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摘 要：企业档案是企业生产、经营和管理活动的基础，是企业各项活动得以承前启后的保障，在企业做强、做大的不断发展过程中需要不断完善档案管理。文章对如何完善企业档案管理，使档案管理水平再上一个新台阶进行了分析。
关键词：企业档案；规范管理；问题分析
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）27－0121－02
随着改革开放和社会主义市场经济的深入发展，面对当今的形势，企业档案管理必须适应新时期的形势和任务，开拓进取，解放思想，只有这样，企业档案管理才能取得更好的成效。
科学规范地管理企业档案，最大限度地发挥档案的价值，能充分发挥出档案信息资源的作用，同时也使企业获得了最佳的经济效益和社会效益。
1 建立健全档案管理制度，规范企业档案管理行为
企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理，离不开科学、完善的管理制度，它是企业档案可持续发展的基础和保障。企业档案管理工作是一项极具管理性、科学性的工作，其专业的工作内容和特点构成了其独特的管理模式。它涉及企业生产、经营全过程，是一项涉及范围广、持续时间长的专项工作。制定科学、完善的档案管理制度，是提高档案管理水平的基础，对企业档案工作具有长期的指导意义。
要想建立符合企业特点和档案管理实际的档案管理制度，就要在分析国内外相关先进标准，结合本单位档案工作的实践经验和档案技术管理标准，把对企业档案管理的先进观念、原则、做法、要求融入系统管理的工作中，以适应企业档案管理的需要。制度的建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标。
档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。要坚持制度约束的双向性，既要约束领导，又要约束职工。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2 利用管理手段，不断提高档案服务效益
随着经济社会的不断发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理和利用工作提出了新的要求。应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为应从以下几方面入手：
2.1 配备责任心强、专业的档案管理人员
由于档案管理工作专业性很强，因此要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平。
2.2 掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。
2.3 把档案管理落实到档案收藏的质量、资源利用、服务效益等方面
提高收藏档案的质量，将档案收藏方面追求数量的增长转变为追求质量的提高；将档案的利用由单纯追求“大而全”“小而全”的收藏体系转变为注重档案资源合理布局与资源共享；服务效益要由简单的档案利用转变为高层次的信息服务，努力提高档案的社会效益和经济效益。
3 探索档案管理规律，使制度建设与利用服务同步发展
档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，档案工作者除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作。建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供利用和满足档案利用者的需要。对档案资料的完整、案卷的质量进行严格把关和要求。档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性的原则。针对实际工作进行全面考查，综合考虑行业管理及行政管理的特点，结合本单位的实际情况和今后发展趋势，使分类方案具有更长的适用期。在档案收集中，要结合单位实际情况，采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法，保证收集档案的系统、完整。加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。
充分利用室藏优势，开发档案信息资源。利用多种方式，通过多种途径开展档案的宣传活动。认真学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，切实增强职权法定和权责一致观念，提高依法办事能力。坚持以人为本、服务大局、服务社会、服务群众，在服务中不断增强档案部门的功能，循序渐进地提高档案服务质量。
4 创新档案服务机制，科学规范档案工作流程
创新是档案事业发展的必然要求。在充实室藏内容、提高室藏质量的基础上，要有目的、有重点、有计划地对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供服务。计算机技术的应用，为实现档案管理由浅到深、由低到高、由单一到全方位的管理创新提供了可能。要解放思想，破除因循守旧观念，树立服务理念，摆正位置。当前档案工作的使命是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务。通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。
5 档案管理的问题及对策
5.1 档案管理存在的问题
5.1.1 对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解。
5.1.2 档案人员不稳定，管理力量薄弱
很多单位档案员频繁变更，造成了档案管理工作薄弱，工作无连续性，给单位档案工作和日后的档案移交工作造成很大障碍，同时也影响了档案人员的主动性。
5.1.3 档案室硬件环境设施不齐全，对档案管理必备的条件解决落实差
个别单位没有专用档案室，“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观、整洁及完整。计算机管理中必备的软硬件设施不齐全，设施配备落后，影响档案管理的效率。
5.2 档案管理工作的对策
5.2.1 档案人员要树立“利用服务是档案工作的最终目的”的观念
以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。充分发挥档案信息资源的作用，使其最大限度的为企业经济建设服务，是我们企业档案工作者义不容辞的责任。
5.2.2 提高档案人员素质和积极性
要注意加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的管理人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用。
5.2.3 通过宣传等手段促使各级领导和档案利用人员重视档案工作
根据本单位的实际落实机构、人员、设备，搞好法规制度建设等，以保证基层档案工作的正常开展。要保证人、财、物的落实，即：一要保证档案管理人员的配备；二要保证有一定的经费；三要保证有效的档案库房；四要组织档案人员参加业务培训；五要保证适当提高档案人员津贴，调动档案工作者的积极性。
6 结束语
总之，要想达到完善企业档案管理的目的，就必须提高公司全体员工的档案管理意识，使之达到规范化和标准化管理，确保档案资料能够更好更有效，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。
参考文献
1 刘太勇.关于提高企业档案管理水平的思考［J］.科技情报开发与经济，2009（10）
2 张晓慧.试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平［J］.商业经济，2011（3）
How to Improve Enterprise File Management
Xiao Ruiting
Abstract: Enterprise file is the base of enterprise’s production, operation and management activities, and also the protection of enterprise’s in past and future activities. In the continuous development process for the enterprises becoming stronger and bigger, it is necessary to continously improve file management. The article analyzes on how to improve enterprise file management, so as to make file management level to a new stage.
Key words: enterprise file; standard management; issues analysis
关键词：企业档案；规范管理；问题分析
中图分类号：G275.9 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2011）27－0121－02
随着改革开放和社会主义市场经济的深入发展，面对当今的形势，企业档案管理必须适应新时期的形势和任务，开拓进取，解放思想，只有这样，企业档案管理才能取得更好的成效。
科学规范地管理企业档案，最大限度地发挥档案的价值，能充分发挥出档案信息资源的作用，同时也使企业获得了最佳的经济效益和社会效益。
1 建立健全档案管理制度，规范企业档案管理行为
企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理，离不开科学、完善的管理制度，它是企业档案可持续发展的基础和保障。企业档案管理工作是一项极具管理性、科学性的工作，其专业的工作内容和特点构成了其独特的管理模式。它涉及企业生产、经营全过程，是一项涉及范围广、持续时间长的专项工作。制定科学、完善的档案管理制度，是提高档案管理水平的基础，对企业档案工作具有长期的指导意义。
要想建立符合企业特点和档案管理实际的档案管理制度，就要在分析国内外相关先进标准，结合本单位档案工作的实践经验和档案技术管理标准，把对企业档案管理的先进观念、原则、做法、要求融入系统管理的工作中，以适应企业档案管理的需要。制度的建立应以方便实用、简便易行、可操作性强为目标。
档案部门既是制定档案规章制度的主管部门，又是规章制度的执行部门。要坚持制度约束的双向性，既要约束领导，又要约束职工。在规章制度的执行过程中，要做到有功必赏、有过必罚，充分体现制度的权威性。
2 利用管理手段，不断提高档案服务效益
随着经济社会的不断发展，各类文档数量不断增多，也给档案管理和利用工作提出了新的要求。应对和解决档案工作出现的新问题，笔者认为应从以下几方面入手：
2.1 配备责任心强、专业的档案管理人员
由于档案管理工作专业性很强，因此要求档案人员既要有高度的责任感，又要具有一定的档案管理专业水平。
2.2 掌握科学化、规范化、现代化的管理技能
档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案人员应努力的方向。档案管理工作与办公自动化息息相关，这就要求档案管理人员必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。
2.3 把档案管理落实到档案收藏的质量、资源利用、服务效益等方面
提高收藏档案的质量，将档案收藏方面追求数量的增长转变为追求质量的提高；将档案的利用由单纯追求“大而全”“小而全”的收藏体系转变为注重档案资源合理布局与资源共享；服务效益要由简单的档案利用转变为高层次的信息服务，努力提高档案的社会效益和经济效益。
3 探索档案管理规律，使制度建设与利用服务同步发展
档案利用工作是档案自身价值得以实现的直接手段，档案工作者除了在档案收集、整理、鉴定、保管等方面下工夫外，应着重做好档案的编目、检索、编研工作。建立健全检索体系和档案文件汇编等参考资料，及时、系统、完整地提供利用和满足档案利用者的需要。对档案资料的完整、案卷的质量进行严格把关和要求。档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性的原则。针对实际工作进行全面考查，综合考虑行业管理及行政管理的特点，结合本单位的实际情况和今后发展趋势，使分类方案具有更长的适用期。在档案收集中，要结合单位实际情况，采取定期收集、随时收集与重点收集、跟踪收集相结合的办法，保证收集档案的系统、完整。加强档案库房设施建设，减少外界条件对档案造成的损害。
充分利用室藏优势，开发档案信息资源。利用多种方式，通过多种途径开展档案的宣传活动。认真学习贯彻《档案法》和《档案法实施办法》，切实增强职权法定和权责一致观念，提高依法办事能力。坚持以人为本、服务大局、服务社会、服务群众，在服务中不断增强档案部门的功能，循序渐进地提高档案服务质量。
4 创新档案服务机制，科学规范档案工作流程
创新是档案事业发展的必然要求。在充实室藏内容、提高室藏质量的基础上，要有目的、有重点、有计划地对档案文献资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为企业发展提供服务。计算机技术的应用，为实现档案管理由浅到深、由低到高、由单一到全方位的管理创新提供了可能。要解放思想，破除因循守旧观念，树立服务理念，摆正位置。当前档案工作的使命是开发和利用档案信息资源，不断创新档案服务机制，积极主动地为经济建设服务。通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促使档案管理现代化。
5 档案管理的问题及对策
5.1 档案管理存在的问题
5.1.1 对档案的重视程度不够
长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。轻视档案工作的思想表明了一些人对档案工作缺乏了解。
5.1.2 档案人员不稳定，管理力量薄弱
很多单位档案员频繁变更，造成了档案管理工作薄弱，工作无连续性，给单位档案工作和日后的档案移交工作造成很大障碍，同时也影响了档案人员的主动性。
5.1.3 档案室硬件环境设施不齐全，对档案管理必备的条件解决落实差
个别单位没有专用档案室，“八防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的美观、整洁及完整。计算机管理中必备的软硬件设施不齐全，设施配备落后，影响档案管理的效率。
5.2 档案管理工作的对策
5.2.1 档案人员要树立“利用服务是档案工作的最终目的”的观念
以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要明确服务方向，端正服务态度，树立创新意识，提高服务质量。充分发挥档案信息资源的作用，使其最大限度的为企业经济建设服务，是我们企业档案工作者义不容辞的责任。
5.2.2 提高档案人员素质和积极性
要注意加强档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的管理人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。作为档案人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率和档案质量。积极探索新的管理模式，使档案工作更科学、更实用。
5.2.3 通过宣传等手段促使各级领导和档案利用人员重视档案工作
根据本单位的实际落实机构、人员、设备，搞好法规制度建设等，以保证基层档案工作的正常开展。要保证人、财、物的落实，即：一要保证档案管理人员的配备；二要保证有一定的经费；三要保证有效的档案库房；四要组织档案人员参加业务培训；五要保证适当提高档案人员津贴，调动档案工作者的积极性。
6 结束语
总之，要想达到完善企业档案管理的目的，就必须提高公司全体员工的档案管理意识，使之达到规范化和标准化管理，确保档案资料能够更好更有效，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势。
参考文献
1 刘太勇.关于提高企业档案管理水平的思考［J］.科技情报开发与经济，2009（10）
2 张晓慧.试论知识经济时代如何提高企业档案管理水平［J］.商业经济，2011（3）
How to Improve Enterprise File Management
Xiao Ruiting
Abstract: Enterprise file is the base of enterprise’s production, operation and management activities, and also the protection of enterprise’s in past and future activities. In the continuous development process for the enterprises becoming stronger and bigger, it is necessary to continously improve file management. The article analyzes on how to improve enterprise file management, so as to make file management level to a new stage.
Key words: enterprise file; standard management; issues analysis