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【摘 要】 本文通过对八条路水库工程治理的档案资料管理工作，对水利工程档案资料的管理工作中存在的问题与管理工作进行了详细的分析，并且提出了一些相应的解决措施。
【关键词】 基层水管单位；档案管理；问题和对策
前言：
因为工程档案管理资料是一项工程的重要组成部分，是后期对一项工程进行详细了解的重要文件，所以对工程档案资料的保管工作是非常重要的。
一、八条路水库工程概况
八条路水库位于连云港市赣榆县西北部低山丘陵区的谢湖河下游。水库于1957年2月开工，1958年竣工蓄水。水库集水面积32Km2，总库容2143万方，其中死库容15万方，兴利库容1473万方，防洪库容948万方。设计灌溉面积2.2万亩，实际灌溉面积1.7万亩。是一座以防洪为主，结合农业灌溉、供水、水产养殖等综合利用的中型水库。水库枢纽由主坝、南溢洪闸、北溢洪闸、南灌溉涵洞、北灌溉涵洞、南溢洪道等建筑物组成，入库洪水经龙河下泄入黄海。
该水库始建至今，已经过50多年运行，多处出现安全隐患，经专家鉴定，确认为三类坝，决定对该水库进行除险加固。除险加固主要内容包括：大坝加固、南溢洪闸拆建、北溢洪闸改建非常溢洪道、南涵洞拆建等。除险加固工程从2009年2月开工，2009年5月底通过下闸蓄水验收。工期要求2010年6月30日竣工。
二、档案资料管理工作中出现的问题
（一）本工程建设历时一年半之久，在工程实施期间，有非常多的档案资料需要管理，比如前期报建资料、招投标资料、合同文件、图纸和技术文件以及施工中的各种工程资料，因为经过不同人员的负责，再加上管理的水平有限，使档案资料很容易发生损坏、丢失现象。
（二）本工程涉及的项目种类比较多，前期的修建、后期的维护，再加上使用过程中的维修工作，使得工程需要保存的档案资料非常的多而且复杂，如后期对水库进行除险加固这一项工程就有很多的资料：大坝加固资料、南溢洪闸拆建资料、北溢洪闸改建非常溢洪道资料、南涵洞拆资料等众多项目资料，给档案资料的收集与整编工作带来了很大困难。
三、对档案管理中出现问题的解决措施
（一）在档案管理中要转变思想观念，进行科学的管理
长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了使水库工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水库工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。
从八条路水库实际情况看，工程建设是较为复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而中小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成；临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。
1、追踪收集。此方法适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2、分阶段收集。适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。
3、强制性收集。适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
（二）档案资料管理的范围与要求要予以明确
1、水库工程档案资料管理的范围。包括水库工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。
2、档案资料管理的要求。一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。
（三）提高档案管理人员的管理水平
水库工程檔案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。基层水管单位从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水库工程相关的一些专业类别档案。因此，为达到水库工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
1、做好基层水管单位工程档案管理工作。做好档案管理工作是档案利用的基础和保证，那么要做好基层水管单位档案管理工作就要从以下几方面着手：提高单位主管领导的建档意识。领导重视档案工作是管好用好档案的关键，增强领导干部的档案意识，才能将档案工作提到重要议事日程上来，才能从制度上、设施上、人员管理上得到支持和保证，才能使档案工作真正发挥作用，尽快转化为现实生产力，为水利工程建设服务。
2、完善档案管理制度。根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《水利科学技术档案管理规定》等有关法规，结合单位实际情况制订《档案管理制度》、《档案借阅制度》《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度。可针对某项工程专门制订分类大纲及编号方案，指导档案资料的收集、鉴定、归档、管理、利用及保密等工作，把工程形成的文件材料管理纳入工作程序，列入工程档案管理人员的职责范围。及时收集资料，全面、系统地反映工程各个环节的过程和结果，做到同步管理。
3、建立工程档案数据库。利用计算机和电子平台，建立工程数据库，使每个工程的所有信息、进度全面反映在数据库里。而档案管理人员则对档案资料实行全面监控。对于工程中产生的声像材料，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。重要的电子文件，还应形成相应的纸质文件材料一并归档。实现档案资料的现代化、智能化、数据化管理，满足工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的服务。
总而言之，基层水管单位工程档案资料是对一项工程具体情况的真实反映，是建设单位进行管理工作和质量控制的重要依据，也是工程项目竣工验收的前提。所以，要强化管理，对工程档案中出现的问题要及时的予以解决，并保证施工项目档案的完整，使水管单位的档案工作逐步走向正规渠道。
参考文献：
[1]王洪军.浅议建设工程档案管理存在的问题和对策[J].城市建设理论研究（电子版）2011.（21）.
[2]崔爱君.水利工程档案管理的问题和对策探讨[J].黄河水利职业技术学院学报.2011（1）.
[3]李良庚.水管单位工程档案管理的实践与探索[J].水利电力科技.2011（9）.
【关键词】 基层水管单位；档案管理；问题和对策
前言：
因为工程档案管理资料是一项工程的重要组成部分，是后期对一项工程进行详细了解的重要文件，所以对工程档案资料的保管工作是非常重要的。
一、八条路水库工程概况
八条路水库位于连云港市赣榆县西北部低山丘陵区的谢湖河下游。水库于1957年2月开工，1958年竣工蓄水。水库集水面积32Km2，总库容2143万方，其中死库容15万方，兴利库容1473万方，防洪库容948万方。设计灌溉面积2.2万亩，实际灌溉面积1.7万亩。是一座以防洪为主，结合农业灌溉、供水、水产养殖等综合利用的中型水库。水库枢纽由主坝、南溢洪闸、北溢洪闸、南灌溉涵洞、北灌溉涵洞、南溢洪道等建筑物组成，入库洪水经龙河下泄入黄海。
该水库始建至今，已经过50多年运行，多处出现安全隐患，经专家鉴定，确认为三类坝，决定对该水库进行除险加固。除险加固主要内容包括：大坝加固、南溢洪闸拆建、北溢洪闸改建非常溢洪道、南涵洞拆建等。除险加固工程从2009年2月开工，2009年5月底通过下闸蓄水验收。工期要求2010年6月30日竣工。
二、档案资料管理工作中出现的问题
（一）本工程建设历时一年半之久，在工程实施期间，有非常多的档案资料需要管理，比如前期报建资料、招投标资料、合同文件、图纸和技术文件以及施工中的各种工程资料，因为经过不同人员的负责，再加上管理的水平有限，使档案资料很容易发生损坏、丢失现象。
（二）本工程涉及的项目种类比较多，前期的修建、后期的维护，再加上使用过程中的维修工作，使得工程需要保存的档案资料非常的多而且复杂，如后期对水库进行除险加固这一项工程就有很多的资料：大坝加固资料、南溢洪闸拆建资料、北溢洪闸改建非常溢洪道资料、南涵洞拆资料等众多项目资料，给档案资料的收集与整编工作带来了很大困难。
三、对档案管理中出现问题的解决措施
（一）在档案管理中要转变思想观念，进行科学的管理
长期以来，我们对于各级各类档案的管理工作没有一种科学的管理意识，没有将档案工作渗透到各个环节之中，导致业务部门和档案管理部门各自为政，档案资料积累残缺不全，给档案的整理归档带来了困难。为了使水库工程的档案管理更加规范化、标准化，必须提高认识，转变观念，制定一系列措施，对水利工程档案进行科学管理，并根据水库工程复杂性的特点，拓宽档案收集渠道。
从八条路水库实际情况看，工程建设是较为复杂的，从项目申报到工程竣工的阶段比较多。这种工程形成的文件材料涉及面广、内容繁杂，涉及部门和人员多，经历时间长，稍有疏忽，就可能遗漏。而中小型水利工程大多施工要求急、建设周期短、形成的文件数量不多，不易引起档案人员的足够重视；加之施工人员组成复杂，往往造成工程任务难完成；临时机构解散，而档案材料也随之消失。为了保证档案资料收集齐全、完整，要求档案管理人员首先了解水利工程建设工作的具体操作程序和工作流程及各阶段的工作安排，掌握每一阶段工作中需要形成哪些档案资料，对每种资料的内容、数量做到心中有数。
1、追踪收集。此方法适用于工程周期短、形成档案材料快的工程。档案人员或兼职档案人员主动到现场询问和了解工程进展情况，及时掌握工程信息并指导和督促技术部门有针对性地收集档案资料。这种方法收集速度快、档案资料齐全，质量也比较高，但花费的人力、物力较大。
2、分阶段收集。适用于建设周期长的工程。某些大型水利工程及某些跨年度的水利工程，我们始终保持与兼职档案员及施工、建设部门的联系，及时掌握工程进展情况，并加强催收，尽力避免档案原始材料的散失，这样能保证工程档案的连续性、完整性。
3、强制性收集。适用于对某些人员分散、临时机构较多的施工单位。我们采用收取档案资料押金的做法。当一项水利工程报建后，施工单位先交一定金额的资料押金，施工单位将完整的档案资料移交给档案部门后才可退回这笔押金。这种方法对一些内部较复杂的施工单位具有一定的约束力，可以保证档案资料不会由于人为因素而流失。
（二）档案资料管理的范围与要求要予以明确
1、水库工程档案资料管理的范围。包括水库工程建设项目立项、可行性报告、设计、决策、施工、质检、监理、过程中验收、竣工验收、试运行等工程在建设过程中形成，并应归档保存文字、表格、声像、图纸等各种载体资料。
2、档案资料管理的要求。一是工程档案工作应与工程建设同步管理；二是档案应完整、准确、系统，并做到图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等要附情况说明；三是竣工图应反映实际情况，必须做到图物相符，做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，并加盖竣工图章；四是施工过程中的图片、照片、录音、录像等材料，以及施工过程中的重大事件、事故等，应有完整的文字说明，同时要详细地填写档案资料情况登记表。
（三）提高档案管理人员的管理水平
水库工程檔案管理的范围和要求，对档案工作人员的素质提出了更高的要求。基层水管单位从事工程档案工作的人员，专业知识和技能应该比一般单位的档案人员更全面，他们不仅要懂文书档案，还要懂科技档案以及与水库工程相关的一些专业类别档案。因此，为达到水库工程档案整理规范化的要求，应对各专职或兼职档案管理人员进行培训。讲解工程建设工作中会形成哪些类型的文件材料，哪些是属于有保存价值的档案、具体的归档范围。同时，按照档案管理要求，对文件的起草、书写要求和制成材料的规范化，作详细的讲解，使大家对档案内容提前了解，工作中注意积累资料。这种培训与档案管理工作和工程同步进行，为今后建档工作奠定了基础，使档案的标准化、规范化有一个切实的保障。
1、做好基层水管单位工程档案管理工作。做好档案管理工作是档案利用的基础和保证，那么要做好基层水管单位档案管理工作就要从以下几方面着手：提高单位主管领导的建档意识。领导重视档案工作是管好用好档案的关键，增强领导干部的档案意识，才能将档案工作提到重要议事日程上来，才能从制度上、设施上、人员管理上得到支持和保证，才能使档案工作真正发挥作用，尽快转化为现实生产力，为水利工程建设服务。
2、完善档案管理制度。根据国家《档案法》、《保密法》及水利部《水利科学技术档案管理规定》等有关法规，结合单位实际情况制订《档案管理制度》、《档案借阅制度》《档案鉴定销毁制度》、《档案保密制度》等规章制度。可针对某项工程专门制订分类大纲及编号方案，指导档案资料的收集、鉴定、归档、管理、利用及保密等工作，把工程形成的文件材料管理纳入工作程序，列入工程档案管理人员的职责范围。及时收集资料，全面、系统地反映工程各个环节的过程和结果，做到同步管理。
3、建立工程档案数据库。利用计算机和电子平台，建立工程数据库，使每个工程的所有信息、进度全面反映在数据库里。而档案管理人员则对档案资料实行全面监控。对于工程中产生的声像材料，应注明材料反映的事由、时间、地点、人物、背景及作者等内容。重要的电子文件，还应形成相应的纸质文件材料一并归档。实现档案资料的现代化、智能化、数据化管理，满足工程建设者多方位、多区域利用档案资料的需求，为工程建设和管理者提供方便、快捷、高效的服务。
总而言之，基层水管单位工程档案资料是对一项工程具体情况的真实反映，是建设单位进行管理工作和质量控制的重要依据，也是工程项目竣工验收的前提。所以，要强化管理，对工程档案中出现的问题要及时的予以解决，并保证施工项目档案的完整，使水管单位的档案工作逐步走向正规渠道。
参考文献：
[1]王洪军.浅议建设工程档案管理存在的问题和对策[J].城市建设理论研究（电子版）2011.（21）.
[2]崔爱君.水利工程档案管理的问题和对策探讨[J].黄河水利职业技术学院学报.2011（1）.
[3]李良庚.水管单位工程档案管理的实践与探索[J].水利电力科技.2011（9）.