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1 从概念出发看职业院校电子档案和电子档案系统
职业院校中，电子文件归档后形成的以电子形式保存和显现的档案即成为电子档案。电子档案系统是基于计算机和信息网络的电子档案收集、储存、展现、检索、处理与服务系统。其实质是将职业院校各项工作中形成的各类有凭证价值和参考价值的电子文件从档案形成部门移交到档案馆（室），经过编研加工，成为社会化档案资源一部分，传承资源，服务社会。
2 从社会化重视和法规建设看职业院校电子档案和电子档案系统
我国的电子文件国家管理战略是：不仅确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，还要确保重要的电子文件中的信息能够在多年以后被读取利用。我们不仅要注重电子文件的法律地位、标准化、可兼容性、可迁移等问题，并强调要对重要的电子文件进行异质备份，及时转换成胶卷等其他载体。
我国在电子文件/档案领域的主要法规和标准有：GB/T17679《电子文件归档与档案管理》、国家档案局《电子文件归档与归档电子文件管理规范》等。
在职业院校的升格、评估以及档案馆（室）定级活动中，职业院校档案工作都是项目之一，也贯穿于整个活动和工作中。当前，评委和专家也更多习惯于或要求使用电子文件/档案来描述或展示有关内容。
3 从管理原则看职业院校电子档案和电子档案系统
国内外档案界电子文件/档案管理理念的共识是：在信息时代，电子文件/档案管理必须实施全程管理。从职业院校档案工作来讲，就是电子文件形成时馆员便同期介入，实施全过程监控，将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机联系，按照统一的规范和标准进行业务流程重组，并将保证文件属性的要求嵌入业务流程中，使文件流程和业务流程有机地融合。在业务流程结束后，即将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，将需永久保存的电子文件移交数字档案馆（室）。
4 从功能定位看职业院校电子档案和电子档案系统
电子档案信息内容的功能定位主要有三个方面：一是电子档案是在鉴定后对电子文件的选择性归档；二是电子档案的备份来源一般限在职业院校内部各部门；三是电子档案与文件中心、异地备份、异质备份等具有同生共享的关系。从电子档案系统的功能范围来看，狭义的电子档案系统是指通过收集、储存、展现、检索、处理和服务而形成的，而广义和应用的电子档案系统包括对其他介质的档案资源转换为电子档案而形成的全流程电子档案系统。从功能定位来看，职业院校电子档案和电子档案系统虽功能定位有异，但分类不是目的，而是为了更准确地把握研究和实践的对象，实现其功能和效用。
5 从管理目标看职业院校电子档案和电子档案系统
职业院校电子档案和电子档案系统的管理目标就是确保电子文件/档案的真实性、完整性和可读性。
在实践中，对电子文件/档案要采取可靠的安全防护技术来保证其真实性，采取一定的管理制度和技术措施以保证其完整性。确保电子文件/档案的可读性就是有关措施应贯穿于全部管理工作过程。确保电子文件/档案的安全性就是要加强对客观侵害行为的防范，还要加强对主观漏洞的治理。
6 从建设目标看职业院校电子档案和电子档案系统
职业院校电子档案和电子档案系统建设目标可以用“无纸化存储、一体化展现、智能化应用”来概括。职业院校电子档案和电子档案系统建设目标的前瞻方向是更加人性化、更加标准化和区域一体化。
7 从业务流程管理看职业院校电子档案和电子档案系统
7.1 资金投入保障。国家、行业、院校应有规划有目标地保证稳定的资金投入，保证职业院校电子档案和电子档案系统运行的流畅性、连续性、安全性。
7.2 人力资源保障。档案馆（室）的馆长要有一定的资质，馆员要持续地接受培训和继续教育，有条件的院校亦可组成一个校级的档案工作领导小组。
7.3 制度保障。职业院校电子档案和电子档案系统管理要制定特定、完善、符合实际的管理规章制度。
7.4 介质与备份。职业院校档案馆（室）宜实行其他介质文档与电子档案长期并存、多轨运行，要做好不同介质档案的转化、异地异质备份工作。
7.５ 业务平台建设。一是可纳入院校的信息化建设规划统一计划和同步实施，二是要加大平台建设专项经费的投入，三是要重视硬件、软件同馆员知识和技能的协调发展。
7.6 开发利用。应该从双重原始性、双重真实性、双重安全性出发，不断优化服务体系，从馆藏资源整合、妥善管理的基础，提供更加“以人为本”的服务。
(作者单位：河南推拿职业学院 来稿日期：2012-02-11)
职业院校中，电子文件归档后形成的以电子形式保存和显现的档案即成为电子档案。电子档案系统是基于计算机和信息网络的电子档案收集、储存、展现、检索、处理与服务系统。其实质是将职业院校各项工作中形成的各类有凭证价值和参考价值的电子文件从档案形成部门移交到档案馆（室），经过编研加工，成为社会化档案资源一部分，传承资源，服务社会。
2 从社会化重视和法规建设看职业院校电子档案和电子档案系统
我国的电子文件国家管理战略是：不仅确保电子文件可以长期不失真、不失密和不丢失，还要确保重要的电子文件中的信息能够在多年以后被读取利用。我们不仅要注重电子文件的法律地位、标准化、可兼容性、可迁移等问题，并强调要对重要的电子文件进行异质备份，及时转换成胶卷等其他载体。
我国在电子文件/档案领域的主要法规和标准有：GB/T17679《电子文件归档与档案管理》、国家档案局《电子文件归档与归档电子文件管理规范》等。
在职业院校的升格、评估以及档案馆（室）定级活动中，职业院校档案工作都是项目之一，也贯穿于整个活动和工作中。当前，评委和专家也更多习惯于或要求使用电子文件/档案来描述或展示有关内容。
3 从管理原则看职业院校电子档案和电子档案系统
国内外档案界电子文件/档案管理理念的共识是：在信息时代，电子文件/档案管理必须实施全程管理。从职业院校档案工作来讲，就是电子文件形成时馆员便同期介入，实施全过程监控，将电子文件的形成、流转、收集、整理、保管等工作环节有机联系，按照统一的规范和标准进行业务流程重组，并将保证文件属性的要求嵌入业务流程中，使文件流程和业务流程有机地融合。在业务流程结束后，即将需要保存的电子文件移交到文件中心等中间保管机构，将需永久保存的电子文件移交数字档案馆（室）。
4 从功能定位看职业院校电子档案和电子档案系统
电子档案信息内容的功能定位主要有三个方面：一是电子档案是在鉴定后对电子文件的选择性归档；二是电子档案的备份来源一般限在职业院校内部各部门；三是电子档案与文件中心、异地备份、异质备份等具有同生共享的关系。从电子档案系统的功能范围来看，狭义的电子档案系统是指通过收集、储存、展现、检索、处理和服务而形成的，而广义和应用的电子档案系统包括对其他介质的档案资源转换为电子档案而形成的全流程电子档案系统。从功能定位来看，职业院校电子档案和电子档案系统虽功能定位有异，但分类不是目的，而是为了更准确地把握研究和实践的对象，实现其功能和效用。
5 从管理目标看职业院校电子档案和电子档案系统
职业院校电子档案和电子档案系统的管理目标就是确保电子文件/档案的真实性、完整性和可读性。
在实践中，对电子文件/档案要采取可靠的安全防护技术来保证其真实性，采取一定的管理制度和技术措施以保证其完整性。确保电子文件/档案的可读性就是有关措施应贯穿于全部管理工作过程。确保电子文件/档案的安全性就是要加强对客观侵害行为的防范，还要加强对主观漏洞的治理。
6 从建设目标看职业院校电子档案和电子档案系统
职业院校电子档案和电子档案系统建设目标可以用“无纸化存储、一体化展现、智能化应用”来概括。职业院校电子档案和电子档案系统建设目标的前瞻方向是更加人性化、更加标准化和区域一体化。
7 从业务流程管理看职业院校电子档案和电子档案系统
7.1 资金投入保障。国家、行业、院校应有规划有目标地保证稳定的资金投入，保证职业院校电子档案和电子档案系统运行的流畅性、连续性、安全性。
7.2 人力资源保障。档案馆（室）的馆长要有一定的资质，馆员要持续地接受培训和继续教育，有条件的院校亦可组成一个校级的档案工作领导小组。
7.3 制度保障。职业院校电子档案和电子档案系统管理要制定特定、完善、符合实际的管理规章制度。
7.4 介质与备份。职业院校档案馆（室）宜实行其他介质文档与电子档案长期并存、多轨运行，要做好不同介质档案的转化、异地异质备份工作。
7.５ 业务平台建设。一是可纳入院校的信息化建设规划统一计划和同步实施，二是要加大平台建设专项经费的投入，三是要重视硬件、软件同馆员知识和技能的协调发展。
7.6 开发利用。应该从双重原始性、双重真实性、双重安全性出发，不断优化服务体系，从馆藏资源整合、妥善管理的基础，提供更加“以人为本”的服务。
(作者单位：河南推拿职业学院 来稿日期：2012-02-11)