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摘 要：我国大量的科技档案，实际上仍处于文件的现行期或半现行期，对他们的更改和补充，实际是针对现行文件和半现行文件的。例如，大量的基建档案和设备档案，其记录的实物对象，即相对应的建筑物、构筑物和机电设备等，仍在正常使用或运转，仍需进行经常性维护、检修和阶段性改造。本文现就我国文件运动理论体系的实践做简要论述。
关键词：文件运动 电子文件 档案 管理
我国的现行规定和主流意见是把归档作为文件转化为档案的关节点、转折点。而美国等一些国家的档案工作者则把文件管理阶段或称文件的“有效期”一致延伸到文件的半现行阶段结束之时，进档案馆永久保存之前，换言之，进入永久保存阶段之前的文件仍不是完全意义上的档案。这就是文件生命周期理论美英流派的观点。我们认为，在科技档案更改问题上，不妨认同美英流派的档案观。这样，不少“科技档案”的更改，就转化成了对现行文件的更改，就不称其为问题了。
一、我国科技档案文件运动理论的实践
至于半现行科技文件的更改问题，则可从科技文件（档案）与管理性文件（文书档案）的差异中去考察。关于中国式文件运动理论的实践，从运用该理论考察科技档案更改实践的角度，主要有以下几种情况：
（1）科技档案与文书档案相比，它的显著特征是具有很强的现实性、动态性和记录对象的实存性。这是因为，一方面，科技活动不断发展，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化。另一方面，科技档案的产生、积累、形成是一个动态的、不断完善的过程。尤需强调的是，科技档案的记录对象包含现时存在的物质实体，如建筑物、设备、产品等，这些物质实体的变化，应该在科技档案中记录和反映出来，即科技档案的内容必须与记录对象的现状相一致。因此，科技档案的准确性、真实性要求与文书档案有很大的不同。
就同处于文件运动半现行阶段的两种档案而言，文书档案的准确性标准只有一个，即历史标准。只要能够真实地反映管理性活动的历史面貌，其档案就是准确的。而科技档案却不然，科技档案的准确性有两个标准：历史标准和现实标准。也就是说，“科技档案不仅要反映一定条件下科学技术或科技对象的历史面貌，而且要反映他们的现实状况，使科技档案同它们反映的科技活动保持一致”因此，作为文书档案前身的管理型文件归档后决不允许修改，否则就会失去档案的真实性，失去档案凭证和依据作用的基础。而科技档案，只要符合制度要求，经过一定的批准手续，不但允许更改，而且必须更改，才能保证科技档案的准确性。
加入基建档只反映建筑物在施工时或设计时的情况，而不能随着建筑物的变化而修改、补充自己的内容，那么这套基建档案就是失真，也就失去了它在该建筑物的使用、维护、改建、扩建和维护中的凭证依据作用。总之，对科技档案进行必要的修改和补充不仅维护了科技活动的振实历史面目，而且有利于科技活动的进一步展开。
（2）科技档案中也存在文件“回流”现象。例如，一些已停产数年的产品，经改进和改性后重新投产，如原图仍需保存，可以补充新图；如原图已无价值，则可直接在原图上更改。又如，一些已废弃数年的房屋，需改造后重新启用，也可采用补充信徒或更改原图的办法去处理。这些，都可视为对重新“回流”到现行阶段的科技文件进行更改或补充。这与房地产权属档案的异动管理十分类似，房屋变更或权属变更，可对相关权属档案进行增补和变更，失去一定有效性的档案文件则转作“参考卷”。
（3）科技档案的“横向运动”和“螺旋式”运动。例如，老项目的或通用的设计图、施工图，经复制、更改或补充后，用在新产品的生产或新建设项目的施工中。如原图已无保存价值，一轮周期已结束，则重新制作的新图或更改后的图纸开始了新一轮生命周期，进入了新一轮螺旋式的上升运动。如原图仍需继续保存，则新图便开始了横向运动。
二、全程管理理念的传播
随着电子文件时代的到来，出现了前端控制、全程管理等先进的管理理念，这些理念蕴含着巨大的理论与实践价值。
（1）对电子文件实行全面管理。所谓全面，就是要以电子文件的运动流程为基础，对电子文件的管理目标、管理规则和管理方法进行设计，建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体系。
（2）对电子文件实行系统管理。就是指在“大文件”概念基础上，对电子文件运动过程中的所有管理活动和管理要素给予系统的考虑，“突出各项管理内容的无缝链接、系统整合和总体效应。”
（3）对电子文件实行过程管理。包括对电子文件的生成、运转、保管和利用过程实施全面监控。在过程管理中，将所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，已证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量。
还应该指出的是，这里所强调的全程管理理念实质上包含了前端控制的思想。在实行全程管理的过程中，档案人员必须从源头对电子文件进行前端控制，以保证电子文件的完整、真实和可靠，必须从文件产生形成乃至系统设计的时候就对其进行控制，以保证今后有机会成为档案的电子文件的质量，同时也能够从最大限度上保证现行期的电子文件的真实性。
三、两个一体化
强调全程管理，实质就是强调文档一体化。早在20世纪90年代，我国的档案学者就提出了“文档一体化”、“图、情、档一体化”的理念。全程管理强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协同管理，以期发挥各自及总体的最大效能。这一现代化的管理模式就是文件、档案一体化管理的模式。它不仅要求档案工作者灌注文件的形成过程，介入文件工作之中，同时也要文书人员了解档案工作的特性与需求，在文件工作中协同管理、奠定良好的基础甚至完成原本属于档案工作的一些环节。随着技术的进步和时代的发展，两个一体化的思想在电子文件时代得到了更进一步的充实和发展。
社会信息化是文档一体化的背景和前提。文件與档案工作的信息化是国家信息化、社会信息化的重要内容。在网络化、一体化的国家信息系统中，各级各类文档一体化信息系统应该成为相应的多种信息资源管理一体化系统的子系统，成为相应内部网、局域网和国际互联网的子系统，应该是一个多维立体的开放的信息系统。就管理的对象而言，数字化将成为“两个一体化”系统中文献与信息共有的普遍生存方式。
四、结束语
虽然现在实行的双套制从目前来说有其存在的必然性，但从长远趋势来看，全部档案的双套制是否有可能想重点双套制演变呢？一部分纸质档案是否有可能被缩微档案取代从而形成关盘与缩微并存的双套制呢。这些都值得人们深思，需要我们未雨绸缪。就管理手段而言，以计算机技术和网络通信技术为核心的现代信息技术，将成为“两个一体化”系统共用的技术手段。文档一体化对现代信息技术的广泛应用，将促使文件与档案管理理念与方法发生深刻变革。
关键词：文件运动 电子文件 档案 管理
我国的现行规定和主流意见是把归档作为文件转化为档案的关节点、转折点。而美国等一些国家的档案工作者则把文件管理阶段或称文件的“有效期”一致延伸到文件的半现行阶段结束之时，进档案馆永久保存之前，换言之，进入永久保存阶段之前的文件仍不是完全意义上的档案。这就是文件生命周期理论美英流派的观点。我们认为，在科技档案更改问题上，不妨认同美英流派的档案观。这样，不少“科技档案”的更改，就转化成了对现行文件的更改，就不称其为问题了。
一、我国科技档案文件运动理论的实践
至于半现行科技文件的更改问题，则可从科技文件（档案）与管理性文件（文书档案）的差异中去考察。关于中国式文件运动理论的实践，从运用该理论考察科技档案更改实践的角度，主要有以下几种情况：
（1）科技档案与文书档案相比，它的显著特征是具有很强的现实性、动态性和记录对象的实存性。这是因为，一方面，科技活动不断发展，静态的科技档案内容难以反映科技活动的动态变化。另一方面，科技档案的产生、积累、形成是一个动态的、不断完善的过程。尤需强调的是，科技档案的记录对象包含现时存在的物质实体，如建筑物、设备、产品等，这些物质实体的变化，应该在科技档案中记录和反映出来，即科技档案的内容必须与记录对象的现状相一致。因此，科技档案的准确性、真实性要求与文书档案有很大的不同。
就同处于文件运动半现行阶段的两种档案而言，文书档案的准确性标准只有一个，即历史标准。只要能够真实地反映管理性活动的历史面貌，其档案就是准确的。而科技档案却不然，科技档案的准确性有两个标准：历史标准和现实标准。也就是说，“科技档案不仅要反映一定条件下科学技术或科技对象的历史面貌，而且要反映他们的现实状况，使科技档案同它们反映的科技活动保持一致”因此，作为文书档案前身的管理型文件归档后决不允许修改，否则就会失去档案的真实性，失去档案凭证和依据作用的基础。而科技档案，只要符合制度要求，经过一定的批准手续，不但允许更改，而且必须更改，才能保证科技档案的准确性。
加入基建档只反映建筑物在施工时或设计时的情况，而不能随着建筑物的变化而修改、补充自己的内容，那么这套基建档案就是失真，也就失去了它在该建筑物的使用、维护、改建、扩建和维护中的凭证依据作用。总之，对科技档案进行必要的修改和补充不仅维护了科技活动的振实历史面目，而且有利于科技活动的进一步展开。
（2）科技档案中也存在文件“回流”现象。例如，一些已停产数年的产品，经改进和改性后重新投产，如原图仍需保存，可以补充新图；如原图已无价值，则可直接在原图上更改。又如，一些已废弃数年的房屋，需改造后重新启用，也可采用补充信徒或更改原图的办法去处理。这些，都可视为对重新“回流”到现行阶段的科技文件进行更改或补充。这与房地产权属档案的异动管理十分类似，房屋变更或权属变更，可对相关权属档案进行增补和变更，失去一定有效性的档案文件则转作“参考卷”。
（3）科技档案的“横向运动”和“螺旋式”运动。例如，老项目的或通用的设计图、施工图，经复制、更改或补充后，用在新产品的生产或新建设项目的施工中。如原图已无保存价值，一轮周期已结束，则重新制作的新图或更改后的图纸开始了新一轮生命周期，进入了新一轮螺旋式的上升运动。如原图仍需继续保存，则新图便开始了横向运动。
二、全程管理理念的传播
随着电子文件时代的到来，出现了前端控制、全程管理等先进的管理理念，这些理念蕴含着巨大的理论与实践价值。
（1）对电子文件实行全面管理。所谓全面，就是要以电子文件的运动流程为基础，对电子文件的管理目标、管理规则和管理方法进行设计，建立一个涵盖电子文件全部管理活动的管理体系。
（2）对电子文件实行系统管理。就是指在“大文件”概念基础上，对电子文件运动过程中的所有管理活动和管理要素给予系统的考虑，“突出各项管理内容的无缝链接、系统整合和总体效应。”
（3）对电子文件实行过程管理。包括对电子文件的生成、运转、保管和利用过程实施全面监控。在过程管理中，将所有有助于说明电子文件重要属性和有效管理过程的信息都记录在案，已证实电子文件的运转状况，确保电子文件的管理质量。
还应该指出的是，这里所强调的全程管理理念实质上包含了前端控制的思想。在实行全程管理的过程中，档案人员必须从源头对电子文件进行前端控制，以保证电子文件的完整、真实和可靠，必须从文件产生形成乃至系统设计的时候就对其进行控制，以保证今后有机会成为档案的电子文件的质量，同时也能够从最大限度上保证现行期的电子文件的真实性。
三、两个一体化
强调全程管理，实质就是强调文档一体化。早在20世纪90年代，我国的档案学者就提出了“文档一体化”、“图、情、档一体化”的理念。全程管理强调将文件工作与档案工作统筹兼顾，协同管理，以期发挥各自及总体的最大效能。这一现代化的管理模式就是文件、档案一体化管理的模式。它不仅要求档案工作者灌注文件的形成过程，介入文件工作之中，同时也要文书人员了解档案工作的特性与需求，在文件工作中协同管理、奠定良好的基础甚至完成原本属于档案工作的一些环节。随着技术的进步和时代的发展，两个一体化的思想在电子文件时代得到了更进一步的充实和发展。
社会信息化是文档一体化的背景和前提。文件與档案工作的信息化是国家信息化、社会信息化的重要内容。在网络化、一体化的国家信息系统中，各级各类文档一体化信息系统应该成为相应的多种信息资源管理一体化系统的子系统，成为相应内部网、局域网和国际互联网的子系统，应该是一个多维立体的开放的信息系统。就管理的对象而言，数字化将成为“两个一体化”系统中文献与信息共有的普遍生存方式。
四、结束语
虽然现在实行的双套制从目前来说有其存在的必然性，但从长远趋势来看，全部档案的双套制是否有可能想重点双套制演变呢？一部分纸质档案是否有可能被缩微档案取代从而形成关盘与缩微并存的双套制呢。这些都值得人们深思，需要我们未雨绸缪。就管理手段而言，以计算机技术和网络通信技术为核心的现代信息技术，将成为“两个一体化”系统共用的技术手段。文档一体化对现代信息技术的广泛应用，将促使文件与档案管理理念与方法发生深刻变革。