论文部分内容阅读
摘要：铁路建设项目档案在项目规划、管理、建设等活动中形成的对国家和企业具有保存价值的文字、图纸、图表、音像等各种载体的文件材料，是铁路开通运营后进行维修、养护、改造、管理的依据。建设单位大部分精力集中在保工期、保进度、保开通上，对档案工作重视不够。如何让在工作中提升项目档案的整体管理水平成为当今高铁时代的重要问题。
关键词：铁路;项目档案;指导;收集;归档
近年来，随着我国经济社会的持续发展，铁路建设的投资规模日趋扩大，建设速度不断加快，高速铁路、合资铁路建设以及既有铁路的电气化改造工程突飞猛进，铁路工程建设项目档案在铁路建设领域发挥着越来越重要的作用。铁路工程建设项目涉及面广、参建单位多，项目投资大、工期长、质量标准和技术要求高，在项目建设过程中产生了大量的技术文件资料。因此，做好铁路工程建设项目档案资料的归档管理是铁路建设企业档案工作的重点。
一、铁路工程建设项目档案的特点和作用
铁路工程建设项目档案是以铁路工程项目为单位，在工程建设和管理活动中形成的原始的、具有保存价值的文件资料，它客观地记录和反映了工程建设的全过程。铁路工程建设项目涉及面广、参建单位多，所产生的技术文件内容繁杂，而文件资料之间又联系紧密，较之行政机关形成的档案，铁路工程建设项目档案具有单一独立性、来源分散性、记录多样性、成果系统性、材料实用性的特点。因为铁路工程建设项目档案是工程建设中形成的“图物相符的”原始记录，所以它既是铁路工程竣工验收、日常维护的依据和凭证，也是工程改造、改建、扩建时必需具备的技术资料。铁路工程建设项目档案的管理质量，直接关系到工程质量的优劣，同时也影响企业的经济效益。因此，收集、整理、保管、利用好铁路工程建设项目档案资料，对于提高铁路工程建设质量和管理水平起着重要作用。
二、当前铁路工程建设项目档案管理中存在的问题
1.档案管理不能与工程进度同步。目前，参建单位对档案资料的不重视，岗位职责落实不到位，档案资料的收集、整理、归档不能与工程进度同步。此外，项目管理人员自上而下档案意识淡薄，“重生产而轻档案”，导致档案人员责任心不强，工作被动，有应付心理，影响档案工作的正常开展。
2.铁路工程项目建设周期长，参建单位多，档案资料归档整理不规范。首先，由于铁路建设项目工程规模大，往往不是一个施工单位能够独立完成的，而需要桥梁、渠道、涵洞、路基、轨道等多家施工单位协作配合。而档案资料产生于工程施工的全过程，文件形成比较分散，给收集工作带来了困难，经常出现工程施工与档案管理脱节的现象。其次，一些施工单位管理人员档案意识不强，在施工中形成的各类记录材料书写不规范，内容失真、缺失的问题严重。有的工程项目因平时文件收集归档不到位，待到竣工验收时才突击补充档案资料，致使档案的成套性、真实性、准确性得不到保障，导致案卷管理质量不高，不能真正起到查考凭证作用。
3.档案移交进馆不及时，给档案安全管理造成隐患。由于承建铁路工程项目的建设、施工单位驻地不稳定、流动性大，人员变动频繁，往往存在工程项目接近收尾或将要竣工验收，而档案人员已经撤离到下一个施工工地，档案移交无人问津的现象。根据国家《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收应在项目竣工验收3个月之内完成，而施工企业往往在规定的期限内未能及时将档案资料移交档案部门，导致移交、接收严重滞后，给档案安全管理造成隐患。
三、加强铁路工程建设项目档案管理的具体措施
1.铁路建设企业档案管理部门应及时做好业务指导和监督，确保工程建设项目档案工作规范有序开展。档案业务指导和监督要重点抓好“一头一尾取过程”。 “一头”是指前期介入，即在项目启动时，企业档案管理部门就要提前介入，參与制定本项目工程档案资料的归档管理方案，确定归档范围。同时，在建设工程取得施工许可证之前，要与施工单位签订《工程档案管理责任书》，从一开始就把工程档案管理的质量要求告知项目施工单位，明确要求分管领导和档案管理人员对工程档案质量终身负责，提高他们的档案意识;“一尾”是指后期把关，就是要把好项目竣工档案验收关，对验收中发现的问题及时提出整改意见，保证工程档案的归档整理质量。对竣工档案进行逐一核查，核查标准明确，按照建设单位的《档案管理办法》、国家标准、行业标准、地方标准进行。“取过程”是指在项目实施过程中建设单位定时定期到各参建单位进行业务指导与现场检查，以档案基础管理为抓手，对照标准，自查自纠。检查资料与现场进度是否统一，标准是否符合规范，台账记录是否真实等内容。
2.制定周密的文件材料收集计划，确保项目工程档案的齐全完整。从事工程施工管理的人员和技术、测量、试验人员，要参与文件材料的收集工作，并指定专人负责文件材料的归档整理，做到文件材料收集有计划、有检查、有监督，确保项目工程档案的齐全完整。施工中文件材料的形成涉及自开工之初到工程结束的各个环节，因此应将收集工作贯穿到工程建设的全过程。除了注意收集工程建设各个环节产生的工程招投标文件、开工报告、设计图、竣工文件、竣工图等之外，还要做好竣工验收报告、施工总结、技术总结、质量评定文件、业主对工程质量的评价等文件材料的收集归档，为施工企业积累经验、改进不足、创新技术、树立口碑奠定基础。
3.做好铁路工程建设项目档案的归档移交工作。这里所说的归档包括平时归档和竣工归档两个部分。平时归档指档案人员根据不同门类档案的形成特点，将施工、参建、承建等单位的文件材料收集齐全，按年度或工程建设阶段进行分类整理、装订成册，以避免由于工程周期长、人员变动等原因造成文件散置的现象，确保文件的有机联系和档案的安全保管。平时归档不仅可以保证日常查阅利用，也为竣工归档做好了准备。竣工归档是指铁路工程项目竣工验收后，各施工单位将整理好的档案资料向档案馆（室）移交的过程。铁路建设企业档案管理部门应责成各施工单位对照《工程竣工质量责任书》进行档案移交签字验收，对不履行职责要求的施工单位不予进行工程结算，以确保移交进馆（室）档案资料的质量。如果平时归档工作已经做得很完备，那么竣工归档就可以水到渠成地顺利完成。
4.加强档案信息化建设，提高铁路工程建设项目档案的利用效益。铁路工程建设企业应加强档案信息化建设，以适应工程项目现代化管理的需要。如公司按照《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》及《中国中铁关于档案工作评价办法》的要求，通过缩微、扫描等手段对档案资料进行异质备份，建立项目档案管理数据库，既保障了档案信息的安全，也为快速便捷地查询、利用创造了条件。各企业可根据铁路工程项目建设流动办公的特点，建立铁路工程建设项目档案数据库，在工程档案管理中推行数字化异质保管、档案资料远程传输和查阅利用，为企业运营和项目建设做好档案服务。
5、建立标准化档案馆（室），让档案有一个安全的环境。建立阅览室、数字化整理室、档案库房，档案分门类存放，建立文书档案库、科技档案库以及声影像档案库，配置各类设施、设备，满足国家档案局对档案室的建设要求。
总之，铁路工程建设企业应加强建设项目档案管理，不断完善企业内部的档案管理制度和管理体系，使铁路工程建设项目档案管理逐步走向规范化、科学化、信息化的发展轨道。
参考文献
[1]梁启华.重大工程项目档案规范化管理途径探讨[J].城建档案，2018（4）：45-47;
[2]郭丽青.工程建设项目档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（5）：42-43;
[3]罗广香﹒铁路建设项目档案[M].北京：中国铁道出版社，2008;
[4]夏萍﹒重点建设项目档案工作之思考[J].云南档案，2011（8）：48-49。
关键词：铁路;项目档案;指导;收集;归档
近年来，随着我国经济社会的持续发展，铁路建设的投资规模日趋扩大，建设速度不断加快，高速铁路、合资铁路建设以及既有铁路的电气化改造工程突飞猛进，铁路工程建设项目档案在铁路建设领域发挥着越来越重要的作用。铁路工程建设项目涉及面广、参建单位多，项目投资大、工期长、质量标准和技术要求高，在项目建设过程中产生了大量的技术文件资料。因此，做好铁路工程建设项目档案资料的归档管理是铁路建设企业档案工作的重点。
一、铁路工程建设项目档案的特点和作用
铁路工程建设项目档案是以铁路工程项目为单位，在工程建设和管理活动中形成的原始的、具有保存价值的文件资料，它客观地记录和反映了工程建设的全过程。铁路工程建设项目涉及面广、参建单位多，所产生的技术文件内容繁杂，而文件资料之间又联系紧密，较之行政机关形成的档案，铁路工程建设项目档案具有单一独立性、来源分散性、记录多样性、成果系统性、材料实用性的特点。因为铁路工程建设项目档案是工程建设中形成的“图物相符的”原始记录，所以它既是铁路工程竣工验收、日常维护的依据和凭证，也是工程改造、改建、扩建时必需具备的技术资料。铁路工程建设项目档案的管理质量，直接关系到工程质量的优劣，同时也影响企业的经济效益。因此，收集、整理、保管、利用好铁路工程建设项目档案资料，对于提高铁路工程建设质量和管理水平起着重要作用。
二、当前铁路工程建设项目档案管理中存在的问题
1.档案管理不能与工程进度同步。目前，参建单位对档案资料的不重视，岗位职责落实不到位，档案资料的收集、整理、归档不能与工程进度同步。此外，项目管理人员自上而下档案意识淡薄，“重生产而轻档案”，导致档案人员责任心不强，工作被动，有应付心理，影响档案工作的正常开展。
2.铁路工程项目建设周期长，参建单位多，档案资料归档整理不规范。首先，由于铁路建设项目工程规模大，往往不是一个施工单位能够独立完成的，而需要桥梁、渠道、涵洞、路基、轨道等多家施工单位协作配合。而档案资料产生于工程施工的全过程，文件形成比较分散，给收集工作带来了困难，经常出现工程施工与档案管理脱节的现象。其次，一些施工单位管理人员档案意识不强，在施工中形成的各类记录材料书写不规范，内容失真、缺失的问题严重。有的工程项目因平时文件收集归档不到位，待到竣工验收时才突击补充档案资料，致使档案的成套性、真实性、准确性得不到保障，导致案卷管理质量不高，不能真正起到查考凭证作用。
3.档案移交进馆不及时，给档案安全管理造成隐患。由于承建铁路工程项目的建设、施工单位驻地不稳定、流动性大，人员变动频繁，往往存在工程项目接近收尾或将要竣工验收，而档案人员已经撤离到下一个施工工地，档案移交无人问津的现象。根据国家《重大建设项目档案验收办法》规定，项目档案验收应在项目竣工验收3个月之内完成，而施工企业往往在规定的期限内未能及时将档案资料移交档案部门，导致移交、接收严重滞后，给档案安全管理造成隐患。
三、加强铁路工程建设项目档案管理的具体措施
1.铁路建设企业档案管理部门应及时做好业务指导和监督，确保工程建设项目档案工作规范有序开展。档案业务指导和监督要重点抓好“一头一尾取过程”。 “一头”是指前期介入，即在项目启动时，企业档案管理部门就要提前介入，參与制定本项目工程档案资料的归档管理方案，确定归档范围。同时，在建设工程取得施工许可证之前，要与施工单位签订《工程档案管理责任书》，从一开始就把工程档案管理的质量要求告知项目施工单位，明确要求分管领导和档案管理人员对工程档案质量终身负责，提高他们的档案意识;“一尾”是指后期把关，就是要把好项目竣工档案验收关，对验收中发现的问题及时提出整改意见，保证工程档案的归档整理质量。对竣工档案进行逐一核查，核查标准明确，按照建设单位的《档案管理办法》、国家标准、行业标准、地方标准进行。“取过程”是指在项目实施过程中建设单位定时定期到各参建单位进行业务指导与现场检查，以档案基础管理为抓手，对照标准，自查自纠。检查资料与现场进度是否统一，标准是否符合规范，台账记录是否真实等内容。
2.制定周密的文件材料收集计划，确保项目工程档案的齐全完整。从事工程施工管理的人员和技术、测量、试验人员，要参与文件材料的收集工作，并指定专人负责文件材料的归档整理，做到文件材料收集有计划、有检查、有监督，确保项目工程档案的齐全完整。施工中文件材料的形成涉及自开工之初到工程结束的各个环节，因此应将收集工作贯穿到工程建设的全过程。除了注意收集工程建设各个环节产生的工程招投标文件、开工报告、设计图、竣工文件、竣工图等之外，还要做好竣工验收报告、施工总结、技术总结、质量评定文件、业主对工程质量的评价等文件材料的收集归档，为施工企业积累经验、改进不足、创新技术、树立口碑奠定基础。
3.做好铁路工程建设项目档案的归档移交工作。这里所说的归档包括平时归档和竣工归档两个部分。平时归档指档案人员根据不同门类档案的形成特点，将施工、参建、承建等单位的文件材料收集齐全，按年度或工程建设阶段进行分类整理、装订成册，以避免由于工程周期长、人员变动等原因造成文件散置的现象，确保文件的有机联系和档案的安全保管。平时归档不仅可以保证日常查阅利用，也为竣工归档做好了准备。竣工归档是指铁路工程项目竣工验收后，各施工单位将整理好的档案资料向档案馆（室）移交的过程。铁路建设企业档案管理部门应责成各施工单位对照《工程竣工质量责任书》进行档案移交签字验收，对不履行职责要求的施工单位不予进行工程结算，以确保移交进馆（室）档案资料的质量。如果平时归档工作已经做得很完备，那么竣工归档就可以水到渠成地顺利完成。
4.加强档案信息化建设，提高铁路工程建设项目档案的利用效益。铁路工程建设企业应加强档案信息化建设，以适应工程项目现代化管理的需要。如公司按照《中国铁路总公司铁路建设项目档案管理办法》及《中国中铁关于档案工作评价办法》的要求，通过缩微、扫描等手段对档案资料进行异质备份，建立项目档案管理数据库，既保障了档案信息的安全，也为快速便捷地查询、利用创造了条件。各企业可根据铁路工程项目建设流动办公的特点，建立铁路工程建设项目档案数据库，在工程档案管理中推行数字化异质保管、档案资料远程传输和查阅利用，为企业运营和项目建设做好档案服务。
5、建立标准化档案馆（室），让档案有一个安全的环境。建立阅览室、数字化整理室、档案库房，档案分门类存放，建立文书档案库、科技档案库以及声影像档案库，配置各类设施、设备，满足国家档案局对档案室的建设要求。
总之，铁路工程建设企业应加强建设项目档案管理，不断完善企业内部的档案管理制度和管理体系，使铁路工程建设项目档案管理逐步走向规范化、科学化、信息化的发展轨道。
参考文献
[1]梁启华.重大工程项目档案规范化管理途径探讨[J].城建档案，2018（4）：45-47;
[2]郭丽青.工程建设项目档案管理创新探讨[J].城建档案，2018（5）：42-43;
[3]罗广香﹒铁路建设项目档案[M].北京：中国铁道出版社，2008;
[4]夏萍﹒重点建设项目档案工作之思考[J].云南档案，2011（8）：48-49。