衡量沟通,大有可为!

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  “可衡量就可管理”是人力资源专员常说的一句话。最新的证据表明,企业关注沟通方案的效果衡量将更有利于对工作结果采取措施,并通过适当的变革改善企业和员工之间的信息交流。
  韬睿与16家大型企业长期合作,2006年度就企业与员工沟通成效以及须改进的领域进行调查,上述观点即为本次调查主要发现之一。2006年度沟通效能综合调研的发现结果在旧金山召开的会议上发布,调研结果是由参与相关调研的企业从逐年管理员工的过程中获得的。2006年约15,000名员工的样本量代表了全球多个国家多个行业超过400,000名员工的情况。
  总体而言,综合调研结果表明,对内部沟通方式的特定方面给予特别关注的企业能持续感受到效能上的回报。他们在运用员工大会、电邮、印刷品等沟通工具向员工传达及时、有用的信息方面获得了相当稳定的效果。
  根据韬睿调研,更为重要的是他们在与员工沟通市场、业务等对提高队伍整体生产力比较关键的问题时、能够很好的处理。
  
  基础工作比较到位
  在基础工作方面——一般指在整个机构内部进行沟通的质量和效果——参与的企业都从员工中获得较高的分数。在以下工作的质量上企业得到肯定的评价,大多数得分高于2005年:
  公司发布的印刷/打印资料(81%)
  公司通过电子邮件发布的公告、通知等(79%)
  公司在互连网上发布的信息内容(74%)
  业务部门通过电子邮件发布的公告、通知等(74%)
  与上司进行的一对一交流(74%)
  业务部门的印刷简报(72%)
  参与企业还发现,大多数情况下他们都在使用员工最愿意采用的方法来接收各种信息,例如,电子邮件是受欢迎(以及最常用的)的公司策略及绩效讨论工具,而与上司进行一对一面谈是在明晰个人如何帮助企业达到米表时员工喜欢采用的方式。
  参与企业还注意到以下2个方面的重要进展:改善领导沟通以及督导沟通的效能,同样取得上升的是调研的总体效能指标走势,从69(总分100)提高到了72。虽然还有明显的提升空间。自2004年调研启动以来的正向提升趋势再次表明——有效的衡量方法能够推动效能改善,而调研结果显示他们已经达到目标。
  
  市场意识
  更为有趣的是企业如何提高市场认识。在2004年及2005年,这个问题——员工是否完全理解企业的客户和竞争者是谁——是许多参与公司的核心疑惑。员工常常表示在客户和竞争者状况以及公司产品/服务的市场反馈方面没有获得的足够的信息。
  令人欣慰的是,许多参与企业为发布相关信息和在所有沟通活动中强调市场因素建立了新的沟通机制,经过一年的关注加强,2006年的调研结果显示去明显的进步。(图表1)
  
  提高督导效能
  谈到上级督导(可能是沟通活动中最关键也是最复杂的一环),对他们的沟通有效性评价一直比较平稳(但不是最优秀的)。最具挑战性的领域仍然是如何内心解释个人发展问题和相关管理变化的的原因。第三页图表2是2005、2006年的调研结果对比。
  在上述背景下,督导者提高沟通效果最好从发布消息的方式入手就显得毫不奇怪了,更具体地说,员工认为以下因素对上司的沟通效果最有影响:
  直接上司对我的工作给予经常性的反馈;
  我和直接上司可以进行高质量的一对一谈话;
  我能够如何较好的完成工作获得具体的信息;
  我认同本部门的业务战略和愿景;
  高管真切关心员工的利益。
  
  沟通效能的因素变化
  在对影响员工态度并最终影响机构整体沟通效能的因素上,本年度调研还有不少有趣的发现,值得关注的是,自2005年度起上述因素还发生了很大的变化。
  虽然对战略和愿景的有效沟通仍然很重要,2006年度在信息本地化和管理人员沟通能力提升方面努力表明。企业对沟通一致性更为重视,2005年的情况则相反,企业关注的是信息质量、发布机制和其它通常被认为是实际沟通工具改良的问题。
  调研获得的信息表明,企业在沟通工具上取得一定改善后,便开始关注沟通效能的更高层次,包括信息定制、可信性和获取渠道。参与企业获得的定制分析阐述了在本企业特定环境中上述因素的变化受什么影响,这为持续改进提供了明确的导向。
  
  改进空间
  虽然今年的调研看到许多方面有所提升,但在某些领域,参与企业的得分仍然不高,实际上,如果我们以60%认同度为限,可以发现挑战通常来自以下领域:
  59%认为本企业与员工沟通是开放、诚实的。
  58%感到他们能够及时获得重大决策信息。
  56%认为相关信息已针对当地情况进行了合理的定制。
  54%认为高管善于表达和聆听。
  52%员工感到可以坦诚意见,不惧报复。
  52%认为高管真切关心员工利益。
  此外,关于职业机会和学习发展的沟通(对沟通内容的理解、认同和信息量)都在60%认同度以下。在近期韬睿主办的全球员工调研中,上述发现显得特别引人注目。
  


  
  沟通与员工敬业度
  全球员工调研的关键发现之一是中国地区管理人员需要利用职权影响员工的态度,特别在帮助员工明确他们在达到组织绩效方面担当的角色,以及在作出对员工有影响的决策前征求他们的意见时,一半以下(约40%)的中国公司员工在关心员工利益,可沟通程度、日常管理意识以及与员工沟通的开放诚信程度等方面给自己的上司投了认同票。
  上述沟通因素对员工保留及敬业度影响最大,全球员工调研突出反映了中国地区在快速变化的经济环境中,即使经济增长,都会有员工感到信息断层和产生焦虑的危机,这可能是中国企业员工敬业度(平均8%)比全球平均水平(仅14%)还要低原因。
  调研发现,除薪酬公平性以外,中国企业的敬业度驱动因素首先与工作环境相关,并且依赖于有效沟通,管理人员必须做到沟通清晰,并在以下多个领域保持口头与行动的一致性:
  提供学习新技能的机会:
  跨业务部门的协同工作;
  员工对与已相关的决策有参与权;
  企业关注客户满意度。
  对员工优良工作绩效的认同和反馈;
  保持工作/生活平衡。
  全球员工调研还发现,敬业度高的员工比较认同他们能够——实际上他们确实能够——影响成本,质量和客户感受,顾名思义,这些员工愿意“超常付出”并在岗位工作中自发作出贡献。通过向员工传递更多市场信息,企业不仅提高了沟通效果,而且能够促进整个机构员工敬业提升,产生更多的高敬业度员工,这能够从另一个角度提高企业的业绩水平。
  
  提升绩效的参考资源
  参与韬睿沟通效能调研的企业获得相关调研报告,报告旨在帮助它们与其它参与企业进行比较,并与本企业过去几年的情况相对照,大多数参与单位将报告信息作为制定未来沟通战略和方案的参考,部门企业据此制定了完全不同的新方案。
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