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【摘 要】 目前，建筑市场的发展逐渐正在向大型城市综合体建筑群的方向快步前进，而做为大型国有建筑施工企业，做为总承包管理的要求也越来越突出；而工程资料的过程编写、收集、整理和归档，也愈来愈成为工程顺利施工和交付的关键，因此，在施工前有预见，施工中具体落实、勤动手动脑，精准、及时、到位、齐全的编写、收集和整理，为竣工后的合理、准确归档奠定下牢固的基础。
【关键词】 唐山某工程；资料管理；专业分包；河北省资料管理规程
一、工程概况
本工程位于河北省唐山市中心地区，场区地理位置极其显要。
本工程由商业裙房及四栋塔楼组成，地下二层，地上裙房五层局部步行街为三层，塔楼27层。总建筑面积347285.10㎡，建筑总高度99.90m。
本工程裙房主体为框架结构，塔楼主体为框架剪力墙核心筒结构；裙房采用天然地基筏板基础，塔楼采用现浇钢筋混凝土灌注桩和现浇钢筋混凝土筏板基础相结合的基础形式；抗震设防烈度为8度，设计使用年限50年，结构安全等级为二级。商业裙房采光顶造型部分设有14根型钢混凝土柱，柱之间采用型钢筋混凝土梁连接的结构形式。
本工程二次围护墙结构：裙房和塔楼隔墙均采用200厚加气砼砌块。
外装修主要为玻璃幕墙、石材幕墙、铝板幕墙及钢结构采光顶棚等，内装修主要为地砖及石材楼地面、乳胶漆内墙、石膏板及铝板吊顶等，具体专业分包由业主确定，我司实施总承包管理。
二、工程资料管理难点和重点
1、明确资料管理的难点
1.1本工程属于业态管理，主力店：百货、书店、ZARA、优衣库、大玩家、国美电器、大歌星、影院、艳阳天、派特森、百合春天、C&A、HM、沃尔玛超市等13家；步行街招商小店鋪（含餐饮）等近300家；各类型装修标准不一，划分范围广，尤其是步行街，因为招商的原因，各类商家合铺和分铺特别频繁，导致图纸变更多、加固多，我司介入的专业分包也多。
1.2我司属总承包管理，我司负责施工的范畴除了主要的主体、二次结构砌筑、粗装修、普通机电以外，各区域精装均在我司总承包范围之内，因此，整个商业综合体内是施工内容繁杂，施工专业范围广，各项材料应用多、资料多，这是收集、报验和归档的难点。
2、明确了上述的难点之后，确定项目资料管理的重点
2.1重点：单位工程施工技术资料的作用：
2.1.1是反映工程质量和工作质量的重要依据
2.1.2是单位工程施工全过程的真实记录
2.1.3是单位工程日后维修、扩建、更新的重要档案材料
2.1.4统一建筑施工企业技术资料的管理工作，有利于工程质量检查和归档。
2.2人的因素：因主力店和商铺繁多，各项功能区域的变更较多，因此项目首先确定了技术部的专业资料管理员，2名，负责日常工作中我司负责施工范围的所有工程技术资料的编制、收集、上报和归档；分包专业资料管理员1名，负责我司施工范畴内的专业分包，例如：钢结构、采光顶幕墙、结构加固、观光梯等施工资料的编制、收集、上报和归档；同时该资料员还负责各建设单位制定分包的多有施工范畴内的资料归档的过程管理，例如：主力店、商铺、机电安装、消防、幕墙等的资料管理，同时要求各分包设置专业资料员负责本司施工范畴内的工程技术资料管理工作；设置项目实验员1名，负责我司施工范畴内的所有工程材料进场的对接、验收和复验，并及时将复验结果收集、整理、归档和上报工作。
2.3项目编制了《工程技术资料管理方案》，就本工程的所有工程技术资料的过程编制、收集、整理和上报、归档做了详细的策划和管理，明确了工程技术资料组卷的原则性：“施工技术资料的组卷应遵循工程文件自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系”的重要；同时项目就类多的分包施工，编制了《分包资料流程》见下附图1、《总分包明细》见下附图2：不仅根据合同施工范畴，划分了我司与各专业间的区域划分和工作内容，更是就本工程的各分包单位资料的编制、收集和整理、上报，制定了详细的流程和目的。
附图1 分包资料流程图（其一） 附图2 总分包明细表（表头）
上述几项方案和规则的制定，给本工程的工程技术资料管理确定了范围，制定了措施和实施的要求，给最终完整、齐备、准确、及时的编制、收集和整理资料并顺利归档，指明了方向，也大大提高了资料管理的内在质量。
三、重点实施方法
制定了资料管理方案和策略之后，项目实施了以下重要措施：
1、根据施工图纸将本工程施工区域划分为4个大区域，同时各区域内的塔楼和裙房又相互分开，再根据功能区域的不同，将各个主力店的招商范围进行相应的分隔和合并；其次：根据分区工作面交付的时间不同，见两个土建资料员的工作进行责任划分，明确职责和工作内容，将资料内容所需资料和《总分包明细表》一一下发并明确给相关部门，工程部、物资部和商务部，对各分区劳务落实、物资使用和调用、工程使用的物资性能等等提供基础依据，并对下步招商功能的不同，将区域精装资料的划分和编写落实到具体的责任人，保证资料编写及时，归区正确，无遗漏，无缺项。
2、根据工程分部划分原则，就本工程竣工资料的目录进行了汇编，见下附图3《竣工档案移交目录》；要求各分区资料员和分包资料员根据本工程实施分部划分，明确其本区域资料如何归档入册、顺序、内容，不仅做到心中有数，更是要求做到本范围的资料精准、齐全，不落项。
附图3 竣工资料移交目录（表一） 附图4 组卷归档明细表
3、根据上述1、2条的划分和《河北省建筑技术资料管理规程》各分部、分项的划分原则，项目编制了本工程技术资料的《组卷归档明细表》，见附图4；该明细表不仅明确了本工程各分包单位所施工区域的分部所属，更是结合《分包专业流程》表，明确了各相关资料分部汇总的原则，给本工程最终总分部分项的汇总列明了子分部或分项，也给最终本工程竣工卷单位工程竣工验收记录表的填写奠定了基础。 4、由于本工程施工过程产生的技术资料种类多、数量大，要做好资料的管理，首先要进行明确的分工，责任到人，具体到每种资料由哪个部门、哪个人具体进行编制，同时，在资料的形成、收集和归档整理的环节上，明确责任；在施工过程中，由加强监督，及时整改，过程中的监督和检查是极为重要的，对资料编写的完整性、及时性具有不可估量的重任，否则将会造成工作的积压，报告迟缓、资料上报不及时，工序间的衔接出现漏洞等等问题，这些都很容易造成资料的缺失现象，因此，通过每周、每月的资料专项检查，由资料员提出整改，以书面形式通知至相关部门、相关责任人，以此保证资料形成的及时性、完整性和有效性。
5、对外协调，明确质量、安全、进度、成本等基准要求，通过与业主、监理、档案、分包等单位及部门的协调，通过有效的沟通，明确标准，督促分包单位完成自身收集的准确性、完整性，增强各专业分区间的联系，减少了不必要的重复及有限的规避风险。
6、做好过程技术资料管理的同时，资料员还要做好和项目各个部门的沟通；做好与业主、监理、设计和沟通；做好与分包、专业分包的沟通；不仅做好自己本职工作，还要做好图纸的管理；做好技术方案的管理；做好现场技术问题的管理；还要做好项目信息管理，明确各部门应交付的资料种类、样式，及时传达业主、监理、设计方的意见、通知或者变更等为工程的顺利施工和完美交验提供可靠地技术依据。
四、小结
为了保证本工程技术资料的归档，我司编写了《唐山某工程竣工资料歸档细则》，见下附图5，并将该细则上报建设单位和监理，在签署同意意见之后，将此细则下发本部资料员和各分包单位技术资料员，给本工程技术资料的顺利汇编和归档提供可实施性原则；目前，各项资料汇编工作已经全面结束，顺利交付建设工程当地档案馆、建设单位、商管公司等单位。
附图5 竣工资料归档细则报审单表样
五、后记
本工程自2009年5月10日签署开工令，至2011年12月17日正式通过唐山市质量监督站验收，时经日历天数950天，历经3个雨季、2个冬季施工，涉及我司土建主体和粗装修7家分包单位、我司专业分包单位（机电安装、锚杆施工、劲性梁柱钢结构、采光顶、观光梯和影院钢结构、门头钢架施工和影院IMAX外装修、塔楼外装修、内部零星精装修）等结构和装修分包单位、主力店精装修单位21家分包单位和其他电梯、强电、弱电、通信、煤气、市政给水、市政排水、智能化、泛光照明、LOGO设计和施工、厂区道路、绿化等13家专业分包单位，这其中还不含建设单位制定的材料供货方等；
在整个工程实施过程中，各工序交叉配合，各专业协调作业，给资料的收集、编写造成了很大的难度，导致我司在最终工程资料归档过程中，具体各分包专业单位在本区域的施工内容如何在工程分部中穿插，资料归属专业等，归由各专业分包单位均按照本区域施工范畴，就资料归属编制各子分部，最终汇总进行汇总做分部，见下附图6《分部工程质量验收记录》；
附图6 汇总分部工程质量验收记录（其一）
这些在无形中给内业资料员增加了任务和难度，因为本工程是我司首次施工大型商业综合体工程，面积大，工期紧，变更多、专业配合多，做为总承包方管理，前期我们的资料员在整体配合上，意识不强、界面模糊，而且做为土建专业资料员，给其他机电专业、精装等不能及时提供可靠、正确指导，再加上建设单位工程变更频繁，材料选材档次一再的提升，材料封样不断的更改、确认等原因，资料员应对疲乏，一度造成土建资料完整、齐全，而分包方技术资料管理松懈，资料编写和收集整理均滞后于施工进程的现象；因此，作为总承包方，我们不仅编写了大量的关于本工程资料管理、分包配合等的相关联系单，将材料报验，更对图纸核对，双方配合等报请甲方、监理审批，而且多次见施工内容进行核对、签确，上建设单位规划院、设计院进行释疑，了解建设单位施工目的，设计依据，从而及时出具项目施工的正确指导意见文书和联系单，再下发各分包单位，引起重视等；同时，加大本项目内业资料员的业务能力、实际操作技能，熟悉图纸，了解工程实际施工内容……提升总承包主导地位，不断给后续大量分包单位进场施工，技术资料编写、收集、整理、归档提供了主动服务，变等着来问、再查，转换成主动根据进度或者甲方需求去指导，很好的改观了本工程的资料管理性质，同时编制了项目各部门的责任分配表，见附图7，将各部门在各个分部工程施工中应担负的职权进行合理分配，保证施工过程资料编写及时、收集及时、欠缺资料。
附图7 项目责任分配
因此：对于大型综合体项目的工程技术资料管理，保证工程技术资料的准确性、真实性、完整性、齐全性，人是第一位，要有责任心，方可认真、努力、切实的去实施；要有过硬的业务能力，方可精准、全面、细致的完善资料内容，给整个工程提供有力、可靠依据。
作者简介：杨艳红，女，1995年毕业自焦作工学院（现河南理工大学），本科学历、高级工程师，高级项目管理师；从事建筑施工现场管理20年，历任项目总工、执行经理等职；具有丰富的建筑工程施工项目管理能力。
【关键词】 唐山某工程；资料管理；专业分包；河北省资料管理规程
一、工程概况
本工程位于河北省唐山市中心地区，场区地理位置极其显要。
本工程由商业裙房及四栋塔楼组成，地下二层，地上裙房五层局部步行街为三层，塔楼27层。总建筑面积347285.10㎡，建筑总高度99.90m。
本工程裙房主体为框架结构，塔楼主体为框架剪力墙核心筒结构；裙房采用天然地基筏板基础，塔楼采用现浇钢筋混凝土灌注桩和现浇钢筋混凝土筏板基础相结合的基础形式；抗震设防烈度为8度，设计使用年限50年，结构安全等级为二级。商业裙房采光顶造型部分设有14根型钢混凝土柱，柱之间采用型钢筋混凝土梁连接的结构形式。
本工程二次围护墙结构：裙房和塔楼隔墙均采用200厚加气砼砌块。
外装修主要为玻璃幕墙、石材幕墙、铝板幕墙及钢结构采光顶棚等，内装修主要为地砖及石材楼地面、乳胶漆内墙、石膏板及铝板吊顶等，具体专业分包由业主确定，我司实施总承包管理。
二、工程资料管理难点和重点
1、明确资料管理的难点
1.1本工程属于业态管理，主力店：百货、书店、ZARA、优衣库、大玩家、国美电器、大歌星、影院、艳阳天、派特森、百合春天、C&A、HM、沃尔玛超市等13家；步行街招商小店鋪（含餐饮）等近300家；各类型装修标准不一，划分范围广，尤其是步行街，因为招商的原因，各类商家合铺和分铺特别频繁，导致图纸变更多、加固多，我司介入的专业分包也多。
1.2我司属总承包管理，我司负责施工的范畴除了主要的主体、二次结构砌筑、粗装修、普通机电以外，各区域精装均在我司总承包范围之内，因此，整个商业综合体内是施工内容繁杂，施工专业范围广，各项材料应用多、资料多，这是收集、报验和归档的难点。
2、明确了上述的难点之后，确定项目资料管理的重点
2.1重点：单位工程施工技术资料的作用：
2.1.1是反映工程质量和工作质量的重要依据
2.1.2是单位工程施工全过程的真实记录
2.1.3是单位工程日后维修、扩建、更新的重要档案材料
2.1.4统一建筑施工企业技术资料的管理工作，有利于工程质量检查和归档。
2.2人的因素：因主力店和商铺繁多，各项功能区域的变更较多，因此项目首先确定了技术部的专业资料管理员，2名，负责日常工作中我司负责施工范围的所有工程技术资料的编制、收集、上报和归档；分包专业资料管理员1名，负责我司施工范畴内的专业分包，例如：钢结构、采光顶幕墙、结构加固、观光梯等施工资料的编制、收集、上报和归档；同时该资料员还负责各建设单位制定分包的多有施工范畴内的资料归档的过程管理，例如：主力店、商铺、机电安装、消防、幕墙等的资料管理，同时要求各分包设置专业资料员负责本司施工范畴内的工程技术资料管理工作；设置项目实验员1名，负责我司施工范畴内的所有工程材料进场的对接、验收和复验，并及时将复验结果收集、整理、归档和上报工作。
2.3项目编制了《工程技术资料管理方案》，就本工程的所有工程技术资料的过程编制、收集、整理和上报、归档做了详细的策划和管理，明确了工程技术资料组卷的原则性：“施工技术资料的组卷应遵循工程文件自然形成规律，保持卷内文件内容之间的系统联系”的重要；同时项目就类多的分包施工，编制了《分包资料流程》见下附图1、《总分包明细》见下附图2：不仅根据合同施工范畴，划分了我司与各专业间的区域划分和工作内容，更是就本工程的各分包单位资料的编制、收集和整理、上报，制定了详细的流程和目的。
附图1 分包资料流程图（其一） 附图2 总分包明细表（表头）
上述几项方案和规则的制定，给本工程的工程技术资料管理确定了范围，制定了措施和实施的要求，给最终完整、齐备、准确、及时的编制、收集和整理资料并顺利归档，指明了方向，也大大提高了资料管理的内在质量。
三、重点实施方法
制定了资料管理方案和策略之后，项目实施了以下重要措施：
1、根据施工图纸将本工程施工区域划分为4个大区域，同时各区域内的塔楼和裙房又相互分开，再根据功能区域的不同，将各个主力店的招商范围进行相应的分隔和合并；其次：根据分区工作面交付的时间不同，见两个土建资料员的工作进行责任划分，明确职责和工作内容，将资料内容所需资料和《总分包明细表》一一下发并明确给相关部门，工程部、物资部和商务部，对各分区劳务落实、物资使用和调用、工程使用的物资性能等等提供基础依据，并对下步招商功能的不同，将区域精装资料的划分和编写落实到具体的责任人，保证资料编写及时，归区正确，无遗漏，无缺项。
2、根据工程分部划分原则，就本工程竣工资料的目录进行了汇编，见下附图3《竣工档案移交目录》；要求各分区资料员和分包资料员根据本工程实施分部划分，明确其本区域资料如何归档入册、顺序、内容，不仅做到心中有数，更是要求做到本范围的资料精准、齐全，不落项。
附图3 竣工资料移交目录（表一） 附图4 组卷归档明细表
3、根据上述1、2条的划分和《河北省建筑技术资料管理规程》各分部、分项的划分原则，项目编制了本工程技术资料的《组卷归档明细表》，见附图4；该明细表不仅明确了本工程各分包单位所施工区域的分部所属，更是结合《分包专业流程》表，明确了各相关资料分部汇总的原则，给本工程最终总分部分项的汇总列明了子分部或分项，也给最终本工程竣工卷单位工程竣工验收记录表的填写奠定了基础。 4、由于本工程施工过程产生的技术资料种类多、数量大，要做好资料的管理，首先要进行明确的分工，责任到人，具体到每种资料由哪个部门、哪个人具体进行编制，同时，在资料的形成、收集和归档整理的环节上，明确责任；在施工过程中，由加强监督，及时整改，过程中的监督和检查是极为重要的，对资料编写的完整性、及时性具有不可估量的重任，否则将会造成工作的积压，报告迟缓、资料上报不及时，工序间的衔接出现漏洞等等问题，这些都很容易造成资料的缺失现象，因此，通过每周、每月的资料专项检查，由资料员提出整改，以书面形式通知至相关部门、相关责任人，以此保证资料形成的及时性、完整性和有效性。
5、对外协调，明确质量、安全、进度、成本等基准要求，通过与业主、监理、档案、分包等单位及部门的协调，通过有效的沟通，明确标准，督促分包单位完成自身收集的准确性、完整性，增强各专业分区间的联系，减少了不必要的重复及有限的规避风险。
6、做好过程技术资料管理的同时，资料员还要做好和项目各个部门的沟通；做好与业主、监理、设计和沟通；做好与分包、专业分包的沟通；不仅做好自己本职工作，还要做好图纸的管理；做好技术方案的管理；做好现场技术问题的管理；还要做好项目信息管理，明确各部门应交付的资料种类、样式，及时传达业主、监理、设计方的意见、通知或者变更等为工程的顺利施工和完美交验提供可靠地技术依据。
四、小结
为了保证本工程技术资料的归档，我司编写了《唐山某工程竣工资料歸档细则》，见下附图5，并将该细则上报建设单位和监理，在签署同意意见之后，将此细则下发本部资料员和各分包单位技术资料员，给本工程技术资料的顺利汇编和归档提供可实施性原则；目前，各项资料汇编工作已经全面结束，顺利交付建设工程当地档案馆、建设单位、商管公司等单位。
附图5 竣工资料归档细则报审单表样
五、后记
本工程自2009年5月10日签署开工令，至2011年12月17日正式通过唐山市质量监督站验收，时经日历天数950天，历经3个雨季、2个冬季施工，涉及我司土建主体和粗装修7家分包单位、我司专业分包单位（机电安装、锚杆施工、劲性梁柱钢结构、采光顶、观光梯和影院钢结构、门头钢架施工和影院IMAX外装修、塔楼外装修、内部零星精装修）等结构和装修分包单位、主力店精装修单位21家分包单位和其他电梯、强电、弱电、通信、煤气、市政给水、市政排水、智能化、泛光照明、LOGO设计和施工、厂区道路、绿化等13家专业分包单位，这其中还不含建设单位制定的材料供货方等；
在整个工程实施过程中，各工序交叉配合，各专业协调作业，给资料的收集、编写造成了很大的难度，导致我司在最终工程资料归档过程中，具体各分包专业单位在本区域的施工内容如何在工程分部中穿插，资料归属专业等，归由各专业分包单位均按照本区域施工范畴，就资料归属编制各子分部，最终汇总进行汇总做分部，见下附图6《分部工程质量验收记录》；
附图6 汇总分部工程质量验收记录（其一）
这些在无形中给内业资料员增加了任务和难度，因为本工程是我司首次施工大型商业综合体工程，面积大，工期紧，变更多、专业配合多，做为总承包方管理，前期我们的资料员在整体配合上，意识不强、界面模糊，而且做为土建专业资料员，给其他机电专业、精装等不能及时提供可靠、正确指导，再加上建设单位工程变更频繁，材料选材档次一再的提升，材料封样不断的更改、确认等原因，资料员应对疲乏，一度造成土建资料完整、齐全，而分包方技术资料管理松懈，资料编写和收集整理均滞后于施工进程的现象；因此，作为总承包方，我们不仅编写了大量的关于本工程资料管理、分包配合等的相关联系单，将材料报验，更对图纸核对，双方配合等报请甲方、监理审批，而且多次见施工内容进行核对、签确，上建设单位规划院、设计院进行释疑，了解建设单位施工目的，设计依据，从而及时出具项目施工的正确指导意见文书和联系单，再下发各分包单位，引起重视等；同时，加大本项目内业资料员的业务能力、实际操作技能，熟悉图纸，了解工程实际施工内容……提升总承包主导地位，不断给后续大量分包单位进场施工，技术资料编写、收集、整理、归档提供了主动服务，变等着来问、再查，转换成主动根据进度或者甲方需求去指导，很好的改观了本工程的资料管理性质，同时编制了项目各部门的责任分配表，见附图7，将各部门在各个分部工程施工中应担负的职权进行合理分配，保证施工过程资料编写及时、收集及时、欠缺资料。
附图7 项目责任分配
因此：对于大型综合体项目的工程技术资料管理，保证工程技术资料的准确性、真实性、完整性、齐全性，人是第一位，要有责任心，方可认真、努力、切实的去实施；要有过硬的业务能力，方可精准、全面、细致的完善资料内容，给整个工程提供有力、可靠依据。
作者简介：杨艳红，女，1995年毕业自焦作工学院（现河南理工大学），本科学历、高级工程师，高级项目管理师；从事建筑施工现场管理20年，历任项目总工、执行经理等职；具有丰富的建筑工程施工项目管理能力。