论文部分内容阅读
【摘要】档案管理工作是检察机关的一项基本综合工作，随着档案学的快速发展，对档案工作进行科学的管理和运用变得越来越重要，也越来越必要，本文在分析了基层检察机关档案管理工作存在的问题的基础上，从设备建设、安全保密和人才培养等方面，提出了自己对加强基层检察机关档案管理工作的一点建议。
【关键词】检察档案；管理；科学化
做好检察机关的档案管理工作，并充分利用档案资料为检察工作服务，是检察工作的一个重要组成部分，是检察机关开展工作、总结经验和理论研究的重要依据，是维护检察机关历史真实面貌的必备条件。基层检察机关档案管理信息化建设，是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的有效共享。其具有信息传输网络化、信息处理一体化、信息利用共享化和信息服务社会化等特征。
一、基层检察机关档案管理信息化建设的重要性和必要性
作为承担着检察系统80%办案任务的基层检察机关，检察工作任务日趋繁重，档案数量增幅较大，传统的档案管理模式已经不能适应检察工作和现代档案工作发展的需要。档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志，是检察工作发展、档案工作发展以及信息化建设发展的必然结果和需要。
（一）有利于提高档案利用效率
基层检察机关每年新增大量的档案，尤其是占档案数量约90%的诉讼档案。档案归档后，调阅档案要到专门的档案管理部门，由专门的工作人员在专门的办公区域进行，需要时间、人员和办公区域保障，且案卷在翻阅中容易被毁损。开展档案管理信息化建设，传统的档案形成数字化档案形式并实现档案信息网上传输和检索。调阅档案只要由各部门具有管理员身份的人员输入密码，随时随地可以实现，一次投入，多次产出，远程服务，促进资源共享。
（二）有利于提高档案利用效果
当前诉讼档案调阅仅限于法院、公安、检察机关办案中追诉在逃犯罪嫌疑人、累犯或漏罪时查阅，无法为检察业务工作的开展提供更加多样有效的辅助决策作用。实行档案管理信息化建设则可以利用信息化平台快速统计、分类对比的优势，及时准确的为领导提供数据资料，使决策及时正确，管理措施得当；及时准确地为各业务科室提供案件情况、数据查询，使法律监督职能更加充分发挥。
（三）有利于历史档案衔接
随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务网、协同办公自动化系统的广泛运用，档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时编制机关年鉴等编研资料，同时还要对历史档案进行数字化扫描制作，从而使档案资料保管及时、准确、全面，形成前后衔接的档案管理体系。如检察机关年代久远的档案已经移交同级政府档案馆，需要调阅的要同档案馆联系，同时要提供档案的年份和档案号，否则调阅十分困难。若实现档案管理现代化则可通过网络直接调阅，避免出现“时空黑洞”。
二、基层检察机关档案管理信息化建设中存在的问题
随着“科技强检”战略的落实，检察工作信息化进程正在稳步推进，档案管理信息化建设也在逐步开展。当前，基层检察机关档案管理信息化建设在硬件建设、软件建设和网络建设上均不同程度存在问题。
（一）档案管理信息化装备投入不足
档案基础设施建设是档案管理信息化建设的基础和保障，包括档案库房、档案办公专用房、档案密集架、空调、“三铁二器”等基本设施和必要配套设备。为适应电子档案发展的需要，还需要配置电脑、打印机、数码相机、光盘刻录机以及声像档案柜、光盘、磁盘等相应的档案设备。由于涉及的硬件设备需要大量资金购置，部分检察机关受经费制约，档案管理信息化建设设备不齐，或者设备陈旧、规格老，没有与时俱进更新换代，满足不了档案管理信息化的需求。如高检院要求数字化档案要存储在专门的存储器里，而专门的存储器价格几万元，许多基层检察机关因为经费等限制，单独为档案信息化管理配备存储器的不多，有的前几年购置后，没有随着档案的大量增加而增加服务器内存，存在安全隐患。
（二）档案管理信息化缺乏统一的规范化软件
档案管理系统应用软件能将档案资料的检索、借阅等程序融入办公自动化管理，实现档案信息资料的自动检索和数字化传输。当前，各地基层检察机关虽然都在进行档案管理信息化建设，实行档案数字化处理，但由于没有统一的规范性软件，各地选用不同公司的软件，且每个公司的软件没有兼容性、导致相同的纸质档案经过不同院人员的处理有不同的电子格式，电子档案的扫描、编目、查阅以及统计不统一等情况的出现，为档案管理信息化开展带来困难。
（三）档案管理信息化人员素质不强
由于基层检察机关的业务工作量较大，干警分配多倾向于业务科室，造成在综合部门中多为年龄偏大的干警，而由于档案管理工作与业务工作的联系并不直接，所以在很多基层检察机关中，负责档案管理工作的人员多为二线人员，甚至只能由合同制临时工担任，而这些人员缺乏档案专业知识和法律业务知识、现代办公能力相对比较欠缺，影响档案管理信息化建设的推进，更难以实现档案管理信息化工作的开拓创新。
三、基层检察机关档案管理信息化建设的举措
针对基层检察机关档案工作发展的现状，结合传统检察档案管理模式存在的不足，笔者认为应从以下几方面加强基层检察机关档案管理信息化建设。
（一）以配备档案管理信息化设备为基础，加大投入
档案基础设施建设是档案管理信息化建设的基础和保障。在基层检察机关档案设备配置上，既要考虑先进性，又要着眼适用性。一般来讲，档案基础设施包括档案库房、档案办公用房、密集架、空调、“三铁二器”等基本设施和必要配套设备。为适应电子档案发展的需要，还需配备复印机、录像机、光盘刻录机以及扫描仪等相应的设备。档案管理的现代化不仅是设备配置的现代化，还包括管理技术的现代化。首先要建立以室藏内容提高利用工作为目标的档案管理信息化系统，实现档案信息资源开发、利用、管理工作现代化。其次建立档案实体管理系统，包括以维护档案完整与安全为目的，涵括防火、防盗的自动监控系统、温湿度自动调控系统；采取防光、防尘、防霉、防鼠、防虫、防磁等相应措施，实现档案管理整体现代化。第三是建立以计算机技术为基础的档案信息网络化管理系统，这就需要购置科学的软件，实现诉讼资源本院系统、本市检察系统档案资源网络化共享。购置软件时，要根据基层检察机关的需要，着重考虑兼容性、扩展性、容错性及是否便于升级的问题。最好由高检院或市级检察机关统一组织研究购买，便于检察系统档案工作的统一开展和管理。 （二）以规范化管理为目标，完善制度
档案管理信息化建设标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等，是对电子文件档案信息进行管理的一套规划；业务性标准规范范围包含电子文档的标准及管理规范，是对档案文件信息化处理的规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（三）以扩大利用领域和范围为切入点，提高档案资源的服务功能
档案工作的职能在新的历史条件下需要进一步调整，突出其服务功能。一是将工作重心由收集、保管向综合利用转换。检察机关的档案管理工作，一直延续档案的收集、保管齐全、完整上，对档案资源没有进行充分的开发和利用，新时期，基层检察机关档案工作要更好地配合法律监督及社会需要，着力加强编研工作，二是服务模式由被动接受查档向主动提供服务模式转换。新时期检察机关的信息资源对工作查考、借鉴、决策、证据、调研等方面的作用更加突出。档案工作要加强宣传，征求各方对档案利用的意见，主动公布或提供服务的范围、内容，便于利用者了解室藏情况，更好地利用档案资源。三是扩大服务范围，由严格限制向面向社会转换。要在符合《档案法》规定前提下，由主要面向法院、公安机关、检察机关，逐步转向面向全社会，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长的对检察机关各类档案的信息需求。
（四）以安全保密为关键，加强综合防治
档案信息的保密工作，应当突出“积极防御、综合防治”的方针，以相关法律法规为依托，结合工作实际，建立健全规章制度，易制度化建设保障档案信息的保密工作，档案信息的保密工作要充分利用现代化的科学成果，通过杀毒软件等电子工具，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系；各级档案管理人员必须要有强烈的保密意识，认真对档案信息做出鉴定，明确档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。
（五）以教育培训为抓手，提升档案管理队伍素质
新时期检察机关档案工作对档案工作人员的自身素质提出了更高的要求。第一是专业知识。档案工作者必须具有扎实的专业理论知识，否则势必影响工作的质量及效率；同时档案管理者要有将书本上学到的知识转化为工作技能的能力。第二是法律知识。档案工作者不仅要具备专业知识而且要掌握一定的法律专业基础知识。在检察院档案总卷数中90%左右是诉讼档案，如果不具有一定的法律知识，会对诉讼档案的管理、利用上带来困难；第三是综合素质。档案内容涉及政治、经济、文化等各个方面，只有具备较全面的知识，才能做好各门类档案的收集、管理、鉴定、利用等工作。基层检察机关应大力开展档案管理人员教育培训工作，采用组织业务培训、学历教育、定期业务考核等方式，不断提高档案人员的业务水平，最终以培养复合性的专业人才为目标，使档案人员既有较强档案业务知识，又有一定法律知识和综合知识，还能操作运用现代化办公设备的复合性人才。
【关键词】检察档案；管理；科学化
做好检察机关的档案管理工作，并充分利用档案资料为检察工作服务，是检察工作的一个重要组成部分，是检察机关开展工作、总结经验和理论研究的重要依据，是维护检察机关历史真实面貌的必备条件。基层检察机关档案管理信息化建设，是指在档案管理过程中，将档案资料通过加工处理，应用数字化原理和计算机网络，对档案资源进行科学合理的配置、开发和利用，以实现档案信息资源的有效共享。其具有信息传输网络化、信息处理一体化、信息利用共享化和信息服务社会化等特征。
一、基层检察机关档案管理信息化建设的重要性和必要性
作为承担着检察系统80%办案任务的基层检察机关，检察工作任务日趋繁重，档案数量增幅较大，传统的档案管理模式已经不能适应检察工作和现代档案工作发展的需要。档案信息化是档案工作的一场革命，是传统档案走向现代档案的一个重要标志，是检察工作发展、档案工作发展以及信息化建设发展的必然结果和需要。
（一）有利于提高档案利用效率
基层检察机关每年新增大量的档案，尤其是占档案数量约90%的诉讼档案。档案归档后，调阅档案要到专门的档案管理部门，由专门的工作人员在专门的办公区域进行，需要时间、人员和办公区域保障，且案卷在翻阅中容易被毁损。开展档案管理信息化建设，传统的档案形成数字化档案形式并实现档案信息网上传输和检索。调阅档案只要由各部门具有管理员身份的人员输入密码，随时随地可以实现，一次投入，多次产出，远程服务，促进资源共享。
（二）有利于提高档案利用效果
当前诉讼档案调阅仅限于法院、公安、检察机关办案中追诉在逃犯罪嫌疑人、累犯或漏罪时查阅，无法为检察业务工作的开展提供更加多样有效的辅助决策作用。实行档案管理信息化建设则可以利用信息化平台快速统计、分类对比的优势，及时准确的为领导提供数据资料，使决策及时正确，管理措施得当；及时准确地为各业务科室提供案件情况、数据查询，使法律监督职能更加充分发挥。
（三）有利于历史档案衔接
随着计算机网络技术的发展和普及，电子政务网、协同办公自动化系统的广泛运用，档案人员要管好档案，就要提前介入电子文件和管理工作中，以管理档案的形式管理电子文件等有用信息，及时编制机关年鉴等编研资料，同时还要对历史档案进行数字化扫描制作，从而使档案资料保管及时、准确、全面，形成前后衔接的档案管理体系。如检察机关年代久远的档案已经移交同级政府档案馆，需要调阅的要同档案馆联系，同时要提供档案的年份和档案号，否则调阅十分困难。若实现档案管理现代化则可通过网络直接调阅，避免出现“时空黑洞”。
二、基层检察机关档案管理信息化建设中存在的问题
随着“科技强检”战略的落实，检察工作信息化进程正在稳步推进，档案管理信息化建设也在逐步开展。当前，基层检察机关档案管理信息化建设在硬件建设、软件建设和网络建设上均不同程度存在问题。
（一）档案管理信息化装备投入不足
档案基础设施建设是档案管理信息化建设的基础和保障，包括档案库房、档案办公专用房、档案密集架、空调、“三铁二器”等基本设施和必要配套设备。为适应电子档案发展的需要，还需要配置电脑、打印机、数码相机、光盘刻录机以及声像档案柜、光盘、磁盘等相应的档案设备。由于涉及的硬件设备需要大量资金购置，部分检察机关受经费制约，档案管理信息化建设设备不齐，或者设备陈旧、规格老，没有与时俱进更新换代，满足不了档案管理信息化的需求。如高检院要求数字化档案要存储在专门的存储器里，而专门的存储器价格几万元，许多基层检察机关因为经费等限制，单独为档案信息化管理配备存储器的不多，有的前几年购置后，没有随着档案的大量增加而增加服务器内存，存在安全隐患。
（二）档案管理信息化缺乏统一的规范化软件
档案管理系统应用软件能将档案资料的检索、借阅等程序融入办公自动化管理，实现档案信息资料的自动检索和数字化传输。当前，各地基层检察机关虽然都在进行档案管理信息化建设，实行档案数字化处理，但由于没有统一的规范性软件，各地选用不同公司的软件，且每个公司的软件没有兼容性、导致相同的纸质档案经过不同院人员的处理有不同的电子格式，电子档案的扫描、编目、查阅以及统计不统一等情况的出现，为档案管理信息化开展带来困难。
（三）档案管理信息化人员素质不强
由于基层检察机关的业务工作量较大，干警分配多倾向于业务科室，造成在综合部门中多为年龄偏大的干警，而由于档案管理工作与业务工作的联系并不直接，所以在很多基层检察机关中，负责档案管理工作的人员多为二线人员，甚至只能由合同制临时工担任，而这些人员缺乏档案专业知识和法律业务知识、现代办公能力相对比较欠缺，影响档案管理信息化建设的推进，更难以实现档案管理信息化工作的开拓创新。
三、基层检察机关档案管理信息化建设的举措
针对基层检察机关档案工作发展的现状，结合传统检察档案管理模式存在的不足，笔者认为应从以下几方面加强基层检察机关档案管理信息化建设。
（一）以配备档案管理信息化设备为基础，加大投入
档案基础设施建设是档案管理信息化建设的基础和保障。在基层检察机关档案设备配置上，既要考虑先进性，又要着眼适用性。一般来讲，档案基础设施包括档案库房、档案办公用房、密集架、空调、“三铁二器”等基本设施和必要配套设备。为适应电子档案发展的需要，还需配备复印机、录像机、光盘刻录机以及扫描仪等相应的设备。档案管理的现代化不仅是设备配置的现代化，还包括管理技术的现代化。首先要建立以室藏内容提高利用工作为目标的档案管理信息化系统，实现档案信息资源开发、利用、管理工作现代化。其次建立档案实体管理系统，包括以维护档案完整与安全为目的，涵括防火、防盗的自动监控系统、温湿度自动调控系统；采取防光、防尘、防霉、防鼠、防虫、防磁等相应措施，实现档案管理整体现代化。第三是建立以计算机技术为基础的档案信息网络化管理系统，这就需要购置科学的软件，实现诉讼资源本院系统、本市检察系统档案资源网络化共享。购置软件时，要根据基层检察机关的需要，着重考虑兼容性、扩展性、容错性及是否便于升级的问题。最好由高检院或市级检察机关统一组织研究购买，便于检察系统档案工作的统一开展和管理。 （二）以规范化管理为目标，完善制度
档案管理信息化建设标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等，是对电子文件档案信息进行管理的一套规划；业务性标准规范范围包含电子文档的标准及管理规范，是对档案文件信息化处理的规范；技术性标准规范是指电子文档数据存储、压缩、数据交换、数据加密、水印技术和系统软硬件设施技术标准规范等。
（三）以扩大利用领域和范围为切入点，提高档案资源的服务功能
档案工作的职能在新的历史条件下需要进一步调整，突出其服务功能。一是将工作重心由收集、保管向综合利用转换。检察机关的档案管理工作，一直延续档案的收集、保管齐全、完整上，对档案资源没有进行充分的开发和利用，新时期，基层检察机关档案工作要更好地配合法律监督及社会需要，着力加强编研工作，二是服务模式由被动接受查档向主动提供服务模式转换。新时期检察机关的信息资源对工作查考、借鉴、决策、证据、调研等方面的作用更加突出。档案工作要加强宣传，征求各方对档案利用的意见，主动公布或提供服务的范围、内容，便于利用者了解室藏情况，更好地利用档案资源。三是扩大服务范围，由严格限制向面向社会转换。要在符合《档案法》规定前提下，由主要面向法院、公安机关、检察机关，逐步转向面向全社会，采取多种形式向社会提供利用，满足社会不断增长的对检察机关各类档案的信息需求。
（四）以安全保密为关键，加强综合防治
档案信息的保密工作，应当突出“积极防御、综合防治”的方针，以相关法律法规为依托，结合工作实际，建立健全规章制度，易制度化建设保障档案信息的保密工作，档案信息的保密工作要充分利用现代化的科学成果，通过杀毒软件等电子工具，形成计算机网络管理档案信息的安全保障体系；各级档案管理人员必须要有强烈的保密意识，认真对档案信息做出鉴定，明确档案的密级程度和开放范围，严格审查，严格管理。
（五）以教育培训为抓手，提升档案管理队伍素质
新时期检察机关档案工作对档案工作人员的自身素质提出了更高的要求。第一是专业知识。档案工作者必须具有扎实的专业理论知识，否则势必影响工作的质量及效率；同时档案管理者要有将书本上学到的知识转化为工作技能的能力。第二是法律知识。档案工作者不仅要具备专业知识而且要掌握一定的法律专业基础知识。在检察院档案总卷数中90%左右是诉讼档案，如果不具有一定的法律知识，会对诉讼档案的管理、利用上带来困难；第三是综合素质。档案内容涉及政治、经济、文化等各个方面，只有具备较全面的知识，才能做好各门类档案的收集、管理、鉴定、利用等工作。基层检察机关应大力开展档案管理人员教育培训工作，采用组织业务培训、学历教育、定期业务考核等方式，不断提高档案人员的业务水平，最终以培养复合性的专业人才为目标，使档案人员既有较强档案业务知识，又有一定法律知识和综合知识，还能操作运用现代化办公设备的复合性人才。