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高职院校档案是学校各项日常工作中形成的第一手资料，是学校开展各项工作的见证，是反映学校历史的真实资料，也是研究改进、提高教育事业不可多得的宝贵史料。加强高职院校档案信息化建设，充分发挥高职院校档案信息资源的重要价值和作用，是新形势下高职院校档案部门所面临的重要课题。
一、高职院校档案信息化管理是时代发展的要求
随着时代的进步，计算机和网络技术的普及，档案的信息交流也离不开现代化的科学管理手段。作为档案信息基地的档案部门，也受到现代数字化浪潮的冲击，纸质档案已经不能完全满足人们的利用需求，信息的获取和传递方式也随之发生了重大的变化，档案信息化开始走入人们的视野。因此，高职院校档案部门作为储藏信息的基地，应抛弃传统的手工管理与落后的服务方式，尽快采用现代信息技术，走开放式的自动化、信息化道路，这也是高职院校档案发展的共同目标。
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高职院校档案信息数字化、信息化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作，通过信息化档案的建设，可以减少甚至取消这些工作，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，数字化档案信息使高职院校档案业务工作变得方便、快捷、高效。
数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案管理部门移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案管理减少了档案数据录入工作。在学校档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案管理的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
再次、高职院校档案信息数字化是计算机大量应用于高职院校管理的必然结果。
高职院校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机信息化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
二、加强和改进档案信息化的措施
随着高职院校规模的不断扩大，高职院校的档案数量越来越多，如何才能做好高职院校档案信息化管理，使其发挥更大、更好的作用呢?笔者认为，高职院校应从以下几方面着手，加强档案的管理:
1、更新观念，实现管理方式的现代化
作为高职高专院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的挑战和机遇，要不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点，在较高层面上来筹划本校档案信息化建设方略。传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐，所以档案工作者必须更新长期以来形成的管理理念和方式。过去人们注重的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象，只有脱离实体才便于做深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务链条上最基础的一环，这一环节上认识的更新，方式的改革，对从整体上实现档案管理现代化至关重要。
2、提高档案人员的综合素质
高职院校档案管理人员的队伍建设是信息化建设的重要环节，档案工作人员整体素质高低，关系着档案管理信息化建设的成败。提高档案人员的综合素质，就是要提高档案管理人员现代化信息工具运用能力。这一能力要求档案管理人员在现代化的信息档案工作中，能熟练运用计算机理论和网络管理的基本知识，只有掌握了这些基本知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。具体现代化信息工具运用能力包括：1、信息处理能力。信息处理能力是档案人员的信息素质的最基本的要素。要求档案管理人员在档案管理上能科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息。2、信息问题解决能力。解决信息时代的一系列新问题，是信息技术存在和发展的价值所在。3、信息交流能力。信息交流涉及交流的模式、内容、方法、途径等。特别是数字化档案馆，为了使用户能够方便获得和利用数字化信息资源，还要担负起用户的信息获取能力的培训重任。
3.建立健全完善档案管理制度
建立完善的档案管理工作制度，是使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。但在当前，只靠一般行政性规章制度来推动档案工作是远远不够的，必须把档案管理工作任务的检查考核纳入目标管理责任制中，强调各部门按岗位责任制要求，严格照章办事，依法治档。对关心档案工作、积极完成档案任务的部门和个人，除与经济效益挂钩外，还要作为年终评比内容之一；对有章不循、违章办事并不能及时完成立卷归档任务造成档案丢失或损失的，要给予行政和经济处罚。促使各级人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成，使档案工作走上依法管理的轨道。
4.利用校园网，实现高职高专院校档案管理网络化
高职高专院校档案软件管理系统，要接入学校的校园网，才有生命力。随着各高校办公自动化的不断深入，档案室单独的档案管理软件已不能适应办公自动化的要求，必须接入学校的校园网，建立高校文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现高校内信息的共享和传输的数字化，实现其电子文件的归档、查询等，以及实现和国家主管机关、各院校之间的的信息交流，这已成为高校实现现代化管理的必然趋势。高校档案管理系统只是数字化校园的一个子系统，它是利用计算机平台，把这个子系统连接到学校校园网上，真正实现文档管理的一体化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，真正实现资源共享。
5、加大信息系统的综合开发和利用
高职高专院校档案部门应该利用多种途径和形式主动提供档案利用和服务，包括接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展咨询服务、档案室藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭无条理的资料库向使用方便快捷的现代化、信息化发展。从而赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
6、开发加工档案信息，为科学决策提供依据
随着当代科学技术的迅速发展，学校档案作为知识的载体和历史的信息源，越来越成为国家经济发展、社会进步的不可缺少的重要战略资源之一。但是学校档案只有通过开发利用才能发挥作用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导和有关职能部门，为学校制定和实施科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学、科研人员，可促进教学质量和科研水平的提高；把科技成果档案信息开发出来，提供利用，可促进科技成果的转化、推广、应用。
一、高职院校档案信息化管理是时代发展的要求
随着时代的进步，计算机和网络技术的普及，档案的信息交流也离不开现代化的科学管理手段。作为档案信息基地的档案部门，也受到现代数字化浪潮的冲击，纸质档案已经不能完全满足人们的利用需求，信息的获取和传递方式也随之发生了重大的变化，档案信息化开始走入人们的视野。因此，高职院校档案部门作为储藏信息的基地，应抛弃传统的手工管理与落后的服务方式，尽快采用现代信息技术，走开放式的自动化、信息化道路，这也是高职院校档案发展的共同目标。
首先，数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。
目前以网络为基础的新经济，其实质就是“注意力经济”。高职院校档案信息数字化、信息化是提高档案注意力的有效手段，同时可以提高档案的管理效率。网上利用的开展，将会使档案工作进入一个崭新的工作环境和极好的良性循环之中。以往档案人员为开发档案资源，进行许多文献汇编、数字汇编、专题汇编等编研工作，通过信息化档案的建设，可以减少甚至取消这些工作，档案人员有更多的时间用于档案数据整理工作。
其次，数字化档案信息使高职院校档案业务工作变得方便、快捷、高效。
数字化档案信息使档案能及时归档，尽快地提供利用。平时在网上文书处理部门将收文或发文都输入到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案管理部门移交一份分类组卷清单，把数据通过网上按档案数据格式传输到档案管理系统数据库中即可，从而使档案管理减少了档案数据录入工作。在学校档案中，许多档案在形成时已由计算机处理，档案管理的工作只剩下编制相应的档号，整理上架。而计算机管理方面则只需对数据进行处理，已不再需要大量的数据录入，数据录入影响档案计算机管理的“瓶颈”问题，已不复存在。
再次、高职院校档案信息数字化是计算机大量应用于高职院校管理的必然结果。
高职院校档案部门出于自身管理需要使用计算机管理档案，形成了大量的数字化档案信息。计算机管理档案可使传统的以纸质为载体的档案信息转为机读档案，它以光盘、磁盘作为信息存储的载体，向数字格式转变。许多高等院校建立了校园网，并与教育科研网和国际互联网相连。校园网的开通为学校教学、科研及管理提供了先进的技术手段和崭新的网络环境，广大师生可以不出校门、不出国门就与国内外的专家进行科研项目合作、查询资料、学术交流、筹备各种会议等等。计算机信息化管理的出现，使计算机从辅助性的工具很快发展成一种工作环境，并伴随着应用的普及而演变成一种工作方式。伴随工作方式的变化而产生的大量机读文件，即电子文件也就应运而生。
二、加强和改进档案信息化的措施
随着高职院校规模的不断扩大，高职院校的档案数量越来越多，如何才能做好高职院校档案信息化管理，使其发挥更大、更好的作用呢?笔者认为，高职院校应从以下几方面着手，加强档案的管理:
1、更新观念，实现管理方式的现代化
作为高职高专院校的档案管理者应站在学校改革与发展的高度，从更深层次上认真思考信息化给档案管理带来的挑战和机遇，要不断解放思想，更新观念，积极寻求档案工作同学校中心工作的结合点与生长点，在较高层面上来筹划本校档案信息化建设方略。传统纸质档案的管理方式是建立在手工操作的基础上，而现代电子档案、声像档案的管理，则必须顺应计算机技术、声像技术、网络技术迅速发展的新形势，跟上现代化的步伐，所以档案工作者必须更新长期以来形成的管理理念和方式。过去人们注重的档案实体只作为保管单位进行简易组合，以便于保管、保护和统计，而档案信息才是检索、传输的主要对象，只有脱离实体才便于做深层次加工、贮存，才能实现计算机检索和在网上传输。这是整个档案管理业务链条上最基础的一环，这一环节上认识的更新，方式的改革，对从整体上实现档案管理现代化至关重要。
2、提高档案人员的综合素质
高职院校档案管理人员的队伍建设是信息化建设的重要环节，档案工作人员整体素质高低，关系着档案管理信息化建设的成败。提高档案人员的综合素质，就是要提高档案管理人员现代化信息工具运用能力。这一能力要求档案管理人员在现代化的信息档案工作中，能熟练运用计算机理论和网络管理的基本知识，只有掌握了这些基本知识，才能更快、更好地为开发现代化的档案管理奠定基础。具体现代化信息工具运用能力包括：1、信息处理能力。信息处理能力是档案人员的信息素质的最基本的要素。要求档案管理人员在档案管理上能科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息。2、信息问题解决能力。解决信息时代的一系列新问题，是信息技术存在和发展的价值所在。3、信息交流能力。信息交流涉及交流的模式、内容、方法、途径等。特别是数字化档案馆，为了使用户能够方便获得和利用数字化信息资源，还要担负起用户的信息获取能力的培训重任。
3.建立健全完善档案管理制度
建立完善的档案管理工作制度，是使档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。但在当前，只靠一般行政性规章制度来推动档案工作是远远不够的，必须把档案管理工作任务的检查考核纳入目标管理责任制中，强调各部门按岗位责任制要求，严格照章办事，依法治档。对关心档案工作、积极完成档案任务的部门和个人，除与经济效益挂钩外，还要作为年终评比内容之一；对有章不循、违章办事并不能及时完成立卷归档任务造成档案丢失或损失的，要给予行政和经济处罚。促使各级人员都重视档案工作，认真研究落实本部门的档案工作任务，使学校档案工作保质保量限期完成，使档案工作走上依法管理的轨道。
4.利用校园网，实现高职高专院校档案管理网络化
高职高专院校档案软件管理系统，要接入学校的校园网，才有生命力。随着各高校办公自动化的不断深入，档案室单独的档案管理软件已不能适应办公自动化的要求，必须接入学校的校园网，建立高校文档一体化的信息系统，利用先进的数据库技术和网络技术实现高校内信息的共享和传输的数字化，实现其电子文件的归档、查询等，以及实现和国家主管机关、各院校之间的的信息交流，这已成为高校实现现代化管理的必然趋势。高校档案管理系统只是数字化校园的一个子系统，它是利用计算机平台，把这个子系统连接到学校校园网上，真正实现文档管理的一体化，实现文件转化为档案的“无缝交接”，真正实现资源共享。
5、加大信息系统的综合开发和利用
高职高专院校档案部门应该利用多种途径和形式主动提供档案利用和服务，包括接待查阅、档案外借、制发档案复印本、制发档案证明、开展咨询服务、档案室藏介绍、举办档案展览、建立档案目录中心等。通过上述工作，既可扩大档案利用范围和提高档案的利用率，也可引起人们对档案重要性的认识，实现由传统提供个体服务向提供群体服务的方向发展，由半封闭无条理的资料库向使用方便快捷的现代化、信息化发展。从而赢得领导部门和有关方面对档案信息化建设的支持。
6、开发加工档案信息，为科学决策提供依据
随着当代科学技术的迅速发展，学校档案作为知识的载体和历史的信息源，越来越成为国家经济发展、社会进步的不可缺少的重要战略资源之一。但是学校档案只有通过开发利用才能发挥作用，如把经过开发加工的档案信息及时传递给学校领导和有关职能部门，为学校制定和实施科学决策提供依据；把档案信息及时传递给教学、科研人员，可促进教学质量和科研水平的提高；把科技成果档案信息开发出来，提供利用，可促进科技成果的转化、推广、应用。