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摘要：随着经济体制改革的不断深入，对外贸易的不断增长，企业合同的种类和数量不断增加，企业在合同管理上暴露的问题不断增多，因合同而起的纠纷或造成的损失屡见不鲜。合同管理作为企业内部控制的重要环节之一，建立规范的合同管理制度，加强合同管理流程各个关键点的控制，对于改善企业内部管理水平，提高资源配置、维护市场秩序、预防和降低经营管理风险起到重要作用。本文从内部控制的角度，对合同管理制度和合同管理环节的建立、主要内容、风险和应对措施进行了简单阐述。
关键词：合同；合同管理；内部控制；风险防范
《合同法》对合同的定义是：合同，是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。在市场经济条件下，合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要法律依据和经济纽带，同时也是产生纠纷的根源。现代企业间的各种经营活动，主要是通过合同形式进行的，企业合同的顺利签订和履行，是企业得以发展的前提和基础，是企业经营目标得以实现的重要保证。随着经济体制改革的不断深入发展和“对外开放，对内搞活”方针的贯彻，企业每年都有大批的合同在订立、履行，以及变更、解除或终止。如果仅凭工商行政管理机关或企业上级业务主管部门对合同进行管理监督是远远不够的，还需要从企业内部加强对合同的管理。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为，也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为，是现代企业经营管理活动中的重要内容，是企业控制风险，提高经营管理水平，增加价值、增强市场竞争力的基础和保证。
一、合同管理中的主要风险
(1)企业未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，会导致企业合法权益受到侵害；(2)合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损；(3)合同纠纷处理不当，则会损害企业利益、信誉和形象。
二、针对合同管理的风险的应对措施：
1 企业应完善合同管理制度，落实合同管理的岗位责任制
企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立完善本企业的合同管理制度。其合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。企业应成立专门的合同管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。
企业可以根据合同管理需要和部门职责范围，指定合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理。归口管理部门可以设立法律事务岗位，配备具有法律专业资格的人员。合同订立后，合同副本及相关审核资料应由档案管理部门归档，合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。
2 合同订立阶段的关键控制点及控制措施
合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节。
(1)合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、注册资本、信用状况、技术和质量指标保证能力等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。忽视被调查对象的主体资格审查，对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，错误判断被调查对象的信用状况，将导致合同无效，或引发潜在风险。2007年杭萧钢构与中国国际基金公司(简称中基公司)签订了344亿元的境外订单，事前没有对中基公司进行调查，由于中基公司在安哥拉的口碑非常不好，拿到了项目却不开工，与许多国内企业发生过资金纠纷。杭萧钢构草率签订如此大额的合同，为日后蒙受重大损失埋下了伏笔。
(2)合同谈判。企业应当根据合同内容对标的物的生产商、价格、质量、供应周期等进行综合考察，合理选择合同对方。在初步确认谈判对象后，首先，企业应收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略；第二步，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式等；对于影响重大，涉及较高专业技術或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况；谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
企业可根据内控制度要求，规定工程建设合同、重大金额采购合同等必须采取招标方式。
(3)合同签订，应该采用书面合同方式。企业应根据协商、谈判的结果，按照公平、自愿的原则，拟定合同文本。对外发生经济行为，除即时结清方式外，均应当订立书面合同。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。合同文本一般由业务部门起草，法律部门审核。重大合同应由法律部门参与起草。起草的合同文本交由合同关键条款涉及的其他专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。
(4)合同的审批。企业应当对合同的文本进行严格的审核，重点关注合同的主体、内容、形式是否合法，合同内容是否符合企业经济利益，对方当事人是否有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。对影响重大和法律关系复杂的合同文本，应当组织内部相关人员进行审核。相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，谨慎对待，并准确无误的加以记录。
企业应建立合同会审制度，会同审核的重点包括合同的合法性、可行性、严密性、经济性。对于重要合同，原则上应与合同对方当事人当面签订，确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应在合同页码之间加盖骑缝章，或采取每页联签等方式对合同文书加以控制。
(5)合同的签署。企业应按照规定的权限与程序和对方当事人签订合同。正式对外签订的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。属于上级管理权限的合同，下级不得签署。严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。另外，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时 按规定办理相关手续。
3 合同履行階段的关键控制点及控制措施
合同履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。
(1)合同履行、补充、变更和解除。合同订立后，企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。企业应当监控合同的履行情况，在合同履行过程中，如对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应当及时采取补救措施将合同损失降到最低，并向企业有关负责人汇报。
合同生效后，当事人就质量、价款、履行地点等内容没有约定或约定不明确的，对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客可以对合同进行补充。不能达成补充协议的，按照国家相关法律、法规、合同有关条款或者交易习惯确定。
对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。变更或解除合同应当由双方达成书面协议，变更或解除合同的程序与合同订立前的审核程序相同；解除合同还应当报有关部门办理注销手续。对合同订立、履行过程中的违规行为，企业应建立合同管理考核和责任追究制度。
(2)合同的结算。合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审查，也是对合同执行的监督，一般由财会部门负责办理。企业财会部门应当根据合同条款审核后办理付款结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并应及时向企业有关负责人汇报。
(3)合同的登记。合同管理部门应当加强合同登记管理，合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。合同管理部门应当充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。定期对合同管理人员进行培训，合同管理进行奖惩挂钩考核。
合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要痕迹，也是企业风险管理的主要载体。企业是中国经济成长的重要基础，合同的管理在企业中占据主导位置，完善的合同管理可以使企业双方达到一种双赢的局面，合同与企业好比人类与腿，只有“腿”达到最好状态，健康完善才能使企业站稳、行走、奔跑。拥有良好的合同管理也可使企业逐步的强大与完善，能在今后的发展中为我国的社会主义建设发挥更重要的作用。
由此可见，我们只有依法实施规范的合同管理，对违反制度的行为作坚决斗争，全面履行合同，才可以维护企业的良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标，不断提高经营管理水平和经济效益，进而促进企业的事业不断发展和完善。
关键词：合同；合同管理；内部控制；风险防范
《合同法》对合同的定义是：合同，是指企业与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。在市场经济条件下，合同是连接各经济主体、处理经济关系的重要法律依据和经济纽带，同时也是产生纠纷的根源。现代企业间的各种经营活动，主要是通过合同形式进行的，企业合同的顺利签订和履行，是企业得以发展的前提和基础，是企业经营目标得以实现的重要保证。随着经济体制改革的不断深入发展和“对外开放，对内搞活”方针的贯彻，企业每年都有大批的合同在订立、履行，以及变更、解除或终止。如果仅凭工商行政管理机关或企业上级业务主管部门对合同进行管理监督是远远不够的，还需要从企业内部加强对合同的管理。企业合同管理既是一种为了取得经营效益的经济行为，也是一种保障企业经营活动顺利进行的法律行为，是现代企业经营管理活动中的重要内容，是企业控制风险，提高经营管理水平，增加价值、增强市场竞争力的基础和保证。
一、合同管理中的主要风险
(1)企业未订立合同、未经授权对外订立合同、合同对方主体资格未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，会导致企业合法权益受到侵害；(2)合同未全面履行或监控不当，可能导致企业诉讼失败、经济利益受损；(3)合同纠纷处理不当，则会损害企业利益、信誉和形象。
二、针对合同管理的风险的应对措施：
1 企业应完善合同管理制度，落实合同管理的岗位责任制
企业应当根据经济业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立完善本企业的合同管理制度。其合同管理制度的主要内容应包括：合同的归口管理，合同资信调查、签订、审批、会签、审查、登记、备案，法人授权委托办法，合同示范文本管理，合同专用章管理，合同履行与纠分处理，合同定期统计与考核检查，合同管理人员培训，合同管理奖惩与挂钩考核等。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态。企业应成立专门的合同管理部门，对企业合同的签订和履行负有监督、检查和指导的职责。
企业可以根据合同管理需要和部门职责范围，指定合同归口管理部门，对合同实施统一规范管理。归口管理部门可以设立法律事务岗位，配备具有法律专业资格的人员。合同订立后，合同副本及相关审核资料应由档案管理部门归档，合同正本由合同归口管理部门负责保管和履行。
2 合同订立阶段的关键控制点及控制措施
合同管理从大的方面可以划分为合同订立阶段和合同履行阶段。合同订立阶段包括合同调查、合同谈判、合同文本拟定、合同审批、合同签署等环节。
(1)合同订立前，企业应当进行合同调查，充分了解合同对方的主体资格、注册资本、信用状况、技术和质量指标保证能力等有关情况，确保对方当事人具备履约能力。忽视被调查对象的主体资格审查，对被调查对象的履约能力给出不当评价，将不具备履约能力的对象确定为准合同对象，错误判断被调查对象的信用状况，将导致合同无效，或引发潜在风险。2007年杭萧钢构与中国国际基金公司(简称中基公司)签订了344亿元的境外订单，事前没有对中基公司进行调查，由于中基公司在安哥拉的口碑非常不好，拿到了项目却不开工，与许多国内企业发生过资金纠纷。杭萧钢构草率签订如此大额的合同，为日后蒙受重大损失埋下了伏笔。
(2)合同谈判。企业应当根据合同内容对标的物的生产商、价格、质量、供应周期等进行综合考察，合理选择合同对方。在初步确认谈判对象后，首先，企业应收集谈判对手资料，充分熟悉谈判对手情况，研究国家相关法律法规、行业监管、产业政策、同类产品或服务价格等与谈判内容相关的信息，正确制定本企业谈判策略；第二步，关注合同核心内容、条款和关键细节，具体包括合同标的的数量、质量或技术标准，合同价格的确定方式与支付方式等；对于影响重大，涉及较高专业技術或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判。必要时可聘请外部专家参与相关工作，并充分了解外部专家的专业资质、胜任能力和职业道德情况；谈判过程中的重要事项和参与谈判人员的主要意见，应当予以记录并妥善保存。
企业可根据内控制度要求，规定工程建设合同、重大金额采购合同等必须采取招标方式。
(3)合同签订，应该采用书面合同方式。企业应根据协商、谈判的结果，按照公平、自愿的原则，拟定合同文本。对外发生经济行为，除即时结清方式外，均应当订立书面合同。国家或行业有合同示范文本的，可以优先选用，但对涉及权利义务关系的条款应当进行认真审查，并根据实际情况进行适当修改。合同文本一般由业务部门起草，法律部门审核。重大合同应由法律部门参与起草。起草的合同文本交由合同关键条款涉及的其他专业部门和法律部门会同审核并出具书面意见。
(4)合同的审批。企业应当对合同的文本进行严格的审核，重点关注合同的主体、内容、形式是否合法，合同内容是否符合企业经济利益，对方当事人是否有履约能力，合同权利和义务、违约责任和争议解决条款是否明确等。对影响重大和法律关系复杂的合同文本，应当组织内部相关人员进行审核。相关部门提出不同意见的，应当认真分析研究，谨慎对待，并准确无误的加以记录。
企业应建立合同会审制度，会同审核的重点包括合同的合法性、可行性、严密性、经济性。对于重要合同，原则上应与合同对方当事人当面签订，确需企业先行签字并盖章，然后寄送对方签字并盖章的，应在合同页码之间加盖骑缝章，或采取每页联签等方式对合同文书加以控制。
(5)合同的签署。企业应按照规定的权限与程序和对方当事人签订合同。正式对外签订的合同，应当由企业法定代表人或由其授权的代理人签名或加盖有关印章。授权签署合同的，应当签署授权委托书。属于上级管理权限的合同，下级不得签署。严格合同专用章保管制度，合同经编号、审批及企业法定代表人或由其授权的代理人签署后，方可加盖合同专用章。用印后保管人应当立即收回，并按要求妥善保管，以防止他人滥用。保管人应当记录合同专用章使用情况以备查，如果发生合同专用章遗失或被盗现象，应当立即报告公司负责人并采取妥善措施，如向公安机关报案、登报声明作废等，以最大限度消除可能带来的负面影响。另外，按照国家有关法律、行政法规规定，需办理批准、登记等手续之后方可生效的合同，企业应当及时 按规定办理相关手续。
3 合同履行階段的关键控制点及控制措施
合同履行阶段涉及合同履行、合同补充和变更、合同解除、合同结算、合同登记等环节。
(1)合同履行、补充、变更和解除。合同订立后，企业应当与合同对方当事人一起遵循诚实信用原则，根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。企业应当监控合同的履行情况，在合同履行过程中，如对方可能发生违约、不能履约、延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应当及时采取补救措施将合同损失降到最低，并向企业有关负责人汇报。
合同生效后，当事人就质量、价款、履行地点等内容没有约定或约定不明确的，对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客可以对合同进行补充。不能达成补充协议的，按照国家相关法律、法规、合同有关条款或者交易习惯确定。
对于显失公平、条款有误或存在欺诈行为的合同，以及因政策调整、市场变化等客观因素已经或可能导致企业利益受损的合同，按规定程序及时报告，并经双方协商一致，按照规定权限和程序办理合同变更或解除事宜。变更或解除合同应当由双方达成书面协议，变更或解除合同的程序与合同订立前的审核程序相同；解除合同还应当报有关部门办理注销手续。对合同订立、履行过程中的违规行为，企业应建立合同管理考核和责任追究制度。
(2)合同的结算。合同结算是合同执行的重要环节，既是对合同签订的审查，也是对合同执行的监督，一般由财会部门负责办理。企业财会部门应当根据合同条款审核后办理付款结算业务，按照合同规定付款，及时催收到期欠款。未按合同条款履约的，或应签订书面合同而未签订的，财会部门有权拒绝付款，并应及时向企业有关负责人汇报。
(3)合同的登记。合同管理部门应当加强合同登记管理，合同登记管理制度体现合同的全过程封闭管理，合同的签署、履行、结算、补充或变更、解除等都需要进行合同登记。合同管理部门应当充分利用信息化手段，定期对合同进行统计、分类和归档，详细登记合同的订立、履行和变更、终结等情况，合同终结应及时办理销号和归档手续，以实行合同的全过程封闭管理。建立合同文本统一分类和连续编号制度，以防止或及早发现合同文本的遗失。加强合同信息安全保密工作，未经批准，任何人不得以任何形式泄露合同订立与履行过程中涉及的国家或商业秘密。规范合同管理人员职责，明确合同流转、借阅和归还的职责权限和审批程序等有关要求。定期对合同管理人员进行培训，合同管理进行奖惩挂钩考核。
合同作为企业承担独立民事责任、履行权利义务的重要依据，是企业管理活动的重要痕迹，也是企业风险管理的主要载体。企业是中国经济成长的重要基础，合同的管理在企业中占据主导位置，完善的合同管理可以使企业双方达到一种双赢的局面，合同与企业好比人类与腿，只有“腿”达到最好状态，健康完善才能使企业站稳、行走、奔跑。拥有良好的合同管理也可使企业逐步的强大与完善，能在今后的发展中为我国的社会主义建设发挥更重要的作用。
由此可见，我们只有依法实施规范的合同管理，对违反制度的行为作坚决斗争，全面履行合同，才可以维护企业的良好信誉、合理规避市场风险、保证其顺利实现预定的经营目标，不断提高经营管理水平和经济效益，进而促进企业的事业不断发展和完善。