辅料,每件衣服还有尺寸、颜色、款式的差别,而且服装行业的特性之一就是有季节性,每一季的服装都是不同的。
  据张振杰的经验,一件衣服的面料一般有60多种属性,而辅料则有300~400种属性。只有把这些属性都列出来,才能定义唯一一件商品即所谓的SKU,这就使得运作的复杂性成指数倍地上涨。许多服饰企业每天处理着数以千计的SKU,管理着无数的品牌、款式、结构、客户标识甚至更多的数据,让人叫苦连天。
  由于数据没法共享,张振杰发现,即使算出来物料用量了,还得再去查一遍库存,看看这些料有多少是需要采购的,有多少是有库存的。跟单组为此配了5个人,专门花1~2天的时间去查。查完库存还不算结束,因为无法确定物料的库存是否已被某个订单所占用,因此张振杰还需要手工翻阅订单,来查看是否被占用。有时候人忙得焦头烂额了,就会出现判断失误。
  正因为每张单都要去查库存,所以计划部的人宁可多买料也不愿去查库存,结果就造成了一
  定的原料积压。
  
  仓管部门查单慢
  
  负责仓库库存的赵朝猛也很无奈。因为都是手工账,而且这些账都有不同的数据来源,信息脱节。他不得不亲手去翻单子查看,光是仓管员就找了8个。查一个单,费时很长,而且哪些料已经被占用了,这些信息都不清楚。
  财务部门对账慢
  各个部门都出现了这样那样信息脱节的问题,月末要汇总到财务的时候,财务部经理助理莫婉红就忙坏了。一个月光是单据就有一两千份,样式、数据源都不同。为了对账,不得不找了一个专门的数字统计员工。李宁广发是月末结账,加班加点,才能赶在下月6号前出快报。
  每个环节耽误一点就会影响整个周期。当这一系列的环节都出现问题的时候,梁永根开始思考如何解决了问题。
  
  选型与实施:为何三个月就能上线
  
  王顺福是2000年来李宁公司的,参与过北京总部的SAP项目培训;2002年,开始回到广东李宁专卖店负责管理运营;2005年,负责车间的计划和生产管理。可以说,王顺福对各个环节都很熟悉,深知信息化就是提升企业发展的有力工具。
  上ERP,可谓一拍即合。而王顺福,就是李宁广发ERP项目的负责人。
  李宁广发于2004年公布了ERP项目招标说明书。在说明书中,李宁广发很诚恳地分析了自己的问题:目前公司有PMC、FMS(打工飞)、用友财务软件、考勤售饭、NOTES邮件等管理软件,这些软件各自独立,不能很好地实现数据共享。
  应标的企业很多,但是榜样就是力量。用友在曼妮芬的成功案例打动了梁永根。同样都是服装企业,用友在曼妮芬的成功,让梁永根心里有了底。而且,用友的品牌知名度、后续服务都让梁永根和王顺福很放心。还有一个近水楼台的原因,就是李宁广发的财务软件就是用友的,因此上了ERP之后,至少财务数据是清晰的,不会乱。
  基于以上考虑,李宁广发于2006年开始实施用友ERP。
  2006年4月,李宁广发开始启动ERP-U861服装版项目,系统包括财务、供应链、生产制造等模块。经过一个月的调研,一个月的准备,一个月的上线,共三个月时间,李宁广发就实现了全员应用,替换原有软件。
  这个时间可谓短而又短。
  王顺福对此并不惊奇。他认为,很多企业的ERP项目无法验收,就是因为一开始的目标就不明确。ERP不可能替企业解决所有的问题,如果对ERP寄予过高的希望,那就一定会导致对结果不满意。
  因此,ERP能解决到什么程度,上什么模块,应用于哪些部门,王顺福的心里很有数。在实施之前,他就已经根据李宁广发的需求确定了ERP实施的目标:李宁广发需要的ERP还是应以做计划为主,不用于车间生产管理;要业务流程在系统里能跑得起来;数据能够实现高度共享;把零售、生产、财务、仓管等整合到一个大平台上,能看到所有的数据。
  不应用于生产管理,是因为李宁广发以前也有过车间管理系统,效果并不是没有,但从投入产出来看,效果并不好,而且一旦ERP用于生产管理了,投入势必很大。这样的产出投入比,李宁广发认为不合适。
  这些要求不高,也不低。正是这些合乎需求的目标制订,使得李宁广发的实施完成得很顺利。
  此外,人的因素也非常重要。王顺福说,如果是在2001年或者2002年实施用友ERP,都不会成功。因为1999年、2000年陆续上了丽晶的系统,系统改变了员工的工作习惯,从而受到很多员工的抵制。当时曾经有过一段时间的人员动荡,经过那段时间的波动之后,留下来的员工逐渐熟悉并且习惯了信息系统的使用。而后招来的工作人员,都是大学毕业生,接受新鲜事物的速度很快。因此,2006年顺利实施用友ERP可谓水到渠成。
  效益分析:精益管理的变化
  用友ERP把各个环节都整合在一个平台之上,关键数据都实现了共享,而且根据工作流一步一步进行有序的分工。
  
  库存管理有序
  
  库存的管理首先就轻松多了。仓管的赵朝猛对此深有体会。首先,数据共享之后,进仓的数据是准确的。其次,系统提供了各种库存活动单据的查询、清单及统计表,方便资料的核对或存查;提供各种物料的日、月报表以供了解一段时间内库存活动状况,并且按供应商、日期(周、旬、月、年等)、物料等多种方式的统计报表或图形化的直方图显示。此外,系统同时还提供已分配量、待检量、可用量等信息,提供物料积压信息,且可以自定义积压率,使管理人员采取相应的措施,及早处理。现在,分析库存更加方便,并且可以实时查询。告别了以前手工翻单子、凭经验预估库存的日子。
  业务分析便捷
  查庫存的便利以及库存分析的便捷,给李卫带来了福音。现在的李卫通过系统,马上就能实时查到库存,从而能在最短的时间内告知客户供货时间。而且,通过销售分析表和库存分析表,李卫能判断出哪些产品好卖,从而能快速响应市场需求。
  
  采购成本降低
  
  查库存变得轻松给张振杰带来了便利。以前跟单组需要5个人去查库存,现在只需物控组一个人就能搞定。如果说以前是宁愿多买也不愿去查,那么现在反过来,是宁愿去查也不愿多买,这就间接降低了库存的损耗。
  采购组方面也有了可喜的变化。李宁服装对物料的品质要求高,材料成本占产品生产成本的80%以上,而且相当部分材料的采购周期长(如面料、拉链等),必须提前采购,对采购的准确计划提出了更高要求。如何最大化降低采购成本,缩减采购对流动资金的需求,增强企业竞争力成了李宁服装最头疼的问题。
  现在,将采购按期间进行批量合并,有利于增加采购批量,减少采购批次。质检模块的应用,也加快了质量索赔的反馈速度,从而增强了与供应商的谈判优势,拿到了更低的采购单价,有效降低了采购成本,最大化避免了误差产生。
  在物料清单方面,也不用通过Excel表手工计算了。通过服装专版ERP系统的BOM维护模块,可在二维表界面迅速维护各款产品的BOM。通过二次开发实现,可将生产订单的子件用量以BOM批量处理的二维界面进行显示、删除子件、增加子件。以前是跟单组的人计算用量,现在则是物控组的人根据二维表自动计算用量,跟单组的员工则去从事真正的跟进工作。
  单件流取代打工飞
  跟单的员工发现,按照“单件流”进行的生产非常有序。以前是FMS(打工飞)系统,也就是工票管理,工人根据工票,计件考核。现在,将生产订单分配到班组,形成排产单;开单员根据实际库存,对每个班组配比开单发料。按班组排产,可随时查询各班组的已领料、未领料量,大大提高了“单件流”配料的准确性与效率,同时实现对库存的有效管理,大大减少了积压库存。“单件流”的理念,取代了FMS(打工飞)的系统。
  各个部门井然有序,数据来源统一,就省却了莫婉红的对账时间。莫婉红不仅不再需要专门的数字统计员工,而且把月结时间提前到了下月2号。
  最重要的是,梁永根不用再看好多份样式不同的报表了,也不用着急报表何时才能拿到了。他端坐办公室,通过系统,随时就能查看库存、计划、采购,可以掌握最准确的生产进度状况。
  王顺福对梁永根说,现在的ERP,李宁广发才发挥了60%的功能,下一步,可以继续挖掘,扩大功能的使用。
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