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设备档案是指仪器和设备固定资产的企业，在其采购、调试、验收、运行、管理、维护、转换、废料和其他活动中构建的设备信息资料，在这一档案管理过程中，通过一系列的操作，会直接形成保存和使用价值的文本、图表、音频和视频载体材料，以及随机数据。因此，做好设备档案的管理工作，有利于企业的生产、科研管理等服务工作，从而缩减企业设备管理及维护资本，提高企业的持续发展效益。
一、设备档案管理在企业生产管理中的作用
（一）设备档案是生产管理的重要手段。
设备档案具有较强的专业性，是生产管理的重要手段。在公开招标的过程中，多个投标人竞相投标。各投标人不得在招标现场展示设备，但应向招标单位提供设备文件。完备、齐全、系统、规范的设备档案充分展示了企业的生产管理，并获得招标单位的信任。
（二）设备档案是设备使用的重要依据。
管理设备档案的目的是为了保证设备的定期维护，使设备处于非常良好的生产状态，大大减少设备磨损状况，延长设备使用寿命，降低维护成本，提高设备完成率，产品质量，生产效率。
（三）设备文件对设备的再采购具有参考价值
完整、系统、规范的设备档案能够更全面、真实地充分反映设备的性能、具体参数、指标、完成率、利用率等情况。通过对设备档案的详细审阅和典型设备问题的分析，可以准确确定设备当前的经济价值，为今后科研、生产或购买同类型设备提供具体、真实的参考依据。设备档案具有参考和参考价值。
二、设备档案管理存在的问题
档案管理数字化不仅对企业档案管理的硬件设施有了新的要求，同时也对档案管理工作人员的思想政治、职业道德及综合业务素质提出了新的要求，企业档案管理工作人员除了要具备基本素质之外，还需要有熟练的计算机操作能力，特别是熟练地掌握档案管理软件，灵活地运用档案管理软件的各种功能。目前企业档案管理人员普遍存在多种不足，比如工作态度懈怠、缺乏创新精神、专业技术人员偏少、信息化技术运用能力不强。
未及时归档设备档案。从计划购买阶段到运行、维护和维修阶段，每个阶段都形成阶段有关文件和资料，在项目接近尾声时，进行文件的专项验收，甚至在验收前一天，对设备文件进行归档。大多数档案保管员没有时间对设备档案资料进行自查，时间短，专家验收后会留下很多问题等待整改。设备文件数据归档不系统。设备档案的存档主要包括如下几个方面：计划采购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、运行维护维修阶段、改造更新阶段计划。采购阶段的招标文件、评审意见、标段通知往往未归档。开箱验收阶段，装箱单、随机资料清单、产地证、授权书、规格书等往往未归档;在安装调试阶段，系统安装调试报告、试验大纲等往往未归档;在操作、维护和维修期间，试运行报告和用户手册往往没有存档。改造更新阶段的改造记录、设备改造和修改验收文件往往没有归档。设备档案的归档不系统，会给以后的设备维护和重新采购带来严重的困难。
也设备文件归档不规范的问题。设备档案管理需要统一的标准和规范。在工作中发现设备档案归档不规范：一是签字不完整，如试验大纲、试验报告、培训记录、设备开箱验收单等。没有签名或签名是完整的。其次，安装调试记录和验收报告过于简单，没有具体的安装调试记录，也没有具体的验收数据，根本无法支持“符合要求”这句话。第三，没有重要文件的原始文件或副本。如合同批准表、特种设备使用证书等。
三、优化设备档案管理对策
（一）提高档案管理的重要性
领导对档案管理工作的重视和支持对设备档案管理起着关键作用。只有领导支持档案工作，经常宣传上报档案的重要性，员工才能认识到设备档案在生产活动中的重要作用。对于设备档案管理中出现的问题，及时协调各相关部门组织会议，分工负责，面对面解决问题，并定期报告闭环问题，直至问题完全解决。
（二）建立健全设备档案管理机制
管理设备文件，有必要建立一套科学的、标准的和可行的设备文件管理系统，从现实出发，从问题出发，实现企业设备档案管理的优化实现和实施，不断提高其流程运作效率，从而有效地避免分散带来的漏洞和缺陷设备管理文件的管理。设备档案的分类类别应明确界定。为了追求归档率和完整性，一些保存值低的文件不应设置
做好档案整理工作，壁面造成档案仓库的紧张和后期查询的不便。设备档案管理工作以及在仪器设备采购、验收、使用、维护、改造等各个环节形成的文件、资料，对企业和社会目前和长远都必须具有参考价值和凭证功能。各类国产和进口的高、精、尖、新、薄的仪器设备作为企业的固定资产需要归档。
档案的主要内容包括综合管理、仪器设备工程基础资料、开箱验收、安装调试、运行维护、随机绘图等关键是在仪器设备项目的各个环节（特别是价值在10万元以上的）形成的不同载体的文件资料，包括全套随机图纸。仪器设备作为公司的固定资产，符合备案要求的，除编制的文件、资料作为科研成果报送科研档案外，应按照仪器设备档案的要求办理。未归档的文件、资料包括：2. 未定稿的管理文件和资料;3.无效的合同、协议;4. 企业单位寄来的文件副本;5. 无参考价值的一般字母;6. 仪器设备广告、宣传资料、订货会、展销会宣传资料。
（三）重视设备档案的全过程管理
首先，以项目的批准为前提。固定资产项目是根据项目的批复，对采购设备的数量、型号、指标、参数、采购形式、进口或国产都有详细具体的要求。档案人员应熟悉项目立项情况，如项目建设周期、投资额、设备数量、是否有进口设备等。提前联系项目负责人掌握项目进度，在审批时积极收集设備文件，确保审批时设备数量与实际存档的设备文件数量一致。第二，根据采购合同和技术协议。设备文件是否齐全，主要依据采购合同和技术协议。技术协议中列出的文件和双方同意的意见，如预验收、正式验收、安装调试、培训等程序，应充分体现在存档资料中，以支持本协议的要求。第三，为了方便。设备归档的目的是为了便于使用。本单位设备文件目录级的所有数据均已在网络信息系统中链接，部分设备文件已在系统中扫描链接。可以在系统中检索设备档案的具体情况，提高了利用率。 （四）提高档案工作人员的业务水平
在设备档案形成之前，档案管理人员需要进行理论与实践相结合的专业培训。一是加强对专业技术知识的学习，对各种设备应产生和形成的资料要熟悉掌握。第二，加强计算机信息技术培训，提高工作效率，提供更好的利用服务。最后，档案工作者急需专业知识的培训。如投标管理知识、合同管理知识、财务知识等。
（五）优化物料收集流程
设备档案的收集越多、越完整、越全面，就越能充分发挥设备的综合利用效益，不断提高企业的设备系统运作效率，为企业的科研和管理工作提供更多更好的服务。档案的形成和积累贯穿于仪器设备的购置、验收、调试、运行、管理等各个环节。在维护、改造、报废等各项活动中，由于项目多、种类多、工作量大，企业设有企业档案部、设备管理部、采用单位分工负责制管理，各部门指定专职（兼职）档案人员负责资料的收集、积累、管理。首先，企业各级设备使用单位负责人应督促督促，确保对设备的使用、维护和翻新活动有完整的记录。其次，设备管理部负责这些材料在使用过程中的收集和积累，再加上从设备采购到完成验收过程的管理文件和技术文件，整理后移交档案部。其中，重大设备开箱验收必须由档案部门参加监督，指导设备书面资料和技术文件的验收工作。最后，档案部门负责检查档案是否完整、准确、完整，准备工作无误后，从而进入后续的分类、存储、组织标识、统计和使用业务的过程。
（六）设备档案信息管理
档案管理数字化作为信息时代档案管理的必然选择，在给人类带来快速检索速度的同时，也保障了信息的安全这一切都发生在一个复杂的环境中。电子档案管理的安全控制过程是风险防范、风险消除、评估和总结。有效的管理系统是电子档案信息安全的重要保障，常用的方法有：事前措施和事后措施，即在损失前和损失后采取不同的措施。但是，单位是积极和及时的处理，这是最关键的。
让电子档案拥有更现代化的管理模式，也可以有效的减少风险的发生，减少不必要的损失。计算机作为一种非人性化的自动处理工具，由于各种原因会威胁到原始数据的完整性和准确性。如何保证数据存储过程的安全，目前主要采用在线存储和离线存储。前者包括边距备份或增量备份，可以随时备份电子档案，而离线存储可以采用高质量的光盘执行数据光盘，完成存储备份和存储在不同的地方。
加强计算机网络的监督管理体系，严格的身份认证和密钥管理，实现内部局域网和外部之间的物理隔离网络，以确保电子文件在传输、处理过程不会犯错误，以确保原，归档电子文件的真实性和准确性。通过档案管理网络系统和办公自动化系统链接，实现档案的一体化管理。文档集成使办公室能够从头开始工作，将动态系统中的文件、资料进行筛选，直接连接到企业档案管理系统，实现企业档案经費的控制，充分利用资源。从公司的数字档案中找先进的服务体验项目，扩大社会用户基础，建立档案、博物馆、图书馆合作的多馆一体化服务主体，完善“四馆一体”服务构建公司资源、社会资源、馆际资源和媒体资源的资源体系，形成一体两翼的业务服务。构建个性化、增值服务的多层次服务体系，可以实现档案的公共利用率和社会价值。
四、结语
企业设备档案是关于仪器设备采购、使用、维护及报废的真实记录，为了促进企业的可持续性发展，需要从仪器设备资料收集、仪器设备档案组卷归档和仪器设备档案查询利用等方面展开分析，优化设备档案管理流程，进行全过程生命周期质量管理，切实提升企业设备档案管理质量，为企业设备建立全生命周期档案管理提供可靠保证，不断提高企业设备使用价值，实现企业经济的可持续性发展。
（作者单位：川庆钻探长庆钻井总公司意通运输服务分公司）
一、设备档案管理在企业生产管理中的作用
（一）设备档案是生产管理的重要手段。
设备档案具有较强的专业性，是生产管理的重要手段。在公开招标的过程中，多个投标人竞相投标。各投标人不得在招标现场展示设备，但应向招标单位提供设备文件。完备、齐全、系统、规范的设备档案充分展示了企业的生产管理，并获得招标单位的信任。
（二）设备档案是设备使用的重要依据。
管理设备档案的目的是为了保证设备的定期维护，使设备处于非常良好的生产状态，大大减少设备磨损状况，延长设备使用寿命，降低维护成本，提高设备完成率，产品质量，生产效率。
（三）设备文件对设备的再采购具有参考价值
完整、系统、规范的设备档案能够更全面、真实地充分反映设备的性能、具体参数、指标、完成率、利用率等情况。通过对设备档案的详细审阅和典型设备问题的分析，可以准确确定设备当前的经济价值，为今后科研、生产或购买同类型设备提供具体、真实的参考依据。设备档案具有参考和参考价值。
二、设备档案管理存在的问题
档案管理数字化不仅对企业档案管理的硬件设施有了新的要求，同时也对档案管理工作人员的思想政治、职业道德及综合业务素质提出了新的要求，企业档案管理工作人员除了要具备基本素质之外，还需要有熟练的计算机操作能力，特别是熟练地掌握档案管理软件，灵活地运用档案管理软件的各种功能。目前企业档案管理人员普遍存在多种不足，比如工作态度懈怠、缺乏创新精神、专业技术人员偏少、信息化技术运用能力不强。
未及时归档设备档案。从计划购买阶段到运行、维护和维修阶段，每个阶段都形成阶段有关文件和资料，在项目接近尾声时，进行文件的专项验收，甚至在验收前一天，对设备文件进行归档。大多数档案保管员没有时间对设备档案资料进行自查，时间短，专家验收后会留下很多问题等待整改。设备文件数据归档不系统。设备档案的存档主要包括如下几个方面：计划采购阶段、开箱验收阶段、安装调试阶段、运行维护维修阶段、改造更新阶段计划。采购阶段的招标文件、评审意见、标段通知往往未归档。开箱验收阶段，装箱单、随机资料清单、产地证、授权书、规格书等往往未归档;在安装调试阶段，系统安装调试报告、试验大纲等往往未归档;在操作、维护和维修期间，试运行报告和用户手册往往没有存档。改造更新阶段的改造记录、设备改造和修改验收文件往往没有归档。设备档案的归档不系统，会给以后的设备维护和重新采购带来严重的困难。
也设备文件归档不规范的问题。设备档案管理需要统一的标准和规范。在工作中发现设备档案归档不规范：一是签字不完整，如试验大纲、试验报告、培训记录、设备开箱验收单等。没有签名或签名是完整的。其次，安装调试记录和验收报告过于简单，没有具体的安装调试记录，也没有具体的验收数据，根本无法支持“符合要求”这句话。第三，没有重要文件的原始文件或副本。如合同批准表、特种设备使用证书等。
三、优化设备档案管理对策
（一）提高档案管理的重要性
领导对档案管理工作的重视和支持对设备档案管理起着关键作用。只有领导支持档案工作，经常宣传上报档案的重要性，员工才能认识到设备档案在生产活动中的重要作用。对于设备档案管理中出现的问题，及时协调各相关部门组织会议，分工负责，面对面解决问题，并定期报告闭环问题，直至问题完全解决。
（二）建立健全设备档案管理机制
管理设备文件，有必要建立一套科学的、标准的和可行的设备文件管理系统，从现实出发，从问题出发，实现企业设备档案管理的优化实现和实施，不断提高其流程运作效率，从而有效地避免分散带来的漏洞和缺陷设备管理文件的管理。设备档案的分类类别应明确界定。为了追求归档率和完整性，一些保存值低的文件不应设置
做好档案整理工作，壁面造成档案仓库的紧张和后期查询的不便。设备档案管理工作以及在仪器设备采购、验收、使用、维护、改造等各个环节形成的文件、资料，对企业和社会目前和长远都必须具有参考价值和凭证功能。各类国产和进口的高、精、尖、新、薄的仪器设备作为企业的固定资产需要归档。
档案的主要内容包括综合管理、仪器设备工程基础资料、开箱验收、安装调试、运行维护、随机绘图等关键是在仪器设备项目的各个环节（特别是价值在10万元以上的）形成的不同载体的文件资料，包括全套随机图纸。仪器设备作为公司的固定资产，符合备案要求的，除编制的文件、资料作为科研成果报送科研档案外，应按照仪器设备档案的要求办理。未归档的文件、资料包括：2. 未定稿的管理文件和资料;3.无效的合同、协议;4. 企业单位寄来的文件副本;5. 无参考价值的一般字母;6. 仪器设备广告、宣传资料、订货会、展销会宣传资料。
（三）重视设备档案的全过程管理
首先，以项目的批准为前提。固定资产项目是根据项目的批复，对采购设备的数量、型号、指标、参数、采购形式、进口或国产都有详细具体的要求。档案人员应熟悉项目立项情况，如项目建设周期、投资额、设备数量、是否有进口设备等。提前联系项目负责人掌握项目进度，在审批时积极收集设備文件，确保审批时设备数量与实际存档的设备文件数量一致。第二，根据采购合同和技术协议。设备文件是否齐全，主要依据采购合同和技术协议。技术协议中列出的文件和双方同意的意见，如预验收、正式验收、安装调试、培训等程序，应充分体现在存档资料中，以支持本协议的要求。第三，为了方便。设备归档的目的是为了便于使用。本单位设备文件目录级的所有数据均已在网络信息系统中链接，部分设备文件已在系统中扫描链接。可以在系统中检索设备档案的具体情况，提高了利用率。 （四）提高档案工作人员的业务水平
在设备档案形成之前，档案管理人员需要进行理论与实践相结合的专业培训。一是加强对专业技术知识的学习，对各种设备应产生和形成的资料要熟悉掌握。第二，加强计算机信息技术培训，提高工作效率，提供更好的利用服务。最后，档案工作者急需专业知识的培训。如投标管理知识、合同管理知识、财务知识等。
（五）优化物料收集流程
设备档案的收集越多、越完整、越全面，就越能充分发挥设备的综合利用效益，不断提高企业的设备系统运作效率，为企业的科研和管理工作提供更多更好的服务。档案的形成和积累贯穿于仪器设备的购置、验收、调试、运行、管理等各个环节。在维护、改造、报废等各项活动中，由于项目多、种类多、工作量大，企业设有企业档案部、设备管理部、采用单位分工负责制管理，各部门指定专职（兼职）档案人员负责资料的收集、积累、管理。首先，企业各级设备使用单位负责人应督促督促，确保对设备的使用、维护和翻新活动有完整的记录。其次，设备管理部负责这些材料在使用过程中的收集和积累，再加上从设备采购到完成验收过程的管理文件和技术文件，整理后移交档案部。其中，重大设备开箱验收必须由档案部门参加监督，指导设备书面资料和技术文件的验收工作。最后，档案部门负责检查档案是否完整、准确、完整，准备工作无误后，从而进入后续的分类、存储、组织标识、统计和使用业务的过程。
（六）设备档案信息管理
档案管理数字化作为信息时代档案管理的必然选择，在给人类带来快速检索速度的同时，也保障了信息的安全这一切都发生在一个复杂的环境中。电子档案管理的安全控制过程是风险防范、风险消除、评估和总结。有效的管理系统是电子档案信息安全的重要保障，常用的方法有：事前措施和事后措施，即在损失前和损失后采取不同的措施。但是，单位是积极和及时的处理，这是最关键的。
让电子档案拥有更现代化的管理模式，也可以有效的减少风险的发生，减少不必要的损失。计算机作为一种非人性化的自动处理工具，由于各种原因会威胁到原始数据的完整性和准确性。如何保证数据存储过程的安全，目前主要采用在线存储和离线存储。前者包括边距备份或增量备份，可以随时备份电子档案，而离线存储可以采用高质量的光盘执行数据光盘，完成存储备份和存储在不同的地方。
加强计算机网络的监督管理体系，严格的身份认证和密钥管理，实现内部局域网和外部之间的物理隔离网络，以确保电子文件在传输、处理过程不会犯错误，以确保原，归档电子文件的真实性和准确性。通过档案管理网络系统和办公自动化系统链接，实现档案的一体化管理。文档集成使办公室能够从头开始工作，将动态系统中的文件、资料进行筛选，直接连接到企业档案管理系统，实现企业档案经費的控制，充分利用资源。从公司的数字档案中找先进的服务体验项目，扩大社会用户基础，建立档案、博物馆、图书馆合作的多馆一体化服务主体，完善“四馆一体”服务构建公司资源、社会资源、馆际资源和媒体资源的资源体系，形成一体两翼的业务服务。构建个性化、增值服务的多层次服务体系，可以实现档案的公共利用率和社会价值。
四、结语
企业设备档案是关于仪器设备采购、使用、维护及报废的真实记录，为了促进企业的可持续性发展，需要从仪器设备资料收集、仪器设备档案组卷归档和仪器设备档案查询利用等方面展开分析，优化设备档案管理流程，进行全过程生命周期质量管理，切实提升企业设备档案管理质量，为企业设备建立全生命周期档案管理提供可靠保证，不断提高企业设备使用价值，实现企业经济的可持续性发展。
（作者单位：川庆钻探长庆钻井总公司意通运输服务分公司）