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【摘要】 ERP系统的在企业的上线前筹备阶段，财务部在这个过程中如何做到对物料的事前计划、事中控制、事后分析呢？首先要明确ERP编码的作用和方法，其次建立企业的预算体系并同ERP系统结合起来对物料进行事前计划、事中控制、事后分析。使企业的物流过程清晰、耗用定额化。有效的实现ERP建设 --“市场-生产-供应”整个供应链管理。
【关键词】 ERP 物料管理 财务基础 注意事项
前言
近年来，ERP系统在国内广泛使用，把企业的物资流、资金流、人力资源、信息流统一起来进行管理，最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。体现了其在管理上的先进性。同时由于行业业务流程的复杂性和企业从业人员的知识结构给ERP实施前准备工作带来一些困难。那么企业在实施ERP系统前应做好基础性的准备工作，以推动实施的顺利进行。现就化工行业在实施ERP过程物料管理上的一点心得与大家共享。
由于化工行业的生产反应条件大多在高温、高压、易燃、易爆的过程中，原材料及反应过程会出现有毒有害、高腐蚀的液体和气体。生产要求连续性，运转周期长等特点。财务部在这个过程中如何做到对物料的事前计划、事中控制、事后分析呢？根据化工行业的特点和实际工作中的问题个人认为，要把物料管理好，首先要重点作好：供应链管理上对物料的编码和储存计量；全面预算在ERP系统中控制和监督物料。
1.物料的编码和储存计量
1.1 ERP编码的原则和作用：
1.1.1 ERP编码的原则。为科学管理物料，使仓库资料统一管理，全面、动态掌握产品资料，便于供应部、市场部和财务部、生产车间等部门共享。物料档案是ERP系统中最重要的基础资料之一，是产生BOM的基础和前提。它是连接销售、生产、采购、库存以及成本核算等系统的纽带，由于数量大，品种多，分类复杂，出入库频率高。且化工企业的物料档案，类别分得细，每类物资都有不同的属性和用途。因此物料的管理和储存离不开科学的编码，应对库房物资、生产物资、采购物资统一编码，物料编码应遵循以下几个基本原则 ：
（1）统一性原则：一个组织内只能使用一套物料编码，以方便组织内不同企业间的数据交换；
（2）唯一性原则：即一种物料只能有一个编码，同样一个编码只能对应一种物料；
（3）严谨性原则：所有物料编码的建立需要授权专人负责，以便保证其正确性；
（4）终身制原则：即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用；
（5）简单性原则：编码必须简单，一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本，也不利于推广；
（6）清晰性原则：编码中使用的字符必须能够清晰辩识，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和数字“0”，字母“Z”和数字“2”，字母“Q”和数字“0”等，
每一种物料有一份文档，称为物料主文件，说明物料的各种参数、属性及有关信息，反映物料同各个管理功能之间的联系，体现信息集成，物料主文件中包罗的数据项很多，一般都要用多个屏幕分类分页显示，每一页对应一项业务，便于查询和明确维护信息的责任人。
1.1.2 ERP编码的作用：
使系统识别产品工艺流程。用计算机辅助管理，首先要使系统能够“读出”企业生产的产品工艺流程和所有涉及的物料，为了便于计算机识别，必须把用图表达的产品生产工艺流程转换成数据报表格式，也就是物料清单。ERP编码是数据清单产生的前期和基础。
联系与沟通企业各项业务的纽带。物料清单是运行ERP内部集成的主导文件，企业各个业务部门都要依据统一的物料清单进行工作。
（1）销售部门：确定配置产品需要的可选件、计算累计提前期、是销售部门洽谈客户订单的依据；是销售部门投标报价的依据；
（2）计划部门：物料清单是按照实际的生产工艺流程顺序编制的，是计划部门编制生产计划和采购计划的依据；
（3）仓储部门：是仓库部门向生产工位配套發料的依据；
（4） 生产部门：是跟踪物流、工序及生产过程、追溯任务来源的依据；
（5）技术部门：是改进产品设计的3化工作（标准化、系列化、通用化）需要参照的重要文件；
（6）供应部门：是采购和选择外协的依据；
（7）财务部门：是核算成本的依据；如果把工艺设备也包括在物料清单中，就可以同步生成生产资金积累计划，并合理分摊消耗工艺装备的“间接”成本。
不难看出，上述各项业务涉及销售、计划、生产、供应、物料、成本、设计、工艺等部门。物料清单体现了信息集成和共享。对一个生产企业来讲，实现信息化管理离不了物料清单，而物料清单的产生是物料标准化、科学化的编码。所以ERP编码是企业信息化、集成化得基础。
1.2储存和计量：
有些化工原料为液体，且具有强腐蚀行，挥发性等特性。一般采取封闭式储物罐来储存。并通过仪表来反映物料的量和状态。将每个储罐作为一个货区来对待。为每个储罐编码，设定其最大库容积，所属生产厂、位置，物理属性等，并设定储罐的初始状态。这是化工行业库房管理与其他行业不同的地方。比如：产品申请入库时，ERP系统自动提供可接收产品储罐列表参考，选中某储罐后，ERP自动进行储罐容量预占用，储罐将自动锁定。待产品实际入库并检验后，按实际入库量更新库容信息和质检结果，自动解锁到可用状态。对于倒罐的业务，管理人员填写“倒罐申请单”，该单据需要多级审批。因为倒罐时的产品需要重新组合，成分不确定，因此申请经过多级审批通过后，ERP将自动锁定将要对倒的储罐，当倒罐完成后，确定质量检验指标后，自动更新储罐库存，自动解锁。各级管理人员不但能随时了解储罐状态，还同时能随时了解各储罐的产品名称、液位、总容积、剩余容积、已装载体积和重量以及最新的质量指标。 2.全面预算如何在ERP系统中控制和监督物料
全面预算管理是一套综合性的管理体系。为指导决策，公司要设定目标；而为了确定目标是否达到，就需要有度量手段。度量目标完成情况的一种办法就是靠预算。预算以数量和金额的形式描述管理层对公司未来的期望，它包含有关管理层的财务目标和其对未来资源需要量期望的具体细节。它给各职能部门提供了对公司朝具体财务目标的进展情况进行度量的手段。因此，企业可以利用预算对经营进行监督和控制。在实际工作中大部分企业预算管理所借助的工具以EXCEL居多，EXCEL虽然能够灵活的设计预算表样、设置预算表内表间关系，但是它具有一个致命的弱点，无法和企业的ERP系统相融合，以实现预算事中控制和事后分析。为此企业应尽可能利用ERP系统建立企业的预算体系。企业在设置ERP预算系统时应关注的以下工作：
2.1建立企业预算目标体系，明确预算目标；对预算目标分解到月度、并进行预算目标执行情况分析。比如：企业各部门在年初订立了年度预算，计划部根据总预算对目标分解，产生月度计划、并分解到各职能部门产生月度生产计划，采购计划、销售计划等。根据生产任务量合理匹配月度物料耗用计划——物料清单（BOM单）以及人力资源安排，物料BOM单的数据来源于生产工艺和物料之间的配料关系。BOM单使企业对物料的定额管理或计划成本法成为现实。也是对物料耗用有力的管理措施之一。
2.2设置一个ERP预算体系，根据企业预算在年度初期在系统中录入相关数据。
2.3预算调整。在预算发布开始执行后，企业可以根据财政部最新关于预算调整的内部控制程序，申请调整预算，并由不相容职务的人员分别录入和授权，并由最高管理机构进行审批；
2.4预算控制。企业在业务发生过程中，可以借助ERP业务、财务系统，根据编制的预算数据进行事中控制。主要控制对象：网上报销、总账、原材料的领用等。
同时，预算管理系统的建立将完善化工的资金预算体系，使得各种资金的支付、费用的报销在预算的额度内进行运营，做到重点资金重点使用，更大限度的使财务的资金做到合理应用，发挥财务资本运营的作用。
结束語
ERP系统合理的设置有助于企业对物料的控制、分析。通过设置ERP编码、预算系统的建立、BOM清单等手段使企业的物流过程清晰、耗用定额化。有效的实现ERP建设 ——“市场—生产—供应”整个供应链管理，实现企业生产、业务、运营业务功能的紧密结合。
（作者单位：成都龙祥投资实业有限公司）
【关键词】 ERP 物料管理 财务基础 注意事项
前言
近年来，ERP系统在国内广泛使用，把企业的物资流、资金流、人力资源、信息流统一起来进行管理，最大限度地利用企业现有资源，实现企业经济效益的最大化。体现了其在管理上的先进性。同时由于行业业务流程的复杂性和企业从业人员的知识结构给ERP实施前准备工作带来一些困难。那么企业在实施ERP系统前应做好基础性的准备工作，以推动实施的顺利进行。现就化工行业在实施ERP过程物料管理上的一点心得与大家共享。
由于化工行业的生产反应条件大多在高温、高压、易燃、易爆的过程中，原材料及反应过程会出现有毒有害、高腐蚀的液体和气体。生产要求连续性，运转周期长等特点。财务部在这个过程中如何做到对物料的事前计划、事中控制、事后分析呢？根据化工行业的特点和实际工作中的问题个人认为，要把物料管理好，首先要重点作好：供应链管理上对物料的编码和储存计量；全面预算在ERP系统中控制和监督物料。
1.物料的编码和储存计量
1.1 ERP编码的原则和作用：
1.1.1 ERP编码的原则。为科学管理物料，使仓库资料统一管理，全面、动态掌握产品资料，便于供应部、市场部和财务部、生产车间等部门共享。物料档案是ERP系统中最重要的基础资料之一，是产生BOM的基础和前提。它是连接销售、生产、采购、库存以及成本核算等系统的纽带，由于数量大，品种多，分类复杂，出入库频率高。且化工企业的物料档案，类别分得细，每类物资都有不同的属性和用途。因此物料的管理和储存离不开科学的编码，应对库房物资、生产物资、采购物资统一编码，物料编码应遵循以下几个基本原则 ：
（1）统一性原则：一个组织内只能使用一套物料编码，以方便组织内不同企业间的数据交换；
（2）唯一性原则：即一种物料只能有一个编码，同样一个编码只能对应一种物料；
（3）严谨性原则：所有物料编码的建立需要授权专人负责，以便保证其正确性；
（4）终身制原则：即使某物料以后不再使用，其编码也不能重新分配给其他物料使用；
（5）简单性原则：编码必须简单，一套复杂的编码体系需要昂贵的学习成本，也不利于推广；
（6）清晰性原则：编码中使用的字符必须能够清晰辩识，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和数字“0”，字母“Z”和数字“2”，字母“Q”和数字“0”等，
每一种物料有一份文档，称为物料主文件，说明物料的各种参数、属性及有关信息，反映物料同各个管理功能之间的联系，体现信息集成，物料主文件中包罗的数据项很多，一般都要用多个屏幕分类分页显示，每一页对应一项业务，便于查询和明确维护信息的责任人。
1.1.2 ERP编码的作用：
使系统识别产品工艺流程。用计算机辅助管理，首先要使系统能够“读出”企业生产的产品工艺流程和所有涉及的物料，为了便于计算机识别，必须把用图表达的产品生产工艺流程转换成数据报表格式，也就是物料清单。ERP编码是数据清单产生的前期和基础。
联系与沟通企业各项业务的纽带。物料清单是运行ERP内部集成的主导文件，企业各个业务部门都要依据统一的物料清单进行工作。
（1）销售部门：确定配置产品需要的可选件、计算累计提前期、是销售部门洽谈客户订单的依据；是销售部门投标报价的依据；
（2）计划部门：物料清单是按照实际的生产工艺流程顺序编制的，是计划部门编制生产计划和采购计划的依据；
（3）仓储部门：是仓库部门向生产工位配套發料的依据；
（4） 生产部门：是跟踪物流、工序及生产过程、追溯任务来源的依据；
（5）技术部门：是改进产品设计的3化工作（标准化、系列化、通用化）需要参照的重要文件；
（6）供应部门：是采购和选择外协的依据；
（7）财务部门：是核算成本的依据；如果把工艺设备也包括在物料清单中，就可以同步生成生产资金积累计划，并合理分摊消耗工艺装备的“间接”成本。
不难看出，上述各项业务涉及销售、计划、生产、供应、物料、成本、设计、工艺等部门。物料清单体现了信息集成和共享。对一个生产企业来讲，实现信息化管理离不了物料清单，而物料清单的产生是物料标准化、科学化的编码。所以ERP编码是企业信息化、集成化得基础。
1.2储存和计量：
有些化工原料为液体，且具有强腐蚀行，挥发性等特性。一般采取封闭式储物罐来储存。并通过仪表来反映物料的量和状态。将每个储罐作为一个货区来对待。为每个储罐编码，设定其最大库容积，所属生产厂、位置，物理属性等，并设定储罐的初始状态。这是化工行业库房管理与其他行业不同的地方。比如：产品申请入库时，ERP系统自动提供可接收产品储罐列表参考，选中某储罐后，ERP自动进行储罐容量预占用，储罐将自动锁定。待产品实际入库并检验后，按实际入库量更新库容信息和质检结果，自动解锁到可用状态。对于倒罐的业务，管理人员填写“倒罐申请单”，该单据需要多级审批。因为倒罐时的产品需要重新组合，成分不确定，因此申请经过多级审批通过后，ERP将自动锁定将要对倒的储罐，当倒罐完成后，确定质量检验指标后，自动更新储罐库存，自动解锁。各级管理人员不但能随时了解储罐状态，还同时能随时了解各储罐的产品名称、液位、总容积、剩余容积、已装载体积和重量以及最新的质量指标。 2.全面预算如何在ERP系统中控制和监督物料
全面预算管理是一套综合性的管理体系。为指导决策，公司要设定目标；而为了确定目标是否达到，就需要有度量手段。度量目标完成情况的一种办法就是靠预算。预算以数量和金额的形式描述管理层对公司未来的期望，它包含有关管理层的财务目标和其对未来资源需要量期望的具体细节。它给各职能部门提供了对公司朝具体财务目标的进展情况进行度量的手段。因此，企业可以利用预算对经营进行监督和控制。在实际工作中大部分企业预算管理所借助的工具以EXCEL居多，EXCEL虽然能够灵活的设计预算表样、设置预算表内表间关系，但是它具有一个致命的弱点，无法和企业的ERP系统相融合，以实现预算事中控制和事后分析。为此企业应尽可能利用ERP系统建立企业的预算体系。企业在设置ERP预算系统时应关注的以下工作：
2.1建立企业预算目标体系，明确预算目标；对预算目标分解到月度、并进行预算目标执行情况分析。比如：企业各部门在年初订立了年度预算，计划部根据总预算对目标分解，产生月度计划、并分解到各职能部门产生月度生产计划，采购计划、销售计划等。根据生产任务量合理匹配月度物料耗用计划——物料清单（BOM单）以及人力资源安排，物料BOM单的数据来源于生产工艺和物料之间的配料关系。BOM单使企业对物料的定额管理或计划成本法成为现实。也是对物料耗用有力的管理措施之一。
2.2设置一个ERP预算体系，根据企业预算在年度初期在系统中录入相关数据。
2.3预算调整。在预算发布开始执行后，企业可以根据财政部最新关于预算调整的内部控制程序，申请调整预算，并由不相容职务的人员分别录入和授权，并由最高管理机构进行审批；
2.4预算控制。企业在业务发生过程中，可以借助ERP业务、财务系统，根据编制的预算数据进行事中控制。主要控制对象：网上报销、总账、原材料的领用等。
同时，预算管理系统的建立将完善化工的资金预算体系，使得各种资金的支付、费用的报销在预算的额度内进行运营，做到重点资金重点使用，更大限度的使财务的资金做到合理应用，发挥财务资本运营的作用。
结束語
ERP系统合理的设置有助于企业对物料的控制、分析。通过设置ERP编码、预算系统的建立、BOM清单等手段使企业的物流过程清晰、耗用定额化。有效的实现ERP建设 ——“市场—生产—供应”整个供应链管理，实现企业生产、业务、运营业务功能的紧密结合。
（作者单位：成都龙祥投资实业有限公司）