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摘要：本研究从A公司控制作业面切入分析，从早期人工作业方式到后来通过信息化系统的查核，导入流程签核系统进行缺失追踪改善，并以采购及付款循环的查核为范本，進而研究A公司内部控制作业方式信息化的未来发展。
关键词：信息环境；内部控制；强化；采购；付款循环
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-0-02
一、信息化对内部控制的冲击
内部控制用来监督、预防与警示公司治理的各项风险或警讯。从以往的经验来看，出现问题的公司其内部控制一定做得不好；但内部控制做得好的公司也不代表就不会有类似的情况发生，但借助内部控制的控管，有助于事前的示警与掌握风险，降低投资大众的损失。现今的企业不仅规模倍增，跨国生产更是常态，加上信息设备与IT技术的突飞猛进，动不动就是导入上千万的ERP系统、MES系统、流程签核系统等，资料量与作业流程也从纸本与人工变成电子档案与系统自动化。不论在质与量上均是数百倍的成长。在这样的环境变化之下，内部控制在执行查核过程中，若不能深入了解企业营运相关的各项系统与资料，并通过IT工具的协助分析与事后追踪，将无法使内部控制发挥预期的效果，更无法有效降低企业营运风险。
在信息环境下，企业普遍导入各类信息化软件来提升本身的竞争力，如ERP、PLM、APS、SCM、MES等。各种营运活动相关的作业模式由以往的人工及纸本模式改成自动化流程及电子资料，资料量更是难以估计。因此内部控制的作业模式若仍采用以往的简单随机抽样进行，不仅无法有效的达到事先预警的机制，连基本的作业流程是否有按照制度执行都有判断上的盲点存在。所以控制的手法也需同步改进，搭配系统与IT技术，经由系统化的资料汇整与分析，从中发现违反内部控制制度或作业程序的问题，进而提出改善建议与追踪改善进度，降低营运风险。
二、A公司内部控制工作概述
A公司为LJ市第一家家居连锁厂商，一贯以“全方位的技术创新，成为家具市场的领导者”为企业愿景、以“追求利润、创新科技、丰富视觉生活”为使命，秉持“创造革新、追求完美、团队合作”的永续发展的经营理念，不管对员工个人、对公司企业以及对LJ市以及全国的贡献是有目共睹的。
依据我国相关内部控制实施细则的规定，在进行内部控制作业时，应包含下列项目及程序：拟定年度控制计划，包括每月应控制的作业项目；撰写工作底稿及正式控制报告；发出追办事项并追踪责任单位改善进度事项；年度控制计划的执行状况与异常事项改善情形；复核各单位及子公司的控制制度自行检查结果后出具控制声明书。
A公司依据董事会通过的控制计划，在查核开始前先发出“控制通知”通知相关责任单位，说明本次查核的内容、时间与范围，并由内部控制单位进行风险评估或主管交办的查核重点，进行资料的抽样，并请责任单位提供相关作业规范、文件、表单或资料，依据内部控制制度的规定与内部控制实施细则进行查核，若发现有违反制度规定或未依作业程序正常执行的情形时，保存相关的资料或表单，并发出追办单请责任单位填写“发生原因”与“改善对策”，而后汇整本次查核的表单资料、工作底稿、控制报告与追办单后上呈董事长批示后，并于下个月月底前将相关报告交付独立董事与监察人查阅后归档备查，完成此次的查核作业。追办单中责任单位是否依对策有效执行则于下次查核时列入复核项目，上并于工作底稿与控制报告中说明改善状况。
三、A公司内部控制导入信息化流程比对分析
本节旨在说明A公司在一开始由内部控制人员进行简单随机抽样的查核方式，到导入系统进行抽样资料分析比对、导入追办事项控管系统进行改善项目的追踪，两者间之作业差异、绩效与对内部管理制度的影响。重点以“采购与付款循环”为例，将重点放在抽样资料分析与缺失改善追办单进度控管掌握两个项目。
（一）A公司抽样资料方式改善前后差异
一是未导入资料抽样程序前的做法。由控制员通过原有采购员日常作业的查询程序，输入日期范围后带出该期间内所有订单资料，再从中简单随机抽样几笔订单后，请购员提供相关订单原始单据与纸本资料，核对是否有依规定作业办理。A公司每年的订购单笔数超过30000笔，通过人工的方式笔数，每次大约仅能复核10-20笔资料，比对的重点在该抽样样本书面资料上的“请购单”、“订单号”、“品名规格”、“数量”、“单价”、“总价”、“币别”、“订购日期”、“签核主管”等是否有依规定填写清楚及主管核准。能在如此低的抽样比率中刚好找到有问题的订单资料，并从中发现到缺失，需具备非常好的运气不可。即使在非常好的运气加持发现缺失，也仅仅是单一笔资料的问题，偏向于作业面的缺失，也就是局限于点的查核，无法有效的发现流程线或者是制度设计构面的缺失。
二是导入抽样程序后的做法。依据前述查核的重点项目汇整查核需求后，请资讯单位另行开发符合内部控制查核的资料查询程序，并提供汇出excel的功能，由查核人员输入日期区间后汇出相关的所有订单原始资料，汇出资料栏位有请购单号、订单号、请购日期、订购日期、料号、品名规格、收料序号、收料日期、检验结果、发票号码、发票日期、传票号等，从这些栏位资料中，可衍生出各种不同面向的统计分析结果，例如：时序上是否正确？（如请购日期<订购日期<收料日期<传票日期）；作业时效是否过久？（请购至订购的天数、订购至收料之天数、收料至付款天数、请购至结案天数）；各种检验类型的资料统计（正常入库、不良批退、不良特认）；是否提前付款？（收料入库日期 付款条件付款日期）等。配合该次查核的风险评估后，对高风险作业的所有母体资料进行分析统计，综整出查核区间内系统面资料是否依规定办理？若有缺失，亦可从资料分析趋势中加以判断是属于个案的作业点疏失？或是制度设计上的不完整造成？由于有母体资料的统计结果作为印证，可提供受查单位进一步研讨与改善的空间，进而提升管理或内控水平。 （二）A公司导入追办事项控管系统善前后作法差异
经过上述查核后若發现缺失，会经由下列流程进行原因说明与对策改善：控制单位开出追办单给责任单位→责任单位填写发生原因与改善对策→责任单位主管核准→控制单位汇整“控制报告”、“追办单”上呈董事长批示→结案归档→下次查核时复核相关对策是否依对策改善完成。
一是未导入“追办事项控管系统”前的做法。采用纸本方式发出追办单，控制单位常面临下列的问题点：纸本追办单发出后追踪不易，主管交办后，常常找不到责任单位的对应窗口或承办人员，甚至有追办单遗失的情况发生（A公司追办单的回复时效为5个工作天）；对策回复并经董事长签核后归档备查，并于下次查核时复核改善进度（通常为1年后），改善对策之时效大打折扣；追办单为控制单位的工作绩效，目的在于即时改善缺失降低公司营运与管理风险，因无系统的协助控管，对已发生的追办单及其改善对策无法有效掌握。
二是导入“追办事项控管系统”后的做法。为改善前述纸本追办单的效率与跟催的问题点，从2008/10/01起A公司开始试行“追办事项控管系统”，结合公司NotesWorkflow的软件开发电子化签核系统，将原本纸本方式改为电子化系统，结合公司的组织架构，利用线上进行责任单位指派、主管核准、列印与逾期跟催，大大提升文件透明度。该系统经过2个月测试后，于2009/01/01正式导入LJ市厂区使用，已获得初步的成效。目前也陆续收集作业中各项可以优化的地方进行检讨，作为明年度海外厂区导入的参考。
四、研究结论与讨论
从A公司“采购及付款循环”的改善可以发现，原本的作业方式，也可以说是符合法令规定的低标，通过简单随机抽样与查核来发现缺失，到后来与企业信息系统结合，明显在下列方面对作业流程与内部控制有明显改善：与企业营运系统相结合；母体资料完整，参考性高且有不同面向的分析结果；从点的查核提升至流程线、制度面的全面查核；资料的保存与取得更严谨与完整。
本研究采用个案研究法，选择A公司为研究对象，经过分析与汇总，现可提出研究结论如下：一是应以“正向思考”来看待内部控制作业。A公司内部控制作业秉持“客观公正、独立超然”的精神发现事实真相，并提供决策者参考。就如同身体的健康检查一样，检验报告客观的告知身体健康状况，如血压是否正常？胆固醇是否过高？体重是否过重等？但后续的改善就得靠个人努力，因为改善与否与效果如何，最后都是由个人来承担。二是内部控制应与企业营运目标结合，并适时调整。采用80-20原则，将80%的资源投注在公司营运目标的高风险作业上面，正常例行作业或低风险的作业则可简单处理。三是内部控制需与公司营运系统结合。现今企业规模庞大，各公司均会导入系统来维持一般流程的正常运行，这包括自行开发或买入的套装软件。简而言之，企业营运已与系统相结合，资料、流程、控制点均在系统上，因此内部控制也需调整，朝向与系统结合的角度来思考与作业。
参考文献：
[1]李连华.公司治理结构与内部控制的链接与互动[J].会计研究，2005（2）.
[2]白万钢.基于管控的集团内部控制[M].中国发展出版社，2009.
关键词：信息环境；内部控制；强化；采购；付款循环
中图分类号：F270 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2013）12-0-02
一、信息化对内部控制的冲击
内部控制用来监督、预防与警示公司治理的各项风险或警讯。从以往的经验来看，出现问题的公司其内部控制一定做得不好；但内部控制做得好的公司也不代表就不会有类似的情况发生，但借助内部控制的控管，有助于事前的示警与掌握风险，降低投资大众的损失。现今的企业不仅规模倍增，跨国生产更是常态，加上信息设备与IT技术的突飞猛进，动不动就是导入上千万的ERP系统、MES系统、流程签核系统等，资料量与作业流程也从纸本与人工变成电子档案与系统自动化。不论在质与量上均是数百倍的成长。在这样的环境变化之下，内部控制在执行查核过程中，若不能深入了解企业营运相关的各项系统与资料，并通过IT工具的协助分析与事后追踪，将无法使内部控制发挥预期的效果，更无法有效降低企业营运风险。
在信息环境下，企业普遍导入各类信息化软件来提升本身的竞争力，如ERP、PLM、APS、SCM、MES等。各种营运活动相关的作业模式由以往的人工及纸本模式改成自动化流程及电子资料，资料量更是难以估计。因此内部控制的作业模式若仍采用以往的简单随机抽样进行，不仅无法有效的达到事先预警的机制，连基本的作业流程是否有按照制度执行都有判断上的盲点存在。所以控制的手法也需同步改进，搭配系统与IT技术，经由系统化的资料汇整与分析，从中发现违反内部控制制度或作业程序的问题，进而提出改善建议与追踪改善进度，降低营运风险。
二、A公司内部控制工作概述
A公司为LJ市第一家家居连锁厂商，一贯以“全方位的技术创新，成为家具市场的领导者”为企业愿景、以“追求利润、创新科技、丰富视觉生活”为使命，秉持“创造革新、追求完美、团队合作”的永续发展的经营理念，不管对员工个人、对公司企业以及对LJ市以及全国的贡献是有目共睹的。
依据我国相关内部控制实施细则的规定，在进行内部控制作业时，应包含下列项目及程序：拟定年度控制计划，包括每月应控制的作业项目；撰写工作底稿及正式控制报告；发出追办事项并追踪责任单位改善进度事项；年度控制计划的执行状况与异常事项改善情形；复核各单位及子公司的控制制度自行检查结果后出具控制声明书。
A公司依据董事会通过的控制计划，在查核开始前先发出“控制通知”通知相关责任单位，说明本次查核的内容、时间与范围，并由内部控制单位进行风险评估或主管交办的查核重点，进行资料的抽样，并请责任单位提供相关作业规范、文件、表单或资料，依据内部控制制度的规定与内部控制实施细则进行查核，若发现有违反制度规定或未依作业程序正常执行的情形时，保存相关的资料或表单，并发出追办单请责任单位填写“发生原因”与“改善对策”，而后汇整本次查核的表单资料、工作底稿、控制报告与追办单后上呈董事长批示后，并于下个月月底前将相关报告交付独立董事与监察人查阅后归档备查，完成此次的查核作业。追办单中责任单位是否依对策有效执行则于下次查核时列入复核项目，上并于工作底稿与控制报告中说明改善状况。
三、A公司内部控制导入信息化流程比对分析
本节旨在说明A公司在一开始由内部控制人员进行简单随机抽样的查核方式，到导入系统进行抽样资料分析比对、导入追办事项控管系统进行改善项目的追踪，两者间之作业差异、绩效与对内部管理制度的影响。重点以“采购与付款循环”为例，将重点放在抽样资料分析与缺失改善追办单进度控管掌握两个项目。
（一）A公司抽样资料方式改善前后差异
一是未导入资料抽样程序前的做法。由控制员通过原有采购员日常作业的查询程序，输入日期范围后带出该期间内所有订单资料，再从中简单随机抽样几笔订单后，请购员提供相关订单原始单据与纸本资料，核对是否有依规定作业办理。A公司每年的订购单笔数超过30000笔，通过人工的方式笔数，每次大约仅能复核10-20笔资料，比对的重点在该抽样样本书面资料上的“请购单”、“订单号”、“品名规格”、“数量”、“单价”、“总价”、“币别”、“订购日期”、“签核主管”等是否有依规定填写清楚及主管核准。能在如此低的抽样比率中刚好找到有问题的订单资料，并从中发现到缺失，需具备非常好的运气不可。即使在非常好的运气加持发现缺失，也仅仅是单一笔资料的问题，偏向于作业面的缺失，也就是局限于点的查核，无法有效的发现流程线或者是制度设计构面的缺失。
二是导入抽样程序后的做法。依据前述查核的重点项目汇整查核需求后，请资讯单位另行开发符合内部控制查核的资料查询程序，并提供汇出excel的功能，由查核人员输入日期区间后汇出相关的所有订单原始资料，汇出资料栏位有请购单号、订单号、请购日期、订购日期、料号、品名规格、收料序号、收料日期、检验结果、发票号码、发票日期、传票号等，从这些栏位资料中，可衍生出各种不同面向的统计分析结果，例如：时序上是否正确？（如请购日期<订购日期<收料日期<传票日期）；作业时效是否过久？（请购至订购的天数、订购至收料之天数、收料至付款天数、请购至结案天数）；各种检验类型的资料统计（正常入库、不良批退、不良特认）；是否提前付款？（收料入库日期 付款条件付款日期）等。配合该次查核的风险评估后，对高风险作业的所有母体资料进行分析统计，综整出查核区间内系统面资料是否依规定办理？若有缺失，亦可从资料分析趋势中加以判断是属于个案的作业点疏失？或是制度设计上的不完整造成？由于有母体资料的统计结果作为印证，可提供受查单位进一步研讨与改善的空间，进而提升管理或内控水平。 （二）A公司导入追办事项控管系统善前后作法差异
经过上述查核后若發现缺失，会经由下列流程进行原因说明与对策改善：控制单位开出追办单给责任单位→责任单位填写发生原因与改善对策→责任单位主管核准→控制单位汇整“控制报告”、“追办单”上呈董事长批示→结案归档→下次查核时复核相关对策是否依对策改善完成。
一是未导入“追办事项控管系统”前的做法。采用纸本方式发出追办单，控制单位常面临下列的问题点：纸本追办单发出后追踪不易，主管交办后，常常找不到责任单位的对应窗口或承办人员，甚至有追办单遗失的情况发生（A公司追办单的回复时效为5个工作天）；对策回复并经董事长签核后归档备查，并于下次查核时复核改善进度（通常为1年后），改善对策之时效大打折扣；追办单为控制单位的工作绩效，目的在于即时改善缺失降低公司营运与管理风险，因无系统的协助控管，对已发生的追办单及其改善对策无法有效掌握。
二是导入“追办事项控管系统”后的做法。为改善前述纸本追办单的效率与跟催的问题点，从2008/10/01起A公司开始试行“追办事项控管系统”，结合公司NotesWorkflow的软件开发电子化签核系统，将原本纸本方式改为电子化系统，结合公司的组织架构，利用线上进行责任单位指派、主管核准、列印与逾期跟催，大大提升文件透明度。该系统经过2个月测试后，于2009/01/01正式导入LJ市厂区使用，已获得初步的成效。目前也陆续收集作业中各项可以优化的地方进行检讨，作为明年度海外厂区导入的参考。
四、研究结论与讨论
从A公司“采购及付款循环”的改善可以发现，原本的作业方式，也可以说是符合法令规定的低标，通过简单随机抽样与查核来发现缺失，到后来与企业信息系统结合，明显在下列方面对作业流程与内部控制有明显改善：与企业营运系统相结合；母体资料完整，参考性高且有不同面向的分析结果；从点的查核提升至流程线、制度面的全面查核；资料的保存与取得更严谨与完整。
本研究采用个案研究法，选择A公司为研究对象，经过分析与汇总，现可提出研究结论如下：一是应以“正向思考”来看待内部控制作业。A公司内部控制作业秉持“客观公正、独立超然”的精神发现事实真相，并提供决策者参考。就如同身体的健康检查一样，检验报告客观的告知身体健康状况，如血压是否正常？胆固醇是否过高？体重是否过重等？但后续的改善就得靠个人努力，因为改善与否与效果如何，最后都是由个人来承担。二是内部控制应与企业营运目标结合，并适时调整。采用80-20原则，将80%的资源投注在公司营运目标的高风险作业上面，正常例行作业或低风险的作业则可简单处理。三是内部控制需与公司营运系统结合。现今企业规模庞大，各公司均会导入系统来维持一般流程的正常运行，这包括自行开发或买入的套装软件。简而言之，企业营运已与系统相结合，资料、流程、控制点均在系统上，因此内部控制也需调整，朝向与系统结合的角度来思考与作业。
参考文献：
[1]李连华.公司治理结构与内部控制的链接与互动[J].会计研究，2005（2）.
[2]白万钢.基于管控的集团内部控制[M].中国发展出版社，2009.