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摘 要：档案数字化是通过计算机网络为载体，实现的一种符合信息时代要求的档案管理形式，在事业单位中科学运用档案数字化，有利于事业单位工作效率的提高，可以长期对档案原件进行保护，但是事业单位存在一定特殊性，本文从档案数字化管理的内容和价值入手，对事业单位档案数字化管理的优化措施进行了研究。
关键词：事业单位；档案管理；数字化；优化
随着数字化发展进程的加快，事业单位的档案管理正在打破传统的人工管理的模式，开始进行数字化档案管理。但是目前阶段，事业单位数字化档案管理呈现不同的问题，这就需要事业单位要不断优化数字化管理的流程、方法等，有效地解决管理中存在的问题，提高机关事业单位的管理效率。
一、事业单位档案数字化管理的主要内容
（一）开放服务
在互联网技术得到广泛应用的条件下，事业单位可以在网络上建立自己的互联网主页，发表档案管理信息，既可以方便单位内部成员可以利用档案管理信息，又可以让其他公众了解事业单位的具体信息，为公众人员提供开放性的服务，拓宽了事业单位的发展渠道和范围，也对事业单位的宣传创造了有利条件。
（二）数据库建设
事业单位档案的数字化管理离不开数据库的建设的管理。事业单位应该设置不同类型的数据库对单位的档案进性管理，如综合性质的数据库和专题性质的数据库，用于存放文字信息的数据库和存放声音图像信息的数据库等。由于数据库是数据管理工作中工作量比较庞大的一项工作，因此事业单位需要严肃对待数据库的建设，以便于各种档案的管理和使用。
（三）档案的安全管理
对事业单位档案进行数字化管理，需要对网络诈骗严加防范，进行安全管理。第一，要保证信息的安全性，也就是说档案的保密工作要做好，涉及商业机密的档案资料不能放在网上提供开放服务；第二，要保证数据的安全性，要对数据库中的数据使用权限和操作权限进行限制，最好设置专門的人员进行安全管理；第三，要提高对电子信息技术的了解程度。事业单位应该与时俱进，适当引进能够熟练使用计算机的高新技术型人才，促进人力资源结构优化升级，推动整个单位对档案信息管理的认识程度得到提高，加强电子信息技术与档案管理工作的融合，确保档案的安全性。
二、事业单位实现档案数字化管理的价值
在日益发达的信息时代，数字化被应用到各行各业，在事业单位中运用数字化档案管理可以带来检索方便、利益共享、安全性强等作用，使事业单位工作人员减少了在档案管理方面的精力，从而有更多的时间可以投入到其它工作上，优化了事业单位人员的工作效率，促进了事业单位的迅速发展。运用档案数字化的管理还可以最大程度上，保护档案原件的稳定性和存放时间的长期性。
三、优化机关事业单位数字化档案管理对策
（一）创建现代化数字档案管理系统
網络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于事业单位工作的顺利发展。
（二）注重对档案资料共享性的提高
在保证档案信息安全的基础上提高档案资料共享性，对于信息传递的高效性、人才选用的合理性十分有益。通常来说，事业单位档案数字化建设是一个比较复杂的系统。它主要包括了对系统的设计、硬件设备的选用、软件系统的开发、档案的录入与输出、信息的备份与删除以及系统的安全维护等。尤其是对于事业单位来说，它所包含的工作项目种类繁多，只有建立完善的信息处理系统，才能为档案资料共享性的提高提供可能。
（三）加强档案数字化的安全工作
在事业单位档案数字化的应用在给工作人员带来方便时候，也要注意到档案数字化的安全工作。日趋发达的网络时代，在档案进行数字化管理时候，事业单位和管理工作人员要加强系统和网络入口的安全，定期对使用的电脑软件进行杀毒和病毒库的更新。还有就是档案管理人员要实行保密协议，在遇到国家政府部门保密档案管理和个人秘密档案管理时候，禁止进行私下议论或者禁止下载，并进行访问权限管理，对其进行加密保护。加强档案数字化管理需要对档案数据库进行网络保护，增强档案管理人员的自我管理约束意识。
（四）提升档案管理人员素质
档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。
四、结语
综上所述，信息技术的发展，对事业单位数字化档案管理提供了技术支持，这使档案管理打破传统的手工管理，让档案管理向数字化趋势发展，事业单位数字化档案管理方式顺应了时代趋势，有利于提高机关事业单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新数字化档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，让数字化档案管理服务于我们。
参考文献：
[1]孟凡宏.事业单位档案数字化建设面临的问题与措施[J].办公室业务，2017，03：127.
关键词：事业单位；档案管理；数字化；优化
随着数字化发展进程的加快，事业单位的档案管理正在打破传统的人工管理的模式，开始进行数字化档案管理。但是目前阶段，事业单位数字化档案管理呈现不同的问题，这就需要事业单位要不断优化数字化管理的流程、方法等，有效地解决管理中存在的问题，提高机关事业单位的管理效率。
一、事业单位档案数字化管理的主要内容
（一）开放服务
在互联网技术得到广泛应用的条件下，事业单位可以在网络上建立自己的互联网主页，发表档案管理信息，既可以方便单位内部成员可以利用档案管理信息，又可以让其他公众了解事业单位的具体信息，为公众人员提供开放性的服务，拓宽了事业单位的发展渠道和范围，也对事业单位的宣传创造了有利条件。
（二）数据库建设
事业单位档案的数字化管理离不开数据库的建设的管理。事业单位应该设置不同类型的数据库对单位的档案进性管理，如综合性质的数据库和专题性质的数据库，用于存放文字信息的数据库和存放声音图像信息的数据库等。由于数据库是数据管理工作中工作量比较庞大的一项工作，因此事业单位需要严肃对待数据库的建设，以便于各种档案的管理和使用。
（三）档案的安全管理
对事业单位档案进行数字化管理，需要对网络诈骗严加防范，进行安全管理。第一，要保证信息的安全性，也就是说档案的保密工作要做好，涉及商业机密的档案资料不能放在网上提供开放服务；第二，要保证数据的安全性，要对数据库中的数据使用权限和操作权限进行限制，最好设置专門的人员进行安全管理；第三，要提高对电子信息技术的了解程度。事业单位应该与时俱进，适当引进能够熟练使用计算机的高新技术型人才，促进人力资源结构优化升级，推动整个单位对档案信息管理的认识程度得到提高，加强电子信息技术与档案管理工作的融合，确保档案的安全性。
二、事业单位实现档案数字化管理的价值
在日益发达的信息时代，数字化被应用到各行各业，在事业单位中运用数字化档案管理可以带来检索方便、利益共享、安全性强等作用，使事业单位工作人员减少了在档案管理方面的精力，从而有更多的时间可以投入到其它工作上，优化了事业单位人员的工作效率，促进了事业单位的迅速发展。运用档案数字化的管理还可以最大程度上，保护档案原件的稳定性和存放时间的长期性。
三、优化机关事业单位数字化档案管理对策
（一）创建现代化数字档案管理系统
網络信息技术的发展，给数字化档案管理提供了便利，影响了人们的日常工作，是未来档案管理的发展趋势。对于事业单位数字化档案管理，这是一个综合性的管理，牵涉的内容比较多，因此，这就需要事业单位建立一个高效的数字化管理系统。我们可以根据事业单位的实际情况，结合自身的优势，创建现代化数字档案管理系统，把档案、系统、光盘备份等进行相关的处理，严格控制档案信息储存质量与安全，避免相关的硬件隐患，为数字化档案管理创建一个有利的环境，这有利于事业单位工作的顺利发展。
（二）注重对档案资料共享性的提高
在保证档案信息安全的基础上提高档案资料共享性，对于信息传递的高效性、人才选用的合理性十分有益。通常来说，事业单位档案数字化建设是一个比较复杂的系统。它主要包括了对系统的设计、硬件设备的选用、软件系统的开发、档案的录入与输出、信息的备份与删除以及系统的安全维护等。尤其是对于事业单位来说，它所包含的工作项目种类繁多，只有建立完善的信息处理系统，才能为档案资料共享性的提高提供可能。
（三）加强档案数字化的安全工作
在事业单位档案数字化的应用在给工作人员带来方便时候，也要注意到档案数字化的安全工作。日趋发达的网络时代，在档案进行数字化管理时候，事业单位和管理工作人员要加强系统和网络入口的安全，定期对使用的电脑软件进行杀毒和病毒库的更新。还有就是档案管理人员要实行保密协议，在遇到国家政府部门保密档案管理和个人秘密档案管理时候，禁止进行私下议论或者禁止下载，并进行访问权限管理，对其进行加密保护。加强档案数字化管理需要对档案数据库进行网络保护，增强档案管理人员的自我管理约束意识。
（四）提升档案管理人员素质
档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。
四、结语
综上所述，信息技术的发展，对事业单位数字化档案管理提供了技术支持，这使档案管理打破传统的手工管理，让档案管理向数字化趋势发展，事业单位数字化档案管理方式顺应了时代趋势，有利于提高机关事业单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新数字化档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，让数字化档案管理服务于我们。
参考文献：
[1]孟凡宏.事业单位档案数字化建设面临的问题与措施[J].办公室业务，2017，03：127.