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摘 要：在现代化发展的进程中，科学技术的发展为人们的生活带来了创新发展，对于档案管理工作也具有十分重要的意义。声像档案也在时代发展的脚步中进入人们的视野，这种档案管理的手段实际上是一种全新的档案管理途径，与传统的档案管理相比可以说是具有创新性的发展意义。因此本文针对这一档案管理模式展开了相关的探讨，希望是对原有档案管理的一种创新发展，并且从档案收集的角度进一步阐述了在声像档案管理过程中应该注意的问题，以此为相关人士提供参考。
关键词：声像档案；管理；注意事项
作为档案管理中的重要组成部分，声像档案是在近几年才出现的一个概念。主要是因为我国科学技术手段的进步，过去纸质档案的管理形式已经不符合现代化建设的需要了，更何况在大型事件进行过程中大多都需要录像或者是录音进行保留，这些具有历史价值的档案要想得以有效的保管，就必须要采用相对完善的档案管理手段。声像档案，顾名思义就是运用影像以及声音为主要载体进行保管的档案内容，与文字档案的管理形成鲜明的差异，因此笔者认为值得进一步的研究，并且提出了几点思考性的意见。
1 声像档案管理中存在的不足
在声像档案管理的过程中，并不是十全十美的，其中必然是存在一些差异，需要得到进一步的完善。整个档案的管理涉及众多环节，例如资料的形成、资料收集以及整理，进而加以有效的保管等，因此对声像档案的管理要求更加严格，但是在归档的过程中，档案管理人员的意识不强是造成数量与质量存在差异的主要原因，很多档案管理人员对于资料的收集不及时，造成一些档案不能得到统一的保管，这样一来就极容易引起档案的流失，可以说是国家的损失。
其次，对于声像档案的使用效率不高，这主要是因为声像设备受到一定的限制，在过去的使用过程中，大多都是采用照相机进行，很少有部门拥有摄像机，不同部门所使用的设备参差不齐，所以很难形成统一并且完整的档案资料，并且声像设备并没有专人进行管理，甚至还经常出现人员随意变动的情况，总之就是声像设备的使用率不高，最终造成很多声像资料不完整，必然就会影响到声像档案的管理以及后续的利用情况，要想保证档案的有效应用，还需要对这一问题进行解决。
再次，在进行声像档案的管理过程中，缺少必要的管理制度对其进行有效的约束，因此造成档案管理情况并不乐观。部分声像档案在管理时没有明确的范围，不知道应该归为哪一类别，有些档案在移交的过程中也并不是十分顺畅，正是因为缺少相对完善的管理程序，所以造成无法可依的现象，在具体的实践中，有些档案管理人员甚至在不具备明确要求的前提下随意将档案资料存储在自己的电脑中，这实际上是一种违规的现象，但是管理制度并没有对此作出明确的解释。
第四，声像档案缺少必要的技术手段作为支持。对于声像档案的管理，与一般的档案资料管理还有所不用，因此在实践中如果不能对归档情况作出明确的要求，那么极有可能造成一些声像档案不能进行有效的归档。还有一些影响需要加以文字说明才可以为今后的工作提供帮助，但是因为缺少技术上的支持，所以文字与声像不能共存，这些问题的出现对于档案管理都会造成一定程度的损失，如果不能将技术手段提升上来，那么对于我国的档案事业来说将会造成极大的不利。
此外，在声像档案的管理过程中，对于环境具有严格的要求，并不是随意的环境下都能进行声像档案的保管，甚至可以说，声像档案所要求的环境更加严格，一些保管环境不能达到恒温以及恒湿的状态，也是影响声像档案管理的主要问题。
2 提高声像档案管理的手段
首先，档案管理人员要对声像档案的管理具有明确的管理意识，尤其是在归档的过程中，一定要加以重视。将相关的影像与声音资料收集完整，并且由专门的部门与管理人员进行归档，这样才可以保证在今后利用声像档案时更加便捷，同时，声像档案的价值也可以得到更加完整的发挥。各个部门与摄录人员都应该加强相关思想意识方面的培训工作，树立起正确的工作观念，以便进一步提升档案管理相关人员的个人能力。
其次，明确声像档案归档范围。明确声像档案归档范围，让各部门摄录人员有具体的对照标准，将更有利于声像档案的归档。笔者结合档案管理工作实践，建议声像档案范围至少包含以下方面的内容：反映单位概貌的声像材料；反映单位名称的照片；单位历届主要领导人的照片；上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片；单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料；单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料；单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；搜集来的其它具有保存价值的声像材料等。
第三，完善声像档案管理制度。应建立专门的声像档案管理制度，明确声像档案预立卷、移交和管理要求。考虑到现在的声像资料多以电子文件为主，建议适当缩短声像档案移交时间，重大活动结束后即要求将活动主办部门将相关声像资料移交档案室，日常工作中产生的声像档案可采取及时预立卷，季度或半年度移交档案室集中管理的归档方式，这样有利于提高声像档案归档的及时性和完整率。同时在声像档案管理制度中，应明确声像资料产生部门、档案管理部门的职责和相应的责任追究办法，以更好的督促开展好声像档案管理工作。
第四，加强声像档案开发利用。笔者建议一是将传统的声像档案管理模式与信息化技术结合，实现声像档案资料的数字化，为档案的查阅使用提供便利。二是以年为界，加强同类事物在不同年度发展演变的研究。以交管雷达设备为例，从当初的南浏交管设备到现在的交管设置，经过了几个时代的变化，如果声像资料齐全，通过交管设备声像档案的研究，可以生动形象的展示海事信息化监管设备的过程，同时可以知微见酌，从设备的演变推衍出海事监管数字化的演变。三是将声像档案材料和纸质档案材料有机结合，深度研究海事机构、海事监管、海事服务等方面工作思路、举措、效果等方面的变化。
第五，加强声像档案保管硬件建设。声像档案保管要求较高，一般应符合“六防”的要求。一要防火。二要防光。库房窗子宜少宜小。在窗子上加设遮阳板或挂放光窗帘或在玻璃上涂些紫外线吸收剂，库内光源应使用白炽灯。三要防尘。最好在库房内安装空调设备，以净化空气。四要防潮、防高温。声像档案保管对温湿度的要求极高，必须适中，库房内应保持干燥、凉爽，相对湿度保持在50～65%。五要防震。在录像带的保管上要注意防碰击、防振动。工作人员操作时动作尽量要轻，严禁摔扔。装具应有防震减震设备。如在装具内放些适量的泡沫塑料等。六要防磁。最好使用防磁柜，对声像档案保护效果较好。
结束语
声像档案管理工作和其他门类档案管理工作一样，是一项系统工作，需要从人、机、料、法、环的角度，保障声像档案形成、收集、整理、保管和利用各个环节的工作都到位，这样声像档案的管理才上新台阶。
参考文献
[1]李玉芬.做好声像档案管理工作的几点建议[J].中国集体经济，
2007，5：21-23.
[2]徐旭光.如何做好高校声像档案的收集、管理与利用[J].研究与探索，2008，7：16-19.
关键词：声像档案；管理；注意事项
作为档案管理中的重要组成部分，声像档案是在近几年才出现的一个概念。主要是因为我国科学技术手段的进步，过去纸质档案的管理形式已经不符合现代化建设的需要了，更何况在大型事件进行过程中大多都需要录像或者是录音进行保留，这些具有历史价值的档案要想得以有效的保管，就必须要采用相对完善的档案管理手段。声像档案，顾名思义就是运用影像以及声音为主要载体进行保管的档案内容，与文字档案的管理形成鲜明的差异，因此笔者认为值得进一步的研究，并且提出了几点思考性的意见。
1 声像档案管理中存在的不足
在声像档案管理的过程中，并不是十全十美的，其中必然是存在一些差异，需要得到进一步的完善。整个档案的管理涉及众多环节，例如资料的形成、资料收集以及整理，进而加以有效的保管等，因此对声像档案的管理要求更加严格，但是在归档的过程中，档案管理人员的意识不强是造成数量与质量存在差异的主要原因，很多档案管理人员对于资料的收集不及时，造成一些档案不能得到统一的保管，这样一来就极容易引起档案的流失，可以说是国家的损失。
其次，对于声像档案的使用效率不高，这主要是因为声像设备受到一定的限制，在过去的使用过程中，大多都是采用照相机进行，很少有部门拥有摄像机，不同部门所使用的设备参差不齐，所以很难形成统一并且完整的档案资料，并且声像设备并没有专人进行管理，甚至还经常出现人员随意变动的情况，总之就是声像设备的使用率不高，最终造成很多声像资料不完整，必然就会影响到声像档案的管理以及后续的利用情况，要想保证档案的有效应用，还需要对这一问题进行解决。
再次，在进行声像档案的管理过程中，缺少必要的管理制度对其进行有效的约束，因此造成档案管理情况并不乐观。部分声像档案在管理时没有明确的范围，不知道应该归为哪一类别，有些档案在移交的过程中也并不是十分顺畅，正是因为缺少相对完善的管理程序，所以造成无法可依的现象，在具体的实践中，有些档案管理人员甚至在不具备明确要求的前提下随意将档案资料存储在自己的电脑中，这实际上是一种违规的现象，但是管理制度并没有对此作出明确的解释。
第四，声像档案缺少必要的技术手段作为支持。对于声像档案的管理，与一般的档案资料管理还有所不用，因此在实践中如果不能对归档情况作出明确的要求，那么极有可能造成一些声像档案不能进行有效的归档。还有一些影响需要加以文字说明才可以为今后的工作提供帮助，但是因为缺少技术上的支持，所以文字与声像不能共存，这些问题的出现对于档案管理都会造成一定程度的损失，如果不能将技术手段提升上来，那么对于我国的档案事业来说将会造成极大的不利。
此外，在声像档案的管理过程中，对于环境具有严格的要求，并不是随意的环境下都能进行声像档案的保管，甚至可以说，声像档案所要求的环境更加严格，一些保管环境不能达到恒温以及恒湿的状态，也是影响声像档案管理的主要问题。
2 提高声像档案管理的手段
首先，档案管理人员要对声像档案的管理具有明确的管理意识，尤其是在归档的过程中，一定要加以重视。将相关的影像与声音资料收集完整，并且由专门的部门与管理人员进行归档，这样才可以保证在今后利用声像档案时更加便捷，同时，声像档案的价值也可以得到更加完整的发挥。各个部门与摄录人员都应该加强相关思想意识方面的培训工作，树立起正确的工作观念，以便进一步提升档案管理相关人员的个人能力。
其次，明确声像档案归档范围。明确声像档案归档范围，让各部门摄录人员有具体的对照标准，将更有利于声像档案的归档。笔者结合档案管理工作实践，建议声像档案范围至少包含以下方面的内容：反映单位概貌的声像材料；反映单位名称的照片；单位历届主要领导人的照片；上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片；单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料；单位历年重要科研成果、科技发明等的声像材料；单位其它重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料；搜集来的其它具有保存价值的声像材料等。
第三，完善声像档案管理制度。应建立专门的声像档案管理制度，明确声像档案预立卷、移交和管理要求。考虑到现在的声像资料多以电子文件为主，建议适当缩短声像档案移交时间，重大活动结束后即要求将活动主办部门将相关声像资料移交档案室，日常工作中产生的声像档案可采取及时预立卷，季度或半年度移交档案室集中管理的归档方式，这样有利于提高声像档案归档的及时性和完整率。同时在声像档案管理制度中，应明确声像资料产生部门、档案管理部门的职责和相应的责任追究办法，以更好的督促开展好声像档案管理工作。
第四，加强声像档案开发利用。笔者建议一是将传统的声像档案管理模式与信息化技术结合，实现声像档案资料的数字化，为档案的查阅使用提供便利。二是以年为界，加强同类事物在不同年度发展演变的研究。以交管雷达设备为例，从当初的南浏交管设备到现在的交管设置，经过了几个时代的变化，如果声像资料齐全，通过交管设备声像档案的研究，可以生动形象的展示海事信息化监管设备的过程，同时可以知微见酌，从设备的演变推衍出海事监管数字化的演变。三是将声像档案材料和纸质档案材料有机结合，深度研究海事机构、海事监管、海事服务等方面工作思路、举措、效果等方面的变化。
第五，加强声像档案保管硬件建设。声像档案保管要求较高，一般应符合“六防”的要求。一要防火。二要防光。库房窗子宜少宜小。在窗子上加设遮阳板或挂放光窗帘或在玻璃上涂些紫外线吸收剂，库内光源应使用白炽灯。三要防尘。最好在库房内安装空调设备，以净化空气。四要防潮、防高温。声像档案保管对温湿度的要求极高，必须适中，库房内应保持干燥、凉爽，相对湿度保持在50～65%。五要防震。在录像带的保管上要注意防碰击、防振动。工作人员操作时动作尽量要轻，严禁摔扔。装具应有防震减震设备。如在装具内放些适量的泡沫塑料等。六要防磁。最好使用防磁柜，对声像档案保护效果较好。
结束语
声像档案管理工作和其他门类档案管理工作一样，是一项系统工作，需要从人、机、料、法、环的角度，保障声像档案形成、收集、整理、保管和利用各个环节的工作都到位，这样声像档案的管理才上新台阶。
参考文献
[1]李玉芬.做好声像档案管理工作的几点建议[J].中国集体经济，
2007，5：21-23.
[2]徐旭光.如何做好高校声像档案的收集、管理与利用[J].研究与探索，2008，7：16-19.