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摘 要：随着我国经济与科技的不断发展，信息化技术在各个行业中也逐渐起到了不可替代的作用，给人们的生产和生活带来的巨大的便利，同时也在推动着各个行业的发展。就中职类院校而言，进行高效的档案管理工作十分重要，但是现阶段很多的中职院校的档案管理工作并不到位，无法帮助中职院校更好进行发展。中职院校的档案管理工作不仅仅关乎中职院校的进一步发展，更关乎学校的教育改革能否有效开展，教学质量能否得到有效提升。现阶段很多中职院校在开展档案管理信息化建设时存在着一定的不足之处，影响其进一步的稳定发展。为了更好开展中职院校档案管理工作，本文针对档案管理信息化建设中存在的问题进行探究，并提出相应的解决措施，从而为中职院校的发展奠定良好基础。
关键词：中职院校;档案管理;大数据;信息化建设
中职院校的档案类型不仅仅包含了学生档案还包含了人事档案，这些档案不仅仅关乎学生未来的毕业与就业，更关乎每一位学生在未来工作生涯中的发展，如果在学生的毕业阶段档案出现了问题，那么很可能会导致学生无法正常毕业，甚至会由于人事档案存在问题，导致学生在未来工作中无法正常享受各种福利待遇。随着教育改革的推行，中职院校的学生数量越来越多，所以档案数量不断增加，如若继续采用以往的档案管理方式，必定会影响档案的管理效率，不利于对人事档案和学生档案的正常管理。为了实现档案管理效率的提升，从而推动中职院校的进一步发展，应当引进更加先进的信息化管理方法，利用信息化的方式来对档案进行更加高效的管理。信息化的管理方式能够节约大量的资源，能够高效快速实现对人事档案内容的信息交互，大大提高了档案的管理效率。
一、中职院校档案管理现状
目前，由于我国对于信息化档案管理技术的普及較晚，同时由于部分地区教育资源不均衡，所以很多的中职院校在档案管理上都采用的是传统的管理方法。在信息化档案管理方法进行普及时，很多中职院校并不愿意进行相应的改革，由此可见，传统的档案管理方式已经成为很多中职院校档案管理的固有方式，这种管理观念已经根深蒂固。但是在信息化技术的发展之下，越来越多的学校都进行了信息化改革，使得教学效率和教学质量都得到了大幅度提升，如果不对传统的档案管理方式进行改革，必定会降低学校整体的运行效率，阻碍学校的进一步发展。
现阶段大多数中职院校的档案管理是通过纸质材料进行的，随着学生数量以及档案变动的增多，进行档案信息记录时需要消耗大量的纸张和时间，在记录时还需要有大量的人力来进行校对，一旦产生错误也难以更正。人事档案不仅仅关乎学生未来的工作，更是一个人在未来享受工资待遇、社会保障等福利的依据，是对一个人人生轨迹的重要记载。纸质档案在转运过程中极易丢失，同时会占用大量的存储空间，不仅如此还要时刻注意保存方式，一旦档案出现受潮或者失火就会造成巨大的损失。现阶段学生与教职工的档案信息都有着十分重要的作用，如果发生档案的损坏或者丢失，会严重影响他们的学习与生活。在进行学生档案的调阅或者更新时，需要经过烦琐的查找，大大降低了档案管理的工作效率，对此应当积极推广信息化档案管理建设，促进中职院校档案管理的全面优化。
二、中职院校档案管理存在的问题
1.缺少对档案管理的重视
现阶段中职院校档案管理信息化建设和水平较低，最主要的原因是由于学校缺少相应的重视，中职院校为了更好提高教学质量和教学效率，把大部分的精力集中在招生和教学上，缺少精力开展档案管理信息化建设。此外，现阶段信息化档案管理系统还不够成熟，仍然存在着一定的不足，同时开展信息化建设时还要引进相应的专业设备和专业人才，需要消耗大量的人力、财力，对于大多数中职院校而言这一开销是十分巨大的，因此无法实现信息化档案管理建设工作的开展。
2.档案管理者管理水平低
在传统的档案管理模式下，档案管理者的工作内容简单，其专业素养较差，缺少对于计算机知识的了解，无法对计算机和信息化设备进行操作，所以无法胜任信息化的档案管理工作。这就使得很多中职院校不能够及时改进档案管理方法，导致档案管理整体的信息化水平提升缓慢，不能够更好适应时代的发展。
3.信息技术不够成熟
随着信息化技术的不断发展，信息技术的覆盖面不断扩大，给各个行业发展带来机遇的同时也带来了全新的挑战。传统的档案管理方式虽然存在着诸多的弊端，但是能够很好地保证档案的安全，如果采用信息化档案管理方式，就必须要保证数据库的安全等级足够高，如果被不法人员侵入很可能会导致档案信息的丢失，造成不可挽回的巨大损失。现阶段信息化档案管理技术对于数据的安全性还无法保障，仍然存在着数据被窃取或修改的可能，并且软件在使用时无法对管理者的权限进行明确的要求，缺少结构化、系统化的管理方式，同时缺少专业人才的维护与管理，很可能会出现数据安全的问题。
三、档案管理信息化的必要性
1.时代发展的必然结果
随着信息技术与数字化技术的不断发展，信息化已经成为大势所趋，信息行业的发展正在不断加快，人们对于信息的处理与管理能力不断加强，当然管理信息化建设存在的问题终将被克服。随着中职院校的不断发展，各种类型档案的数量不断增加，越来越多的单位需要对学生的人事档案进行调查与交互，并且对学生人事档案中的信息进行调查，为了能够更好地将档案信息进行管理，提高信息的查找效率，就必须开展信息化档案管理建设。现阶段各行各业对于信息技术的需求越来越大，这必定会促进信息技术的更新换代，所以信息化的档案管理必定会成为未来发展的趋势。
2.提高资源共享效率必然需求
随着信息化技术的不断发展，高效成为人们工作与学习不断追求的目标，所以越来越多的企业与学校都开始利用信息化的办公方式，利用信息化方式不仅能够很好地保证信息的时效性还能够提高信息的传递效率。对此，中职院校不得不开展档案管理的信息化建设，只有如此才能够更好与社会需求相对接，同时改变资源的管理模式，实现档案管理资源的高效共享，从而提高档案使用和传递效率。 3.顺应新时代的管理需求
在经济时代的影响之下，档案的管理与存储方式也发生了巨大的变化，由传统的纸质存储转变为信息化存储，存储方式的改变不仅仅促进了管理模式的改变，更推动了档案管理工作的进一步发展。纸质的存储模式不仅不方便档案的管理，还会降低档案信息的查找效率，大大降低了信息的传递与使用效率，采用信息化的存储方式，就能够很好的解决这一问题，不仅实现了数据的永久保存，更方便了数据信息的查找与传递。采用信息化的档案管理方式，大大提高了档案信息的使用和查找效率，优化了档案的管理与使用。
4.促进档案信息的规范统一
在利用纸质材料进行档案保存时，档案信息的填写方式各不相同，不利于档案信息的使用与查找，并且缺少统一的规范，就会导致档案信息的填写上有着各种各样的差别，不利于档案信息的交互与使用。随着信息化的不断发展，信息化技术深入到了各行各业之中，同时也对各个行业的规范化做出了巨大贡献，促进了各个行业信息交互的规范进行。人事档案不仅仅是一份简单的凭证，更是对一个人人生轨迹的证明，是每一个人身份、学历以及资历的证明，相比于学生档案人事档案有着更大的价值作用，其中需要记录每一个人的主要生平经历、政治面貌、作风品德等信息，还是每个人在未来工作过程中进行职称评定、转正定级、办理各种保险的凭证。所以应当加强对信息化技术的运用，让人事档案更加规范，通过规范化的档案内容与档案填写形式，保证每一份人事档案能够实现个人信息的全面涵盖，提高档案的使用效率。在实现了信息化与标准化的管理，才能够推动档案信息的规范统一，从而实现档案信息的高效运用与交互，在规范的档案管理需求之下，信息化的档案管理方式必定会取代传统的档案管理方式。
四、中职院校档案信息化管理策略
1.增强管理人员的信息化意识
在中职院校的管理中，档案管理工作是由专门的管理者来进行的，为了能够使档案的管理工作更加规范，推动档案管理工作的信息化建设，就应当不断增强管理人员的信息化意识。在档案管理人员进行档案管理工作时，应当提高对自己工作的要求，让档案的管理工作不断规范，对自己的工作进行合理的宣传，让更多的档案管理人员了解相关的规范，并对信息化的内容进行一定的了解，提高档案管理人员对信息化的认知。通过对档案管理工作规范进行宣传，让学校领导在进行档案的移交与使用时更加合乎规范，让领导更加重视档案工作的规范性，在全校范围内培养档案的规范管理与使用意识，让更多的人能够积极配合档案管理人员的工作，增强档案的规范管理意识。档案管理人员在进行日常工作时也要加强对信息化设备的使用，不断加强自身的专业知识和专业能力，学习和了解先进的档案管理知识，对档案进行科学合理的分类与归档，保证后期进行档案的调阅与使用工作能够高效开展。
2.积极开展信息化管理的培训工作
为了保证档案管理的信息化建设能够高效开展，应当不断提高档案管理人员的信息管理能力，对其专业知识与专业技能进行培训，从而保证档案管理工作的科学开展。可以积极开展培训会，对档案管理人员进行专业知识的讲解与培训，召开研讨会、交流会让信息化的档案管理人员分享经验，通过对实际工作的交流与分享不断提高专业能力。探寻多种的管理方式，通过实行多样化的管理形式来进行档案的管理，不断总结经验并根据管理工作的实际开展情况进行调整，探寻出最合适的管理方法。对于一些专业知识能力落后的管理人员，要进行专门知识培训，增强其专业能力让其充分认识到档案管理工作的重要性，从而更加积极投入到档案管理工作中去，并且还要不断地鼓励管理人员进行管理形式的创新，对管理工作进行创新与发展，更好适应时代发展的需求。
3.创立现代化的网络环境
为了能够更好推动档案管理信息化的建设，应当先积极开展校园网络的建设，让更多的中职院校实现互联网的全覆盖，从而为档案管理的信息化打下良好的基础。在进行校园网络建设时，要根据学校对于网络的实际需求，加强对学校网络的技术完善，针对信息检索技术、服务器质量、软件管理技术等方面进行优化升级，以此来保证进行档案管理信息化建设时，网络基础建设能够满足档案管理软件对于性能的需求。定期对网络环境进行维护升级，保证网络环境满足时代的发展需求，为档案管理信息化建设打下坚实的基础。
4.建设信息化的管理系统
进行档案管理信息化建设时，不仅要保证中职院校的网络条件以及人才储备达到要求，还需要对信息化的档案管理系统进行充分的完善，保证管理系统能够达到标准要求。由于信息化档案管理系统能够实现档案的高效管理，提供更加全面化的档案服务，因此各大中职院校应当根据自身条件，配置信息化档案管理系统，并根据学校的具体情况进行系统的调试。将学校的信息与档案信息进行录入，并将这些信息进行合理的分类保存，以便于进行后期的查找与使用，提高信息的使用效率。如果缺少对于信息的有效分类，那么很可能会出现信息的丢失，或者导致信息的查找缺少目的性而无法实现高效的信息检索，降低了档案管理的工作效率。为了更加规范檔案的管理，在对管理系统进行调试与信息采集的阶段，应当做好信息的分类工作，将不同类型的档案信息进行分类保存。关于档案的查阅，应当设立专门的流程与权限，并且还要根据所查调档案的类型与等级来进行统一的管理，由于人事档案的信息较为重要，所以在进行人事档案的调阅时可以设定专门的权限查看范围，只有在满足权限要求的情况下才能够对权限范围内的人事信息进行调查。此外，还要对所有浏览人员进行权限的设置，只有满足权限等级才能够进行调阅，这样能够大大提高档案管理的安全性，并且还能够有效限制档案的浏览量和下载量，保证了系统能够正常运转。
5.全面完善档案内容
传统的档案都是采用了纸质保存的形式，纸质档案无法实现长时间的保存，并且档案信息的更新也不方便进行，所以可以将纸质档案进行信息化处理，利用信息化技术将档案进行处理。并且电子档案还能够对收集到的档案信息进行不断更新与扩充，这样一来能够保证个人的所有档案信息能够集中方便进行调阅，并且这样一个完整的档案也可以方便进行管理，减轻了档案管理的负担。如果想要实现纸质档案信息化，需要投入很大的人力、物力、时间，如果仅仅依靠学校的档案管理者来进行很难实现，所以可以委托专门的信息处理机构来进行，在完成档案信息的录入之后，建立起一个专门的数据库来进行档案信息的保存。在后续的使用中，及时发现电子档案存在的不足之处，及时对出现的问题进行解决，保证档案信息化管理的不断完善。
五、结语
随着社会的不断发展以及教育改革的不断推行，中职院校的学生数量也在不断增加，对档案的管理工作带来了巨大的挑战。只有不断增强学校和档案管理工作者的信息化意识，加强对管理人员专业能力的培训，完善信息化档案管理系统才能够更好推动档案管理的信息化建设。只有不断完善信息化的相关工作，才能够更好促进相关工作的规范化开展，为信息化建设的全面推行打下坚实基础，最终提升档案管理的效率，促进中职院校的进一步发展。
参考文献：
[1]刘岭.论信息化时代中职的档案管理工作讨论[J].电脑知识与技术，2020
[2]张婷婷.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设路径研究[J].科技经济导刊，2020
[3]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外，2020
[4]汤涛.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].科技经济导刊，2020
[5]田丽慧.大数据背景下中职学校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020
[6]方惠洁.信息技术在中职学校档案管理中的实践研究[J].内蒙古煤炭经济，2020
关键词：中职院校;档案管理;大数据;信息化建设
中职院校的档案类型不仅仅包含了学生档案还包含了人事档案，这些档案不仅仅关乎学生未来的毕业与就业，更关乎每一位学生在未来工作生涯中的发展，如果在学生的毕业阶段档案出现了问题，那么很可能会导致学生无法正常毕业，甚至会由于人事档案存在问题，导致学生在未来工作中无法正常享受各种福利待遇。随着教育改革的推行，中职院校的学生数量越来越多，所以档案数量不断增加，如若继续采用以往的档案管理方式，必定会影响档案的管理效率，不利于对人事档案和学生档案的正常管理。为了实现档案管理效率的提升，从而推动中职院校的进一步发展，应当引进更加先进的信息化管理方法，利用信息化的方式来对档案进行更加高效的管理。信息化的管理方式能够节约大量的资源，能够高效快速实现对人事档案内容的信息交互，大大提高了档案的管理效率。
一、中职院校档案管理现状
目前，由于我国对于信息化档案管理技术的普及較晚，同时由于部分地区教育资源不均衡，所以很多的中职院校在档案管理上都采用的是传统的管理方法。在信息化档案管理方法进行普及时，很多中职院校并不愿意进行相应的改革，由此可见，传统的档案管理方式已经成为很多中职院校档案管理的固有方式，这种管理观念已经根深蒂固。但是在信息化技术的发展之下，越来越多的学校都进行了信息化改革，使得教学效率和教学质量都得到了大幅度提升，如果不对传统的档案管理方式进行改革，必定会降低学校整体的运行效率，阻碍学校的进一步发展。
现阶段大多数中职院校的档案管理是通过纸质材料进行的，随着学生数量以及档案变动的增多，进行档案信息记录时需要消耗大量的纸张和时间，在记录时还需要有大量的人力来进行校对，一旦产生错误也难以更正。人事档案不仅仅关乎学生未来的工作，更是一个人在未来享受工资待遇、社会保障等福利的依据，是对一个人人生轨迹的重要记载。纸质档案在转运过程中极易丢失，同时会占用大量的存储空间，不仅如此还要时刻注意保存方式，一旦档案出现受潮或者失火就会造成巨大的损失。现阶段学生与教职工的档案信息都有着十分重要的作用，如果发生档案的损坏或者丢失，会严重影响他们的学习与生活。在进行学生档案的调阅或者更新时，需要经过烦琐的查找，大大降低了档案管理的工作效率，对此应当积极推广信息化档案管理建设，促进中职院校档案管理的全面优化。
二、中职院校档案管理存在的问题
1.缺少对档案管理的重视
现阶段中职院校档案管理信息化建设和水平较低，最主要的原因是由于学校缺少相应的重视，中职院校为了更好提高教学质量和教学效率，把大部分的精力集中在招生和教学上，缺少精力开展档案管理信息化建设。此外，现阶段信息化档案管理系统还不够成熟，仍然存在着一定的不足，同时开展信息化建设时还要引进相应的专业设备和专业人才，需要消耗大量的人力、财力，对于大多数中职院校而言这一开销是十分巨大的，因此无法实现信息化档案管理建设工作的开展。
2.档案管理者管理水平低
在传统的档案管理模式下，档案管理者的工作内容简单，其专业素养较差，缺少对于计算机知识的了解，无法对计算机和信息化设备进行操作，所以无法胜任信息化的档案管理工作。这就使得很多中职院校不能够及时改进档案管理方法，导致档案管理整体的信息化水平提升缓慢，不能够更好适应时代的发展。
3.信息技术不够成熟
随着信息化技术的不断发展，信息技术的覆盖面不断扩大，给各个行业发展带来机遇的同时也带来了全新的挑战。传统的档案管理方式虽然存在着诸多的弊端，但是能够很好地保证档案的安全，如果采用信息化档案管理方式，就必须要保证数据库的安全等级足够高，如果被不法人员侵入很可能会导致档案信息的丢失，造成不可挽回的巨大损失。现阶段信息化档案管理技术对于数据的安全性还无法保障，仍然存在着数据被窃取或修改的可能，并且软件在使用时无法对管理者的权限进行明确的要求，缺少结构化、系统化的管理方式，同时缺少专业人才的维护与管理，很可能会出现数据安全的问题。
三、档案管理信息化的必要性
1.时代发展的必然结果
随着信息技术与数字化技术的不断发展，信息化已经成为大势所趋，信息行业的发展正在不断加快，人们对于信息的处理与管理能力不断加强，当然管理信息化建设存在的问题终将被克服。随着中职院校的不断发展，各种类型档案的数量不断增加，越来越多的单位需要对学生的人事档案进行调查与交互，并且对学生人事档案中的信息进行调查，为了能够更好地将档案信息进行管理，提高信息的查找效率，就必须开展信息化档案管理建设。现阶段各行各业对于信息技术的需求越来越大，这必定会促进信息技术的更新换代，所以信息化的档案管理必定会成为未来发展的趋势。
2.提高资源共享效率必然需求
随着信息化技术的不断发展，高效成为人们工作与学习不断追求的目标，所以越来越多的企业与学校都开始利用信息化的办公方式，利用信息化方式不仅能够很好地保证信息的时效性还能够提高信息的传递效率。对此，中职院校不得不开展档案管理的信息化建设，只有如此才能够更好与社会需求相对接，同时改变资源的管理模式，实现档案管理资源的高效共享，从而提高档案使用和传递效率。 3.顺应新时代的管理需求
在经济时代的影响之下，档案的管理与存储方式也发生了巨大的变化，由传统的纸质存储转变为信息化存储，存储方式的改变不仅仅促进了管理模式的改变，更推动了档案管理工作的进一步发展。纸质的存储模式不仅不方便档案的管理，还会降低档案信息的查找效率，大大降低了信息的传递与使用效率，采用信息化的存储方式，就能够很好的解决这一问题，不仅实现了数据的永久保存，更方便了数据信息的查找与传递。采用信息化的档案管理方式，大大提高了档案信息的使用和查找效率，优化了档案的管理与使用。
4.促进档案信息的规范统一
在利用纸质材料进行档案保存时，档案信息的填写方式各不相同，不利于档案信息的使用与查找，并且缺少统一的规范，就会导致档案信息的填写上有着各种各样的差别，不利于档案信息的交互与使用。随着信息化的不断发展，信息化技术深入到了各行各业之中，同时也对各个行业的规范化做出了巨大贡献，促进了各个行业信息交互的规范进行。人事档案不仅仅是一份简单的凭证，更是对一个人人生轨迹的证明，是每一个人身份、学历以及资历的证明，相比于学生档案人事档案有着更大的价值作用，其中需要记录每一个人的主要生平经历、政治面貌、作风品德等信息，还是每个人在未来工作过程中进行职称评定、转正定级、办理各种保险的凭证。所以应当加强对信息化技术的运用，让人事档案更加规范，通过规范化的档案内容与档案填写形式，保证每一份人事档案能够实现个人信息的全面涵盖，提高档案的使用效率。在实现了信息化与标准化的管理，才能够推动档案信息的规范统一，从而实现档案信息的高效运用与交互，在规范的档案管理需求之下，信息化的档案管理方式必定会取代传统的档案管理方式。
四、中职院校档案信息化管理策略
1.增强管理人员的信息化意识
在中职院校的管理中，档案管理工作是由专门的管理者来进行的，为了能够使档案的管理工作更加规范，推动档案管理工作的信息化建设，就应当不断增强管理人员的信息化意识。在档案管理人员进行档案管理工作时，应当提高对自己工作的要求，让档案的管理工作不断规范，对自己的工作进行合理的宣传，让更多的档案管理人员了解相关的规范，并对信息化的内容进行一定的了解，提高档案管理人员对信息化的认知。通过对档案管理工作规范进行宣传，让学校领导在进行档案的移交与使用时更加合乎规范，让领导更加重视档案工作的规范性，在全校范围内培养档案的规范管理与使用意识，让更多的人能够积极配合档案管理人员的工作，增强档案的规范管理意识。档案管理人员在进行日常工作时也要加强对信息化设备的使用，不断加强自身的专业知识和专业能力，学习和了解先进的档案管理知识，对档案进行科学合理的分类与归档，保证后期进行档案的调阅与使用工作能够高效开展。
2.积极开展信息化管理的培训工作
为了保证档案管理的信息化建设能够高效开展，应当不断提高档案管理人员的信息管理能力，对其专业知识与专业技能进行培训，从而保证档案管理工作的科学开展。可以积极开展培训会，对档案管理人员进行专业知识的讲解与培训，召开研讨会、交流会让信息化的档案管理人员分享经验，通过对实际工作的交流与分享不断提高专业能力。探寻多种的管理方式，通过实行多样化的管理形式来进行档案的管理，不断总结经验并根据管理工作的实际开展情况进行调整，探寻出最合适的管理方法。对于一些专业知识能力落后的管理人员，要进行专门知识培训，增强其专业能力让其充分认识到档案管理工作的重要性，从而更加积极投入到档案管理工作中去，并且还要不断地鼓励管理人员进行管理形式的创新，对管理工作进行创新与发展，更好适应时代发展的需求。
3.创立现代化的网络环境
为了能够更好推动档案管理信息化的建设，应当先积极开展校园网络的建设，让更多的中职院校实现互联网的全覆盖，从而为档案管理的信息化打下良好的基础。在进行校园网络建设时，要根据学校对于网络的实际需求，加强对学校网络的技术完善，针对信息检索技术、服务器质量、软件管理技术等方面进行优化升级，以此来保证进行档案管理信息化建设时，网络基础建设能够满足档案管理软件对于性能的需求。定期对网络环境进行维护升级，保证网络环境满足时代的发展需求，为档案管理信息化建设打下坚实的基础。
4.建设信息化的管理系统
进行档案管理信息化建设时，不仅要保证中职院校的网络条件以及人才储备达到要求，还需要对信息化的档案管理系统进行充分的完善，保证管理系统能够达到标准要求。由于信息化档案管理系统能够实现档案的高效管理，提供更加全面化的档案服务，因此各大中职院校应当根据自身条件，配置信息化档案管理系统，并根据学校的具体情况进行系统的调试。将学校的信息与档案信息进行录入，并将这些信息进行合理的分类保存，以便于进行后期的查找与使用，提高信息的使用效率。如果缺少对于信息的有效分类，那么很可能会出现信息的丢失，或者导致信息的查找缺少目的性而无法实现高效的信息检索，降低了档案管理的工作效率。为了更加规范檔案的管理，在对管理系统进行调试与信息采集的阶段，应当做好信息的分类工作，将不同类型的档案信息进行分类保存。关于档案的查阅，应当设立专门的流程与权限，并且还要根据所查调档案的类型与等级来进行统一的管理，由于人事档案的信息较为重要，所以在进行人事档案的调阅时可以设定专门的权限查看范围，只有在满足权限要求的情况下才能够对权限范围内的人事信息进行调查。此外，还要对所有浏览人员进行权限的设置，只有满足权限等级才能够进行调阅，这样能够大大提高档案管理的安全性，并且还能够有效限制档案的浏览量和下载量，保证了系统能够正常运转。
5.全面完善档案内容
传统的档案都是采用了纸质保存的形式，纸质档案无法实现长时间的保存，并且档案信息的更新也不方便进行，所以可以将纸质档案进行信息化处理，利用信息化技术将档案进行处理。并且电子档案还能够对收集到的档案信息进行不断更新与扩充，这样一来能够保证个人的所有档案信息能够集中方便进行调阅，并且这样一个完整的档案也可以方便进行管理，减轻了档案管理的负担。如果想要实现纸质档案信息化，需要投入很大的人力、物力、时间，如果仅仅依靠学校的档案管理者来进行很难实现，所以可以委托专门的信息处理机构来进行，在完成档案信息的录入之后，建立起一个专门的数据库来进行档案信息的保存。在后续的使用中，及时发现电子档案存在的不足之处，及时对出现的问题进行解决，保证档案信息化管理的不断完善。
五、结语
随着社会的不断发展以及教育改革的不断推行，中职院校的学生数量也在不断增加，对档案的管理工作带来了巨大的挑战。只有不断增强学校和档案管理工作者的信息化意识，加强对管理人员专业能力的培训，完善信息化档案管理系统才能够更好推动档案管理的信息化建设。只有不断完善信息化的相关工作，才能够更好促进相关工作的规范化开展，为信息化建设的全面推行打下坚实基础，最终提升档案管理的效率，促进中职院校的进一步发展。
参考文献：
[1]刘岭.论信息化时代中职的档案管理工作讨论[J].电脑知识与技术，2020
[2]张婷婷.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设路径研究[J].科技经济导刊，2020
[3]何秀霞.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].兰台内外，2020
[4]汤涛.中职学校档案管理的规范创新与信息化建设[J].科技经济导刊，2020
[5]田丽慧.大数据背景下中职学校档案管理信息化建设[J].办公室业务，2020
[6]方惠洁.信息技术在中职学校档案管理中的实践研究[J].内蒙古煤炭经济，2020