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档案是机关、组织和个人在社会活动中形成的,作为历史记录保存起来以备查考的,文字、图象、声音及其他各种方式和载体的文件.而学校档案则是学校在教学、科研、党政管理以及其它各项活动中形成的,归档保存备查的文字、图表、声像等各种形式和载体的、历史的原始记录.学校档案具有多方面的作用,但从其作用的性质来看,可以概括为两个方面:一是参考交流作用,二是凭证依据作用.