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基建时期的档案，在基建完工移交生产后的过程中才渐渐展现利用效果。这是今后使用、管理项目的重要依据，當设备需要改造、维修时，可以查找前期的真实数据。基建时期的档案的终极目的是为使用者提供他们所需要的档案服务。
要满足如此的档案服务需求，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维，甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务。档案工作看起来很简单，但从历史的角度审视，用现实的态度去认识，就会发现档案有知识，有内涵，体现档案作用。我认为，要做好基建档案管理工作，必须从下面的方面抓：
一、基建项目的监控
基建时期档案的具有专业性、成套性，做好这个时期文件收集归档工作的难度很大。要将档案工作与项目管理结合起来，并确保档案的完整、准确、系统，要在管理制度、标准与措施上下工夫。通过一些有效的管理监控机制，基建时期档案工作就可在良性循环的轨道上运行。
1、工程前期提前介入过程化管理。
档案管理是时期管理的重要组成部分。基建档案工作属于科技管理工作的范畴，是基建管理工作的重要环节。将档案管理与项目管理工作各环节紧密结合，实施同步管理，才能为项目档案工作打下有效的基础。在工作中形成“三纳入”、“四参加”“四同步”的管理机制，使档案管理全面参与项目中，从而为项目档案管理材料的完整、准确、系统提供保障。
做好基建档案管理的前端控制，提出明确的归档要求是把握好材料形成过程中的环节。按照《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002文的要求进行收集归档。并深入施工现场，不定期去施工单位检查指导档案工作，对其形成的文件及时检查，发现不符合归档要求的文件发联系单进行整改。
2、确定管理网络，加强制度建设，靠制度管人、管事。
首先，我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，建立行之有效的管理体制，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由公司领导主管档案工作，档案室设立专兼职档案员，形成了全公司的档案管理网络。其次，在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，做到每个阶段均有档案员管理，负责工程资料收、发、整理、归档及竣工档案收集等日常工作。保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
3、坚持执行“四参加”制度。
从档案的收集、整理利用各个环节全部围绕工作展开，确保档案工作与项目工作的同步发展，互相促进。档案业务工作紧密结合的理念应始终贯穿于日常管理中，强化档案单调，落实档案追溯制。我们从项目前期基建档案人员参与设备开箱验收会、基建项目验收会、参加合同的签订。与工程建设项目同步进行，档案的形成、积累整理审定的工作与施工进展阶段同步进行。
二、项目文件的收集
项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理，基建项目经历了规划、设计、施工、安装、竣工验收和移交生产使用等阶段。每一个阶段都包含着许多的环节，收集工作也有许多不同的内容。因此，各个阶段的档案收集也是不相同的。也涉及到公司职能部门，各承包单位负责的承包范围内的资料。
1、项目依据性文件
包括：项目建议书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件、环境影响报告书和批复文件，项目任务书及其报批文件等。
2、项目基础性文件
包括：地质勘察报告、地质图、水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等，规划设计及其报告文件，技术设计文件，技术秘密、专利文件，设计评价及审批文件等。
3、项目管理文件
包括：征地、移民安置批准文件，计划、投资统计文件，概算、预算文件，招标投标文件，各种合同及合同谈判、变更、索赔文件，规划、标准文件 ，环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、质量监督等文件。
4、项目施工阶段文件
包括：开工报告，图纸会审和设计交底记录，变更通知单、工程质量事故及处理报告，隐蔽工程检查、验收记录和竣工图，设备、构件的质量合格证明，焊接、探伤记录，各种管线、仪表安装记录及其它土建、金属结构、设备安装等施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件。各承包单位负责承包范围内的项目文件的收集、积累、整理，在施工过程中所形成的电子文件并向建设单位移交。
5、项目监理文件
包括：监理通知，会议纪要，监理规程，开(停、复、返)工令，许可证、中间验收证明书，监理日志、月报、总结 ，各分部分项工程质量认证、评定文件等监理负责收集、积累、整理项目监理文件。
6、项目设备文件
包括：工艺规程、技术总结，设备、材料采购合同。出厂质量合格证明，装箱单，开箱记录，设备安装调试记录，性能鉴定等。
7、项目涉外文件
包括：与外商谈判记录、协议，国外各设计阶段文件及联络文件，国外设备检验、安装手册，商检、海关及索赔等，并要求提供译文且竣工图也要签字审核。
8、项目试运行阶段
包括：试生产管理 、技术准备，设备试验、记录，操作规程、事故处理规程，启动试运文件(会议文件、纪要)，试运行阶段负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。
9、项目财务文件
包括：财务计划及执行、年度投资统计，决算、审计报告，财务使用的资产清册等。
我们按照档案管理的一般原则，文件材料应由形成单位收集整理，各参建单位汇总一套合同承包范围内的、完整的工程档案原件向建设单位归档移交。按照各个阶段文件的形成，跟踪文件材料收集、整理，做到及时归档。
三、项目文件的核
项目前期、施工、设备安装、试运行及竣工验收等各个阶段的基本情况，能真实反映建设项目活动过程和结果。归档文件的数据是否准确，施工文件是否完善，尤其是竣工图文件，能真实记述和准确反映建设项目和竣工时实际情况图物相符。
1、前期文件审核
项目文件字迹清楚、图样清晰、图表、整洁、签字认可手续完备，用不易褪色的收发室材料书写、绘制，电子文件使用不可擦除型光盘。
2、施工文件审核
归档文件质量要求内容真实、准确、有效，检查施工单位的所产生的文件记载内容与实际相符，按规定通过审批、检查、验收程序，有无在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期等。工程实体质量和功能取决于施工操作及其记录，项目活动各方面的工作质量，保证工作质量。
3、竣工图纸审核
一套完整的竣工图纸收集、归档齐全，为今后的建成投产、运行、维修、技改、扩建提供重要依据和参考，也是明辨工程质量的重要凭证，提供有利的数据材料。
竣工图纸应是新图纸，图面整洁，字迹线条清晰，完整，准确、规范、修改到位，按要求加盖竣工图章签字审核。与施工图设计、设计变更记录相符合，能真实的反映工程竣工验收时的实际情况。
综上所述，要搞好基建工程档案管理，必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作。为了全面规范基建档案工作，提高现代管理水平，我们要立足于档案的基础建设，按照业务规范标准的要求，扎扎实实地做好基础工作，抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用，促使基建档案管理水平进一步提高。
要满足如此的档案服务需求，档案部门不能按照自身的认识、理解、思维，甚至是想象去收集、整理、保管档案和提供档案服务。档案工作看起来很简单，但从历史的角度审视，用现实的态度去认识，就会发现档案有知识，有内涵，体现档案作用。我认为，要做好基建档案管理工作，必须从下面的方面抓：
一、基建项目的监控
基建时期档案的具有专业性、成套性，做好这个时期文件收集归档工作的难度很大。要将档案工作与项目管理结合起来，并确保档案的完整、准确、系统，要在管理制度、标准与措施上下工夫。通过一些有效的管理监控机制，基建时期档案工作就可在良性循环的轨道上运行。
1、工程前期提前介入过程化管理。
档案管理是时期管理的重要组成部分。基建档案工作属于科技管理工作的范畴，是基建管理工作的重要环节。将档案管理与项目管理工作各环节紧密结合，实施同步管理，才能为项目档案工作打下有效的基础。在工作中形成“三纳入”、“四参加”“四同步”的管理机制，使档案管理全面参与项目中，从而为项目档案管理材料的完整、准确、系统提供保障。
做好基建档案管理的前端控制，提出明确的归档要求是把握好材料形成过程中的环节。按照《国家重大建设项目归档要求与档案整理规范》DA/T28—2002文的要求进行收集归档。并深入施工现场，不定期去施工单位检查指导档案工作，对其形成的文件及时检查，发现不符合归档要求的文件发联系单进行整改。
2、确定管理网络，加强制度建设，靠制度管人、管事。
首先，我们按照统—领导、统一制度、分级管理的原则，建立行之有效的管理体制，成立了档案工作领导小组，统一协调档案管理工作，由公司领导主管档案工作，档案室设立专兼职档案员，形成了全公司的档案管理网络。其次，在工程开始时，即把有关技术文件材料收集工作落实到人，做好积累、保管工作，做到每个阶段均有档案员管理，负责工程资料收、发、整理、归档及竣工档案收集等日常工作。保证档案管理与项目建设同步进行，确保了工程资料的完整收集，避免了工程资料收集上的疏漏。
3、坚持执行“四参加”制度。
从档案的收集、整理利用各个环节全部围绕工作展开，确保档案工作与项目工作的同步发展，互相促进。档案业务工作紧密结合的理念应始终贯穿于日常管理中，强化档案单调，落实档案追溯制。我们从项目前期基建档案人员参与设备开箱验收会、基建项目验收会、参加合同的签订。与工程建设项目同步进行，档案的形成、积累整理审定的工作与施工进展阶段同步进行。
二、项目文件的收集
项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理，基建项目经历了规划、设计、施工、安装、竣工验收和移交生产使用等阶段。每一个阶段都包含着许多的环节，收集工作也有许多不同的内容。因此，各个阶段的档案收集也是不相同的。也涉及到公司职能部门，各承包单位负责的承包范围内的资料。
1、项目依据性文件
包括：项目建议书及其报批文件，可行性研究报告及其评估、报批文件、环境影响报告书和批复文件，项目任务书及其报批文件等。
2、项目基础性文件
包括：地质勘察报告、地质图、水文、气象、地震、重要土样和岩样及说明等，规划设计及其报告文件，技术设计文件，技术秘密、专利文件，设计评价及审批文件等。
3、项目管理文件
包括：征地、移民安置批准文件，计划、投资统计文件，概算、预算文件，招标投标文件，各种合同及合同谈判、变更、索赔文件，规划、标准文件 ，环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、质量监督等文件。
4、项目施工阶段文件
包括：开工报告，图纸会审和设计交底记录，变更通知单、工程质量事故及处理报告，隐蔽工程检查、验收记录和竣工图，设备、构件的质量合格证明，焊接、探伤记录，各种管线、仪表安装记录及其它土建、金属结构、设备安装等施工技术文件和各种综合及专业竣工图文件。各承包单位负责承包范围内的项目文件的收集、积累、整理，在施工过程中所形成的电子文件并向建设单位移交。
5、项目监理文件
包括：监理通知，会议纪要，监理规程，开(停、复、返)工令，许可证、中间验收证明书，监理日志、月报、总结 ，各分部分项工程质量认证、评定文件等监理负责收集、积累、整理项目监理文件。
6、项目设备文件
包括：工艺规程、技术总结，设备、材料采购合同。出厂质量合格证明，装箱单，开箱记录，设备安装调试记录，性能鉴定等。
7、项目涉外文件
包括：与外商谈判记录、协议，国外各设计阶段文件及联络文件，国外设备检验、安装手册，商检、海关及索赔等，并要求提供译文且竣工图也要签字审核。
8、项目试运行阶段
包括：试生产管理 、技术准备，设备试验、记录，操作规程、事故处理规程，启动试运文件(会议文件、纪要)，试运行阶段负责收集、积累在生产技术准备和试运行中形成的文件。
9、项目财务文件
包括：财务计划及执行、年度投资统计，决算、审计报告，财务使用的资产清册等。
我们按照档案管理的一般原则，文件材料应由形成单位收集整理，各参建单位汇总一套合同承包范围内的、完整的工程档案原件向建设单位归档移交。按照各个阶段文件的形成，跟踪文件材料收集、整理，做到及时归档。
三、项目文件的核
项目前期、施工、设备安装、试运行及竣工验收等各个阶段的基本情况，能真实反映建设项目活动过程和结果。归档文件的数据是否准确，施工文件是否完善，尤其是竣工图文件，能真实记述和准确反映建设项目和竣工时实际情况图物相符。
1、前期文件审核
项目文件字迹清楚、图样清晰、图表、整洁、签字认可手续完备，用不易褪色的收发室材料书写、绘制，电子文件使用不可擦除型光盘。
2、施工文件审核
归档文件质量要求内容真实、准确、有效，检查施工单位的所产生的文件记载内容与实际相符，按规定通过审批、检查、验收程序，有无在文件指定位置上签署意见、签名、盖章、注明日期等。工程实体质量和功能取决于施工操作及其记录，项目活动各方面的工作质量，保证工作质量。
3、竣工图纸审核
一套完整的竣工图纸收集、归档齐全，为今后的建成投产、运行、维修、技改、扩建提供重要依据和参考，也是明辨工程质量的重要凭证，提供有利的数据材料。
竣工图纸应是新图纸，图面整洁，字迹线条清晰，完整，准确、规范、修改到位，按要求加盖竣工图章签字审核。与施工图设计、设计变更记录相符合，能真实的反映工程竣工验收时的实际情况。
综上所述，要搞好基建工程档案管理，必须扎实抓好档案的基础工作。没有优质的档案基础工作不仅难以保障优质服务和开展利用工作。为了全面规范基建档案工作，提高现代管理水平，我们要立足于档案的基础建设，按照业务规范标准的要求，扎扎实实地做好基础工作，抓好各类档案资料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用，促使基建档案管理水平进一步提高。