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摘 要:本文主要介绍北部湾沿海的气候特点,其中影响档案保管的因素,结合高校档案保管的实际情况,针对这种气候特点,提出对档案保管的一些有效建议。
关键词:北部湾气候;档案保护;影响
我国幅员辽阔,从南到北,气候差异较大。研究区域气候特点,有针对性地提出档案保护措施,因地制宜地进行档案保护,有利于科学保管档案、延长档案寿命。根据气候特点开展档案保护工作,成为高校档案工作者面临的一个重要课题。北部湾大学地处北部湾地区钦州市,位于中国最南端,区域气候特点鲜明,有别于内陆其他地方,给档案保护提出了许多新的课题,值得我们研究。
1 北部湾地区气候特点及对档案保管的危害
北部湾位于中国南海西北部,东临广东雷州半岛和海南岛,北临广西壮族自治区,西临越南,与琼州海峡和南海相连,被中越两国陆地与海南岛所环抱。[1 ]本文讨论的北部湾地区指的是北部湾沿海相关城市,气候特点以钦州市为例,在北部湾地区具有代表性。该市位于北回归线以南,在亚洲东南部季风区内,季风环流明显。由于南临北部湾,海洋性气候亦明显,属亚热带季风型海洋性气候。[2 ]
1.1 夏长冬短,气温高,日照强
根据月平均气温高于22℃为夏季划分季节的方法,欽州市夏季长达6个月,即从每年4月底至10月底,占全年一半。全年平均气温为22℃,1月份是全年气温最低的月份,平均气温仍在10℃以上,比较暖和。钦州市年平均日照时数1800小时左右,太阳年辐射量104.6~108.8千卡每平方厘米[3 ]。总的来讲,北部湾地区常年气温高、日照强。
1.2 雨量丰富,常年湿度大
钦州市处在低纬度地带,雨量多,湿度较大,年均雨量为2104.2毫米,相对湿度为81%。夏、秋两季是湿热多雨季节,降雨量占全年81.7%,冬季雨量不大,仅占全年雨量的5.9%,为干冷少雨季节。[4 ]
1.3 季风盛行,夏季台风屡见不鲜
钦州市位于亚洲东、南部季风区内,季风环流非常明显,冬半年(10至3月)多吹北风和东北风,夏半年(4至9月)多南风。沿海地带易出现海陆风,风力缓和,日间风自海洋吹风向陆地,夜间反之,因此呈现有风的时间较长。钦州除受季风影响之外,每年7-8月还受到数次台风影响,风力一般8级左右,有时达10级以上。[5 ]
档案保管受到气候因素影响,最集中体现在日照、气温、湿度三个方面的因素。[6 ]高温与光线使得纸张出现发黄发脆、字迹扩散等老化损坏现象,暖湿的环境容易滋生霉菌、昆虫损坏档案等。台风可能出现的暴风雨导致库房漏雨进水高湿现象,日常大风天气使得开窗通风时可能带来的尘土影响档案保管环境等。长日照、高温高湿、多风气候对档案保管寿命的危害较大。
2 北部湾地区高校档案保护现状与存在问题
据近五年北部湾大学档案馆档案库房温湿度跟踪记录,档案馆库房温湿度与室外温湿度基本保持一致,但有不同特点。加上库房因为设施简陋等因素造成温湿度不合标准,影响档案实体保护效果。
2.1 夏冬季库房内外温差大,春秋库房室内外温差不明显
关闭库房门窗情况下,气温15℃以下时室内温度高于室外,一般高2—3℃;室外持续多日28℃以上时,室内温度比室外低,一般低3—5℃。春、秋季室内外温差不明显。如无设备进行温湿度调控,跟本地的气候特点一致,库房长时间处于高温高湿状态,温湿度常年达不到标准,只有冬季极少数日期符合库房标准:温度14~24℃,日变化幅度不超过2℃,相对湿度45%~60%±5%,日变化幅度不超过±5%。[7 ]
2.2 台风暴雨天气会造成库房漏雨、档案受潮受损现象
北部湾沿海每年夏季多台风、暴雨,不合格库房门窗可能会出现漏雨现象,库房进水,甚至损毁档案。此外,未归档的文件材料,如基建工程项目材料,工期较长,材料形成之后竣工归档之前长时间在工程项目办公室存放,短的一两年,长的数年,这期间工程材料往往是随意放到柜子,甚至堆在角落,得不到有效保护,轻则造成蓝图褪色,重则出现严重受潮黏连成砖现象。前几年本地就出现过某工程指挥部办公临时用房因建在低洼处,大暴雨时房子进水受淹导致大量工程图纸被雨污水浸泡的事件,后经抢救,大多晾干,但程度不同受损,少数彻底损毁,教训惨重。
2.3 霉变、虫害现象较为普遍
在温润环境中,如果没有较好的档案保护措施,档案易霉烂虫蛀。北部湾大学档案馆现存原钦州民族师范学校档案(1944-2005年),前期没有规范保管,档案出现霉烂虫蛀现象并有继续扩大趋势,越是年代久远的档案损毁程度越重。虽然在2011年对这批旧档案进行处理并重新整理,霉烂虫蛀得到一定程度遏制,但因条件所限,霉烂虫蛀仍有继续蔓延风险。即使年代时间不长,看似保护措施还不错的北部湾大学全宗档案(1973年至今),七八十年代档案发黄变脆现象较普遍,有些档案表面出现了不明显霉斑,是危险信号,如得不到有效保护,档案损毁会日益严重。
2.4 档案保护基础设施不达标
档案库房、档案装具是档案保护实体的基础,据了解,高校很多档案库房门窗、窗帘等不合格,不符合库房防潮防光及密封性要求,防潮防光难度大。档案装具普遍还属于低端,基本是普通的铁皮文件柜、密集架,好一点的配备特殊载体专用的防磁防火柜、实物档案柜等。密集架使用越来越广泛,优点是可以大大节省空间,但密闭性低,没有解决档案损毁问题。
2.5 高校一些人员专业素质偏低,档案保护意识不强
相对于国家档案馆或者专业档案馆,高校档案馆人员流动性强,专业程度不高,档案保护意识不够强,档案保护专业知识不够专深。一些高校现存档案年限一般不长,严重损毁不可用的情况少见,客观情况也造成对档案长期保护措施重视不够。多种主客观原因使得对档案保护工作重视不够,人力物力投入少,为档案保护埋下隐患。 3 北部湾地区高校档案保护建议
3.1 做好档案库房的日常科学控温防潮防光工作
充分利用温控设备调控库房温湿度。控制好库房湿度是档案保管工作重中之重,至少应配置温湿度调节设备。有条件的,应配备温湿度调控系统,自动调节温湿度,实现较为理想的恒温恒湿环境。在冬季干燥低温情况下,可开窗通风,利用自然条件控制温湿度。应把库房控温控湿作为日常工作来做,使温湿度合乎有关标准。
3.2 改善档案库房、装具等物质条件
提高库房密闭性是进行温湿度调节的前提,有条件的高校可按照档案建筑标准建设规范性档案馆,包括标准的密闭库房,以及隔热墙、隔热坡顶、防潮地板等。条件不具备的,应在现有的基础上改善环境,提升库房的密闭性,如加装门窗密封胶条、设立过渡间等,调控温湿度。针对光照强问题,窗户采用特殊的玻璃,安装遮光窗帘,减少紫外线照射。档案架尽量采用有门柜架。如无门,应采取严格的控制温湿度措施,定期进行空气、档案消毒。
3.3 加强前端控制,“预防为主,防治结合”
文件成为档案之前的实体保护需要更专业的指导,档案部门在文件材料归档前应提前介入,对较长时间不能归档的重要文件参照档案保护条件,实行科学的保护措施。如采用科学的档案(文件)柜架装具,科学地选择存放档案(文件)的地方,杜绝存放低洼地带,防止文件在归档前出现受潮、字迹褪色等现象。档案进库前实行严格的检查和必要的消毒等措施,防止已污染的档案进库,防止霉菌等“传染”库内档案。一旦发现档案霉斑、虫害,应立即采取有效的除霉灭虫措施,强化相关保护措施。
3.4 提升档案人员档案保护专业素质
档案部门应加强档案保护业务培训,让档案人员接受档案保护工作系统理论知识的培训,了解不同档案载体的特点与保护要求,了解不同气候特点对档案保护的不同影响。加强档案保护宣传,提高档案人员和其他相关人员的档案保护意识,提升档案保护在档案工作中的地位。
3.5 完善保管制度,制定实施档案保护应急预案
应根据《档案库房技术管理暂行规定》等有关规定,制定本单位的相关制度,包括档案安全责任制、定期检查制度、档案应急预案等。定期检查的内容应包括档案实体情况、档案霉蛀虫烂的现象、纸质等载体档案老化的情况等。针对沿海台风多及可能出現的台风灾害,应强化台风天气的预防及发生灾害的应急救援措施。
参考文献:
[1]https://baike.baidu.com/item/百度词条.
[2][3][4]https://wenku.baidu.com/view/.html.百度文库《钦州市气候特点》.
[5]唐炳莉等,广西气候特点对档案载体的影响初探[J].气象研究与应用.2008年10月.
[6]国家档案局,档案库房技术管理暂行规定,1987年颁发.
作者简介:雷昌玲(1982—),北部湾大学档案馆,馆员。
关键词:北部湾气候;档案保护;影响
我国幅员辽阔,从南到北,气候差异较大。研究区域气候特点,有针对性地提出档案保护措施,因地制宜地进行档案保护,有利于科学保管档案、延长档案寿命。根据气候特点开展档案保护工作,成为高校档案工作者面临的一个重要课题。北部湾大学地处北部湾地区钦州市,位于中国最南端,区域气候特点鲜明,有别于内陆其他地方,给档案保护提出了许多新的课题,值得我们研究。
1 北部湾地区气候特点及对档案保管的危害
北部湾位于中国南海西北部,东临广东雷州半岛和海南岛,北临广西壮族自治区,西临越南,与琼州海峡和南海相连,被中越两国陆地与海南岛所环抱。[1 ]本文讨论的北部湾地区指的是北部湾沿海相关城市,气候特点以钦州市为例,在北部湾地区具有代表性。该市位于北回归线以南,在亚洲东南部季风区内,季风环流明显。由于南临北部湾,海洋性气候亦明显,属亚热带季风型海洋性气候。[2 ]
1.1 夏长冬短,气温高,日照强
根据月平均气温高于22℃为夏季划分季节的方法,欽州市夏季长达6个月,即从每年4月底至10月底,占全年一半。全年平均气温为22℃,1月份是全年气温最低的月份,平均气温仍在10℃以上,比较暖和。钦州市年平均日照时数1800小时左右,太阳年辐射量104.6~108.8千卡每平方厘米[3 ]。总的来讲,北部湾地区常年气温高、日照强。
1.2 雨量丰富,常年湿度大
钦州市处在低纬度地带,雨量多,湿度较大,年均雨量为2104.2毫米,相对湿度为81%。夏、秋两季是湿热多雨季节,降雨量占全年81.7%,冬季雨量不大,仅占全年雨量的5.9%,为干冷少雨季节。[4 ]
1.3 季风盛行,夏季台风屡见不鲜
钦州市位于亚洲东、南部季风区内,季风环流非常明显,冬半年(10至3月)多吹北风和东北风,夏半年(4至9月)多南风。沿海地带易出现海陆风,风力缓和,日间风自海洋吹风向陆地,夜间反之,因此呈现有风的时间较长。钦州除受季风影响之外,每年7-8月还受到数次台风影响,风力一般8级左右,有时达10级以上。[5 ]
档案保管受到气候因素影响,最集中体现在日照、气温、湿度三个方面的因素。[6 ]高温与光线使得纸张出现发黄发脆、字迹扩散等老化损坏现象,暖湿的环境容易滋生霉菌、昆虫损坏档案等。台风可能出现的暴风雨导致库房漏雨进水高湿现象,日常大风天气使得开窗通风时可能带来的尘土影响档案保管环境等。长日照、高温高湿、多风气候对档案保管寿命的危害较大。
2 北部湾地区高校档案保护现状与存在问题
据近五年北部湾大学档案馆档案库房温湿度跟踪记录,档案馆库房温湿度与室外温湿度基本保持一致,但有不同特点。加上库房因为设施简陋等因素造成温湿度不合标准,影响档案实体保护效果。
2.1 夏冬季库房内外温差大,春秋库房室内外温差不明显
关闭库房门窗情况下,气温15℃以下时室内温度高于室外,一般高2—3℃;室外持续多日28℃以上时,室内温度比室外低,一般低3—5℃。春、秋季室内外温差不明显。如无设备进行温湿度调控,跟本地的气候特点一致,库房长时间处于高温高湿状态,温湿度常年达不到标准,只有冬季极少数日期符合库房标准:温度14~24℃,日变化幅度不超过2℃,相对湿度45%~60%±5%,日变化幅度不超过±5%。[7 ]
2.2 台风暴雨天气会造成库房漏雨、档案受潮受损现象
北部湾沿海每年夏季多台风、暴雨,不合格库房门窗可能会出现漏雨现象,库房进水,甚至损毁档案。此外,未归档的文件材料,如基建工程项目材料,工期较长,材料形成之后竣工归档之前长时间在工程项目办公室存放,短的一两年,长的数年,这期间工程材料往往是随意放到柜子,甚至堆在角落,得不到有效保护,轻则造成蓝图褪色,重则出现严重受潮黏连成砖现象。前几年本地就出现过某工程指挥部办公临时用房因建在低洼处,大暴雨时房子进水受淹导致大量工程图纸被雨污水浸泡的事件,后经抢救,大多晾干,但程度不同受损,少数彻底损毁,教训惨重。
2.3 霉变、虫害现象较为普遍
在温润环境中,如果没有较好的档案保护措施,档案易霉烂虫蛀。北部湾大学档案馆现存原钦州民族师范学校档案(1944-2005年),前期没有规范保管,档案出现霉烂虫蛀现象并有继续扩大趋势,越是年代久远的档案损毁程度越重。虽然在2011年对这批旧档案进行处理并重新整理,霉烂虫蛀得到一定程度遏制,但因条件所限,霉烂虫蛀仍有继续蔓延风险。即使年代时间不长,看似保护措施还不错的北部湾大学全宗档案(1973年至今),七八十年代档案发黄变脆现象较普遍,有些档案表面出现了不明显霉斑,是危险信号,如得不到有效保护,档案损毁会日益严重。
2.4 档案保护基础设施不达标
档案库房、档案装具是档案保护实体的基础,据了解,高校很多档案库房门窗、窗帘等不合格,不符合库房防潮防光及密封性要求,防潮防光难度大。档案装具普遍还属于低端,基本是普通的铁皮文件柜、密集架,好一点的配备特殊载体专用的防磁防火柜、实物档案柜等。密集架使用越来越广泛,优点是可以大大节省空间,但密闭性低,没有解决档案损毁问题。
2.5 高校一些人员专业素质偏低,档案保护意识不强
相对于国家档案馆或者专业档案馆,高校档案馆人员流动性强,专业程度不高,档案保护意识不够强,档案保护专业知识不够专深。一些高校现存档案年限一般不长,严重损毁不可用的情况少见,客观情况也造成对档案长期保护措施重视不够。多种主客观原因使得对档案保护工作重视不够,人力物力投入少,为档案保护埋下隐患。 3 北部湾地区高校档案保护建议
3.1 做好档案库房的日常科学控温防潮防光工作
充分利用温控设备调控库房温湿度。控制好库房湿度是档案保管工作重中之重,至少应配置温湿度调节设备。有条件的,应配备温湿度调控系统,自动调节温湿度,实现较为理想的恒温恒湿环境。在冬季干燥低温情况下,可开窗通风,利用自然条件控制温湿度。应把库房控温控湿作为日常工作来做,使温湿度合乎有关标准。
3.2 改善档案库房、装具等物质条件
提高库房密闭性是进行温湿度调节的前提,有条件的高校可按照档案建筑标准建设规范性档案馆,包括标准的密闭库房,以及隔热墙、隔热坡顶、防潮地板等。条件不具备的,应在现有的基础上改善环境,提升库房的密闭性,如加装门窗密封胶条、设立过渡间等,调控温湿度。针对光照强问题,窗户采用特殊的玻璃,安装遮光窗帘,减少紫外线照射。档案架尽量采用有门柜架。如无门,应采取严格的控制温湿度措施,定期进行空气、档案消毒。
3.3 加强前端控制,“预防为主,防治结合”
文件成为档案之前的实体保护需要更专业的指导,档案部门在文件材料归档前应提前介入,对较长时间不能归档的重要文件参照档案保护条件,实行科学的保护措施。如采用科学的档案(文件)柜架装具,科学地选择存放档案(文件)的地方,杜绝存放低洼地带,防止文件在归档前出现受潮、字迹褪色等现象。档案进库前实行严格的检查和必要的消毒等措施,防止已污染的档案进库,防止霉菌等“传染”库内档案。一旦发现档案霉斑、虫害,应立即采取有效的除霉灭虫措施,强化相关保护措施。
3.4 提升档案人员档案保护专业素质
档案部门应加强档案保护业务培训,让档案人员接受档案保护工作系统理论知识的培训,了解不同档案载体的特点与保护要求,了解不同气候特点对档案保护的不同影响。加强档案保护宣传,提高档案人员和其他相关人员的档案保护意识,提升档案保护在档案工作中的地位。
3.5 完善保管制度,制定实施档案保护应急预案
应根据《档案库房技术管理暂行规定》等有关规定,制定本单位的相关制度,包括档案安全责任制、定期检查制度、档案应急预案等。定期检查的内容应包括档案实体情况、档案霉蛀虫烂的现象、纸质等载体档案老化的情况等。针对沿海台风多及可能出現的台风灾害,应强化台风天气的预防及发生灾害的应急救援措施。
参考文献:
[1]https://baike.baidu.com/item/百度词条.
[2][3][4]https://wenku.baidu.com/view/.html.百度文库《钦州市气候特点》.
[5]唐炳莉等,广西气候特点对档案载体的影响初探[J].气象研究与应用.2008年10月.
[6]国家档案局,档案库房技术管理暂行规定,1987年颁发.
作者简介:雷昌玲(1982—),北部湾大学档案馆,馆员。