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一、ERP与会计软件的关系
(一)从ERP软件的发展看
一种是首先开发生产管理方面的软件然后引入会计软件,形成ERP软件。另一种是先开发会计软件,然后再扩展到生产管理等模块,形成ERP软件。如用友、金算盘等就属于这类。
(二)从范围上看
从范围上看,财务软件是ERP的一部分,ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后服务管理和库存管理)、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的管理范围比会计软件广。
(三)从工作原理的角度看
从工作原理的角度看,会计软件因为主要是针对企业业务进行核算管理的,而ERP中企业的业务是以流程为导向的,会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起,针对不同的业务类型自动触发会计业务事件,而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数,所以当业务发和生时,系统自动产生会计凭证,并自动记录到有关帐簿。
(四)从会计软件与ERP核心的角度看
从会计软件与ERP核心的角度看,财务软件的核心是总账,以此为中心设置了许多分类账,从财务的角度将企业的活动资金化。制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工、产出较高价值的符合市场需求的产品,通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品。制造企业通过物流的增值来体现自身的价值。围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品属性(有关生产、计划、成本、财务、库存等)、产品结构和产品生产工艺(BOM)。ERP软件正是以此为核心,进行整个供应链的管理和规划,并通过凭证接口等方式与财务集成。
(五)从功能上看
从功能上看,目前会计软件主要以核算为基本目的。从表面上已经能够满足企业的会计核算要求。但是从深层次和管理角度看,管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行分析。ERP软件则是以业务流程为导向,因此各种发生的各种会计数据能够与业务联系在一起,在分析时就能够与业务联系起来,进行不同层次的分析。
(六)从实施角度看
从实施角度看,会计软件的实施相对较为简单,一般由开发商的分支机构或代理实施,或者由用户直接实施。实施周期也短两个月,一般一个月或即可完成。而ERP的实施则很复杂,一般由咨询服务机构等第三方进行实施,实施时间少则几个月,多则半年,一年甚至几年,实施费用很高,甚至往往超过购买ERP软件本身的费用,从实施的风险角度看,会计软件由于规范性较强,变化相对最小,所以实施的成功率很高,一般只存在应用深度问题,而不存在无法应用的问题。但ERP软件则不同,由于涉及企业的各种业务,而且关联性非常强,业务的变化往往引起整个应用模式的变化,实施的风险就很大,就算是现在应用了,由于市场、业务、管理的变化也可能导致ERP软件无法运行下去。当然,ERP软件也在发展,如以平台等具备良好二次开发环境为基础开发和定制的软件,则能够较好的、动态地适应客户不断变化的需求,使软件适应管理的变化和发展。
(七)从应用角度看
从应用角度看,会计软件一般具有区间性要求,而ERP软件则具有实时性要求。若生产是24小时的连续生产,则要求各环节也要同步,在实际应用过程中对人员的要求也不一样,会计软件涉及的人员较少,要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了。而ERP则基本上涉及整个企业的员工。还要求使用者对企业的整体情况有所了解,才能实现内部的协同工作。在应用成本上,会计软件应用费用主要是消耗材料和较少的服务费,而ERP软件一般有按年收取的软件更新费用,服务费用也比会计软件高得多。
从不同的角度可以分析会计软件与ERP软件的异同。在具体工作中还要与自己的应用深度、规模大小、使用的软件情况不同来进行更深入的分析,以适应从会计软件到ERP软件的转换。
二、ERP系统为企业带来的效益
ERP带来的效益可以分定量和定性两方面。
(一)定量的效益
就定量的效益而言,各种报道列出的项目很多。根据美国生产与库存控制学会(APICS)统计,使用一个ERP系统,平均可以为企业带来如下的效益:
一是降低库存投资。包括原材料、在制品和产成品的库存。在使用ERP系统之后。由于有了好的需求计划,使得可以在恰当的时间得到恰当的物料,从而可以不必保持很多的库存。根据统计数字,在使用ERP系统之后,降低库存资金占用15—40%;提高库存周围次数50—200%;库存盘点误差控制在1—2%。
二是提高生产率。使用ERP系统之后,由于减少了生产过程中的物料短缺,从而减少了生产和装配过程的中断,使生产率得到提高。有资料表明,生产线生产率平均提高5—10%;装配线生产率提高20—40%,加班时间可以减少50—90%。
三是降低成本。ERP把供应商视为自己的外部工厂。通过采购计划法与供应商建立了长期稳定、双方受益的合作关系,采购计划法既提高了采购效率,又降低了采购成本。由于生产周期缩短、库存减少而降低成本7—12%,增加利润5—10%。
四是提高客户服务水平。ERP系统作为计划、控制和通信的工具,使得市场销售和生产部门可以在决策以及日常活动中有效地相互配合。从而可以缩短生产提前期,迅速响应客房户的需求,并按时交货。一般按期交货签约率可达90%以上,接近100%。
五是ERP系统同财务系统集成。可减少财务收支上的差错,减少经济损失,准确核算成本,迅速报价,赢取市场业务。
(二)定性的效益
一是企业领导和各级管理人员随时掌握市场销售、生产和财务等方面的运行状况,不断改善经营决策,提高企业的应变能力和竞争地位。
二是采用计算机处理业务数据,数据处理量和速度都大大提高,而且企业的决策有了及时的、全方位的数据依据。
三是由于进行了ERP的种种培训和业务操作,业务人员的素質普遍得到提高。
四是管理人员从事务主义中解脱出来,致力于实质性的管理工作,实现规范化管理。
五是由于及时调整业务操作需求和上下流程的约束,企业员工的全局观念明显增强,提高了能动性。
六是企业可以取得一定的市场宣传效益。由于企业的行业、产品类型、生产规模和原有管理基础不同,实施效益会有很大的不同。据有关调查表明,实施ERP后,不论企业处于哪种应用级别,都会有一定的效益,只是程度不同而已。
(安然,1982年生,河北保定人,保定职业技术学院助教。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学。马文惠,1981年生,河北保定清苑人,河北省科技工程学校助教。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学。杜大志,1978年生,河北保定蠡县人,河北省科技工程学校讲师。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学)
(一)从ERP软件的发展看
一种是首先开发生产管理方面的软件然后引入会计软件,形成ERP软件。另一种是先开发会计软件,然后再扩展到生产管理等模块,形成ERP软件。如用友、金算盘等就属于这类。
(二)从范围上看
从范围上看,财务软件是ERP的一部分,ERP软件一般按照模块可以分成财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后服务管理和库存管理)、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的管理范围比会计软件广。
(三)从工作原理的角度看
从工作原理的角度看,会计软件因为主要是针对企业业务进行核算管理的,而ERP中企业的业务是以流程为导向的,会计模块通过ERP中的自动凭证制作系统将这些流程紧密集成在一起,针对不同的业务类型自动触发会计业务事件,而这些会计业务事件对应的凭证已经预先定义会计科目和相关参数,所以当业务发和生时,系统自动产生会计凭证,并自动记录到有关帐簿。
(四)从会计软件与ERP核心的角度看
从会计软件与ERP核心的角度看,财务软件的核心是总账,以此为中心设置了许多分类账,从财务的角度将企业的活动资金化。制造企业的核心价值是将低价值的原料通过生产加工、产出较高价值的符合市场需求的产品,通过市场的分销渠道以适当的营销方式使用户接受其产品。制造企业通过物流的增值来体现自身的价值。围绕整个物流增值过程的供应链管理的核心基础是产品属性(有关生产、计划、成本、财务、库存等)、产品结构和产品生产工艺(BOM)。ERP软件正是以此为核心,进行整个供应链的管理和规划,并通过凭证接口等方式与财务集成。
(五)从功能上看
从功能上看,目前会计软件主要以核算为基本目的。从表面上已经能够满足企业的会计核算要求。但是从深层次和管理角度看,管理人员或决策高层更需要的是对各项业务进行分析。ERP软件则是以业务流程为导向,因此各种发生的各种会计数据能够与业务联系在一起,在分析时就能够与业务联系起来,进行不同层次的分析。
(六)从实施角度看
从实施角度看,会计软件的实施相对较为简单,一般由开发商的分支机构或代理实施,或者由用户直接实施。实施周期也短两个月,一般一个月或即可完成。而ERP的实施则很复杂,一般由咨询服务机构等第三方进行实施,实施时间少则几个月,多则半年,一年甚至几年,实施费用很高,甚至往往超过购买ERP软件本身的费用,从实施的风险角度看,会计软件由于规范性较强,变化相对最小,所以实施的成功率很高,一般只存在应用深度问题,而不存在无法应用的问题。但ERP软件则不同,由于涉及企业的各种业务,而且关联性非常强,业务的变化往往引起整个应用模式的变化,实施的风险就很大,就算是现在应用了,由于市场、业务、管理的变化也可能导致ERP软件无法运行下去。当然,ERP软件也在发展,如以平台等具备良好二次开发环境为基础开发和定制的软件,则能够较好的、动态地适应客户不断变化的需求,使软件适应管理的变化和发展。
(七)从应用角度看
从应用角度看,会计软件一般具有区间性要求,而ERP软件则具有实时性要求。若生产是24小时的连续生产,则要求各环节也要同步,在实际应用过程中对人员的要求也不一样,会计软件涉及的人员较少,要求操作人员对计算机和自己的业务比较熟悉就可以了。而ERP则基本上涉及整个企业的员工。还要求使用者对企业的整体情况有所了解,才能实现内部的协同工作。在应用成本上,会计软件应用费用主要是消耗材料和较少的服务费,而ERP软件一般有按年收取的软件更新费用,服务费用也比会计软件高得多。
从不同的角度可以分析会计软件与ERP软件的异同。在具体工作中还要与自己的应用深度、规模大小、使用的软件情况不同来进行更深入的分析,以适应从会计软件到ERP软件的转换。
二、ERP系统为企业带来的效益
ERP带来的效益可以分定量和定性两方面。
(一)定量的效益
就定量的效益而言,各种报道列出的项目很多。根据美国生产与库存控制学会(APICS)统计,使用一个ERP系统,平均可以为企业带来如下的效益:
一是降低库存投资。包括原材料、在制品和产成品的库存。在使用ERP系统之后。由于有了好的需求计划,使得可以在恰当的时间得到恰当的物料,从而可以不必保持很多的库存。根据统计数字,在使用ERP系统之后,降低库存资金占用15—40%;提高库存周围次数50—200%;库存盘点误差控制在1—2%。
二是提高生产率。使用ERP系统之后,由于减少了生产过程中的物料短缺,从而减少了生产和装配过程的中断,使生产率得到提高。有资料表明,生产线生产率平均提高5—10%;装配线生产率提高20—40%,加班时间可以减少50—90%。
三是降低成本。ERP把供应商视为自己的外部工厂。通过采购计划法与供应商建立了长期稳定、双方受益的合作关系,采购计划法既提高了采购效率,又降低了采购成本。由于生产周期缩短、库存减少而降低成本7—12%,增加利润5—10%。
四是提高客户服务水平。ERP系统作为计划、控制和通信的工具,使得市场销售和生产部门可以在决策以及日常活动中有效地相互配合。从而可以缩短生产提前期,迅速响应客房户的需求,并按时交货。一般按期交货签约率可达90%以上,接近100%。
五是ERP系统同财务系统集成。可减少财务收支上的差错,减少经济损失,准确核算成本,迅速报价,赢取市场业务。
(二)定性的效益
一是企业领导和各级管理人员随时掌握市场销售、生产和财务等方面的运行状况,不断改善经营决策,提高企业的应变能力和竞争地位。
二是采用计算机处理业务数据,数据处理量和速度都大大提高,而且企业的决策有了及时的、全方位的数据依据。
三是由于进行了ERP的种种培训和业务操作,业务人员的素質普遍得到提高。
四是管理人员从事务主义中解脱出来,致力于实质性的管理工作,实现规范化管理。
五是由于及时调整业务操作需求和上下流程的约束,企业员工的全局观念明显增强,提高了能动性。
六是企业可以取得一定的市场宣传效益。由于企业的行业、产品类型、生产规模和原有管理基础不同,实施效益会有很大的不同。据有关调查表明,实施ERP后,不论企业处于哪种应用级别,都会有一定的效益,只是程度不同而已。
(安然,1982年生,河北保定人,保定职业技术学院助教。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学。马文惠,1981年生,河北保定清苑人,河北省科技工程学校助教。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学。杜大志,1978年生,河北保定蠡县人,河北省科技工程学校讲师。研究方向:计算机、会计电算化应用与教学)