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摘 要：本文就高等院校档案信息化管理的现状及对策论题，阐明了高等院校档案信息化管理的意义；分析了高等院校档案信息化管理的现状；论述了高等院校档案信息化管理的对策。
关键词：高等院校档案信息化管理意义现状对策
一、高等院校档案信息化管理的意义
高等院校档案信息化管理对提高档案管理工作的水平是十分有利的。高等院校档案实施了信息化管理，档案的管理工作的时效性得到了大大的增强。高等院校档案实行信息化管理的过程中，档案管理人员利用网络技术能够快速的录入检索和使用档案，经过加工和整理档案的信息，十分有效缩短了对二次文献的整理的时间，达到了事半功倍的效果。高等院校档案信息化管理能够达到档案资源共享。在高等院校档案管理过程中实施信息化管理，其宗旨就是实现资源共享，最终是通过利用信息技术以提高档案管理的标准，更好的达到档案信息的资源共享的目的。高等院校利用信息化进行档案管理后，档案信息的利用率得到了提高，对也档案的使用范围也扩大不小，方便教职员工对档案信息的有效利用，也大大拓宽了档案信息的资源利用范围。
二、高等院校档案信息化管理的现状
2002年，国家档案局作为国家级档案行政管理部门制定了档案信息化建设的文件《全国档案信息化建设实施纲要》对全国档案信息化建设作了进一步部署，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，开展公众档案信息网上服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。
（一）高等院校档案管理体制不够健全，管理人员有的是滥竽充数，谈不上有档案管理水平。我国现行高等院校档案管理部门不能实施统一归口，“各行其道”“各自为政”。档案馆也好、组织或人事部门也好、就是学工处、招毕办以及各系部都有档案管理机构。除单位的专门档案馆外，其他部门的档案工作没有专人负责管理。 高等院校档案管理水平不高，更谈不上管理上台阶了。这种状况严重不适应高等院校教育教学发展的要求。目前有些高等院校档案管理部门的管理方式还是在用手工进行整理，即使利用了计算机来进行辅助管理，也只停留在检索查询学生信息的层面上，没能体现计算机管理优越之处，没有完全实现无纸化电子档案，这种管理模式彻底难以适应高等教育的发展步伐。
（二）学生档案不能按规范化归档，所建档的内容少甚至必要的材料也没整理进档。因为高等院校学生档案管理没有官方部署，也没有明文规定归档的大体范围与总体要求，使得全面体现学生综合素质的有关资料不能迅速分类整理，按要求归档，学生的档案中无非是大学生高考录取时提到的材料、毕业考试成绩表，他们在高中时的有关档案资料、操行评语，受过何等奖惩，没有一套完整的档案，在校期间不利于因材施教，对学生的教育和管理。毕业后也不利于用人单位全方位的掌握学生的状况
（三）高等院校的档案管理人员和领导，对现代档案信息化管理没有引起足够的重视。有些档案管理人员对现代的档案信息化管理的方法不愿意接受，墨守成规，还是沿用手工整理档案和原始管理档案的措施，对档案信息开发利用不去作深刻的研究。对于相当一部分档案管理者来说，档案的管理还是原来的一套：剪裁、装订、归入档案，不泄密、不丢失就是把档案管理到位了。对于高等院校领导来说，对待档案的观念更是落后至极，更本不重视档案管理的重要性，对档案管理的员工的工作要求不去做具体的要求，过得去就了事。有不少高等院校对档案管理这块投入不足，很明显出现档案信息获得的渠道狭窄。
三、高等院校档案信息化管理的对策
（一）加大档案信息化建设的投入。信息化建设的投入是完善高等院校信息化基础设施的重要条件，只有充分做好信息化建设的投入，我们才能够在硬件和软件上为信息化建设做好准备。高等院校的信息化技术设施不健全的关键性因素便是高等院校在这方面的经费投入力度较小，因此，加大信息化建设的投入是实现档案信息化管理的首要条件。此外，还要加大在技术支持和管理系统上的经费投入，这样才能保障档案信息拥有一个安全的网络环境和有条不紊的流程。
（二）加强档案信息化的重视。服务性是档案工作的重要特点之一，高等院校建立树立正确的服务理念，把立足点放在为师生提供及时有效的服务之上。进而得到校领导的高度重视和支持，也要得到全校师生的认可。加强高等院校档案馆的建设，领导要拿出长远计划，进一步完善档案的信息化建设，为高等院校的档案馆的信息化建设打下坚实的基础，以此更有利的推动高等院校的档案信息化建设向前迈进。
（三）严格规范档案信息的收集及其整理工作，做到建档及时、归档迅速。高等院校的学生档案管理人员要十分主动地与具体学生档案材料管理的职能部门取得联系、协调、迅速收集各部门形成的学生档案材料。
高等院校的档案信息是学校历史发展的原始记录，档案信息化的建设是新时期形势向前发展的必然趋势。因此，高等院校要从根本上认识到建设档案信息化的重要性。要严肃对待档案信息的系统性和复杂性，要不失时机的为档案管理创造有力的环境和优越的条件，采取得力的措施来推进档案信息管理的建设向前发展。
参考文献：
[1]邓宝瑚.高等院校档案管理信息化建设[J].科技文献信息管理，2008（13）.
[2]杨海波.论高等院校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2008（18）.
[3]刘燕.高等院校档案信息化管理探讨[J].现代情报，2012，32（6）：164.
关键词：高等院校档案信息化管理意义现状对策
一、高等院校档案信息化管理的意义
高等院校档案信息化管理对提高档案管理工作的水平是十分有利的。高等院校档案实施了信息化管理，档案的管理工作的时效性得到了大大的增强。高等院校档案实行信息化管理的过程中，档案管理人员利用网络技术能够快速的录入检索和使用档案，经过加工和整理档案的信息，十分有效缩短了对二次文献的整理的时间，达到了事半功倍的效果。高等院校档案信息化管理能够达到档案资源共享。在高等院校档案管理过程中实施信息化管理，其宗旨就是实现资源共享，最终是通过利用信息技术以提高档案管理的标准，更好的达到档案信息的资源共享的目的。高等院校利用信息化进行档案管理后，档案信息的利用率得到了提高，对也档案的使用范围也扩大不小，方便教职员工对档案信息的有效利用，也大大拓宽了档案信息的资源利用范围。
二、高等院校档案信息化管理的现状
2002年，国家档案局作为国家级档案行政管理部门制定了档案信息化建设的文件《全国档案信息化建设实施纲要》对全国档案信息化建设作了进一步部署，明确提出了全国档案信息化建设的目标和主要任务：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，开展公众档案信息网上服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和信息化建设。
（一）高等院校档案管理体制不够健全，管理人员有的是滥竽充数，谈不上有档案管理水平。我国现行高等院校档案管理部门不能实施统一归口，“各行其道”“各自为政”。档案馆也好、组织或人事部门也好、就是学工处、招毕办以及各系部都有档案管理机构。除单位的专门档案馆外，其他部门的档案工作没有专人负责管理。 高等院校档案管理水平不高，更谈不上管理上台阶了。这种状况严重不适应高等院校教育教学发展的要求。目前有些高等院校档案管理部门的管理方式还是在用手工进行整理，即使利用了计算机来进行辅助管理，也只停留在检索查询学生信息的层面上，没能体现计算机管理优越之处，没有完全实现无纸化电子档案，这种管理模式彻底难以适应高等教育的发展步伐。
（二）学生档案不能按规范化归档，所建档的内容少甚至必要的材料也没整理进档。因为高等院校学生档案管理没有官方部署，也没有明文规定归档的大体范围与总体要求，使得全面体现学生综合素质的有关资料不能迅速分类整理，按要求归档，学生的档案中无非是大学生高考录取时提到的材料、毕业考试成绩表，他们在高中时的有关档案资料、操行评语，受过何等奖惩，没有一套完整的档案，在校期间不利于因材施教，对学生的教育和管理。毕业后也不利于用人单位全方位的掌握学生的状况
（三）高等院校的档案管理人员和领导，对现代档案信息化管理没有引起足够的重视。有些档案管理人员对现代的档案信息化管理的方法不愿意接受，墨守成规，还是沿用手工整理档案和原始管理档案的措施，对档案信息开发利用不去作深刻的研究。对于相当一部分档案管理者来说，档案的管理还是原来的一套：剪裁、装订、归入档案，不泄密、不丢失就是把档案管理到位了。对于高等院校领导来说，对待档案的观念更是落后至极，更本不重视档案管理的重要性，对档案管理的员工的工作要求不去做具体的要求，过得去就了事。有不少高等院校对档案管理这块投入不足，很明显出现档案信息获得的渠道狭窄。
三、高等院校档案信息化管理的对策
（一）加大档案信息化建设的投入。信息化建设的投入是完善高等院校信息化基础设施的重要条件，只有充分做好信息化建设的投入，我们才能够在硬件和软件上为信息化建设做好准备。高等院校的信息化技术设施不健全的关键性因素便是高等院校在这方面的经费投入力度较小，因此，加大信息化建设的投入是实现档案信息化管理的首要条件。此外，还要加大在技术支持和管理系统上的经费投入，这样才能保障档案信息拥有一个安全的网络环境和有条不紊的流程。
（二）加强档案信息化的重视。服务性是档案工作的重要特点之一，高等院校建立树立正确的服务理念，把立足点放在为师生提供及时有效的服务之上。进而得到校领导的高度重视和支持，也要得到全校师生的认可。加强高等院校档案馆的建设，领导要拿出长远计划，进一步完善档案的信息化建设，为高等院校的档案馆的信息化建设打下坚实的基础，以此更有利的推动高等院校的档案信息化建设向前迈进。
（三）严格规范档案信息的收集及其整理工作，做到建档及时、归档迅速。高等院校的学生档案管理人员要十分主动地与具体学生档案材料管理的职能部门取得联系、协调、迅速收集各部门形成的学生档案材料。
高等院校的档案信息是学校历史发展的原始记录，档案信息化的建设是新时期形势向前发展的必然趋势。因此，高等院校要从根本上认识到建设档案信息化的重要性。要严肃对待档案信息的系统性和复杂性，要不失时机的为档案管理创造有力的环境和优越的条件，采取得力的措施来推进档案信息管理的建设向前发展。
参考文献：
[1]邓宝瑚.高等院校档案管理信息化建设[J].科技文献信息管理，2008（13）.
[2]杨海波.论高等院校档案管理信息化建设[J].内蒙古科技与经济，2008（18）.
[3]刘燕.高等院校档案信息化管理探讨[J].现代情报，2012，32（6）：164.