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规章制度管理
（一）概述
本部分规定了物业公司规章制度的设立、审核、评价等工作程序，相关制度包括《规章制度管理办法》。
（二）风险控制矩阵
1.规章制度管理规范
风险事项描述：公司规章制度文件的制定、审核、发布程序不明确，可能导致公司规章制度管理不规范，影响经营绩效。
风险控制措施：物业公司应根据《公司法》、《公司章程》，结合公司经营实际，制定《规章制度管理办法》，以提高规章制度的合规性和可操作性，促进各项管理工作的规范化、制度化。
风险控制痕迹：《规章制度管理办法》文本。
2.规章制度设计
风险事项描述：公司制度文件体系设计不合理，可能导致制度体系出现重大遗漏或制度层次不清晰，给公司带来损失。
风险控制措施：公司规章制度的制定应当遵循四大基本原则，一是依法合规原则，即规章制度应当符合国家法律法规和《公司章程》的要求；二是操作可行原则，即规章制度应条理清晰、便于操作、切实可行；三是依据职责原则，即规章制度的立项、起草、征询、审查、审议、签发等各项工作应依据公司治理结构、经营管理层次和各个职能部室的职责分别进行；四是体系统一原则，即公司各项规章制度应具有系统性、逻辑性、针对性，其格式框架、章节层次、语意表达等均应保持统一。
风险控制痕迹：规章制度设计说明。
3.规章制度审核
风险事项描述：公司制度文件未经相关协调部门和主管领导审核，可能导致制度内容与国家相关法规条例规定不符。
风险控制措施：通过征询和审查的规章制度草案，由公司分管领导审核同意后，提交党政联席会会议审定；进入发文程序的规章制度，经有关职能部室会签、办公室核稿及公司分管领导审定后，统一由总经理签发。
风险控制痕迹：新颁发规章制度、相关审批文件。
4.规章制度评价
风险事项描述：未对制度恰当性进行定期评估，可能导致制度文件因环境改变而不符合经营需要，影响制度的可操作性。
风险控制措施：办公室应当建立规章制度的评价机制，及时评估公司规章制度的合法性、合规性，组织各职能部室对规章制度的执行状况进行检查。
风险控制痕迹：年度定期对规章制度的评估报告。
档案管理
（一）概述
本部分规定了物业公司日常档案的处理及销毁等工作程序，旨在降低和避免公司档案管理中存在的风险，相关制度包括《档案管理规定》。
（二）风险控制矩阵
1.档案管理规范
风险事项描述：公司未制定档案管理制度，或制度中未对资料归类等工作予以明确，可能影响公司档案管理的工作质量。
风险控制措施：物业公司应根据国家关于档案资料管理的有关要求及集团相关规定，结合自身实际情况，制定《档案管理规定》，进一步加强公司档案管理工作，提升經营效率效果。
风险控制痕迹：《档案管理规定》文本。
2.档案归档程序
风险事项描述：未对各部门的资料归档程序予以明确，可能导致各部门未将重要资料归档，影响档案资料的完整性。
风险控制措施：办公室应明确各部门档案资料的归档范围；各部门档案资料管理员应及时收集本部门档案资料，由部门负责人核对后整理立卷、装订成册；各部门档案管理员于每年3月底前向档案信息室移交上年资料及目录清册，由档案资信息室进行类目编号，统一管理。
风险控制痕迹：各单位档案规整目录、档案交接手续。
3.档案室安全管理
风险事项描述：档案室硬件条件差，温度、湿度等不适宜档案存放，可能造成档案资料受损。
风险控制措施：档案库房应具有防火、防盗、防尘、防虫害、防高温、防潮湿、防污染等防护措施，确保档案资料的安全保管；档案资料负责人每月对档案室的环境现状进行检查，形成包括影像记录在内的检查测试资料数据记录。
风险控制痕迹：档案室环境检查测试记录表。
4.档案外借程序
风险事项描述：档案的使用、外借未经适当审批，可能导致档案资料遗失、受损。
风险控制措施：因工作需要确需外借档案的，人事、行政、财务档案资料须经总经理批准，物业管理类资料（除业主资料）须经分管领导批准；档案资料借用时间不得超过三天，对超期借用资料应及时追收；外来单位查阅有关资料，须持有单位介绍信和查阅人的有效身份证件，并需要根据查阅内容由总经理或分管领导批准。
风险控制痕迹：档案使用申请审批表、档案外查申请审批表。
（一）概述
本部分规定了物业公司规章制度的设立、审核、评价等工作程序，相关制度包括《规章制度管理办法》。
（二）风险控制矩阵
1.规章制度管理规范
风险事项描述：公司规章制度文件的制定、审核、发布程序不明确，可能导致公司规章制度管理不规范，影响经营绩效。
风险控制措施：物业公司应根据《公司法》、《公司章程》，结合公司经营实际，制定《规章制度管理办法》，以提高规章制度的合规性和可操作性，促进各项管理工作的规范化、制度化。
风险控制痕迹：《规章制度管理办法》文本。
2.规章制度设计
风险事项描述：公司制度文件体系设计不合理，可能导致制度体系出现重大遗漏或制度层次不清晰，给公司带来损失。
风险控制措施：公司规章制度的制定应当遵循四大基本原则，一是依法合规原则，即规章制度应当符合国家法律法规和《公司章程》的要求；二是操作可行原则，即规章制度应条理清晰、便于操作、切实可行；三是依据职责原则，即规章制度的立项、起草、征询、审查、审议、签发等各项工作应依据公司治理结构、经营管理层次和各个职能部室的职责分别进行；四是体系统一原则，即公司各项规章制度应具有系统性、逻辑性、针对性，其格式框架、章节层次、语意表达等均应保持统一。
风险控制痕迹：规章制度设计说明。
3.规章制度审核
风险事项描述：公司制度文件未经相关协调部门和主管领导审核，可能导致制度内容与国家相关法规条例规定不符。
风险控制措施：通过征询和审查的规章制度草案，由公司分管领导审核同意后，提交党政联席会会议审定；进入发文程序的规章制度，经有关职能部室会签、办公室核稿及公司分管领导审定后，统一由总经理签发。
风险控制痕迹：新颁发规章制度、相关审批文件。
4.规章制度评价
风险事项描述：未对制度恰当性进行定期评估，可能导致制度文件因环境改变而不符合经营需要，影响制度的可操作性。
风险控制措施：办公室应当建立规章制度的评价机制，及时评估公司规章制度的合法性、合规性，组织各职能部室对规章制度的执行状况进行检查。
风险控制痕迹：年度定期对规章制度的评估报告。
档案管理
（一）概述
本部分规定了物业公司日常档案的处理及销毁等工作程序，旨在降低和避免公司档案管理中存在的风险，相关制度包括《档案管理规定》。
（二）风险控制矩阵
1.档案管理规范
风险事项描述：公司未制定档案管理制度，或制度中未对资料归类等工作予以明确，可能影响公司档案管理的工作质量。
风险控制措施：物业公司应根据国家关于档案资料管理的有关要求及集团相关规定，结合自身实际情况，制定《档案管理规定》，进一步加强公司档案管理工作，提升經营效率效果。
风险控制痕迹：《档案管理规定》文本。
2.档案归档程序
风险事项描述：未对各部门的资料归档程序予以明确，可能导致各部门未将重要资料归档，影响档案资料的完整性。
风险控制措施：办公室应明确各部门档案资料的归档范围；各部门档案资料管理员应及时收集本部门档案资料，由部门负责人核对后整理立卷、装订成册；各部门档案管理员于每年3月底前向档案信息室移交上年资料及目录清册，由档案资信息室进行类目编号，统一管理。
风险控制痕迹：各单位档案规整目录、档案交接手续。
3.档案室安全管理
风险事项描述：档案室硬件条件差，温度、湿度等不适宜档案存放，可能造成档案资料受损。
风险控制措施：档案库房应具有防火、防盗、防尘、防虫害、防高温、防潮湿、防污染等防护措施，确保档案资料的安全保管；档案资料负责人每月对档案室的环境现状进行检查，形成包括影像记录在内的检查测试资料数据记录。
风险控制痕迹：档案室环境检查测试记录表。
4.档案外借程序
风险事项描述：档案的使用、外借未经适当审批，可能导致档案资料遗失、受损。
风险控制措施：因工作需要确需外借档案的，人事、行政、财务档案资料须经总经理批准，物业管理类资料（除业主资料）须经分管领导批准；档案资料借用时间不得超过三天，对超期借用资料应及时追收；外来单位查阅有关资料，须持有单位介绍信和查阅人的有效身份证件，并需要根据查阅内容由总经理或分管领导批准。
风险控制痕迹：档案使用申请审批表、档案外查申请审批表。