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摘 要：学籍档案是学校档案的重要组成部分，有其自身的特点及重要性。本文分析了目前高校学籍档案管理中存在的问题，提出加强管理的有效途径，使学籍档案在维护学生利益，促进学校规范管理，服务社会方面发挥积极作用。
关键词：学籍档案、管理、问题
中图分类号：G647 文献标识码：A
学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。
一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题
1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。
学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。
2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。
许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。
3、管理的模式不规范
许多高校的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办高校中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。
4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。
许多高校的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。
5、学籍档案的开发利用率很低
档案管理人员的不专业，业务的不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。
二、加强学籍档案管理的有效途径
为维护高等学校档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，高校应该从多方面加强对学籍档案的管理。
1、建章立制，组织保障、责任明确。
加强制度建设，提高管理水平是必须的前提，领导重视，组织支持是必要的保障。高校应结合学校的实际情况建立本校学籍档案管理的规章制度，应把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定分管领导，配置专职管理人员，用战略的眼光和现代管理的观念来认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导，及时研究和解决工作中的重大问题。
2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。
根据《高等学校档案管理办法》规定，全日制在校生规模在一万人以上的，学校应当建立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室，统一管理学校档案。但是，现在多数院校，尤其是民办高校，学籍档案是隶属教务处管理。这样一种管理模式，不能合理使用人力、物力、财力，更不利于档案现代化管理和有效利用，因此，高校应该对学校的档案管理体制进行必要的调整，保证档案的完整性，提高对档案的利用效果。
3、加强业务培训，提高管理人员的素质。
学籍档案材料多、繁，需要一定的专业知识和业务知识，高校可以采取参观示范单位档案馆，请专家讲解业务知识，培训具体操作等手段，定期、不定期的加强学籍档案管理人员的业务培训，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，提高管理人员的综合素质，才能保持人员的相对稳定，利于学校档案管理。
4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设
要加强学籍档案的规范管理，必须抓好学籍档案的收集、整理这一基础工作。学籍档案形成的周期长、种类多，问题杂，而且往往是与学生的动态发展相联系的，规范管理才能确保学籍档案的完整性，使之能够完整地反映学生在校期间的学习与成长过程，否者将带来重大隐患。同时，应该建立健全学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍档案信息平台，提高学籍档案现代化管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。
5、以评促管，以评促建。
学校内部，学校之间，上级主管部门应该定期、不定期的进行学籍档案管理的检查、评比，通过这些首段找出管理中存在的问题，以评促进管理，以评促进建设，使学籍档案管理更规范，更有序。
6、有效开发利用学籍档案
加强学籍档案管理工作的根本目的是及时、准确地提供档案材料，为学校和社会服务。学校应重视档案的开发利用工作，组织相关人员对学籍档案材料进行梳理，统计分析，找出一些规律性、结论性的数据资料及有代表性的问题来为教学管理服务、为教学改革服务，为领导的决策服务。同时，随着社会对学籍学历认可度的提升，许多单位要查询学生在校的档案，而且重点是关于毕业的情况，有条件的学校可以开放部分学籍档案，为社会查询和利用。
学籍档案管理作为高校教学管理的一项重要工作，必须要与时俱进，在探索中求发展、求完善。作为学校，必须给予人、财、物方面的支持与保障；作为学籍档案管理人员，必须认真与细致，在实践的基礎上不断探索、总结经验、勤于学习与研究，以高度敬业的精神，始终把握育人服务的方向，努力使学籍档案的管理工作水平再上新台阶，为高校的人才培养发挥应有的作用，为服务社会发挥积极作用。
关键词：学籍档案、管理、问题
中图分类号：G647 文献标识码：A
学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育的过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录，是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。高校在学籍档案管理的过程中存在许多普遍性的问题，如何加强和完善学籍档案管理工作，发挥其在规范学校管理、维护学生权益、服务社会方面的积极作用，是值得我们研究和探讨的一个问题。
一、目前高校学籍管理中普遍存在的问题
1、学校领导不重视，学籍档案管理的意识薄弱、观念落后。
学籍档案的作用往往是潜在的、隐性的、滞后的，加强对学籍档案的管理需要投入，而投入与回报无“立竿见影”的效果，因此，学籍档案的管理往往被忽视。加之长时间以来，学籍档案的管理都是以管为主，对资料的收集被动状态，缺乏科学性的分类，几乎没有相关数据资料的统计分析，仅限于“管”这样一种状况，这种落后的管理理念严重制约了学籍档案的管理及其作用的发挥。
2、学籍档案管理人员不专业，管理队伍不稳定。
许多高校没有专业的、专职的学籍档案管理人员，由其他工作人员兼职，而兼职人员中绝大部分没有经过业务培训，仅仅依靠自己学习和摸索，往往很难达到岗位要求。同时，许多高校的档案管理人员处于从属地位，看不到成绩，得不到重视，也使得档案管理的队伍不稳定，流动性大，这些因素都严重影响到学籍档案的管理。
3、管理的模式不规范
许多高校的档案管理模式存在不规范的现象，文书档案隶属党办管理，学籍档案的管理则隶属教务处，未纳入学校档案统一管理，这在民办高校中比较突出。而教务处也没有专职的学籍档案管理人员，在学籍材料的收集、整理方面有遗漏及不规范的现象存在，这在很大程度上影响了学校学籍档案管理的规范化、标准化水平，也为学籍档案的安全性埋下隐患。
4、管理方式过于陈旧，缺乏现代化管理手段。
许多高校的学籍档案管理还停留在传统的手工管理阶段，没有寄托现代信息技术的发展，档案的查阅必须一件一件去翻阅归档材料。随着学生规模的扩大，档案的增多，手工翻阅的管理方式不但不能适应使用者的需求，也导致重复劳动，效率低下等状况，给档案的有效利用带来很大的阻碍。
5、学籍档案的开发利用率很低
档案管理人员的不专业，业务的不精通，缺少现代信息技术，学校没有针对性的管理软件等，这些问题都导致了学籍档案没有得到很好的开发利用。同时，学籍档案的管理多数还停留在对材料的简单收集、整理，没有对所收集的材料信息进行深加工，更没有从中提炼出有规律性、结论性的数据资料来为教学管理和教学改革服务。遇到学校的各种检查、评估，都是一次性重、重复做材料，没有很好去利用已经形成的档案。
二、加强学籍档案管理的有效途径
为维护高等学校档案的齐全和完整，提高学校档案管理水平，全面推进学校档案工作规范化建设，更好地发挥学籍档案的作用，高校应该从多方面加强对学籍档案的管理。
1、建章立制，组织保障、责任明确。
加强制度建设，提高管理水平是必须的前提，领导重视，组织支持是必要的保障。高校应结合学校的实际情况建立本校学籍档案管理的规章制度，应把档案工作纳入学校的整体发展规划，确定分管领导，配置专职管理人员，用战略的眼光和现代管理的观念来认识档案工作的意义和作用，进一步加强对档案工作的领导，及时研究和解决工作中的重大问题。
2、调整档案管理体制，注重实效，统一管理。
根据《高等学校档案管理办法》规定，全日制在校生规模在一万人以上的，学校应当建立档案馆，未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室，统一管理学校档案。但是，现在多数院校，尤其是民办高校，学籍档案是隶属教务处管理。这样一种管理模式，不能合理使用人力、物力、财力，更不利于档案现代化管理和有效利用，因此，高校应该对学校的档案管理体制进行必要的调整，保证档案的完整性，提高对档案的利用效果。
3、加强业务培训，提高管理人员的素质。
学籍档案材料多、繁，需要一定的专业知识和业务知识，高校可以采取参观示范单位档案馆，请专家讲解业务知识，培训具体操作等手段，定期、不定期的加强学籍档案管理人员的业务培训，建立一支有较好的政治、业务素质的档案管理队伍，提高管理人员的综合素质，才能保持人员的相对稳定，利于学校档案管理。
4、加强学籍档案的规范管理及信息化建设
要加强学籍档案的规范管理，必须抓好学籍档案的收集、整理这一基础工作。学籍档案形成的周期长、种类多，问题杂，而且往往是与学生的动态发展相联系的，规范管理才能确保学籍档案的完整性，使之能够完整地反映学生在校期间的学习与成长过程，否者将带来重大隐患。同时，应该建立健全学籍档案信息系统，搭建统一的电子学籍档案信息平台，提高学籍档案现代化管理水平，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。
5、以评促管，以评促建。
学校内部，学校之间，上级主管部门应该定期、不定期的进行学籍档案管理的检查、评比，通过这些首段找出管理中存在的问题，以评促进管理，以评促进建设，使学籍档案管理更规范，更有序。
6、有效开发利用学籍档案
加强学籍档案管理工作的根本目的是及时、准确地提供档案材料，为学校和社会服务。学校应重视档案的开发利用工作，组织相关人员对学籍档案材料进行梳理，统计分析，找出一些规律性、结论性的数据资料及有代表性的问题来为教学管理服务、为教学改革服务，为领导的决策服务。同时，随着社会对学籍学历认可度的提升，许多单位要查询学生在校的档案，而且重点是关于毕业的情况，有条件的学校可以开放部分学籍档案，为社会查询和利用。
学籍档案管理作为高校教学管理的一项重要工作，必须要与时俱进，在探索中求发展、求完善。作为学校，必须给予人、财、物方面的支持与保障；作为学籍档案管理人员，必须认真与细致，在实践的基礎上不断探索、总结经验、勤于学习与研究，以高度敬业的精神，始终把握育人服务的方向，努力使学籍档案的管理工作水平再上新台阶，为高校的人才培养发挥应有的作用，为服务社会发挥积极作用。