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学校档案是指在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的历史记录。学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，也是评估学校全面建设的重要内容。本文以广东省梅州市中职学校档案管理现状为例，谈谈学校档案管理中存在的问题与对策。
一、中职学校档案管理中存在的问题
我市中职学校档案管理工作，在领导和档案员努力下均能尽心尽职地建立和完善各类档案资料，为促进学校发展作出应有的贡献。但从形势发展需要看，在档案管理工作中也存在不足之处，主要问题是：
1. 重视档案管理程度还有差距
有部分学校领导对档案管理工作的认识较为简单，要用资料时十分重视，不用时往往忽视，对加强档案管理的重要性认识还存在一定差距；认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。长期以来，由于人们对档案管理意识不强，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，这是档案管理中重视程度存在差距的一个重要原因
2. 檔案管理人员缺乏且素质偏低
专业的档案管理人员缺乏和现有的档案管理人员业务水平偏低是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业毕业的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
3. 档案信息载体结构单一
目前中职学校档案馆（室）的管理手段较为陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还要对其进行加工，如调整与编目。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理手段落后、案卷调动频繁而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
4. 档案收集资料不够完整
学校档案主要积累教育、教学、科研和党政管理等资料较多，但资料收集不够完整。如外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给有关档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况又不了解，往往造成了会议文件未能归档或不及时。有些教师对教学档案的归档还持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，再借用时手续烦琐，还是自己保管放心、方便。
5. 档案硬件设施未能达标
有的学校还不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，学校大部分档案保管箱是上世纪七八十年代购置的，个别学校个别部门仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
二、中职学校加强档案管理中的对策
要求在做好档案收集、整理、归档工作的同时，做到档案管理方法科学化，管理手段高效化，管理工作标准化；建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，不断促进学校各项事业的发展。采取的主要措施是：
1. 领导重视，完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作，可成立以校长为组长、各科室负责同志和专职档案人员参与的档案工作领导小组；建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》《档案利用制度》等工作制度；以形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
2. 专员管理，强化档案管理工作基础
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加培训学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络。选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员；运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教育、教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
3. 全民参与，增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来增强教职工的档案意识，促使各科室人员都能重视并支持学校档案管理工作。各科室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
4. 硬件支柱，保证档案管理工作质量。
硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放、编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
5. 多点开花，丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作，档案工作者在日常工作中要注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料；倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学、科研和其他有关资料；要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。另外，在学校学年教育教学过程中会产生很多资料，每完成一项活动或比赛，应及时分类别归档资料。学期结束，各部门把资料移交学校综合档案室；发现资料不齐全应及时补足，有些资料不及时收集，过时就难以补回，如开会、比赛过程的照片、声像等。
6. 管理现代化，积极拓宽档案服务领域
随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组（室）和社会有关部门，提供查阅便利，提高利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好工作。
7. 投入经费，重视节约档案费用开支
要做好学校档案工作，说起来容易，做起来确实有很多困难，难就难在分类多、分类细，需要专人整理和保管。因此，学校要把档案工作列入发展规划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。要把学校档案管理工作搞好，必须投入一定数量人力和经费。但也要想方设法节约开支，如坚持在平日工作时间内收集、整理档案资料，减少加班加点，节省开支；在资料形成前应考虑资料是否符合档案管理规定要求，从各个环节上做到纸张的充分利用和节约使用，尽量减少人为的纸张浪费现象。
8. 与时俱进，使档案工作与校园文化建设相结合
学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体。因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育的各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围地反映学校的文化风貌和历史面貌。
（梅州农业学校）
一、中职学校档案管理中存在的问题
我市中职学校档案管理工作，在领导和档案员努力下均能尽心尽职地建立和完善各类档案资料，为促进学校发展作出应有的贡献。但从形势发展需要看，在档案管理工作中也存在不足之处，主要问题是：
1. 重视档案管理程度还有差距
有部分学校领导对档案管理工作的认识较为简单，要用资料时十分重视，不用时往往忽视，对加强档案管理的重要性认识还存在一定差距；认为学校不是什么政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。长期以来，由于人们对档案管理意识不强，认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，这是档案管理中重视程度存在差距的一个重要原因
2. 檔案管理人员缺乏且素质偏低
专业的档案管理人员缺乏和现有的档案管理人员业务水平偏低是中职学校普遍存在的问题。有的中职学校档案管理人员只有一个人，而且是临时配备的。另外，一些档案管理人员不是档案专业毕业的或者没有经过培训就上岗，不具备最基本的档案管理业务知识。档案管理人员业务水平不高，专（兼）职档案员缺乏系统培训，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等业务知识未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。
3. 档案信息载体结构单一
目前中职学校档案馆（室）的管理手段较为陈旧落后，有些还是手工作业，文件立卷归档后，档案工作人员还要对其进行加工，如调整与编目。机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理手段落后、案卷调动频繁而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。
4. 档案收集资料不够完整
学校档案主要积累教育、教学、科研和党政管理等资料较多，但资料收集不够完整。如外出参加会议的人员不会主动把会议文件交给有关档案人员归档，而档案人员对学校外派人员参加会议的情况又不了解，往往造成了会议文件未能归档或不及时。有些教师对教学档案的归档还持抵触态度，认为教案、自编讲义等材料是自己在教学过程中取得的成果，属于私有财产，若经档案部门归档后就会成为公有财产，容易抹杀个人的成绩，再借用时手续烦琐，还是自己保管放心、方便。
5. 档案硬件设施未能达标
有的学校还不具备最基本的保管档案的通风、防潮、防霉、防盗、防火条件要求，档案材料随处散放，造成极大隐患。档案保管设备不齐全，学校大部分档案保管箱是上世纪七八十年代购置的，个别学校个别部门仍用木头箱，很不规范，影响保管使用效果。
二、中职学校加强档案管理中的对策
要求在做好档案收集、整理、归档工作的同时，做到档案管理方法科学化，管理手段高效化，管理工作标准化；建立档案管理工作长效机制，使档案价值得以充分体现，不断促进学校各项事业的发展。采取的主要措施是：
1. 领导重视，完善档案管理工作体系
学校领导应高度重视档案管理工作，可成立以校长为组长、各科室负责同志和专职档案人员参与的档案工作领导小组；建立完善的档案管理《综合档案室工作职责》《档案管理工作规定》《档案利用制度》等工作制度；以形成档案管理体系机制，积极推进学校档案管理工作发展。
2. 专员管理，强化档案管理工作基础
档案管理工作水平的高低、质量的优劣，取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时，还必须要求档案员真正做到“业务精通，爱档如珍，维护历史，兢兢业业，服务现实”的理念。加强档案人员自身业务建设，一方面积极参加培训学习档案专业知识理论，另一方面建立档案工作网络。选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员；运用现代化管理知识和先进技术设备，提高管理水平，使档案工作跟上办公自动化步伐，为学校教育、教学、科研和其他工作服务。因此，加强档案人员的业务能力培养，提高档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。
3. 全民参与，增强档案管理工作意识
通过向全体教职工宣传档案管理工作的重要性，举办档案法规和制度的讲座、开展档案知识竞赛，来增强教职工的档案意识，促使各科室人员都能重视并支持学校档案管理工作。各科室设兼职档案员，积极参与和配合学校档案管理工作，开展档案的收集、整理、归档，从组织上保证档案工作的顺利开展。
4. 硬件支柱，保证档案管理工作质量。
硬件建设是提高档案水平的保障，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立综合档案室，添购档案管理设施设备，分类存放、编档管理，做足防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘措施，确保档案材料保管安全、利用方便、管理规范。
5. 多点开花，丰富档案管理工作内容
档案工作是一项积累性工作，档案工作者在日常工作中要注重学校各类材料的收集和整理，全方位收集相关档案资料；倡导全体师生支持学校，积极提供有记录价值的教育教学、科研和其他有关资料；要努力拓宽档案收集范围，挖掘档案资源，比如收集分散的知名校友档案等，使室藏档案内容丰富充实起来。另外，在学校学年教育教学过程中会产生很多资料，每完成一项活动或比赛，应及时分类别归档资料。学期结束，各部门把资料移交学校综合档案室；发现资料不齐全应及时补足，有些资料不及时收集，过时就难以补回，如开会、比赛过程的照片、声像等。
6. 管理现代化，积极拓宽档案服务领域
随着社会科技的进步，档案管理的现代化、信息化已是新时期档案事业发展的重要方向。一方面利用现代化高科技手段提高档案工作效率，使档案工作从落后的手工操作走向现代化的管理。另一方面利用现代化管理手段将管理档案信息及时提供给学校领导、各教研组（室）和社会有关部门，提供查阅便利，提高利用率，使他们亲身体验到档案信息的价值，促使他们更积极主动地配合档案部门做好工作。
7. 投入经费，重视节约档案费用开支
要做好学校档案工作，说起来容易，做起来确实有很多困难，难就难在分类多、分类细，需要专人整理和保管。因此，学校要把档案工作列入发展规划，在人员、经费、库房、设备等方面给予保证。要把学校档案管理工作搞好，必须投入一定数量人力和经费。但也要想方设法节约开支，如坚持在平日工作时间内收集、整理档案资料，减少加班加点，节省开支；在资料形成前应考虑资料是否符合档案管理规定要求，从各个环节上做到纸张的充分利用和节约使用，尽量减少人为的纸张浪费现象。
8. 与时俱进，使档案工作与校园文化建设相结合
学校档案是展示学校自身形象和价值观建设成果的重要载体。因此学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下，努力体现多姿多彩的生命魅力和独具个性的文化氛围，努力与德育的各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围地反映学校的文化风貌和历史面貌。
（梅州农业学校）