论文部分内容阅读
摘要：在科学技术不断发展的当下，档案管理工作已经不再是以前的人工管理，而是实现了计算机网络化管理，虽然管理效率上有了很大的提升，但是在管理的质量上还是存在着各种问题，导致这些问题出现的原因很大程度上是没有意识到档案管理的规范化与标准化。档案管理的规范化和标准化可以提高档案管理的工作效率，并且能促进其向现代化的转型。因此为了使现代化档案管理水平能够稳定提高与发展，就要加大对规范化和标准化的学习和了解。
关键词：档案管理；规范化；标准化；现代化；转型
引言：
档案管理工作一直都是一个细致而复杂的工作，需要管理人员能够根据不同情况及时的对档案进行收集和整理工作，并且还要保证数据的准确性和规范性，因此就给档案管理人员带来了很大的任务量和挑战，随着科学技术的进一步发展，科学的网络档案管理使管理变的简单而高效，但是规范化和标准化仍然应该是档案管理工作的核心思想，因此加大档案管理的标准化和规范化力度，对于实现档案管理现代化具有重要意义。
一、档案管理工作的规范化和标准化进程中的有效措施
1.公文制发是基础
档案管理工作的开展阶段，档案之所以能够形成一定的模式，离不开各种公文的整理、记录和归类。因此，只有规范而标准的公文制发才是实习档案管理标准化和规范化的基础。而在整理和记录以及归类这一系列的过程中的执行的效率，也是评价档案管理能力水平的重要指标，因此为了实现档案管理的规范和有效就要实现公文制发执行效率的快捷和规范。具体为：
首先，在公文的纸张上就要进行规范，一定要选择质量可靠的，符合国家相关的规定的、基于同一标准的、尺寸规格一致的、排版以及装订的范式相同的公文用纸。
其次，在签发制度要实现标准化的制定，主要的制定原则为国家的审批权限，要在一定的程度上对公文标题的准确性进行保障。对于公文落款以及公文日期也要确定一致并且具有时效。
最后，在公文的书写上也要进行规范，要按照相应的规章制度进行公文的书写。在字迹、文种选用和拟制格式上要确保准确无误和长期有效，以此实现公文档案的长期安全管理。
2.文档一体化是必然趋势
在档案管理工作中，文档一体化是档案管理工作规范化、标准化发展的必然趋势，是指最大限度地弱化当前档案管理工作中文件、档案管理各部门工作开展的相对独立性，进行文件、档案的同步管理工作，消除档案管理工作中的重复工作环节，避免文件、档案共存情况下错误归档、遗漏归档以及相关账外文件现象的发生，提升档案管理工作的长期性和完整性，确保规范化、标准化档案管理工作的实现。
3.以我为主，立卷归档是管理的关键环节
在档案管理工作中，实现规范化、标准化档案管理工作的关键问题是消除类似文件档案的重复立卷和无序归档现象。在档案管理工作中，实现规范化、标准化的档案管理工作，保证档案管理的完整性和安全性，要求管理相关人员根据“以我为主”的立卷归档原则，进行符合本单位实际要求的文件、档案的形成性立卷归档工作，把握文件档案管理时效性、合理性和完整性三个方面立卷归档要求，进行规范化、标准化的档案管理工作。
首先，在进行规范化、标准化的立卷归档工作时，需要确保立卷归档的文件可以完整體现单位现阶段任务的完成细节，才能保证文件、档案的时效性。
其次，在进行“以我为主”的档案立卷归档工作时，需要区分不同形式、不同内容和不同结果的文件、档案，尤其注重类似文件、档案的准确立卷归档，突出立卷归档工作的核心，降低文件、档案立卷归档工作的重复操作，保证文件信息的简化高效性。
最后，在进行“以我为主，立卷归档”的规范化、标准化档案管理工作时，确立归档重点的同时，根据文件主次关系，注重档案卷宗完整性的维护，防止档案管理中内容形式相同而时期不同的文件的遗漏和缺失，形成庞而不杂、全而不漏的档案管理系统，实现规范化、标准化的档案管理工作。
4.案卷质量是档案管理的重要保障
在档案管理工作中，案卷质量是实现规范化和标准化档案管理工作的重要保证，为确保规范化和标准化档案管理的实现，在档案入库保存前，需要对文件、案卷的质量进行审核，确保入库保存案卷的质量有助于档案卷宗的提取使用效率。在进行规范化和标准化的档案管理工作时，既要考虑文件、档案正确归档等的客观性因素，又要考虑立卷归档方法和操作质量等的偶然性因素，避免错误立卷归档现象。在立卷归档的客观性因素方面，实事求是，注重档案内容的完整全面性；在立卷归档的偶然性因素方面，采取合适的立卷归档方法和高质量的案卷装订方式，以此确保档案管理工作的规范化和标准化开展。
二、以标准化及规范化为基础的现代化档案管理举措
在保障了档案管理的标准化和规范化的同时要结合现代技术实现对档案管理的现代化。具体为：
1.进行科学的管理
新时期的档案信息管理是软件系统的管理，对于高科技的运用要注意有效和科学，在我们实际的工作中，除了要通过软件将档案变为数字档案，还要讲纸质档案同时归案，以数字档案为查询的窗口，以纸质档案为查询的依据，这就能够将标准化和规范化完美的融入到现代化的管理之中。保证了档案的一致性和可靠性，并且由于通过计算机查阅，也实现了现代化的档案管理模式，能够在最大的程度上提高档案管理人员的工作效率，体现了科学、现代的管理。
2.标准化工作
档案管理有国家标准，我们在自己的档案信息计算机管理系统中采用的项目分类就是采用的国标的分类名、编号，其下就是一些具体的项目。项目的内容（也就是项目相关的电子文件）也进行了一定的分类，如按专业划分为：道路、排水、结构、景观等等。这样分类更便于对数字档案信息的利用。为支持自动升级，更好的为设计人员提供服务，公司还制定了标准图框、专用字体，并引进了国家标准图库系统，由此保证在与其他设计单位合作时“接口一致”。
3.数据的采集工作
数字档案的采集工作是交给负责人来完成的，非参与项目的设计人员，因为设计人员如果参与数字档案的采集会带来因设计任务重而造成负担过重的后果。而由负责人采集数据最为合适，因为负责人能充当项目质量的把关人，而且一旦发现有问题，可以及时纠正。
结语：
随着社会的不断进步，做好新时期的档案管理工作具有重要的意义，在这条道路上，还会面临许多的困难和问题，以规范化和标准化作为档案管理的核心，利用计算机网络技术进行现代化管理，实现信息现代化、管理科学化、资源利用最大化，将管理工作做到规范而标准，能够最大程度上提高档案管理的管理水平和效果。
参考文献：
[1]杨华，邹丽欣，梁秀雪.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做[J].民营科技，2013（12）：172-172；
[2]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（5）：92-92.
关键词：档案管理；规范化；标准化；现代化；转型
引言：
档案管理工作一直都是一个细致而复杂的工作，需要管理人员能够根据不同情况及时的对档案进行收集和整理工作，并且还要保证数据的准确性和规范性，因此就给档案管理人员带来了很大的任务量和挑战，随着科学技术的进一步发展，科学的网络档案管理使管理变的简单而高效，但是规范化和标准化仍然应该是档案管理工作的核心思想，因此加大档案管理的标准化和规范化力度，对于实现档案管理现代化具有重要意义。
一、档案管理工作的规范化和标准化进程中的有效措施
1.公文制发是基础
档案管理工作的开展阶段，档案之所以能够形成一定的模式，离不开各种公文的整理、记录和归类。因此，只有规范而标准的公文制发才是实习档案管理标准化和规范化的基础。而在整理和记录以及归类这一系列的过程中的执行的效率，也是评价档案管理能力水平的重要指标，因此为了实现档案管理的规范和有效就要实现公文制发执行效率的快捷和规范。具体为：
首先，在公文的纸张上就要进行规范，一定要选择质量可靠的，符合国家相关的规定的、基于同一标准的、尺寸规格一致的、排版以及装订的范式相同的公文用纸。
其次，在签发制度要实现标准化的制定，主要的制定原则为国家的审批权限，要在一定的程度上对公文标题的准确性进行保障。对于公文落款以及公文日期也要确定一致并且具有时效。
最后，在公文的书写上也要进行规范，要按照相应的规章制度进行公文的书写。在字迹、文种选用和拟制格式上要确保准确无误和长期有效，以此实现公文档案的长期安全管理。
2.文档一体化是必然趋势
在档案管理工作中，文档一体化是档案管理工作规范化、标准化发展的必然趋势，是指最大限度地弱化当前档案管理工作中文件、档案管理各部门工作开展的相对独立性，进行文件、档案的同步管理工作，消除档案管理工作中的重复工作环节，避免文件、档案共存情况下错误归档、遗漏归档以及相关账外文件现象的发生，提升档案管理工作的长期性和完整性，确保规范化、标准化档案管理工作的实现。
3.以我为主，立卷归档是管理的关键环节
在档案管理工作中，实现规范化、标准化档案管理工作的关键问题是消除类似文件档案的重复立卷和无序归档现象。在档案管理工作中，实现规范化、标准化的档案管理工作，保证档案管理的完整性和安全性，要求管理相关人员根据“以我为主”的立卷归档原则，进行符合本单位实际要求的文件、档案的形成性立卷归档工作，把握文件档案管理时效性、合理性和完整性三个方面立卷归档要求，进行规范化、标准化的档案管理工作。
首先，在进行规范化、标准化的立卷归档工作时，需要确保立卷归档的文件可以完整體现单位现阶段任务的完成细节，才能保证文件、档案的时效性。
其次，在进行“以我为主”的档案立卷归档工作时，需要区分不同形式、不同内容和不同结果的文件、档案，尤其注重类似文件、档案的准确立卷归档，突出立卷归档工作的核心，降低文件、档案立卷归档工作的重复操作，保证文件信息的简化高效性。
最后，在进行“以我为主，立卷归档”的规范化、标准化档案管理工作时，确立归档重点的同时，根据文件主次关系，注重档案卷宗完整性的维护，防止档案管理中内容形式相同而时期不同的文件的遗漏和缺失，形成庞而不杂、全而不漏的档案管理系统，实现规范化、标准化的档案管理工作。
4.案卷质量是档案管理的重要保障
在档案管理工作中，案卷质量是实现规范化和标准化档案管理工作的重要保证，为确保规范化和标准化档案管理的实现，在档案入库保存前，需要对文件、案卷的质量进行审核，确保入库保存案卷的质量有助于档案卷宗的提取使用效率。在进行规范化和标准化的档案管理工作时，既要考虑文件、档案正确归档等的客观性因素，又要考虑立卷归档方法和操作质量等的偶然性因素，避免错误立卷归档现象。在立卷归档的客观性因素方面，实事求是，注重档案内容的完整全面性；在立卷归档的偶然性因素方面，采取合适的立卷归档方法和高质量的案卷装订方式，以此确保档案管理工作的规范化和标准化开展。
二、以标准化及规范化为基础的现代化档案管理举措
在保障了档案管理的标准化和规范化的同时要结合现代技术实现对档案管理的现代化。具体为：
1.进行科学的管理
新时期的档案信息管理是软件系统的管理，对于高科技的运用要注意有效和科学，在我们实际的工作中，除了要通过软件将档案变为数字档案，还要讲纸质档案同时归案，以数字档案为查询的窗口，以纸质档案为查询的依据，这就能够将标准化和规范化完美的融入到现代化的管理之中。保证了档案的一致性和可靠性，并且由于通过计算机查阅，也实现了现代化的档案管理模式，能够在最大的程度上提高档案管理人员的工作效率，体现了科学、现代的管理。
2.标准化工作
档案管理有国家标准，我们在自己的档案信息计算机管理系统中采用的项目分类就是采用的国标的分类名、编号，其下就是一些具体的项目。项目的内容（也就是项目相关的电子文件）也进行了一定的分类，如按专业划分为：道路、排水、结构、景观等等。这样分类更便于对数字档案信息的利用。为支持自动升级，更好的为设计人员提供服务，公司还制定了标准图框、专用字体，并引进了国家标准图库系统，由此保证在与其他设计单位合作时“接口一致”。
3.数据的采集工作
数字档案的采集工作是交给负责人来完成的，非参与项目的设计人员，因为设计人员如果参与数字档案的采集会带来因设计任务重而造成负担过重的后果。而由负责人采集数据最为合适，因为负责人能充当项目质量的把关人，而且一旦发现有问题，可以及时纠正。
结语：
随着社会的不断进步，做好新时期的档案管理工作具有重要的意义，在这条道路上，还会面临许多的困难和问题，以规范化和标准化作为档案管理的核心，利用计算机网络技术进行现代化管理，实现信息现代化、管理科学化、资源利用最大化，将管理工作做到规范而标准，能够最大程度上提高档案管理的管理水平和效果。
参考文献：
[1]杨华，邹丽欣，梁秀雪.实现档案工作的规范化和标准化管理应该怎样做[J].民营科技，2013（12）：172-172；
[2]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（5）：92-92.